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O que minha empresa perde se não usar um sistema de ERP?

O que minha empresa perde se não usar um sistema de ERP?

Você sabia que utilizar um sistema de ERP (Enterprise Resource Planning) permite que a sua empresa otimize todos os recursos utilizados em suas operações cotidianas? Além disso, ele acrescenta importantes informações e fornece relatórios gerenciais nos momentos de tomada de decisão e de revisão da estratégia ou da gestão empresarial.

Isso porque ao integrar todas as áreas e departamentos, automatizar processos, simplificar as atividades cotidianas e transformar dados em informações, o sistema de gestão empresarial diminui o tempo gasto com retrabalhos, falhas humanas e equívocos na definição de estratégias da empresa.

No artigo de hoje vamos entender melhor quais são as 7 desvantagens competitivas que empresas sem um bom sistema de ERP sofrem. Confira!

1 Aumento de gastos com o time comercial

Um bom sistema de ERP permite que sua empresa melhore a gestão do time comercial ao criar um processo de vendas flexível e ao mesmo tempo padronizado, baseado na jornada de compra dos seus clientes. Assim, o processo de venda fica menos dependente das habilidades de seus vendedores.

Ele também ajudará a diminuir o tempo gasto pelos vendedores na realização de processos burocráticos, agendará tarefas e atividades automaticamente conforme cada etapa do funil de vendas, gerará alertas sempre que um orçamento ou proposta não for respondido após determinado tempo. Tudo isso permitirá que os vendedores fiquem focados nas atividades que são mais importantes para atingir as metas.

Segundo estudo da Docurated, apenas 1/3 ou 33% do tempo dos vendedores é gasto em contato efetivo com potenciais e atuais clientes das empresas. Os outros 66% do tempo são desperdiçados com a confecção de apresentações, o deslocamento, a realização de processos administrativos e outras tarefas que, apesar de importantes, poderiam ser facilitadas e até automatizadas com o uso de um sistema de ERP.

O impacto direto dessa improdutividade no faturamento das empresas, segundo um levantamento do IDC e da McKinsey, é de US$ 5 milhões por ano em custos com salários gastos com horas improdutivas do time comercial e US$ 50 milhões em receitas perdidas com vendas que jamais se concretizarão, por não terem obedecido à jornada de compra do consumidor.

Logo, investir em uma tecnologia como o sistema ERP é evitar que as horas produtivas — que poderiam ser investidas na conquista de novos clientes e no desenvolvimento de boas oportunidades para sua empresa — sejam desperdiçadas com processos burocráticos que podem ser realizados automaticamente. Apostar em ERP é, portanto, liberar o vendedor para realizar a função para a qual ele foi, de fato, contratado: vender!

2 Diminuição na retenção de clientes

Criar estratégias de retenção e fidelização de clientes só é possível quando você possui todas as informações de contato, de compras e alguns dados pessoais dos consumidores cadastrados em um sistema.

O contrário disso seria armazenar apenas as informações essenciais para emitir notas e boletos para seus clientes ou permitir que cada vendedor pudesse gerir essas informações — essenciais para o sucesso de sua empresa, diga-se — por meio de planilhas, anotações ou outros sistemas pessoais que não pudessem ser gerenciados por você.

Tudo isso resultaria, em caso de demissão do colaborador ou até de algum acontecimento inesperado, em perda de parte de sua carteira de clientes pelo simples fato de ela não estar em posse de sua empresa.

Investir em tecnologias que permitam um bom gerenciamento da carteira de clientes irá aumentar a retenção deles e isso representa um impacto significativo nos resultados da empresa. Conforme aponta um estudo da Leading on the Edge of Chaos, Emmett C. Murphy and Mark A. Murphy,  uma diminuição na evasão de clientes em apenas 5% pode elevar sua rentabilidade em 25% ou mais, dependendo de seu segmento de atuação. Ao mesmo tempo, o mesmo estudo mostra que se você aumentar em 2% o percentual de retenção de clientes de sua empresa, ela terá um ganho de 10% em seu faturamento.

A melhor maneira de evitar a evasão e aumentar a retenção de clientes é adotar um sistema de ERP que permita centralizar as informações cadastrais, realizar campanhas de incentivo para clientes que ficarem um determinado período sem comprar, além de monitorar e alertar sempre que seu time de vendas deixar de contatar um cliente por muito tempo.

Além dessas funcionalidades — que também poderiam ser realizadas por um sistema de CRM —, o sistema de ERP tem a vantagem de monitorar os clientes inadimplentes, calcular o ticket médio de compras e criar perfis baseados no padrão de faturamento de cada cliente. Esses são alguns dados que o CRM não consegue levantar, por não conter processos administrativos de faturamento e cobrança integrados ao sistema.

Essas simples mudanças, proporcionadas pela tecnologia, certamente irão trazer um bom retorno financeiro e de marca para sua empresa, ao melhorar o atendimento, a retenção de clientes e os índices de inadimplência.

3 Falta de monitoramento de prazos expirados

Sua empresa precisa cumprir prazos para garantir a satisfação de seus clientes? Quantas reclamações você já recebeu de seus consumidores por não entregar o que deveria nos prazos combinados?

Segundo um estudo realizado por Philip Kotler, 95% dos clientes que ficam muito insatisfeitos com sua empresa jamais registrarão uma reclamação, apenas trocarão de fornecedores. Por outro lado, entre 54 e 70% daqueles que registram uma reclamação acabam comprando novamente da mesma empresa.

Ou seja, você pode ter muito mais clientes insatisfeitos do que aqueles que reclamam abertamente de sua empresa e o impacto dessa insatisfação pode ser bem maior que o estimado.

Assim, um bom sistema de gestão — que gere automaticamente tarefas e atividades a serem executadas —, além de incluir alertas que comuniquem à gerência ou à diretoria sempre que um prazo for expirado, é uma boa maneira de evitar que seus clientes fiquem insatisfeitos e passem a comprar de seus concorrentes por causa de atrasos nos compromissos.

4 Aumento da improdutividade

Especialistas em produtividade no trabalho apontam que a falta de uso de tecnologias e de maquinários adequados fazem com que os trabalhadores brasileiros sejam mais improdutivos que os de outros países, como os do Chile e da Argentina.

Segundo a Conference Board, o funcionário brasileiro produziu, em 2013, em média US$ 10,8 por hora, enquanto os chilenos conseguiram 92,6% a mais, utilizando a mesma quantidade de tempo. Ou seja, produziram US$ 20,8 a cada hora trabalhada.

Agora faça um cálculo rápido: qual seria o faturamento de sua empresa se ela aumentasse 92,6% de seu faturamento somente com o aumento da produtividade de seus colaboradores?

No início deste ano, um relatório da Panorama Consulting indicou que 13% das empresas que utilizam um sistema de ERP afirmam ter uma melhoria na performance de seu negócio, enquanto 10% dizem ter aumentado a produtividade de seus colaboradores ao implantar um bom sistema de gestão empresarial.

Logo, se você quiser aumentar a sua produtividade e diminuir o risco de falha humana nos processos internos de sua empresa, investir em um sistema de ERP é uma maneira importante de alcançar essas metas.

5 Descontrole no uso de recursos

Entre administradores é consenso que o uso ineficiente do capital de giro da empresa resulta em prejuízos em médio e longo prazo, pois faz com que tenham que recorrer a linhas de crédito bancário para saldar suas contas com os fornecedores.

Por isso, ter uma ferramenta que ajude a controlar o fluxo de caixa e os ciclos financeiro, operacional e econômico é indispensável para garantir que a rentabilidade de seus produtos ou serviços não seja perdida com o pagamento de juros.

Ao mesmo tempo, o uso adequado de recursos financeiros para manter produtos em estoque e o controle sobre os níveis mais adequados deste para o faturamento de sua empresa são fundamentais para manter a sanidade das contas em empresas de distribuição e atacadistas, na indústria e no comércio varejista em geral. O bom emprego dos recursos humanos sem nenhum tipo de monitoramento também pode criar problemas para as empresas do setor de serviços.

Ambas as situações podem ser facilmente controladas com o uso de um sistema de ERP, o que fará com que sua empresa aumente sua lucratividade ao reduzir seus custos operacionais. Se quiser saber mais sobre as funcionalidades de um ERP para sua empresa, basta clicar na palavra que representa seu segmento de mercado (indústria, distribuição, atacado, varejo, comércio ou serviços) para verificar as vantagens que um bom sistema representa para a sua área.

6 Limitação do crescimento da empresa

Processos de expansão empresarial, abertura de filiais, adoção de um e-commerce para geração de novas receitas ou o simples aumento de equipes internas para atender às demandas da empresa podem gerar prejuízos ou não trazer o retorno do investimento esperado se não houver o acompanhamento de informações consolidadas.

Gerenciar remotamente as novas unidades de negócio e filiais ou criar processos que fujam dos padrões administrativos da organização é muito complicado sem o auxílio da tecnologia.

Aliás, segundo o estudo que já citamos, da Panorama Consulting,  16% das empresas utilizam um sistema de ERP para substituir sistemas e softwares que foram desenvolvidos internamente por sua equipe de TI, mas que já não conseguem suportar suas necessidades de negócio, enquanto 13% daquelas que implantam um software de ERP indicam que o fazem para permitir um crescimento empresarial mais rápido e sem riscos.

Isso significa dizer que se sua empresa pretende se desenvolver sem perder a rentabilidade ou gerar custos desnecessários — além de manter uma boa administração sobre todas as unidades —, então um sistema de ERP customizável é essencial para que ela atinja esses objetivos diminuindo os riscos, controlando os custos e os retornos que o processo de expansão agrega à sua atividade.

7 Dados imprecisos

A tomada de decisão com base em dados e análises imprecisos já é um dos maiores problemas enfrentados pelo nível gerencial das empresas. Segundo um estudo que analisou 400 decisões tomadas por executivos dos Estados Unidos e do Canadá sobre vários aspectos, 50% delas fracassaram ou tiveram resultados contrários aos esperados por seus decisores.

O mesmo estudo mostrou que um processo formal de análise de dados raramente é seguido e que os administradores costumam pular a fase de consulta a dados confiáveis e tendem a buscar informações que apenas corroboram suas conclusões — por isso a taxa de erros é tão alta.

Outro estudo, desta vez realizado com 2.476 gerentes de 21 empresas do Japão, evidenciou que 63,4% das decisões dos executivos demoram tanto para serem tomadas que o problema acaba se resolvendo sozinho, seja pela criação de novos problemas ou pela extinção da causa dele.

Apenas 36,6% dos executivos conseguiam tomar decisões por precisão, ou seja, utilizando dados e informações confiáveis para eliminar e até prevenir problemas que identificavam em suas empresas.

O detalhe é que quando gestores com idade entre 30 e 39 anos foram analisados em um grupo isolado, as decisões por precisão passaram a representar apenas 16,8%, enquanto as não-decisões chegaram a incríveis 83,2%.

Logo, sua empresa perde poder de decisão e de correção de seu planejamento estratégico sempre que deixa de usar um software de ERP. Afinal, como indicam os dados citados acima, possuir um sistema automatizado de identificação de oportunidades e riscos e que forneça os dados essenciais para embasar as tomadas de decisão pode gerar uma vantagem competitiva e significar maiores lucros para a sua empresa.

Em última análise, são surpreendentes os impactos e os dados estatísticos que o não uso de um sistema de ERP trazem para a sua empresa, não é mesmo? O que você achou de conhecer melhor sobre essa tecnologia?

Sendo assim, queremos te fazer um convite: compartilhe este artigo em suas redes sociais marcando seus colegas de trabalho para que eles também se surpreendam e passem a discutir se não é hora de testar um bom software de ERP em sua empresa!

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