O software de gestão empresarial é uma das maneiras mais fáceis de o gestor conseguir administrar a empresa e ter acesso aos dados de que precisa. No entanto, muitos empreendedores usam sistemas que não atendem às suas demandas ou ignoram o suporte e as funcionalidades do software.

Isso gera muitas dificuldades para compreender a real situação da empresa. Nesses casos, o resultado é perda de tempo, de esforço e de dinheiro, o que acarreta prejuízos para as finanças e a produtividade do negócio.

Software de gestão empresarial: o que é?

Esse tipo de software nada mais é do que um ERP (Enterprise Resource Planning, ou “Planejamento dos Recursos da Empresa”). O objetivo dos softwares de gestão é integrar os dados provenientes dos mais diversos departamentos da empresa, independentemente do seu tamanho ou do segmento em que atua.

Dessa forma, o gestor tem acesso a várias informações, de uma só vez, podendo compará-las e analisá-las. Isso também permite tomar decisões mais assertivas, evitando prejuízos e retrabalho, ajustando falhas existentes ao longo do processo e fortalecendo os pontos positivos.

Para os pequenos negócios, o software de gestão empresarial oferece a possibilidade de o dono gerenciar melhor as atividades do dia a dia. É possível, por meio dele, monitorar a eficiência dos processos (por exemplo, a emissão de notas fiscais, entradas e saídas de recursos, etc) e identificar as necessidades (como a demanda pela reposição de um produto em estoque).

Vantagens do uso de um software de gestão

Facilidade no planejamento

Este sem dúvida é o benefício mais importante de um software de gestão. Quando conseguimos enxergar rapidamente todos os indicadores de desempenho, podemos tomar decisões e corrigir erros antes que eles se tornem graves e caros.

É fantástico observar em tempo real a evolução de lucratividade de um produto e sua tendência de vendas. Planejar os custos para qualquer época do ano baseado nas informações do passado facilita e dá uma maior segurança na difícil tarefa de reduzir despesas

Otimização dos recursos humanos

Um dos grandes custos de qualquer empreendimento são os funcionários. Não utilizar todo o potencial de cada um deles é um problema comum. O uso de um software de gestão empresarial diminui sensivelmente a possibilidade de erros e redundância nas informações de cada setor. Não devemos esquecer que cada colaborador também é um gestor especializado que precisa de condições e facilidades para ser mais produtivo. Um teleatendente, por exemplo, atenderá muito mais clientes se tiver acesso rápido a várias informações relevantes para fechar um pedido. Um cobrador será mais eficiente se conseguir enxergar o histórico do cliente a ser cobrado.

Enfim, o sistema de gestão é a ferramenta que potencializa, direta ou indiretamente, o talento de todos colaboradores da empresa.

Ganho de tempo com software de gestão empresarial

Na verdade esta afirmação não é precisa. Tempo é algo que não se ganha, mas se perde com muita facilidade. Não estamos falando apenas sobre desperdício deste recurso tão importante. O software de gestão funciona basicamente mostrando claramente as atividades relacionadas a um período. Sejam compras, contas a pagar e a receber, todas têm em comum um prazo a ser cumprido. Enxergar estes prazos constantemente é garantia de uma tomada de decisão consciente.

Agilidade e portabilidade

A possibilidade de analisar o desempenho de qualquer setor, remotamente, é uma das grandes características que entusiasmam o usuário de um software de gestão. Mesmo em viagem, checar com detalhes as vendas de um período pode fazer toda a diferença antes de fechar um novo negócio. Ter qualquer informação ao alcance dos olhos, e a qualquer momento, é necessidade básica para todo tomador de decisões.

Como um software de gestão pode diminuir os custos da sua empresa

Menores riscos de erros

Como um software de gestão é responsável por garantir a aquisição de dados de maneira automática, os riscos de que ocorram erros, principalmente referentes a falhas humanas, diminuem drasticamente. Já pensou, por exemplo, sobre como uma grande discrepância de determinados valores pode afetar toda a análise dos dados, fazendo com que a gestão não obtenha os resultados esperados? Isso sem contar que se for preciso fazer uma extensa conferência de informações frequentemente, os recursos consumidos — como tempo e dinheiro — passam a não compensar. Por isso, é essencial que os riscos de erros na aquisição e no repasse de dados sejam significativamente minimizados. E como precisão praticamente elimina lentidão e retrabalho, a redução de custos é natural. 

Melhor centralização das informações

Usar um software de gestão também reduz os custos por criar uma centralização de dados extremamente otimizada. E isso significa que não é mais necessário contar com diferentes sistemas de armazenamento de dados, já que estão todos no mesmo lugar. Com isso, a empresa experimenta uma redução de custos tanto por gastar menos para guardar suas preciosas informações como para encontrá-las quando necessário, fazendo com que a análise seja feita mais rapidamente. Essa centralização normalmente também garante uma maior democratização de acesso aos dados, melhorando a comunicação interna e criando uma sinergia em busca dos resultados desejados

Maior vantagem na competição

Outra forma de reduzir custos de uma empresa com o software de gestão empresarial está relacionada à vantagem competitiva que o sistema proporciona. Isso acontece, basicamente, tanto porque parte de seus concorrentes está usando, evitando que você fique a ver navios, como aos demais concorrentes, que não estão, o que faz com que você ganhe a possibilidade de sair à frente, absorvendo parte de seu público. Com operações e processos mais baratos, sua empresa também pode oferecer condições realmente facilitadas, como preços mais competitivos, atraindo mais clientes. Fora isso, ao permitir a realização de investimentos em melhorias de atendimento e de vendas, por exemplo, a vantagem competitiva só cresce. Tudo isso ainda ajuda a reduzir custos com aquisição de clientes e também com perdas associadas. Não parece ótimo?

Será que minha empresa precisa de um software de gestão?

Apresentaremos a seguir alguns sinais que podem indicar a necessidade de profissionalização e organização das suas atividades. Confira e tire suas próprias conclusões sobre a adoção de um software de gestão empresarial para o seu negócio:

Processos muito burocráticos

Processos excessivamente burocráticos são sinal de ineficiência operacional, o que vai completamente na contramão do mercado, que exige respostas cada vez mais rápidas e assertivas. Com um software de gestão empresarial, você elimina essa morosidade, pois organiza os fluxos de informações, dá um direcionamento para que a equipe trabalhe melhor e ainda elimina o retrabalho com a redução de atividades manuais.

Dificuldade na busca de informações

Outro sinal de que sua empresa precisa urgentemente de um software de gestão empresarial é o uso de controles descentralizados, que dificultam o acesso a informações importantes sobre o negócio. Se você tem uma planilha para cada assunto e não consegue confrontar os dados a fim de visualizar o cenário completo em que sua empresa está inserida, está na hora de pensar na integração para melhorar sua capacidade de gestão. E um software de gestão é ideal para isso!

Produtividade em baixa sem um software de gestão 

Processos burocráticos e falta de informação na hora certa comprometem a produtividade da sua equipe, consequentemente tornando a empresa lenta no que se refere às respostas dadas ao mercado. Já imaginou perder oportunidades de venda porque seu time de vendas demora para dar retorno aos leads gerados? Para aproveitar cada oportunidade de crescimento, você precisa ser ágil e eficiente. E isso pode ser conquistado com a adoção de um software de gestão empresarial que otimize os processos, facilite o fluxo de informações e libere as pessoas para pensarem no estratégico em vez de no operacional.

Fluxo de caixa inconstante

Um mês você está no vermelho, no outro, no azul. As entradas e saídas de dinheiro acontecem sem que você perceba e a lucratividade da empresa é uma incógnita ainda a ser desvendada. Erros de fluxo de caixa são um sinal bastante perigoso de que a saúde da corporação anda mal. Mas isso pode ser facilmente resolvido ao adotar um software de gestão empresarial com um módulo robusto de gestão financeira. Relatórios gerenciais, fluxo de caixa em dia, projeções de receitas e despesas: tudo isso pode ser facilmente gerado com o auxílio de um software, eliminando as planilhas que nada contribuem para uma visão estratégica do negócio.

Gestão de estoque inadequada

Como o estoque faz parte do capital de giro da empresa (é dinheiro investido), deve trazer retorno financeiro. A lógica é simples: quanto maior é seu estoque, mais capital parado você tem. É como se guardasse dinheiro embaixo do colchão, sem rendimento algum, apenas desvalorizando. Em contrapartida, se você tem estoque a menos, corre o risco de parar a produção ou até mesmo as vendas por falta do que colocar na prateleira. Isso significa que a gestão de estoque deve ser minuciosa, obedecendo a regras bastante claras para a entrada e a saída de mercadorias. A reposição de produtos deve ser ágil, mas sem comprometer sua capacidade de negociação junto aos fornecedores. A melhor forma de chegar a esse nível de eficácia? Contando com um software de gestão empresarial que ofereça recursos de controle de estoque para manter seu estoque sempre em dia. 

Ineficiência nas vendas

As vendas são a garantia da perpetuidade do seu negócio, certo? Mas e quando elas não acontecem na mesma velocidade com que os gastos são feitos? Esse pode ser um sinal de que você está precisando automatizar seu setor comercial, implementando um software de gestão com um módulo de CRM. Com um CRM, sua força de vendas será capaz de otimizar os contatos com novos leads, registrar o histórico de interações, realizar atendimentos mais precisos e, no fim das contas, elevar os resultados em pouquíssimo tempo.

Índice ruim de satisfação dos clientes

A primeira venda até acontece, mas depois parece que os clientes somem, aumentando a pressão do time em captar mais e mais leads. As reclamações são constantes e seus clientes parecem nunca estar satisfeitos. Isso é comum quando não se tem o suporte tecnológico adequado para encantar e fidelizar os consumidores! Para solucionar essa questão, uma ferramenta que ajude na gestão da carteira de clientes, como um software de gestão empresarial, equipado com o módulo de automação de vendas, é essencial. Com esse auxílio, seu time de vendas será capaz de entender o comportamento dos consumidores, extrair valiosos insights sobre cada interação e, com isso, desenvolver abordagens de vendas mais precisas, focadas nas reais necessidades do público-alvo.

Como utilizar o software de gestão de maneira eficiente

Comunique-se com o suporte

Sempre que um novo software de gestão começa a ser utilizado, aparecem dúvidas e problemas no manuseio da ferramenta. Isso é comum, mas muitos empreendedores acabam desistindo de usar o sistema devido a esses empecilhos iniciais. 

Na verdade, o recomendado é utilizar o suporte oferecido pela empresa que disponibiliza o software de gestão empresarial. Entender exatamente quais são as funcionalidades do programa, como utilizá-las e de que forma podem otimizar os processos da sua empresa é essencial para que o software seja utilizado de forma adequada. 

Além disso, pode haver a necessidade de fazer ajustes e adequação ao software de gestão. Novamente, o empreendedor deve entrar em contato com o suporte, solicitando informações a respeito da alterações.

Trabalhe com ferramentas intuitivas e fáceis

Esse é outro ponto que exige o conhecimento prévio das funções oferecidas pelo software de gestão empresarial. No início, é comum que os gestores e colaboradores deixem de usar determinadas funcionalidades, mas isso pode trazer dificuldades para a administração do negócio.

Por isso, o ideal é procurar um software que seja intuitivo e fácil de usar. No entanto, no caso de qualquer dúvida, deve-se entrar em contato com o suporte ou acessar os materiais de apoio ao uso software.

Outra dica interessante é identificar as funcionalidades existentes, acompanhando as que são mais utilizadas. A partir disso, é possível treinar os colaboradores e ajudá-los a usar os recursos mais importantes.

Planeje a implementação do software de gestão

Um dos principais problemas ao utilizar o software de gestão é o fato de que muitas empresas não fazem o planejamento para a sua implantação. O gestor deve estimar o tempo e os recursos necessários, monitorando todo o processo de implantação e fazendo os ajustes necessários.

Também é recomendado estabelecer prioridades, métodos, etapas e os meios requeridos para que seja implantada uma mudança na cultura da empresa, já que todos os colaboradores precisarão utilizar o software de gestão.

Nesse sentido, é muito importante planejar e fornecer treinamento e capacitação para os funcionários.

Não ignore o investimento em segurança

O software de gestão empresarial traz a grande facilidade de reunir todas as informações em um só lugar. Porém, é preciso se precaver de imprevistos. Logo, investir em segurança é imprescindível.

Para essa situação, é essencial criar políticas de segurança e sigilo das informações, repassando a todos os colaboradores a necessidade de segui-las à risca. Além disso, deve-se fazer backups periódicos dos arquivos, assegurando-se de que os dados não serão perdidos.

Economize dinheiro da forma correta

O processo de implantação de um software de gestão empresarial pode trazer alguns custos, como capacitação de pessoas e adaptações específicas, mas eles serão importantes para a administração do negócio. Por isso, invista o que for necessário, porque o impacto positivo vai valer a pena. 

Evite também deixar toda a implantação sob responsabilidade da equipe de TI, e envolva todas as áreas no processo, desde a escolha da ferramenta até a implementação. Conte também com o apoio da empresa desenvolvedora do sistema, tanto no sentido de sanar dúvidas dos colaboradores quanto em relação ao treinamento deles. Assim, o processo torna-se mais rápido e assertivo. 

Faça a manutenção do software

Todo sistema requer manutenção e atualização. Com um software de gestão empresarial, não é diferente. 

Antes de contratar o software de gestão, verifique com o desenvolvedor como é feita a manutenção e com qual frequência. Depois de implantado, siga as manutenções à risca, e, assim, sua empresa terá o melhor resultado possível.

Conheça o software de gestão da ADV Tecnologia

Existem bons softwares de gestão no mercado, mas alguns deles se destacam pela relação custo/benefício. O software Advanced Business ERP, da ADV Tecnologia, é voltado para a gestão eficiente do negócio, sendo completo e ao mesmo tempo fácil de trabalhar e sem complicação.

Se você está em busca de um software de gestão confiável, que dê o suporte necessário para o crescimento da sua empresa, não deixe de fazer a demonstração do nosso sistema! Então o que ainda está esperando?

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