Confira Passo A Passo Para A Implantação De Erp

A implantação de ERP (Enterprise Resource Planning) é fundamental para o crescimento e sucesso de uma empresa, mas é um processo complexo e, por isso, exige um entendimento profundo sobre essa tecnologia e como adotá-la de forma correta. 

Isso porque, um software ERP (Enterprise Resource Planning) é muito mais do que apenas uma ferramenta tecnológica, ele representa uma mudança estratégica e avançada na forma como uma empresa gerencia e integra seus recursos, processos e informações em toda a organização. 

Ao fazer a implantação de ERP, é possível consolidar e centralizar seus dados, automatizar processos-chave e obter análises completas para respaldar decisões.

Pensando nisso, elaboramos este guia com tudo o que você precisa saber sobre esse processo, desde a escolha do sistema certo até os primeiros passos, as etapas e os desafios comuns. 

Com o conhecimento adquirido aqui, você estará pronto para melhorar a eficiência operacional e o crescimento dos negócios implementando o software. Confira!

O Que É Um ERP?

ERP (Enterprise Resource Planning) é um sistema de gestão empresarial integrado que planeja e controla várias atividades em uma organização.

O software é composto por um conjunto de módulos interligados que trabalham para fornecer uma visão completa e real das operações do negócio. 

Estes módulos podem ser personalizados às necessidades de cada empresa, permitindo que diferentes departamentos partilhem informações de forma eficaz.

Por Que Adotar Um Erp?

A implantação de ERP é uma medida importante para empresas que buscam uma gestão eficiente e integrada de seus recursos e processos. 

Isso acontece porque, ao unificar todas as operações em uma única plataforma, o ERP proporciona aos gestores uma visão abrangente e em tempo real de toda a operação, facilitando a definição de ações e estratégias.

Ao usar um sistema automatizado, a empresa também consegue minimizar erros, falhas e retrabalhos, além de reduzir tarefas redundantes e custos associados aos processos manuais. 

Com isso, é possível obter uma melhoria significativa no tempo de resposta aos clientes e colaboradores, aumentando a satisfação e a eficiência operacional da empresa.

Além disso, a implantação de ERP também é importante por conta ele assegura a qualidade e confiabilidade dos dados da empresa, otimizando processos internos e aumentando a produtividade, além de melhorar a qualidade dos produtos. 

Quais Os Benefícios De Contratar Um ERP?

Além de apresentar alguns dos principais motivos para fazer a implantação de ERP, listamos uma série de benefícios para uma organização. 

Confira quais são elas: 

Integração De Informações

A solução integra diferentes áreas, permitindo que informações relevantes sejam compartilhadas entre departamentos. 

Com isso, você elimina a necessidade de sistemas separados e redundantes, inconsistência de dados e problemas de retrabalho.

Eficiência Operacional 

O ERP automatiza e otimiza o negócio, eliminando tarefas manuais e reduzindo erros. Dessa forma, você consegue promover maior eficiência operacional e alta produtividade da equipe.

Tomada De Decisão Assertivas

Com a implantação de ERP, as informações são centralizadas e atualizadas em tempo real, possibilitando que os gestores tenham acesso a dados precisos para tomar decisões assertivas. 

Os recursos de relatórios e análises fornecem uma visão ampla do desempenho dos negócios para identificar tendências e oportunidades.

Melhor Comunicação E Colaboração

Um sistema ERP facilita também a comunicação e a colaboração entre departamentos, pois todas as equipes têm acesso aos dados e processos de maneira precisa e em tempo real. 

Como consequência, há melhora da eficiência das operações, redução de atrasos e erros humanos, garantindo mais eficiência operacional.

Gerenciamento De Estoque E Cadeia De Suprimentos

A ferramenta também oferece recursos avançados de gestão de estoque e cadeia de suprimentos. 

Assim, o software permite um melhor controle de matérias-primas, previsão de demanda, redução de custos e melhor relacionamento com fornecedores.

Conformidade Regulatória 

A implantação de ERP ajuda na conformidade com regulamentos e padrões específicos do setor. Esse sistema permite a geração de relatórios precisos e a manutenção de registros adequados, facilitando auditorias e inspeções.

Escalabilidade  

Outra vantagem é que essa solução é projetada para ser escalável, ou seja, pode crescer e se adaptar às necessidades em constante mudança de uma empresa à medida que ela expande seus negócios.

Redução De Custos

Embora o investimento inicial da implantação de ERP possa ser significativo, a longo prazo ele pode levar a uma redução de custos. 

Isso ocorre por meio da automação de processos, eliminação de atividades redundantes, melhor gestão de estoque e otimização de recursos.

Quais São Os Principais Tipos De ERP?

Com uma variedade de opções no mercado, é importante conhecer os diferentes tipos de sistema de gestão antes de tomar uma decisão para sua organização. 

Confira os modelos de ERP e as características de cada uma:

ERP Local

Os ERP locais são instalados e executados em servidores locais da empresa. Eles oferecem controle total sobre hardware e software, permitindo ampla personalização e adaptação às necessidades específicas de uma organização. 

No entanto, eles exigem um investimento substancial em infraestrutura de TI, equipe de gerenciamento profissional e atualizações regulares de software.

ERP Na Nuvem

O ERP Cloud, também conhecido como SaaS ERP (Software as a Service), é hospedado na nuvem por fornecedores de software, que permitem acesso baseado em assinatura pela Internet, liberando as empresas de investir em infraestrutura local. 

Essa solução é escalável, flexível e acessível de qualquer lugar, facilitando o trabalho remoto. Ela também fornece atualizações automáticas e manutenção contínua, liberando a equipe de TI para se concentrar em outras atividades estratégicas.

ERP De Código Aberto

Já os softwares de código aberto são desenvolvidos com código-fonte aberto, o que significa que qualquer pessoa pode acessar, modificar e distribuir livremente o ERP. 

Dessa maneira, é possível que uma ampla comunidade de desenvolvedores colabore e melhore continuamente o sistema. 

O ERP de código aberto oferece flexibilidade e adaptabilidade, mas requer conhecimentos técnicos significativos para implementar e personalizar.

ERP Vertical

Os sistemas ERP verticais são projetados para atender às necessidades de uma indústria ou segmento de mercado específico. 

Eles vêm pré-configurados com recursos e processos específicos do setor, tornando-os adequados para manufatura, saúde, varejo, construção e muito mais. 

Essa ferramenta é construída tendo em mente as necessidades exclusivas de cada setor, facilitando a implementação e a adoção.

ERP Modular

O ERP modular é composto por módulos independentes, que podem ser implementados individualmente conforme as necessidades da empresa. 

Eles podem incluir finanças, compras, vendas, estoque, recursos humanos e muito mais, permitindo que as empresas personalizem seu software, adicionando ou removendo módulos conforme necessário.

Quando Implantar Um ERP?

Listamos abaixo os sinais de que sua empresa está pronta para a implantação de ERP e como aproveitar ao máximo a transição.

Crescimento E Escala

Um dos principais indicadores para saber se sua empresa está pronta para implantar o ERP é a necessidade de crescimento e escala constantes. 

À medida que os negócios se expandem, as operações se tornam mais complexas e os volumes de dados aumentam, os processos manuais podem se tornar ineficientes. 

O software pode ajudar a reunir essas operações em um único sistema, simplificando fluxos de trabalho, otimizando processos e aumentando a produtividade.

Ineficiências E Desafios Operacionais

Se sua empresa está enfrentando sérias ineficiências operacionais, como falta de visibilidade em tempo real do estoque, problemas de comunicação entre departamentos ou dificuldade em gerar relatórios financeiros precisos, o ERP pode ser a solução. 

Os sistemas fornecem integração de dados e um fluxo contínuo de informações, permitindo decisões mais ágeis e informadas.

Dificuldades Na Gestão De Dados

À medida que sua empresa cresce, também aumenta a quantidade de dados gerados. O gerenciamento manual desses dados pode ser demorado, sujeito a erros e limitado em termos de análise e geração de relatórios. 

A implantação de ERP fornecerá recursos avançados que permitem que as empresas coletem, armazenem e acessem informações críticas de maneira centralizada e organizada. 

Integração De Processos

Se sua empresa lida com sistemas e softwares que não se comunicam entre si, implementar um sistema de gestão pode ser uma solução para integrar esses processos. 

Com a solução, você pode unificar departamentos e fluxos de trabalho diferentes em uma única plataforma, simplificando a colaboração, aumentando a visibilidade dos dados e reduzindo a duplicação de esforços. 

Como Escolher Um ERP Ideal?

Com tantas opções no mercado, encontrar o ERP perfeito pode ser um desafio. Para te ajudar, elaboramos passo a passo para ajudá-lo a escolher o melhor ERP para as necessidades da sua empresa.

Avalie As Necessidades E Objetivos Da Sua Empresa

Antes de começar a procurar um software, você deve ter um entendimento claro das necessidades e objetivos da sua empresa. Realize uma análise detalhada dos processos de negócios, identifique áreas de melhoria e defina os resultados que deseja alcançar com a implantação de ERP. 

Envolva As Partes Interessadas

É importante envolver as partes interessadas no processo de seleção do ERP. Converse com os principais usuários e gerentes de diferentes departamentos para entender suas necessidades e expectativas. 

Considere a entrada de todas as áreas afetadas pelo sistema ERP para garantir que todos estejam na mesma página.

Pesquise Fornecedores De ERP

Realize uma pesquisa completa dos fornecedores de implantação de ERP existentes no mercado. Considere fatores como reputação, experiência, portfólio de produtos, serviços oferecidos, recursos de suporte e compatibilidade com o setor específico da empresa.

Analise As Funções Do ERP

Avalie a funcionalidade fornecida por cada sistema ERP em relação às necessidades identificadas na primeira etapa. 

Certifique-se de que o software tenha funções básicas como gerenciamento financeiro, de estoque, compras, vendas, recursos humanos e produção.

Avalie A Usabilidade E A Interface Do Usuário

A usabilidade e a interface do usuário são aspectos importantes a serem considerados. Um bom sistema ERP deve ser intuitivo, fácil de navegar e ter uma interface amigável. 

O ideal é solicitar uma demonstração de um sistema em consideração ou solicitar um período de teste para avaliar a experiência do usuário.

Verifique A Segurança E A Conformidade

A segurança dos dados é fundamental na hora de escolher uma empresa de implantação de ERP. 

Certifique-se de que o sistema forneça recursos de segurança fortes, como criptografia, controles de acesso e backups regulares. É fundamental verificar se a solução está em conformidade com os regulamentos e padrões relevantes para o seu setor.

Considere O Suporte Pós-Implementação

Após implementação, verifique o suporte oferecido pelo fornecedor para garantir apoio técnico, treinamento de usuários e atualizações regulares do sistema.

Pilares Para Uma Implantação De ERP De Sucesso

No processo de implantação de ERP, é preciso considerar alguns aspectos para que a solução, de fato, tenha sucesso. Confira quais são eles:

Planejamento

O primeiro pilar de implantação de ERP é o planejamento. Nesse sentido, você pode usar algumas estratégias como, por exemplo, o método SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-based), que auxilia na definição de metas específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e baseadas em prazos. 

Esta metodologia categoriza as metas da implantação de ERP, proporcionando um planejamento mais assertivo. 

Infraestrutura Preparada

Além de listar as áreas que precisam ser otimizadas, é essencial que o sistema ERP se adapte aos processos da empresa. Sendo assim, a escolha do modelo de hospedagem, seja on premise ou on cloud, influencia diretamente a atuação do software.

Por isso, avalie a capacidade da infraestrutura para garantir escalabilidade, atualizações e personalizações conforme as necessidades evoluem.

Migração De Dados

Após o planejamento inicial e a definição do modelo de hospedagem, chegou o momento de iniciar a migração de dados de forma gradual. 

Lembre-se que uma transição adequada é recomendada por conta da mudança que a adoção do ERP pode trazer.

Garanta também a segurança dos dados e evite informações incorretas ou quebradas, pois uma falha nessa etapa pode resultar em prejuízos significativos para a operação.

Gestão De Equipe 

Outro ponto importante que você deve considerar é que a implantação de ERP não termina com a instalação do sistema. 

Após essa fase, suas equipes precisam participar de treinamentos para garantir o uso correto da tecnologia. 

 

Como Fazer A Implantação De ERP?

Agora que você já conhece os principais pilares desse processo, saiba que implantação de sucesso requer planejamento cuidadoso, preparação adequada e uma abordagem estruturada. 

Abaixo, vamos abordar os principais passos para implantar a ferramenta de forma eficaz.

Identifique Os Problemas E Necessidades

Antes de iniciar a implantação de ERP, é preciso identificar os problemas e as necessidades da organização. 

Realizar uma análise detalhada dos processos de negócios existentes e identificar áreas de melhoria. Determine quais são os principais objetivos, como reduzir custos, aumentar a eficiência ou melhorar a tomada de decisões.

Defina O Escopo

Definir o escopo de um projeto de adoção do software é fundamental para garantir um processo tranquilo. Determine quais módulos e funções do sistema serão implementados e estabeleça os limites do projeto. 

Dessa maneira, evitará problemas com excesso de alcance e garantirá o foco adequado nas necessidades prioritárias da organização.

Verifique A Infraestrutura

Antes de iniciar uma implantação de ERP, verifique se a infraestrutura de TI da organização é adequada para suportar o sistema. 

Certifique-se de que os servidores, a rede e os equipamentos necessários estejam funcionando e tenham capacidade suficiente para lidar com a carga de trabalho adicional da solução. Além disso, considere a segurança das informações e faça backup dos dados existentes antes de prosseguir. 

Analise As Opções

Existem diversas opções de softwares disponíveis no mercado. Pesquise e analise cuidadosamente os tipos de acordo com as necessidades da sua organização. 

Considere fatores como funcionalidades, escalabilidade, custos, suporte técnico e reputação do fornecedor. 

Faça Testes Com O Software

É recomendável realizar testes em um ambiente controlado. Configure uma instância de teste do sistema e envolva os usuários para experimentarem as funcionalidades e identificarem possíveis problemas ou ajustes necessários. 

Dessa maneira, é possível garantir uma implantação de ERP suave e minimizar o impacto nos processos de negócio durante a transição.  

Opte Por Sistema Customizável

O ERP customizável permite adaptar o sistema às necessidades específicas de uma organização. Durante a implantação, considere personalizar o software para melhor atender aos seus processos e fluxos de trabalho da empresa. 

No entanto, é importante equilibrar as customizações com a capacidade de atualizações futuras e suporte contínuo do fornecedor.

Ofereça Treinamento Para Os Colaboradores

Uma implantação bem-sucedida depende em grande parte da aceitação e adoção do usuário final. Portanto, é crucial fornecer treinamento adequado para os colaboradores, como já mencionamos. 

Crie um programa de treinamento abrangente que cubra todos os aspectos relevantes do sistema, desde a navegação básica até a funcionalidade avançada. 

Garanta que os usuários entendam como usar o software no contexto de suas funções específicas e forneça suporte contínuo durante a transição.

Avalie O Funcionamento Do ERP

Depois da implantação, é importante avaliar regularmente a sua funcionalidade. Monitore os principais indicadores de desempenho (KPIs) para determinar se o sistema está atendendo às metas estabelecidas. 

Realize revisões periódicas para identificar possíveis áreas de melhoria e fazer ajustes conforme necessário. Além disso, esteja aberto ao feedback do usuário e procure constantemente maneiras de otimizar e melhorar a utilização da ferramenta. 

Quais Os Sinais De Que O Seu Erp Deve Ser Substituído?

Sua empresa já trabalha com um ERP, mas ainda está em dúvida se ele realmente precisa ser substituído? Listamos os sinais de que ele não atende mais às necessidades do seu negócio:

Não Suporta Os Processos Da Sua Organização

Se sua empresa está em constante evolução e transformação de seus processos para alcançar altos níveis de desempenho, mas o seu ERP não suporta e também não acompanha as mudanças, esse é um sinal de que o sistema pode não ser adequado para atender às demandas dinâmicas do seu ambiente de trabalho.

Receio De Alterações Na Legislação

Se os gestores da sua empresa ficam sempre preocupados com as alterações na legislação, isso pode indicar que o seu sistema ERP não oferece o suporte necessário para se manter atualizado com os requisitos regulatórios. 

Somado a isso, se a customização excessiva dificulta ainda mais a adaptação do sistema, é hora de considerar uma mudança urgente.

Dificultar Em Usar O Sistema

A dificuldade dos colaboradores em usar o sistema ERP é um sinal de alerta de ineficiência operacional, baixa adoção do sistema, impacto na qualidade dos dados, desmotivação e custos adicionais de treinamento. 

Portanto, essa situação também é um indicativo de que o ERP pode não atender às necessidades da empresa, sugerindo a substituição por uma solução mais adequada e adaptável.

Uso De Controles Paralelos

Se os colaboradores enfrentam dificuldades no uso do ERP e acabam recorrendo a planilhas e controles paralelos, isso também sugere que o sistema não atende às expectativas e necessidades do dia a dia da empresa. 

Sendo assim, é hora de buscar uma solução mais eficaz e adaptável às demandas da equipe e da organização.

Quais Problemas São Eliminados Com Um Sistema ERP?

A finalidade central da implantação de ERP é simplificar a gestão de informações de diversos departamentos, unificando dados e processos para promover uma administração mais eficaz.

Dessa forma, esse sistema é capaz de eliminar problemas, como atividades repetitivas, retrabalhos, tarefas manuais, falhas em processos do dia a dia, tempo gasto na realização de tarefas, despesas operacionais excessivas, além de tempo de resposta aos fornecedores e clientes.

O Que Eu Devo Considerar Na Hora De Implantar Um ERP? 

A implantação de ERP é um processo estratégico para qualquer organização. Portanto, é fundamental considerar diversos fatores antes de embarcar nessa jornada.

Listamos os principais pontos que você deve considerar ao adotar um sistema, visando garantir o sucesso do projeto e maximizar os benefícios para o seu negócio. Confira:

Necessidades Organizacionais

Antes de iniciar o processo de implementação, é essencial ter uma compreensão clara dos objetivos e necessidades da organização. 

É preciso fazer uma análise aprofundada dos processos internos, identificando áreas de melhoria e otimização, como mencionado ao longo do artigo. 

Defina metas claras e mensuráveis que o sistema ERP deve ajudar a atingir, como redução de custos, aumento de produtividade ou melhoria na tomada de decisões.

Avaliação De Fornecedores E Soluções

A seleção do fornecedor e da solução é uma etapa primordial no processo de implantação de ERP.

Portanto, pesquise e avalie diferentes fornecedores, considerando fatores como experiência, reputação, suporte técnico e capacidade de adequar o sistema às necessidades do seu negócio. Faça uma demonstração e faça perguntas específicas para garantir que a solução seja ideal para sua empresa. 

Planejamento E Gerenciamento De Projetos

A implantação de ERP está diretamente relacionada ao planejamento e gerenciamento eficiente do projeto. É necessário construir uma equipe dedicada que inclua gestores da organização e especialistas técnicos.

Defina cronogramas realistas, marcos e acompanhe de perto o progresso do projeto. Além disso, todos os colaboradores afetados pela implantação devem ser comunicados e envolvidos, fornecendo treinamento adequado e esclarecendo dúvidas e preocupações.

Customização E Integração De Processos

Cada organização tem suas necessidades específicas. Por isso, é importante considerar a customização do sistema ERP. 

Também é necessário avaliar como a solução se integrará aos sistemas e processos existentes na empresa, garantindo uma transição suave e eficiente.

Quais Ganhos Sua Empresa Terá Após A Implantação Do ERP?

Ao implementar um sistema de gestão, sua empresa pode obter ganhos variados, como aumento da confiabilidade dos dados, facilitação da tomada de decisões mais precisas, melhoria na organização do fluxo de informações.

Além disso, outros ganhos com a implantação de ERP são o incremento da produtividade dos colaboradores e o acesso a relatórios mais abrangentes e eficazes.

 

Conclusão

Esperamos que este guia forneça uma base sólida de conhecimento sobre a implantação de ERP e te ajude a tomar decisões assertivas ao embarcar nesse processo. 

A implementação pode ser um desafio, mas com o planejamento adequado e a aplicação das melhores práticas discutidas neste artigo, as organizações podem colher os benefícios de uma gestão integrada e eficiente de seus recursos.

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