7 dicas para organizar o planejamento financeiro da sua empresa

O trabalho de gestão exige muito do administrador, afinal, é uma tarefa que envolve cuidados, conhecimento na área e controle sobre todos os processos. Por essas e outras é que o departamento financeiro se mostra como um dos setores mais importantes para qualquer empresa. Pense bem: o planejamento financeiro é fundamental para a conquista do sucesso e do crescimento do negócio, tendo como objetivos a redução de gastos e o aumento da lucratividade. Melhor conferir mais de perto sua organização, não é verdade? Então confira agora mesmo algumas dicas valiosas que o ajudarão a planejar e controlar melhor as finanças do seu negócio:

Crie os controles financeiros

A criação dos controles financeiros é o passo inicial para a organização do setor. E para agilizar esse processo, é preciso, antes de mais nada, definir quais são os principais controles financeiros:

• Contas a receber;
• Contas a pagar;
• Estoques;
• Fluxo de caixa.

Todos esses controles devem ser implantados ao mesmo tempo, com o gestor avaliando regularmente os resultados. É importante que sejam estabelecidos objetivos e metas para cada um dos itens citados, fazendo com que seja possível comparar o que foi planejado (a meta estabelecida) com o que foi efetivamente obtido (o resultado final).

Administre esses controles

A criação e a administração dos controles financeiros implicam na observação cuidadosa de todas as informações relacionadas à entrada e à saída de dinheiro, bem como a seu devido registro. Esses dados devem ser usados pelo gestor para analisar a real situação de sua empresa, pois formam uma visão bem mais ampla do que aquela proporcionada somente pelo saldo de caixa, por exemplo, sem levar em conta informações explicativas de maior importância.

É recomendado que o gestor disponha, ao final de cada mês, de um resumo das entradas e saídas de dinheiro da empresa para, a partir daí, fazer uma análise do desempenho do negócio e tomar as medidas mais acertadas.

Diferencie custos fixos e variáveis

Embora a maioria dos gestores identifique facilmente despesas e receitas, ainda pode ser um processo complicado separar os custos fixos dos custos variáveis. Essa diferenciação realmente pode levar em conta critérios diferentes, de acordo com o tipo de empresa e os negócios que realiza. Mas é importante compreender pelo menos as diferenças básicas.

Assim, os custos variáveis estão diretamente ligados à produção e à venda dos produtos e serviços, oscilando conforme as despesas aumentam ou diminuem. Dessa forma, os custos variáveis incluem a aquisição de matéria-prima para a confecção do produto, a compra do próprio produto, o pagamento de impostos, as comissões e outros aspectos do tipo.

Já os custos fixos não estão diretamente relacionados à comercialização dos produtos e serviços, sendo chamados também de custos indiretos. Incluem o pró-labore, o aluguel, os salários, os encargos, as contas de água, luz, telefone e internet, além de outros. Mas é preciso ter consciência de que, quando o gasto de energia, água, telefone ou internet está diretamente relacionado à produção ou à venda do produto ou serviço, trata-se de custo variável.

Há um custo fixo que precisa ser considerado caso dele se faça uso: o pró-labore, que não deve ser subtraído da lucratividade da empresa e sim considerado efetivamente um custo. Além do mais, não se deve tratar o pró-labore como custo variável! É preciso estipular um valor fixo e uma data regular para sua retirada, caso contrário, o controle do fluxo de caixa será afetado negativamente, prejudicando a gestão financeira como um todo.

Procure reduzir custos

Sabendo diferenciar devidamente os custos, pode-se passar para o trabalho em sua redução. E é aí que entra novamente o planejamento estratégico das finanças, que deve contemplar a redução de gastos como uma prioridade. Já vale adiantar: para não se atrapalhar, opte primeiramente pelos cortes a curto prazo e se planeje bem para os cortes a longo prazo.

Nesse sentido, deve-se considerar especialmente a redução dos custos operacionais, que podem envolver tanto custos fixos, como os salários, quantos custos variáveis, como a compra de produtos ou matéria-prima. Decisões sobre financiamentos e atividades relacionadas à gestão de riscos devem ser aplicadas somente após muita pesquisa e estudo.

Faça a gestão de risco

Recomenda-se estruturar da forma mais realista possível o planejamento financeiro. É necessário, portanto, estabelecer um plano adequado aos objetivos da empresa e, ao mesmo tempo, ajustado à realidade, pois não adianta definir metas impraticáveis, que fujam ao perfil do negócio e às condições atuais do mercado.

Então guarde bem: trabalhar em conjunto os objetivos do empreendimento e as possibilidades reais favorece — e muito! — a delimitação de estratégias cada vez mais eficazes, além de permitir que quaisquer falhas mais graves sejam logo corrigidas.

Adote recursos tecnológicos

Não é aconselhável manter métodos de controle antiquados quando a tecnologia voltada para a área administrativa se renova a cada dia e oferece as melhores ferramentas para essa atividade. Hoje existem softwares de gestão muito desenvolvidos, alguns inclusive especificamente destinados ao planejamento financeiro.

Os ERPs são sistemas integrados que unificam todos os departamentos de uma empresa, facilitando a troca de informações e a tomada de decisões. As ferramentas digitais ajudam o gestor na manutenção dos controles financeiros,  na emissão de notas fiscais eletrônicas e na geração de relatórios detalhados sobre o comportamento financeiro da empresa, incluindo até o controle de estoque, automatizando os processos  e agilizando o trabalho do gestor.

Peça ajuda de profissionais

Nada impede que o proprietário da empresa, ainda que seja o gestor financeiro, procure apoio de um profissional competente para ajudá-lo a organizar as finanças e evitar prejuízos. E até mesmo empresas de pequeno ou médio portes eventualmente se beneficiam de uma segunda opinião, viu?

O importante é avaliar a situação do negócio para decidir se a contratação de um especialista é mesmo necessária ou não. Às vezes, o dono pode estar se sentindo sobrecarregado e cansado, o que compromete a eficiência dos resultados. Lembrando que também existe a possibilidade de terceirizar o serviço, mantendo-o pelo tempo que julgar conveniente.

Viu como se planejar financeiramente é extremamente importante para o desenvolvimento da empresa, garantindo sua permanência no mercado? Então nos conte: como anda a saúde financeira do seu negócio atualmente? Está aplicando alguma das recomendações que demos aqui? E aproveite o momento para aprender a evitar erros no fluxo de caixa!

Veja também sobre sistema ERP para indústria.