Relatórios gerenciais: por que e como fazê-los

Os relatórios gerenciais são documentos que contêm informações estratégicas que possam ajudar na tomada de decisões dentro da empresa. Por isso, eles devem ter algumas características fundamentais, como fácil compreensão (mesmo por quem não é da área técnica), objetivos e eficientes no seu propósito, que é o de promover melhorias assertivas. 

Bons relatórios gerenciais possuem tanto a análise de dados passados e atuais como projeções e tendências para o futuro. Ou seja, são de extrema importância para a saúde do negócio! Nesse artigo, você vai entender melhor por que fazê-los, quais as vantagens para o empreendimento e como podem ser gerados com rapidez!

Por que fazer relatórios gerenciais?

Os relatórios gerenciais servem para que os gerentes, diretores e conselhos tenham em mãos informações relevantes e analisadas para facilitar e embasar a tomada de decisões. Muitas vezes, para uma equipe técnica, por exemplo, elaborar um documento desses, incluindo indicadores importantes para empresa, pode ser bastante complexo. Quanto mais objetivo e quanto mais indicadores de crescimento, faturamento, redução de custos, despesas etc., mais relevante ele se tornará para a empresa como um todo.

Vantagens para a empresa

Reunir todos os dados relevantes em forma de relatórios gerenciais é um fator de vantagem competitiva. As informações podem ser acessíveis a todos, mas só têm valor quando são codificadas e analisadas de modo a auxiliar na tomada de decisões. Por esse motivo, esses documentos são muito valiosos para o sucesso da empresa, pois podem poupar muito tempo e muitos recursos financeiros por oferecerem dados objetivos que subsidiam decisões mais certeiras. 

Como fazer relatórios gerenciais?

Deu para perceber que a responsabilidade de elaborar relatórios gerenciais é bem grande, não é mesmo? Eles apresentam um grande impacto dentro da empresa e, por isso, devem ser muito bem elaborados. Um dos primeiros passos é escolher ferramentas descomplicadas que conversem entre si, para facilitar, e não dificultar, o acesso às informações e a sua análise. Você vai passar algum tempo coletando os dados relevantes e, por isso, é essencial que o sistema seja inteligente. A escolha da ferramenta errada pode levar às conclusões erradas, dificultar e encarecer o processo e levar a decisões equivocadas que prejudicam a empresa.

Em segundo lugar, é importante que relatórios gerenciais sejam bem escritos, fáceis de serem lidos, objetivos e claros. Ele não pode confundir os diretores e os gerentes, senão seu efeito vai ser o contrário. Também deve ser apresentável e facilitar a leitura dos indicadores, tendências e dados. Por isso, fazer uso de elementos visuais, como gráficos, é muito importante. 

Antes de começar a coletar os dados e elaborar os relatórios gerenciais, escolha um método ou um processo que vai evitar a dispersão ou até mesmo a escolha de informações que não são relevantes. Um exemplo de método é:

• Definir o escopo do documento: o que será acompanhado e apresentado e por quê.
• Decidir onde serão coletados os dados (fontes).
• Analisar o macro e depois partir para os detalhes.
• Verificar os bons resultados e os ruins.
• Criar o relatório.

Relatórios gerenciais completos com sistema de gestão 

Já imaginou analisar as informações do seu negócio com mais praticidade e autonomia? O Advanced Business ERP auxilia na extração das informações lançadas no sistema de gestão empresarial, gerando relatórios e gráficos. E o melhor: de maneira personalizada. 

Por exemplo, na área de vendas, podemos analisar os resultados de: vendas por cliente; vendas por estado; vendas por grupo; vendas por prazo; vendas por unidade de negócios ou filial; e ainda vendas por vendedor. 

Dentro de cada uma destas visões, podemos ainda mudar a forma de exibição das informações.

No campo “Vendas por Vendedor”, que a princípio apresenta um comparativo ano a ano, podemos também obter a informação do resultado de cada vendedor mês a mês. 

Com isto, o resultado de cada vendedor foi dividido mensalmente, informando a quantidade vendida e valor total em cada um deles. Se para esta análise o campo quantidade não for interessante, nós podemos ocultá-lo de uma forma bem simples. 

Pronto! Agora temos um relatório ou um gráfico completo para tomada de decisões mais rápidas e assertivas baseadas em informações.

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