Quantos processos ocorrem em sua empresa até que ela entregue aquilo que vende aos seus clientes? Qual é o passo a passo que gere desde campanhas de marketing e processos de vendas, passando pela provisão de recursos para gerar o produto e/ou o serviço que sua empresa provê, chegando ao momento em que o pedido é faturado, recebido, usado por seu cliente e gerindo até mesmo o pós-venda e oferecendo assistência? Detalhar todos esses micros processos que envolvem tarefas rotineiras, porém vitais, para o sucesso de uma companhia é uma tarefa bastante complexa. Porém, com um sistema de gestão para pequenas empresas que tem exatamente a função de gerir, integrar e evitar falhas nesses pequenos processos, esse controle se torna real.

No post de hoje vamos compreender o que é, como funciona, quais as vantagens e benefícios, além de como escolher um software adequado às necessidades de sua empresa. Acompanhe a seguir e descubra mais sobre o sistema ERP. 

O que é sistema ERP?

A sigla ERP vem do inglês Enterprise Resource Planning, que em uma tradução livre seria o Planejamento de Recursos Empresariais. Porém, na prática essa solução ficou conhecida como sistema integrado de gestão empresarial. Esses softwares automatizam e otimizam os processos realizados pelas pessoas envolvidas em cada área da empresa, reunindo informações que são atualizadas constantemente, e oferecendo um apoio estratégico para a equipe de gestão da organização. Essa prática facilita tomada de decisões e planejamento das ações, tornando a administração da empresa como um todo muito mais assertiva.

Em outras palavras, os sistemas de gestão centralizam, integram e atualizam os status de cada atividade das diversas áreas da empresa (vendas, financeiro, produção, logística, estoque, compras, serviços, entre outras), transformando dados brutos em informações confiáveis que apoiam a tomada de decisão. O impacto disso é uma diminuição considerável na possibilidade de erros, falhas de comunicação entre as áreas e redução direta de custos.

Mediante essas informações, você deve estar se perguntando: “Será que essa solução só serve para grandes corporações, ou uma empresa com operações enxutas, quadro reduzido de funcionários/fornecedores e com processos operacionais simples também podem se beneficiar?” Até pouco tempo, somente grandes negócios tinham orçamento disponível para investir nesses softwares. Mas agora existem soluções que são altamente aderentes aos processos das pequenas empresas, com custos reduzidos e que visam otimizar a utilização de todos os recursos (materiais e humanos) envolvidos em sua operação. Então, a resposta é: Sim! Sua pequena empresa não só pode como deve se beneficiar das vantagens e funcionalidades oferecidas por um ERP.

Segundo um estudo realizado pela empresa de consultoria empresarial norte-americana McKinsey, ter um bom processo de decisão impacta diretamente nos resultados operacionais e na lucratividade de uma empresa. O estudo aponta que 1% do aumento nos preços de venda dos produtos ou serviços pode representar 11% a mais de lucro para sua empresa; a economia constante de 1% nos custos fixos pode aumentar a margem de lucro em 2,3%, já a diminuição de custos variáveis traria retornos de 7,8%, enquanto isso o aumento de 1% nas vendas produziria apenas 3,3% de lucros a mais. Ou seja, se sua empresa melhorar e otimizar os processos em apenas 1%, pode ter um lucro 24,4% superior ao atual. Além disso, pode identificar onde os esforços devem ser mais centralizados para chegar nesse número, facilitando algumas decisões. Por exemplo, é bastante natural que as pequenas empresas invistam pesado na conquista de novos clientes para ter lucros maiores, mas o maior ganho estaria em diminuir os custos variáveis e aumentar as margens. E tais coisas não dependem do aumento das vendas.

Conheça o melhor sistema de gestão para pequenas empresas 

demonstração Sistema integrado de gestão empresarial

Como funciona um sistema ERP?

Existem duas funcionalidades básicas em um software ERP: otimização e automatização dos processos rotineiros, e apoio na tomada de decisões administrativas, financeiras e comerciais.

No caso da otimização e automatização dos processos internos da empresa, um sistema de gestão funciona com a eliminação de processos manuais, redução de retrabalhos e diminuição da probabilidade de erros humanos no processo. Por exemplo, ao realizar uma nova venda, os responsáveis pelo estoque e financeiro receberão simultaneamente um pedido para separação do produto e envio ao cliente, além de uma ordem de compra para gerar o faturamento. O pessoal do financeiro poderá emitir o boleto e a nota fiscal com poucos cliques através de uma integração com o banco e a SEFAZ. Já se o cliente ficar inadimplente, o setor de cobranças receberá essa informação sem que ninguém tenha que comunicá-lo, pois o sistema fará a atualização e controle automático desses status. Logo, alertas serão disparados sempre que algum novo evento ou condição for iniciado ou alterado.

Por outro lado, o ERP também funciona para apoiar a tomada de decisão. Por exemplo, os times de marketing e vendas poderão descobrir rapidamente quais produtos são mais vendidos e quais estão sem giro no estoque. Com essas informações, eles poderão reajustar a tabela de preços, idealizar promoções ou prever sazonalidades. Já o time de finanças poderá avaliar a necessidade de tomar empréstimos para corrigir o giro de caixa baseando-se nas necessidades de compra de mais matéria-prima versus quantidade de vendas realizadas para determinado produto. O time contábil e fiscal terão os dados para entregar todas as obrigações, sem precisar solicitar os processos ao time financeiro.

Enfim, existem muitas respostas para essa questão do “como funciona o sistema de gestão”, dependendo sempre de variáveis, como o que irá determinar como seu ERP será usado, quais os processos serão automatizados e quais continuarão dependendo da intervenção humana para serem imputados e aprovados, qual o fluxo e os gatilhos que cada evento ou atividade irá comportar, quais informações serão acessadas por tipo de usuário ou cargo da pessoa e com quais ferramentas ele irá se integrar, tudo isso será determinado em um estudo e no planejamento da implantação de seu software.

Como implantar um sistema de gestão para pequenas empresas?

Ao decidir pela implantação de um sistema de gestão para pequenas empresas, você deverá mapear todos os processos que realiza, as necessidades de integração deles, a quantidade de retrabalho que eles geram e, principalmente, os custos adicionais que poderiam ser evitados caso o processo fosse perfeitamente executado. Com base nesse estudo inicial, será possível seguir cinco etapas básicas que um software ERP requer no momento da implantação: 

1ª etapa:

Instalação e parametrização: é o momento da instalação do software, estabelecimento de parâmetros e regras de negócios que cada processo obedecerá. Integração com outras ferramentas, definição de permissões e acessos e testes para homologar se o sistema está funcionando conforme o esperado. 

2ª etapa:

Migração de Dados: sua empresa não pode apagar o histórico de suas operações somente porque irá implantar um ERP. Por isso, é fundamental que todos os dados sejam reunidos e migrados para o novo sistema. A questão principal aqui é a de dar um correto tratamento aos dados, pois informações corrompidas ou com péssima qualidade irão comprometer o bom uso da solução. 

3ª etapa:

Treinamento: por mais simples, intuitivo e familiar que seja a interface e os processos suportados pelo ERP, treinar a equipe em seu uso é de extrema importância. Isso garante que os processos sejam corretamente executados, diminuindo o tempo gasto por pessoa na interpretação de suas tarefas, reforçando o impacto que a ação de cada usuário terá no trabalho de outros colaboradores ou áreas.

4ª etapa:

Integração de departamentos: é o momento em que os gestores de cada área veem como as definições das regras de negócio irão integrar e exigir suas ações para um correto andamento das operações da empresa refletidas no ERP. Por exemplo, o time de produção será responsável por emitir uma ordem de compra de mais matéria prima para o fornecedor. Porém, essa ordem só será enviada se o responsável pelo departamento financeiro aprovar.

5ª etapa:

Homologação definitiva: é o momento em que todas as áreas realizam um teste prático para identificar se os processos estão integrados e adequados às necessidades da empresa.

É importante perceber que cada etapa exigirá uma quantidade mínima de tempo para ser finalizada, ou seja, a implantação não é um processo que levará horas, mas dias ou até meses, dependendo da complexidade dos processos da empresa e da quantidade de dados que ela possuir.

Vantagens de um sistema de gestão para pequenas empresas

Elimina o uso de planilhas manuais

Manter todos os registros e dados atualizados em uma planilha é uma tarefa muito difícil. Além disso, ao utilizar planilhas, normalmente há a necessidade de replicar a mesma informação em mais de uma delas.

Por exemplo, somente no time financeiro seriam necessárias planilhas com cadastro de clientes, fornecedores, colaboradores e seus respectivos dados bancários. Uma das tabelas serviria para controlar o fluxo de caixa, a outra para controlar os inadimplentes, uma terceira para listar os recebimentos, e outra para o pagamento.

Enfim, com essa quantidade de planilhas e de informações, rastrear, identificar e corrigir problemas confiando nos dados apresentados se torna quase que uma insensatez para o gestor da área. O uso de planilhas custa caro para as empresas, dada à quantidade de horas que utilizam na criação, imputação de dados, retrabalhos gerados e pouca confiabilidade nos dados.

Sistema de gestão para pequenas empresas diminui o retrabalho

Ao diminuir os processos manuais por meio da automatização dos processos que servem de um mesmo dado para serem executados, um sistema ERP para pequenas empresas dá maior fluidez e produtividade em todos os níveis da empresa. Se no processo manual uma informação enviada por e-mail precisaria ser atualizada nas planilhas das áreas de compra, estoque, financeiro e fiscal, por exemplo, no sistema de gestão empresarial esses departamentos até podem ser notificados, mas as informações já constariam no sistema e, no máximo, exigiriam uma aprovação do gestor.

Reduz o tempo gasto com processos gerenciais

Organizar, priorizar e controlar tarefas consome muito tempo. Tempo esse que poderia ser gasto com definições estratégicas, inovação empresarial e aumento da competitividade da empresa. Um sistema ERP permite que o controle de ações seja maior, pois alertas sobre a falta de determinada atividade podem ser criados a fim de evitar que o gestor gaste horas entendendo se os processos foram ou não executados.

Reduz o estoque e otimiza o emprego da mão de obra nas empresas

Alinhar o tamanho do estoque ou da capacidade de emprego da mão de obra da empresa com as necessidades dos clientes e do mercado é uma das maneiras mais eficientes de garantir um bom uso do capital de giro da empresa e de aumentar sua margem de lucro. Nos sistemas de gestão empresarial, este tipo de otimização pode ser parametrizada para que ocorra de modo natural e automático. Por exemplo, sempre que determinado nível de estoque chegar em X quantidade, uma ordem de compra é gerada automaticamente, e quando aprovada pelo gerente de operações e pelo financeiro, já será emitido o pedido diretamente para o fornecedor.

Sistema de gestão para pequenas empresas apoia o processo de tomada de decisão 

Sua empresa gera uma enorme quantidade de dados diariamente, mas se eles não são centralizados e compilados, nunca servirão como informações úteis para apoiar a tomada de decisão. Ao centralizar, integrar e manter sempre atualizadas as informações, um sistema ERP dará o subsídio necessário para que os empresários decidam ou não por uma ação.

Desenvolve a capacidade de gerenciamento da empresa

A cultura gerencial muda no momento em que um sistema de gestão para pequenas empresas é implantado, pois a identificação de gargalos operacionais, otimização de investimento e redução de custos, bem como a adoção de boas práticas do mercado, se tornam os fatores que norteiam a gestão do negócio. 

O principal fator para adotar um ERP é ter a compreensão de que os processos são necessários para a sobrevivência de uma empresa, mas nenhuma delas foi criada com o fim de realizar processos internos, todas possuem uma missão e um objetivo maior de servir seus clientes. Logo, minimizar o impacto dos processos internos e permitir que o maior número de pessoas possíveis esteja desenvolvendo atividades relacionadas ao objetivo da instituição é a melhor forma de garantir uma vantagem competitiva frente aos concorrentes. 

Como escolher um sistema de gestão para pequenas empresas

Existem 5 atributos que são indispensáveis na hora de escolher um Sistema ERP:

  1. Ter um objetivo claro no momento da implantação: sem ter uma meta clara, quantificável, apurada e definida, fica impossível saber qual ERP será melhor para a empresa. A ausência dessas informações também inviabiliza descobrir qual o retorno sobre o investimento (ROI) que a solução trouxe;
  2. Ter uma visão plana de todos os processos, alinhados às suas necessidades no médio e longo prazo é a maneira de garantir que o ERP será uma solução completa que atenderá todas as áreas e exigências operacionais. 
  3. Verificar a experiência dos clientes da companhia que implantará o sistema ERP é uma das melhores maneiras de identificar a expertise da sua marca e a adequação do sistema às suas necessidades;
  4. Ser fácil de usar é um requisito importante de se avaliar, pois isso determinará a receptividade que o novo sistema terá em sua empresa e a necessidade de treinamento que pessoas admitidas após a implantação terão que passar;
  5. Avaliar questões tecnológicas, como possibilidade de acessar o sistema mesmo não estando na empresa, gastos com manutenção e infraestrutura que exigirá e dependência ou não de uma equipe de TI para fazer seu gerenciamento.

Cuidados ao adquirir e implantar um sistema de gestão para pequenas empresas

Até aqui, foram ressaltadas a importância e as vantagens do investimento em um sistema ERP para pequenas empresas e como ele pode ajudar a aprimorar os processos e seus resultados. Entretanto, é necessário também falar sobre os cuidados que devem ser tomados antes de adquirir e ao implementar o software. Confira alguns deles a seguir: 

Examinar a inteligência do negócio

Por mais que as rotinas de um sistema ERP sejam similares entre as soluções disponíveis no mercado, a inteligência do software se difere entre elas. Isso se dá pelo fato de que alguns sistemas são superiores a outros no que diz respeito à tratativa dos dados e como eles são entregues para o gestor.

Isso é especialmente importante para o processo de análise, identificação de falhas e elaboração de um planejamento mais preciso, que ajude a direcionar os processos e alcançar resultados aprimorados. Portanto, vale a pena pesquisar qual solução trará o máximo de eficácia possível.

Pensar em uma adoção rápida

Na hora de investir em um software, é bem provável que seja necessário lidar com a resistência de alguns colaboradores, além das dificuldades de assimilar a mudança e as novas rotinas. Nesse caso, o ideal é procurar uma solução que permita uma adoção rápida e seja mais intuitivo, facilitando a utilização para o usuário final.

Nesses casos, será possível otimizar os resultados de forma muito mais ágil, além de a possibilidade de contar com uma equipe mais produtiva e engajada. 

Conscientização e treinamento da equipe

Por falar em resistência dos colaboradores, outro ponto importante na adoção de um sistema de gestão é a conscientização da equipe a respeito da importância do investimento e os benefícios que ele traz — tanto para a empresa, quanto para as rotinas de trabalho.

Grande parte da motivação da equipe se dá por meio dos treinamentos necessários e da facilidade na utilização do software, o que faz com que sistemas intuitivos sejam uma opção melhor do que soluções muito burocráticas.

Prezar pela flexibilidade e escalabilidade

Investir em uma solução que seja mais flexível — ou seja, que permita alterações e customizações — é a melhor opção. Isso se dá pelo fato de que, na prática, podem ser identificadas funcionalidades que não foram contempladas no projeto e precisam ser incluídas, ou mesmo algumas alterações — levantadas pelos usuários.

A escalabilidade é especialmente importante para acompanhar o crescimento do negócio. Ou seja, à medida que novas necessidades vão surgindo, o sistema deve estar pronto para acompanhá-las e satisfazê-las.

Pesquisar sobre o suporte fornecido pelo sistema de gestão para pequenas empresas

Como dito anteriormente, o treinamento é essencial para que a adoção do software seja melhor aceita pelos funcionários. Logo, além do acompanhamento na fase de implementação, vale procurar uma empresa que ofereça suporte — tanto para a utilização do sistema quanto para o maior aproveitamento das funcionalidades que ele oferece, ajudando a alcançar resultados ainda melhores.

Mapear e padronizar processos

Antes de implementar o software, é necessário mapear e padronizar todos os processos de trabalho. Isso é importante para garantir a uniformidade dos dados inseridos — evitando duplicidades, erros e inconsistências. 

Sendo assim, as atividades serão analisadas, desenhadas, aprimoradas e formalizadas, de forma que, independentemente do colaborador que a executar, sempre será feita utilizando a mesma metodologia. Vale lembrar que essa ação também traz a vantagem de facilitar o treinamento de novos funcionários e fazer com que eles já aprendam de acordo com o padrão estabelecido.

Qualidade das informações

Esse também é um ponto que precisa de muita atenção na hora da implantação do sistema. Por mais que as tabelas e informações sejam padronizadas e contenham dados importantes, sempre acaba sendo necessário incluir mais algum. Isso faz com que a normalização seja necessária, por mais burocrática e demorada que ela possa ser, pois é por meio dela que será possível garantir que a informação sempre chegará ao seu destinatário, mais correta e precisa possível.

Nesse caso, vale contar com uma pessoa, ou mais, que será responsável pelo saneamento, padronização e correção das informações que estão no sistema, além de centralizar o lançamento de novos dados em uma equipe qualificada para essa tarefa.

Você ainda tem alguma dúvida sobre sistema de gestão para pequenas empresas? Já decidiu se ele é importante para a sua empresa? Compartilhe suas dúvidas, ideias e comentários conosco!

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