Corrigir uma NF-e já emitida ou cancelar? Como e quando fazer isso?

É comum em alguns casos, seja por correria, erro humano ou problemas com software, que haja algum equívoco na hora de emitir uma Nota Fiscal eletrônica (NF-e) que será detectado posteriormente, seja no valor da nota, dados ou outros detalhes. Mas como corrigir uma NF-E se ela já foi enviada para a Secretaria da Fazenda – SEFAZ?

Caso a NF-e seja transmitida com erros, eles poderão acarretar em multas para o empresário. Se você quer evitar esse tipo de problema, leia esse artigo e fique por dentro do assunto para se resguardar e evitar esse tipo de problema.

Errou? Então faça uma CC-e!

CC-e ou Carta de Correção Eletrônica é uma alternativa para a correção de algumas informações de uma Nota Fiscal Eletrônica, mas ela só pode ser utilizada nas NF-e já autorizadas pela Secretaria da Fazenda do seu estado.

Quando a SEFAZ do seu estado autoriza a nota fiscal eletrônica, ela já não pode mais ser cancelada (a menos que ainda esteja dentro do prazo máximo para cancelamento de uma NF-e, que é de 24 horas).  E é nestes casos que entra a CC-e.

Casos em que se pode corrigir uma NF-e

É permitido corrigir uma NF-e através de uma Carta de Correção Eletrônica em um documento fiscal já autorizado em alguns casos. Veja os erros que podem ser corrigidos:

– A natureza da operação da nota (CFOP), desde que não se altere o valor dos impostos;

– Códigos Fiscais ou o código da tributação (desde que não se altere seu valor);

– Dados da transportadora;

– Endereço do destinatário (apenas parcial, como, por exemplo, o número da casa). O endereço total não pode ser alterado;

– Erro ou omissão no tipo de fundamentação legal que forneceu algum benefício fiscal;

– Inserção de dados adicionais;

– Peso, acondicionamento, volume ou outro dado(s) do(s) produto(s); e

– Razão social do destinatário.

Casos em que não é possível corrigir uma NF-e

É expressamente proibido corrigir nota fiscal eletrônica via CC-e nos seguintes casos:

– Alteração no valor do imposto ou no seu cálculo. Os valores de alíquotas, quantidade de produtos, valor de operação e preços não podem ser alterados;

– Mudança de endereço ou de dados cadastrais, de forma a alterar a identidade do destinatário ou do remetente;

– Mudança na data de saída da nota (ou na sua data de emissão);

– Casos em que a SEFAZ não autoriza a nota por algum tipo de erro encontrado em seu preenchimento, o que obriga o responsável a fazer o cancelamento dessa nota e o preenchimento e emissão de uma nova nota fiscal eletrônica.

É importante salientar que a CC-e é um recurso que deve ser utilizado apenas para erros simples, que não afetem os elementos essenciais da nota.

Número de correções de uma NF-e

Uma nota fiscal eletrônica pode ser corrigida até 20 vezes através de uma CC-e. Porém, cada vez que a nota fiscal eletrônica for corrigida, deverão constar quais correções anteriores já foram realizadas naquela nota. Caso contrário, o SEFAZ pode denegar a NF-e.

Por se tratar de um documento de natureza eletrônica, a Carta de Correção Eletrônica não tem a necessidade de ser impressa. Mas a NF-e precisa, sim, ser corrigida e impressa novamente, junto com o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), ou DANFE, que é previsto na legislação e serve para acompanhar o trânsito do produto.

A Carta de Correção Eletrônica pode ser emitida em, no máximo, 30 dias corridos (não úteis) após a sua autorização pela SEFAZ.

Notas Fiscais eletrônicas que retornam com erros

Essa situação costuma ocorrer com uma certa frequência, e, quando a SEFAZ recebe uma nota fiscal eletrônica e identifica o erro, ela rejeita a nota fiscal por algum dos motivos já citados acima. Para resolver esse problema, o ideal é que o software de emissão de notas fiscais identifique o problema e retorne o erro ao usuário.

Dessa forma, o responsável pode tentar corrigir a NF-E através da CC-e ou, no caso de ela não ser autorizada, é necessário fazer o cancelamento da nota atual e refazer a NF-e no software e emiti-la outra vez, com todos os seus dados corretos.

Em casos em que houver o trânsito da mercadoria – como nas compras via internet –, é preciso comunicar ao cliente que houve erro por parte da loja para avisar que a nota recebida por ele não é válida e que uma nova NF-e será emitida e encaminhada até ele.

Pendências de retorno por parte da SEFAZ

Essa é uma situação bem mais incomum, mas pode haver a pendência de retorno pela SEFAZ Origem. Isso ocorre quando uma nota fiscal fica travada no sistema por algum motivo e o responsável não consegue obter nenhum tipo de retorno, nem de nota não recebida, nem de recebida.

É preciso ficar de olho nesse problema, pois a SEFAZ não se responsabiliza por notas fiscais pendentes de retorno, o que pode ser um problema para as empresas. Nesse caso, o responsável pela nota é quem deverá fazer todo e qualquer tratamento de acordo com as falhas que possam vir a ocorrer.

Por tudo isso, é necessário investir em um software que possa detectar quais notas fiscais eletrônicas foram enviadas, mas não tiveram qualquer tipo de retorno por parte da Secretaria da Fazenda do seu estado. Por meio do software, é possível fazer uma análise e detectar se houve ou não algum tipo de erro que fará com que a nota seja denegada e posteriormente cancelada.

Diante de problemas de retorno por parte da SEFAZ, o responsável pode tomar variadas decisões, como: reencaminhar a NF-e, ficar no aguardo do retorno da SEFAZ, cancelar a nota fiscal e fazer outra, etc. Porém, uma ação deve ser tomada diante um diagnóstico do software emissor da nota.

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