Emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e): guia prático para tirar suas dúvidas

Com o avanço constante e acelerado da tecnologia, é natural que as tarefas do dia a dia, inclusive as obrigações estabelecidas pela lei, se modifiquem e se adaptem a novos formatos. Esse é o caso da emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e) pelas empresas.

Esse é um procedimento muito eficaz, tanto para o governo quanto para as empresas, pois, se de um lado ele contribui para diminuir a sonegação e facilitar a fiscalização, por outro, praticamente elimina os gastos com papel — e ainda as exigências correlatas de impressoras e tipos de material utilizado — e minimiza os erros do processo. Ainda, a instituição da NF-e serve como fomentador do comércio eletrônico.

Requisitos básicos para a emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e)

O primeiro requisito para conseguir emitir a nota fiscal eletrônica é ter um Certificado Digital, pois é ele que garante a validade jurídica desse documento, comprovando sua autenticidade. É o certificado que garante que a empresa emitiu a NF-e.

É importante saber que existem dois tipos de certificados disponíveis, que são o A1 e o A3. O mais indicado, porém, é o A1, que pode ser adquirido nas Agências dos Correios ou em outras certificadoras como a Serasa Experian ou Certisign. No caso de não conseguir emitir o A1 sozinho, é possível procurar um contador, que poderá auxiliar nesse processo.

Outro fator indispensável é ter um software emissor, que poderá ser instalado em seu computador ou acessado na “nuvem“, através de um acesso à internet.

Preenchimento da nota fiscal eletrônica (NF-e)

O preenchimento do documento fiscal deve ser feito com muita atenção e maioria dos dados é obrigatória. Alguns campos são preenchidos automaticamente pelo sistema de emissão de nota fiscal eletrônica, tais como:

• A data de preenchimento;
• O número da NF-e;
• A a hora de emissão do documento.

Outros dados precisam ser preenchidos manualmente e devem estar estritamente corretos, por isso pedem atenção. São eles:

1. Os dados do Emitente: Semelhante a um cadastro, é preciso informar Razão Social, CNPJ, Inscrições Estadual e Municipal etc.;
2. Os dados do Destinatário: São informados os dados do adquirente do produto, seu cliente. Se pessoa jurídica, CNPJ, Razão Social e demais informações semelhantes às do emissor; se pessoa física, CPF, endereço, nome etc.;
3. Descrição dos produtos ou serviços: É preciso informar detalhadamente os produtos vendidos, informando nome, marca, modelo, tamanho — tudo que seja útil para garantir a sua identificação completa e inequívoca — e ainda o tipo de unidade vendida, como peça (pc), peso (Kg) ou área (m²) e sua quantidade;
4. Valor: São necessários o valor unitário e o valor total, calculado de acordo com as quantidades informadas anteriormente;
5. Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM): Esse é um código utilizado em todo o Mercosul que classifica de forma padronizada produtos e serviços, facilitando a identificação das alíquotas referentes aos tributos obrigatórios para cada caso;
6. Código Especificador de Substituição Tributária (CEST): Código que uniformiza a tributação de todos os produtos sujeitos ao ICMS passível de Substituição Tributária (ST);
7. ICMS / Código de Situação Tributária (CST): O CST se refere à modalidade de tributação à qual aquela venda está sujeita: Se é pelo Simples Nacional, se há permissão de crédito e ST, entre outros detalhamentos para o pagamento do tributo;
8. Origem: Indica de onde e como vem o produto: Se é nacional, importado direta ou indiretamente, por exemplo;
9. Natureza da Operação: Identifica se o objeto da NF-e é uma venda, compra, importação, devolução e outras mais;
10. A forma de pagamento: Se à vista, a prazo ou de outra forma;
11. Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP): Código de 4 dígitos que identifica a natureza da circulação do produto ou da prestação do serviço vinculado à NF-e em questão;
12. Base de Cálculo do ICMS: O valor base para cálculo do tributo, que inclui o frete e demais despesas acessórias;
13. Valor do ICMS e do ICMS ST: Resultantes respectivamente da multiplicação da base de cálculo pela alíquota aplicável, definida pelo NCM e do cálculo específico do ICMS ST;
14. Valor total dos produtos ou serviços;
15. Valor do frete, quando houver;
16. Valor de possíveis seguros, quando houver;
17. Valor do desconto, quando houver;
18. Valor total da NF-e, calculado considerando-se todos os outros supracitados.

Emissão da nota fiscal eletrônica

Todos os dados informados na nota fiscal eletrônica devem estar corretos para o seu envio à Receita Federal, portanto verifique-os cuidadosamente. O documento irá gerar uma chave de acesso com 44 dígitos, que garantirá a autenticidade do documento fiscal no site da Fazenda Federal.

Dessa forma, o produto poderá circular sem problemas, desde que esteja acompanhado da DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).

Tipos de documentos fiscais existentes

Existem três tipos de documentos fiscais eletrônicos, sendo que a NF-e, que foi desenvolvida para substituir os modelos 1 e 1A, é o mais comum e substitui o modelo tradicional, para vendas sujeitas à cobrança de ICMS.

A NFS-e foi criada para substituir a Nota fiscal de Serviço, relativa aos serviços sujeitos ao Imposto sobre Serviço (ISS).

Há também o CT-e, conhecido como Conhecimento de Transporte eletrônico, que serve para substituir os documentos de transporte rodoviário de carga.

Principais Benefícios da NF-e

As vantagens da emissão de notas fiscais eletrônicas são muitas, tanto para as empresas, quanto para o governo. Entre elas se pode citar:

• A diminuição do impacto ambiental;
• A redução dos custos com armazenamento de papel;
• O aumento de confiança com documentos fiscais;
• O incentivo ao uso das novas tecnologias, para que tenhamos uma sociedade mais dinâmica.

Mudanças trazidas pela NF-e

Antigamente, perdia-se muito tempo para emitir uma nota fiscal. Hoje, após a chegada da NF-e, com apenas alguns cliques o documento fica pronto, podendo ser impresso e ser entregue ao cliente em poucos minutos.

Uma das mudanças mais importantes é o fato das informações das empresas ficarem disponíveis para a Receita Federal por até 180 dias.

Dentro das empresas, elas modificam alguns fluxos de atividade e estrutura, como, por exemplo:

Controle de Estoque

Por meio de um bom software, é possível controlar a saída de estoque, na medida em que as NF-e estiverem sendo geradas. Cada vez que um item é faturado, ocorre a baixa no estoque de forma automática, o que facilita muito a vida dos empreendedores e também dos compradores.

Controle Financeiro

Do mesmo modo acontece com o controle financeiro da empresa, pois os boletos podem ser gerados juntamente com cada respectiva NF-e. Inclusive, as cobranças bancárias e financiamentos podem ser vinculadas aos documentos fiscais. Dessa maneira, fica mais fácil controlar os valores a receber e também o montante a pagar.

Carta de Correção: Retificação de informações indevidas ou ausentes

Caso falte algum dado no corpo da nota fiscal, existe a possibilidade de fazer uma carta de correção (CC-e), que deverá ser anexada ao documento para enviar ao seu cliente ou fornecedor. Ela somente poderá ser emitida após a aprovação da NF-e pela SEFAZ.

Erros que permitem a emissão de Carta de Correção

Existem alguns erros em função dos quais o emitente poderá gerar uma carta de correção. São eles:

• Mudança da natureza de operação (CFOP);
• Dados da transportadora;
• Códigos fiscais, sem alteração de valores;
• Endereço do destinatário;
• Peso das mercadorias;
• Dados adicionais que passaram despercebidos na hora da emissão;
• Erro ao informar razão social do Destinatário.

Diversos clientes, mesmo estando dentro da lei, se recusam a aceitar a carta de correção. Se isso ocorrer, vale a pena conversar com o destinatário para tentar fazer com que ele entenda a real situação; todavia, não deixe que a emissão de CC-e se torne um hábito.

Erros que não permitem a emissão da Carta de Correção

Em determinadas situações não se pode usar a carta de correção e entre elas estão:

• Alteração no valor dos impostos;
• Mudança na data da saída da NF-e;
• Caso de não autorização de nota pela SEFAZ.
• Esses erros podem afetar os dados essenciais do documento fiscal e, por esse motivo, a carta de correção não é permitida.

Quantidade de CC-e para uma NF-e

A nota fiscal eletrônica pode ter até vinte cartas de correções, desde que as informações das anteriores constem na última emitida. Essas podem ser emitidas no máximo trinta dias corridos após a emissão do primeiro documento.

NF-e que retornam com erros

Quando a SEFAZ recebe uma nota fiscal com erros, geralmente ela a rejeita. O mais interessante nessas situações é que o software utilizado seja tão bom que informe ao cliente a ocorrência de erros antes do envio.

No caso de a mercadoria já ter saído da empresa — o que não deve acontecer —-, o cliente deve ser informado do fato ocorrido e o problema solucionado o mais rápido possível.

Pendências de retorno por parte da SEFAZ

Nas ocasiões em que a NF-e ficar travada e não houver nenhum retorno por parte da SEFAZ a respeito, poderá ter ocorrido do documento estar travado no sistema por algum motivo.

Para evitar esses pequenos problemas que causam muitas dores de cabeça, é indicado que as empresas invistam em um software confiável. Cabe ressaltar que, caso isso ocorra, você pode contar com a ajuda de sua contabilidade. Todavia, alguma atitude precisa ser tomada, como tentar o reenvio da NF-e à SEFAZ ou verificar a possibilidade de cancelamento.

Cancelamento de NF-e

Quando um desses documentos fiscais é aprovado pela Receita Federal, o emitente tem um prazo de apenas 24 horas para cancelá-la.

Assim sendo, o motivo pelo qual está sendo solicitado o cancelamento deve ser informado de imediato. Diante da necessidade de realizar algum ajuste sem possibilidade de cancelamento, seu maior aliado será a CC-e.

Fim do Emissor gratuito da SEFAZ

Desde 2006, a SEFAZ disponibiliza a todos os interessados, um emissor gratuito de notas fiscais eletrônicas. Porém, esse programa está prestes a ser encerrado. O governo decidiu que irá deixar de fazer novas atualizações, bem como irá impedir que novos usuários venham a fazer uso dele.

A data definitiva para o aplicativo cessar o funcionamento é 1 de janeiro de 2017. Então, quem já possui o programa instalado poderá continuar utilizando-o, mas ele não será atualizado. Diante disso, a contratação de um software apropriado para emissão de notas fiscais é primordial para que sua empresa continue emitindo suas NF-e normalmente.

Como escolher o novo programa para emissão de NF-e

Com o fim do emissor gratuito da SEFAZ, todas as empresas, exceto os microempreendedores individuais (MEIs), terão a necessidade de contratar os serviços de uma empresa que lhes forneça um programa para emissão de suas notas fiscais eletrônicas.

Mas não se desespere: o que parece ser negativo pode ajudar sua empresa a desenvolver técnicas mais simples na emissão de seus documentos e organizar melhor os controles da sua empresa.

O fato de ter que recorrer a um software pago traz maior facilidade em solucionar pequenos problemas que acontecem no dia a dia, uma vez que a empresa contratada deverá fornecer todo suporte necessário.

As vantagens de optar por um ERP

Contudo, antes de adquirir qualquer software, faça uma análise com calma, verificando o quanto ele é intuitivo e facilitador e quais necessidades ele eventualmente não cobrirá. Pense estrategicamente e pode ser que prefira adquirir um ERP (Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos da Empresa), que integre a emissão e lhe permita melhorar seus processos internos, pois esse tipo de programa geralmente agrega todos os processos administrativos e financeiros.

Seu novo sistema poderá ser útil em vários outros aspectos, como controle de vendas, compras, gestão de clientes, financeiro, comissões a serem pagas, entre outras. Dessa maneira, você estará utilizando um programa que ajudará a manter toda a organização de sua empresa. Vale a pena aderir às mudanças que agreguem segurança e tranquilidade.

A princípio, parece complicada a emissão de uma NF-e, mas basta apenas tomar alguns cuidados especiais e utilizar um software de confiança — como o da ADV Tecnologia, que já citamos —, para emitir esse documento.

Essa será uma tarefa simples e fácil, e poderá ser realizada tanto por uma pessoa inexperiente como por alguém que já possua conhecimento na área fiscal.

Siga corretamente cada passo citado aqui e faça a emissão de nota fiscal eletrônica tranquilamente. Para obter maiores informações, assine agora mesmo a nossa Newsletter! Boa sorte!