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Cotações de compras automatizadas
Antes de efetuar uma compra, é possível pedir uma sugestão do sistema de compras sobre o que é necessário comprar no momento. Esta sugestão é baseada nos controles de Ponto de Pedido, Lote Econômico e Pedidos de compra realizados e ainda não entregues.
O ponto de pedido é a quantidade mínima necessária em estoque para que se inicie o processo de compras com segurança, antes do produto acabar, e considera fatores como média de vendas do produto e prazo de entrega do fornecedor. Já o lote econômico, é a quantidade ideal a ser comprada, baseando-se no intervalo desejado de compra de cada produto.
Na maior parte dos sistemas de controle de compras, o ponto de pedido e o lote econômico são informados pelo usuário, sendo um processo bastante trabalhoso nos casos em que se tem uma quantidade muito grande de itens para administrar.
No programa de controle de compras esses valores são calculados automaticamente através da análise do histórico de vendas de cada produto, garantindo assim uma informação precisa e atualizada.
Com o recurso de Alertas Inteligentes, do sistema de compras, o responsável da área pode receber e-mails automáticos ou alertas no celular informando sobre itens que chegaram no ponto de pedido e precisam ser comprados. Saiba mais:
Agilidade nos pedidos de compras
Após a cotação, é possível efetuar o pedido de compras com poucos cliques. A partir da própria tela de pedidos, é possível acessar o histórico de pedidos do fornecedor, consultando informações sobre: últimas compras, valores negociados, quantidades compradas, além de dados financeiros.
Com o pedido pronto, basta enviá-lo por e-mail para o fornecedor e aguardar o recebimento destas mercadorias. O sistema de gestão de compras e estoque pode ainda controlar a previsão de entregas de cada solicitação e enviar um alerta por e-mail ou para o celular do usuário responsável por compras, sempre que detectar um atraso no pedido.
Registro das mercadorias e lançamento de notas fiscais de compras
Quando a mercadoria chegar, é possível importar o XML da nota fiscal de entrada para dentro do sistema de compras, efetivando assim o lançamento dos produtos no estoque sem a necessidade de digitação.
Caso não possua o XML, é possível ainda transformar o próprio pedido em entrada. Se não chegarem todos os itens do pedido, o software especializado em gestão de compras, controla ainda os saldos de pedidos.
Custos sempre atualizados
Na confirmação da entrada gera-se também a atualização de custos dos produtos, que considera além dos valores pagos pelos produtos e impostos. A solução inclui os valores de frete, seguro e outras despesas inerentes ao processo de compra, que podem ser rateados entre todos os itens da operação. Este custo pode ser atualizado com base no último preço pago, ou também considerando o custo médio.
Com isto é possível manter os preços de custo, margens de lucro e preço de vendas sempre atualizados. Ao finalizar esta entrada, são lançados também os valores no contas a pagar do sistema de controle de compras. Veja todas as funcionalidades do módulo de controle financeiro.
O software de controle de compras exibe ainda alertas sempre que detecta possíveis inconsistências, tais como: preço da entrada diferente do pedido de compra original; ou grandes variações nas margens ou preço de venda, que poderiam indicar falha de digitação. Dessa maneira, é possível evitar prejuízos que poderiam acontecer, como por exemplo, vender um item com preço errado. Mais segurança para o processo comercial. Entenda como funciona:
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“O sistema foi implantado na Meditron em agosto de 2013, após vários outros sistemas que não conseguiram atender os reais processos da empresa. Com um baixo custo de implantação, facilitou prontamente os processos e refletiu as maiores necessidades da empresa, principalmente no controle de clientes, orçamentos, pedidos de venda, estoque, faturamento e financeiro. O sistema é simples, operacional e satisfatório. Os dados e relatórios podem ser exportados para PDF e Excel, além de poderem ser programados para recebimento periodicamente por e-mail. Estamos plenamente satisfeito com o sistema e do suporte da ADV Tecnologia.” Cliente: Meditron 
“A ADV Tecnologia resolveu um problema crônico que tínhamos com o nosso faturamento, a Danreal atende todo o território Nacional e as regras tributárias que cada estado trabalha dificultava demais o nosso processo de emissão de Notas Fiscais. Ter um ERP como o da ADV facilita nossa rotina, automatiza processos, e minimiza erros é um sistema completo que contribui para uma tomada de decisão mais assertiva. Conhecemos o trabalho da ADV desde 2008 por ser uma empresa que há um bom tempo atua no mercado e em diferentes segmentos, demonstra competência e se mantém atualizada com as novas tecnologias” Cliente: Danreal 
“A ADV tecnologia nos impressiona mais a cada ano, excelente atendimento, sistema prático e intuitivo. Ao longo dos 20 anos usando o sistema a empresa teve profissionalismo e eficácia para solucionar os pequenos problemas que apareceram neste período, dando suporte extremamente comunicativo. Nós da Pelligotti Cosméticos só temos elogios a fazer.” Cliente: Pelligotti 
“O atendimento de toda a equipe ADV é excelente. Os analistas são muito bem capacitados para atender em tempo recorde todas as dúvidas e necessidades. O acesso ao Help Desk é excelente e ainda conto com ajuda via whatsapp, o que nos ajuda muito com relação aos chamados urgentes. O acompanhamento é feito muito de perto e qualquer problema, a solução é muito rápida. Além do custo-benefício excelente. Parabéns equipe ADV, vocês fazem tudo com muito amor.” Cliente: Casa do Compressor 
“O sistema é muito fácil de se trabalhar, já atuei com sistemas muito mais complexos, porém em termos de facilidade nenhum chega perto do ADV. O atendimento do suporte é muito bom, pessoas muito receptivas e sempre muito dispostos a ajudar, esse talvez seja o melhor quesito da empresa. Em comparação com o SAP, esse sistema é muito melhor para se trabalhar, menos complexo, menos burocrático.” Cliente: Séllus Cosméticos 
“Usamos o sistema há quatro anos para a gestão da nossa empresa, sempre nos auxiliou nos processos operacionais, é um erp que oferece soluções integradas para indústria. Permite desenvolvimento de acordo com a nossa necessidade. Software objetivo, prático e de fácil compreensão para nossos usuários. Ótimo atendimento e equipe de suporte eficiente. Estamos satisfeitos com a parceria.” Cliente: Udine 
“Sempre tivemos a atenção da ADV para qualquer esclarecimento. Foram vários contatos que ajudaram a estreitar a confiança no fornecedor, tanto na fase inicial de treinamento, quanto o pós produção. Nota dez para o atendimento. Dá para dizer que nosso grau de satisfação ao escolher o Software da ADV Tecnologia foi muito boa. Estamos otimizado tempo de digitação (módulo AFV), ganhamos agilidade, encurtamos alguns processos. Informações cruzadas nos dão um parecer mais globalizado de situações de vendas, finanças e produção diariamente.” Cliente: Café Carneiro 
“A ADV mantém um contato muito próximo com nossa empresa através do departamento de sucesso do cliente – nos mantém informados sobre as soluções solicitadas, fazem um acompanhamento eficaz sobre conclusões e satisfação. Tem também os alertas inteligentes ajudaram muito a solucionar nossos problemas com diferenças de estoque e produtos com validade curta, levando a uma economia significativa a empresa. O software é de fácil operação, intuitivo, e eficaz! A ADV tem sido uma ótima opção.” Cliente: Análise 
“Utilizamos o sistema da ADV há ano! A solução nos auxilia bastante no controle financeiro vendas e gestão de estoque de forma integrada. O software é completo e atende a nossa demanda de indústria. Além disso, o atendimento é excelente, equipe sempre disponível para ajudar.” Cliente: Sanny 
“Estamos muito satisfeitos com os resultados da otimização dos processos. O software agrega agilidade e informações precisas para cada vez mais oferecer um serviço melhor. Eles são excelentes no quesito atendimento ao cliente” Cliente: DMS 
“Desde 2013 uma parceria de sucesso! Sistema intuitivo e completo, sem contar o suporte incrível que sempre nos ajuda a qualquer momento.” Cliente: Horizontal 
“Temos a parceria com a ADV Tecnologia há 4 anos. As ferramentas que o sistema nos oferece nos auxília muito em todos os setores, o sistema é simples e fácil de trabalhar. Conseguimos nos organizar com estoque, clientes e vendas, com a gestão de alertas que recebemos, além dos relatórios e gráficos que extraímos com facilidade do sistema! Nossa relação com os colaboradores da ADV sempre foi muito boa, o pessoal é muito solicito em ajudar a resolver os “probleminhas” que surgem no decorrer dos dias. Já conheço quase todos do suporte de tanto que me comunico com eles. Agradeço pela parceria e espero que continuemos por longos anos ainda” Cliente: Neolab 
“É um software leve, com uma interface de fácil visualização e completo ao mesmo tempo. O atendimento do suporte técnico também é muito rápido. Recomendo.” Cliente: Fabrika do Som 
RESPONDENDO DÚVIDAS FREQUENTES
O que é sistema de controle de compras?
O sistema de compras é uma solução que proporciona organização e planejamento de controle na gestão de todos os processos ligados à área de compras.
Fazer o controle através de uma planilha de gestão de compras é uma boa prática?
Qual é o nome do software especializado em gestão de compras?
De forma bastante simples, você consegue identificar o que precisa ser comprado, faz cotações com diversos fornecedores, envia pedidos de compras, faz os recebimentos dos produtos, além de alimentar as quantidades no estoque e lançar no contas a pagar.
A solução proporciona redução de gastos com estoques excessivos e eliminação das perdas de venda causadas pela falta de produtos e de um bom controle de compras.
Quais as funcionalidades do sistema de compras?
As funcionalidades de um sistema de compras podem variar dependendo das necessidades específicas da organização, mas geralmente incluem:
Registro de Requisições de Compra: Permite que os funcionários criem requisições de compra para solicitar bens ou serviços.
Aprovação de Requisições: Oferece um fluxo de aprovação para que as requisições sejam revisadas e aprovadas por gestores ou departamentos relevantes antes de prosseguirem para o próximo estágio.
Gestão de Fornecedores: Mantém um registro de fornecedores, incluindo informações de contato, histórico de transações, avaliações de desempenho e documentos contratuais.
Solicitação de Cotações/Propostas: Permite que as organizações solicitem cotações ou propostas de diferentes fornecedores, comparando preços e termos antes de fazer uma
Como nosso sistema de compras de estoque auxilia as empresas?
O sistema de compras da ADV Tecnologia oferece uma série de benefícios que ajudam as empresas a otimizar suas operações de compras e estoque. Ele promove uma gestão mais eficaz de recursos, reduz custos, melhora a tomada de decisões e ajuda a empresa a manter o controle sobre suas operações de compras e estoque de maneira mais eficiente e precisa.
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