Entenda O Que É Gestão De Estoque, Métodos E Como Fazer

Algumas estratégias facilitam muito a rotina de trabalho de um negócio, dentre elas, podemos citar a gestão de estoque, um processo essencial para controlar os itens armazenados. 

Muitas vezes confundido com uma atividade meramente operacional, saiba que essa prática tem extrema importância para o aumento de lucros e sucesso de uma empresa; afinal, todo o trâmite dos produtos que entram e saem de um negócio estão ligados ao estoque.

Para entender melhor esse assunto, elaboramos esse artigo sobre o que é gestão de estoque, como fazer e dicas para implementá-la de maneira correta.  Continue a leitura!

O Que É Gestão De Estoque?

A gestão de estoque nada mais é do que um processo de planejamento, controle e supervisão de todas as questões que envolvem o armazenamento, movimentação e disponibilidade de produtos ou materiais em uma companhia. 

A gestão de estoque atua na parte operacional e logística de um negócio, envolvendo, por exemplo, o controle e acompanhamento do volume de produtos e reposição de estoque com base nas vendas anteriores e projeções de demanda. 

Além disso, a gestão de estoque também inclui o rastreamento de produtos e otimização de custos, evitando estoque excessivo ou a falta de produtos, etc.

O Que É Gestão de Estoque?

Controle de estoque tem a mesma finalidade da gestão de estoque, e tem a função de planejar, organizar e controlar o fluxo de materiais dentro de uma empresa. 

A partir dela, é possível coletar informações sobre as vendas e analisar quais produtos estão em falta e precisam ser repostos. Algumas organizações, principalmente as que prestam serviços, precisam realizar um controle mais simples, não ligados a sua atividade final. 

Por isso, focam na gestão de estoque que engloba almoxarifado, materiais de limpeza, alimentos, dentre outros. Já as empresas que vendem produtos, essa prática é a chave para a lucratividade.

Como Funciona A Gestão De Estoque?

A gestão de estoque funciona por meio de um conjunto de processos com o objetivo de manter um controle efetivo na aquisição, armazenamento e a distribuição de produtos ou materiais em um negócio. 

Nesse sentido, ela atua em três níveis: estrutura, processo e sistema. No que se refere à estrutura, ela assegura que a empresa tenha itens necessários para a produção e a quantidade adequada de produtos para venda, no caso de empresas varejistas.

No processo, a gestão de estoque faz todo o gerenciamento de pedidos até o envio após o fechamento das vendas. Além disso, a gestão de estoque também opera como um sistema que guia os processos, garantindo a adaptação a mudanças, como ampliação ou mesmo a expansão do estoque para outros lugares. 

Por Que Fazer Uma Boa Gestão De Estoque É Importante Para Sua Empresa?

Ter uma boa gestão de estoque é imprescindível para empresas de diferentes portes e segmentos. Ela é importante para evitar que o seu negócio tenha prejuízos financeiros com a compra excessiva de produtos ou que falte algum item no seu estoque para sua produção ou venda. 

Estoque excessivo gera investimentos elevados em armazenamento e pode acarretar em obsolescência de produtos, comprometendo a saúde financeira da empresa. 

Por outro lado, a gestão de estoque é importante para evitar um estoque insuficiente que pode levar a atrasos nas entregas, perda de vendas e insatisfação dos clientes. 

Além disso, ela garante a eficiência operacional, mantendo a produção e distribuição mais previsível, evitando interrupções na cadeia de suprimentos e assegurando que o estoque possa responder às necessidades do mercado. Dessa forma, uma gestão eficiente garante o equilíbrio dos itens em estoque para atender à demanda de maneira adequada.

 

Quais Os Tipos De Gestão de Estoque?

A gestão de estoque é essencial para diminuir desperdícios e otimizar tempo e energia para a gestão de recursos financeiros. Os estoques podem ser divididos em diferentes tipos, confira: 

Estoque De Matérias-Primas

Este tipo de estoque está ligado a empresas do ramo industrial, ou seja, organizações que vendem produtos para que outras empresas façam a revenda. Ele está disponível para outros setores transformarem a matéria-prima em produto final.

Vale ressaltar que é importantíssimo que a empresa possua em seu estoque todos os materiais necessários para a produção do produto final de venda. Sendo assim, o estoque é que dirá se as vendas estão sendo boas ou não.

Estoque Para Varejo

O estoque para varejo está relacionado a empresas que vendem seus próprios produtos ou produtos de terceiros. 

Ou seja, é ele que informa a quantidade de mercadorias disponíveis para venda, e sua gestão é de extrema importância para medir o desempenho do seu negócio.

Uma boa gestão de estoque consegue identificar se um produto está com a demanda maior ou menor que a oferta. Isso porque, se a demanda estiver menor que a oferta, significa que as vendas estão indo mal.

Além disso, manter produtos em estoque gera gastos com espaço e administração. Por isso muitas empresas realizam o famoso “queima de estoque”, para dar lugar a novos produtos.

Estoque Consignado

O estoque consignado é abastecido por fornecedores, que podem ser fabricantes, distribuidores ou importadores em formato de consignação.

Basicamente, a propriedade dos produtos é do fornecedor e o cliente não paga pelos itens até que eles sejam vendidos. Ou seja, a empresa revendedora não precisa investir em mercadorias, diminuindo o risco do estoque ficar parado. 

Estoque de Antecipação

Já o estoque de antecipação acontece quando a empresa mantém produtos em grande quantidade prevendo uma demanda futura como, por exemplo, antes de campanhas promocionais.

Esse formato permite que a empresa atenda aos picos de demanda, porém, o estoque de consignado pode elevar os custos de armazenamento, pois há um investimento em itens adicionais.

Estoque de Ciclo

O estoque de ciclo é adotado para que a empresa consiga atender à demanda durante o ciclo de produção ou aquisição de produtos. Nesse caso, o estoque é reposto de maneira periódica, conforme o padrão definido pela companhia.

Estoque Inativo

O estoque inativo é aquele em que os itens estão parados no estoque por um longo período, normalmente, em razão da baixa demanda ou da obsolescência dos produtos.

Dropshipping

Esse modelo tem sido muito usado pelas empresas, hoje em dia. Isso porque, a companhia não precisa manter um estoque físico, pois a ideia é firmar parcerias com fornecedores que, após a venda do produto, são responsáveis pelo envio dos produtos aos clientes.

A vantagem é que essa metodologia de gestão de estoque elimina a necessidade de manter um estoque próprio. Contudo, o dropshipping é um método que dificulta o controle de qualidade, já que a empresa fica na dependência de terceiros.

Estoque de Segurança

O estoque de segurança é aquele que é mantido para que a empresa consiga lidar com incertezas na demanda ou atrasos na entrega de fornecedores. 

Nesta metodologia, a empresa mantém itens adicionais em seu estoque, acima do mínimo. O objetivo é garantir que a empresa não fique sem produtos em caso de imprevistos, que podem ser os mais variados, como problemas na entrega, atraso na produção, etc. 

Estoque de Contingência

O estoque de contingência é bem parecido com o estoque de segurança. Nesse caso, ele é mantido para situações de contingência, que podem ser desastres naturais ou problemas na cadeia de suprimentos. Basicamente, o estoque de contingência atua como uma reserva estratégica para momentos de crise.

5 Métodos De Gestão De Estoque

Hoje em dia, as empresas podem adotar diferentes métodos de gestão de estoque. Dessa forma, as organizações podem escolher o modelo que mais se adequa às suas necessidades. 

Confira os 5 mais utilizados pelas empresas:

Você pode inserir esse infográfico sobre métodos de gestão de estoque em seu blog ou site utilizando o código abaixo:

<a href=”https://www.advtecnologia.com.br/tudo-sobre-gestao-de-estoque-o-que-e-como-fazer-e-mais/” target=”_blank”> Infográfico sobre gestão de estoque <img src=”https://www.advtecnologia.com.br/wp-content/uploads/2022/10/Infografico-controle-de-estoque-adv-tecnologia.jpeg“></a>

1. UEPS

A sigla UEPS significa ”último a entrar, primeiro a sair”, ele consiste em um método que considera prioridade de venda o último produto adicionado ao estoque da empresa. 

Ele não é indicado para empresas que trabalham com produtos perecíveis, neste caso, é preciso um controle diferenciado para não haver prejuízos com perda de mercadoria, já que o custo de venda de um produto é calculado pelo valor dos produtos mais recentes.

Com isso, o uso dessa metodologia interfere no lucro contábil das empresas, que fica menor. Por isso, essa prática deve ser utilizada somente para objetivos gerenciais, para não interferir no cálculo do Imposto de Renda e a sua empresa acabar tendo problemas com a Receita Federal.

2. PEPS

Diferente da metodologia UEPS, a PEPS prioriza a venda das mercadorias mais antigas do estoque, evitando que elas fiquem encalhadas na prateleira. Por isso, a sigla significa: “primeiro a entrar, primeiro a sair”.

Este método é um dos mais utilizados atualmente pelas empresas e aceito pelo Ministério da Fazenda. Ele, basicamente, valoriza o estoque e pratica o valor mais próximo ao mercado, uma vez que as vendas serão integradas com os produtos adquiridos recentemente.

3. Custo Médio

Já no Custo Médio, ou Média Ponderada Móvel, os valores dos produtos em estoque são renovados a cada nova entrada de um novo item. Este cálculo é feito pela média ponderada, que consiste na média dos valores antigos e novos dividida pela quantidade total de itens em estoque.

Esta metodologia é mais indicada para as empresas que trabalham com produtos que não sofrem grandes variações de valores. Mesmo nestes casos, é preciso um controle adicional para saber se o estoque não está sendo subavaliado ou supervalorizado. Com o PEPS, o Custo Médio é um dos dois únicos métodos aceitos pelo Ministério da Fazenda para o cálculo do Imposto de Renda.

4. Curva ABC

A Curva ABC é uma metodologia que consiste em três pilares básicos, são eles: o giro, o faturamento e a lucratividade. Esse método de gestão de estoque ajuda a avaliar com precisão as tarefas desenvolvidas em um negócio para destinar verbas, cortes e custos baseados em um cenário real.

5. Just In Time

O Just in Time, em tradução livre para o português, “no momento exato”, é um tipo de gestão de estoque direcionado para redução de custos. Para isso, visa manter o menor nível de estoque somente para atender as demandas da empresa.

Esse método é um pouco arriscado em alguns setores, pois se não houver um acompanhamento rigoroso, a empresa pode ficar sem seu produto de venda ou material de produção. 

Por isso, ao escolher esta metodologia de gestão de estoque, é preciso contar com uma boa rede de fornecedores e parcerias que vão atender às suas demandas no tempo e frequência necessários.

Para Que Serve Fazer A Gestão de Estoque?

A gestão de estoque serve para uma infinidade de situações. Uma delas é reduzir ou eliminar por completo o desperdício de recursos, fazendo com que sua empresa economize dinheiro. 

Aliado a uma estratégia e mapeamento de processos, é possível otimizar recursos e tempo. A gestão de estoque também é uma vantagem competitiva! Fazendo-se uma pesquisa sobre o estoque de outras empresas e abastecendo o seu com os produtos faltantes na concorrência. 

Desse modo, seu estabelecimento tem mais chances de vendas e de fidelizar clientes. Além disso, uma gestão de estoque indica o desempenho de outros setores, como financeiro e administrativo, que irão auxiliar a projetar o futuro da empresa. 

É por meio destes processos que é possível criar algumas estratégias de vendas bem sucedidas. Tais como vendas sazonais, campanhas publicitárias, alternativas de marketing, dentre outras.

Onde É Feito O Gestão de Estoque?

A gestão de estoque pode ser feita em diferentes locais, dependendo do perfil da empresa e do setor de atuação. Em empresas que atuam no varejo, por exemplo, ele pode ser realizado em centros de distribuição, armazéns ou mesmo em lojas físicas. 

Nesse caso, os itens são recebidos, armazenados, etiquetados e registrados em plataformas de gestão de estoque. Além disso, toda a movimentação de produtos é registrada em tempo real, possibilitando o monitoramento ágil e preciso dos níveis de estoque.

Já em companhias que atuam na área de manufatura, a gestão de estoque pode acontecer em locais que abrigam a produção, onde as peças e matérias-primas são armazenadas e utilizadas no processo produtivo. 

Neste caso, os sistemas de gestão monitoram a disponibilidade dos itens, garantindo que a empresa tenha materiais suficientes para manter a produção em atividade e de forma eficiente. 

Qual A Importância Da Gestão de Estoque Em Pequenas Empresas?

A gestão de estoque é uma prática também crucial para as operações de pequenas empresas. Isso porque, essa prática evita a falta ou excesso de itens, possibilitando que seu negócio tenha um equilíbrio entre a oferta e a demanda.

Em empresas menores, esse controle é ainda mais importante, já que, muitas vezes, os recursos financeiros e também o espaço disponível para armazenar produtos são limitados. 

Quando uma empresa de pequeno porte evita a falta de produtos, ela consegue atender às necessidades dos clientes de maneira mais consistente, garantindo uma boa experiência de compra e, claro, a satisfação do consumidor. 

Somado a isso, a gestão de estoque em empresas de pequeno porte contribui ainda para a redução de custos operacionais, evitando desperdícios de produtos vencidos ou danificados.

Ao adotar uma gestão de estoque rigorosa, as pequenas empresas garantem uma melhor eficiência operacional, direcionando recursos para ações estratégicas e que visam o crescimento do negócio. 

7 Vantagens Da Gestão de Estoque

A gestão de estoque bem feita possui uma série de vantagens, inclusive competitivas. Desta maneira apresentaremos, de forma esquematizada, o porquê você precisar adotar um método de gestão de estoque para sua empresa ainda hoje (ou no máximo amanhã):

1. Gestão De Produção Eficiente

Mapeando de forma ágil e prática o que está saindo e entrando no seu estoque, ajuda a entender com propriedade questões sobre demanda e oferta. Dessa forma, é possível desenvolver estratégias, por exemplo, para melhorar a saída de determinado produto e estabilizar a de outro.

2. Gestão De Compras Eficiente

Sabendo gerenciar seu estoque, você entende exatamente quais produtos valem a pena serem adquiridos naquele determinado momento e quais não. Isso dá conhecimento aprofundado da sua própria empresa e também do seu nicho de vendas.

3. Melhoria Da Comunicação Entre Setores

A gestão de estoque garante que o setor financeiro, de vendas, administrativo, compras, logística e estoque estejam integrados e em sintonia. Dessa forma é possível saber exatamente a necessidade de cada um, considerando o panorama do seu negócio.

4. Redução De Perdas

Os gastos e lucros andam de mãos dadas, não é mesmo? Por isso, é muito importante o gestor ter o controle do que é comprado, do que está sendo desperdiçado e analisar os setores que podem receber cortes sem prejudicar a produção e/ou vendas.

5. Produtividade

A empresa se tornará mais produtiva com uma gestão de estoque, ou seja, mais imersa no processo de vendas. Você terá informações do seu público-alvo e irá conhecer melhor seus produtos e seus clientes, direcionando o trabalho da sua equipe de forma estratégica e assertiva.

6. Otimização De Espaço

Nada de ficar empilhando um monte de produtos e esperando que um dia eles sejam vendidos! Se o gestor faz uma gestão de estoque assertiva, será possível liberar espaço para os outros itens que virão.

7. Organização Do Estoque

Além dos dados, a gestão de estoque permite que haja uma organização física e facilitada da identificação dos produtos. E, claro, isso influenciará positivamente em todo o processo de vendas.

Quais As Principais Ferramentas De Controle?

Hoje em dia, há diferentes ferramentas de gestão de estoque, que podem ajudar a sua empresa a gerenciar os níveis de estoque de maneira mais assertiva e eficiente. 

Confira os principais: 

Software de Gestão de Estoque

Os sistemas de gestão empresarial, como o ERP (Enterprise Resource Planning) que, em português, quer dizer Planejamento de Recursos Empresariais, oferecem recursos para o rastreamento de produtos, gerenciamento de compras, gestão de vendas e também as movimentações de estoque. 

Além disso, esses softwares disponibilizam ainda relatórios detalhados sobre o seu estoque, permitindo um monitoramento preciso de toda a sua operação.  

Sistema FIFO e LIFO

Os sistemas FIFO e LIFO são uma metodologia que estabelece a ordem em que os produtos são vendidos ou utilizados em uma empresa. Para você entender, o FIFO (First-In-First-Out) dá prioridade para a venda dos produtos mais antigos; já o LIFO (Last-In-First-Out) prioriza os itens mais recentes.

Porém, vale lembrar que a escolha entre as metodologias pode ter impactos diretos nos custos dos produtos vendidos e também nos lucros.

Sistema Just In Time

O Sistema Just In Time consiste na entrega de materiais exatamente no momento em que eles serão utilizados, o que contribui para a redução da necessidade de armazenamento em estoque. Além disso, essa metodologia minimiza custos de armazenamento e riscos dos produtos ficarem obsoletos.

Como Fazer A Gestão De Estoque Em Um Negócio Com Receita Recorrente?

Gerenciar o estoque em uma empresa que possui receita recorrente necessita de um processo cuidadoso no sentido de equilibrar a oferta de produtos com a demanda.

Por isso, é importante que você tenha um sistema de gestão de estoque eficiente e atualizado, para fazer o registro diário de entradas e saídas. 

Outro cuidado é utilizar frequentemente ferramentas de análise de dados, pois, assim, é possível fazer a previsão de demandas futuras, já que você consegue monitorar, por exemplo, históricos de vendas, sazonalidade e tendências de mercado. 

Para um gestão de estoque efetiva, determine também os níveis de estoque mínimo e máximo para cada produto, pois isso permite que você tenha conhecimento sobre quando é preciso restabelecer seu estoque e qual o volume que precisará de itens. 

Não deixe de revisar regularmente a performance  dos seus produtos, pois, assim, é possível ajustar os níveis de estoque de acordo com os resultados. 

Erros Que Você Precisa Evitar Na Gestão De Estoque

Quer garantir uma gestão de estoque eficiente? Então, não cometa os erros que listamos a seguir:

• Não adotar contagens físicas periódicas do estoque;
• Ignorar a análise de dados históricos e tendências de demanda;
• Não definir níveis mínimos e máximos de estoque;
• Não adotar uma um sistema de alerta para reabastecimento;
• Não ficar atento aos fatores sazonais ou variações na demanda;
• Não fazer um registro preciso de entradas e saídas de produtos;
• Não adotar um sistema de automação de processos de gestão de estoque;
• Não ter uma base com diferentes fornecedores;
• Não fazer ajustes nos níveis de estoque conforme o desempenho dos produtos.

Como Tornar A Gestão De Estoque Mais Eficiente?

Para tornar a gestão de estoque mais eficiente, você precisa levar em consideração alguns aspectos. Confira quais são eles:

Tenha Gestão de Estoque Rigoroso

O primeiro passo é adotar um sistema de gestão de estoque rigoroso, que possibilite o registro de todas as entradas e saídas de produtos de maneira precisa, o que inclui recursos, como códigos de barras, leitores de código de barras e software de gestão de estoque.

Implemente Um Sistema De Previsão De Demanda

Outra medida importante é implementar na sua empresa um sistema de previsão de demanda que tenha como referência os históricos de vendas, sazonalidade e tendências de mercado. Com isso, é possível se antecipar às necessidades do seu negócio, evitando a falta ou o excesso de produtos. 

Estabeleça Níveis Mínimos E Máximos 

Como já mencionamos, mas vale ressaltar, defina níveis mínimos e máximos de estoque para cada produto para que não haja a falta e nem o acúmulo de produto no seu estoque. Se possível, crie alertas de reabastecimento para garantir que saiba quando e quanto reabastecer os itens no seu estoque.

Faça Contagens Físicas de Estoque

A contagem física de estoque é essencial para verificar a precisão dos registros e alterar os níveis conforme a necessidade. 

Invista em Sistema ERP

Invista em um sistema ERP (Enterprise Resource Planning), pois, dessa forma, você consegue unificar dados e processos em toda a sua empresa, garantindo uma visão mais clara do estoque.

Esses sistemas oferecem relatório frequentes, permitindo a identificação de padrões de demanda, produtos com baixo desempenho, etc. Com isso, é possível otimizar a gestão de estoque, reduzir custos operacionais e melhorar a eficiência do seu negócio.

 

Quais São Os Princípios Da Gestão De Estoques?

Os princípios da gestão de estoque orientam a maneira como as empresas devem gerenciar o controle de seus estoques para promover maior eficiência operacional e minimizar custos. 

Uma delas está relacionada à previsão de demanda, que é essencial para evitar estoque em excesso ou insuficiente. Nesse sentido, o gestor deve acompanhar os dados históricos e tendências para prever a demanda futura com exatidão.

Outro princípio é o monitoramento de estoque, que inclui o planejamento e também um profundo conhecimento do mercado de atuação. Por isso, uma das diretrizes é realizar contagem precisa dos itens em estoque para garantir que itens para uso ou venda. 

O mais indicado é usar softwares especializados, pois, essas tecnologias permitem um monitoramento preciso e também fornecem relatórios precisos sobre a situação do estoque.

Por fim, a gestão de estoque tem como princípio também a garantia de qualidade não somente dos produtos, mas também do espaço de armazenamento. Esse cuidado é importante para evitar produtos danificados pelas más condições do local de armazenamento.

Quais Os Principais Indicadores Para Gestão De Estoque?

• Supply Chain: mede a eficiência da cadeia de suprimentos, incluindo a capacidade de gerenciar o fluxo de materiais, dados e recursos desde a origem até o cliente final.

• Taxa de Rotatividade de Estoque: mede a quantidade de vezes que o estoque de uma empresa é vendido e substituído em um determinado período. 
• Precisão da Previsão de Demanda: analisa a precisão das previsões em relação à demanda futura de produtos ou serviços. 
• Custos de Retenção: essa métrica está relacionada aos custos com manutenção de estoque, armazenamento, seguro e obsolescência. 
• Número Médio de Dias para Vender Estoque: ele é usado para calcular o tempo médio que a empresa precisa para vender o estoque. 
• Prazo de Execução: mede o tempo que um pedido é atendido, desde o hora em que é feito até a entrega.
• Taxa de Retorno: analisa a taxa de pedidos devolvidos pelos clientes. 
• Ruptura de Estoque: ele acontece quando um negócio não consegue atender à demanda de seus clientes em razão da falta de estoque. 

Esses são alguns dos indicadores mais usados para uma gestão de estoque eficiente, mas há outras métricas importantes para cada modalidade de negócio. 

Por Que Utilizar Um Sistema De Gestão de Estoque?

Se você quer fazer uma gestão de estoque eficiente evitando erros e retrabalhos, um software de gestão empresarial integrado é essencial! 

Com ele é possível gerar relatórios para os gestores, otimizar processos e sugerir mudanças, aumentando assim a produtividade de uma maneira muito mais rápida e prática.

O processo de automação desse setor está ligado diretamente ao financeiro, que terá o benefício de analisar como está o giro de estoque, sabendo o que se deve ou não comprar. Desta forma gastos e custos são extremamente reduzidos.

Dicas Fundamentais Para Melhorar O Seu Gestão de Estoque

• Automatização de Processos: adote um sistema ERP para automatizar atividades de registro e atualização de estoque.
• Use códigos de barras e scanners para que os registros de produtos sejam feitos de forma mais ágil.
• Faça inventários periódicos no sentido de analisar o volume físico de produtos em estoque.
• Classifique os produtos em categorias para facilitar a gestão, priorizando os itens de alto valor ou alta demanda para um controle mais efetivo.
• Faça previsão de demanda, usando dados históricos e análises de mercado para ter uma previsão mais assertiva da demanda.
• Mantenha um relacionamento sólido com fornecedores confiáveis para garantir preços mais competitivos e evitar atrasos nas entregas ou outros problemas, como avarias, por exemplo.

Conclusão

Como você pôde ver, a gestão de estoque é essencial dentro de qualquer empresa. Se você quer saber mais sobre esse assunto pode baixar nosso ebook: “Estoque é Dinheiro: Como Acertar em Sua Gestão!“.

A ADV Tecnologia tem o software certo para você, que engloba as mais diversas particularidades da gestão de estoque. Se interessou? Entre em contato conosco e faça uma demonstração gratuita preenchendo o formulário abaixo!