As soluções tecnológicas se tornam, cada dia mais, essenciais para empresas de todos os portes e das mais variadas áreas de atuação. O sistema integrado de gestão empresarial, por exemplo, já conquistou pequenos, médios e grandes gestores por integrar todos os setores de um negócio em uma única plataforma. Daí surgem benefícios como a automatização de processos, o arquivamento seguro de dados e a facilitação da tomada de decisões. No entanto, a verdade é que, na prática, muitos empresários ainda têm dúvidas sobre o que um software de gestão ERP precisa oferecer para trazer benefícios. Pronto para finalmente descobrir? Então confira! 

1. Personalização

Cada empresa tem sua história, seu perfil e seu posicionamento. Por isso, simplesmente não há razão para apostar em soluções iguais para todos os negócios! Assim, um bom sistema integrado de gestão empresarial deve oferecer a possibilidade de se adaptar às demandas e às especificidades de uma empresa. E com isso não queremos nos referir apenas a seu tamanho, mas também ao seu fluxo de controles internos. Uma empresa que atua no varejo, por exemplo, provavelmente não precisa de um módulo para controle de produção e matérias-primas. Por isso, o ideal é escolher um software ERP que possa ser modelado de acordo com as reais necessidades do seu empreendimento, afinal, é a solução que deve se adaptar à empresa e não o contrário.

demonstração Sistema integrado de gestão empresarial

2. Integração

A integração é ponto central de todo e qualquer software de gestão. No entanto, essa integração não pode apenas reunir diversos dados de setores diferentes para exibi-los em um mesmo lugar. É importante que o sistema seja capaz de unir essas informações, fazendo com que elas conversem entre si. Os dados do seu estoque, por exemplo, devem ser acompanhados em conjunto com os referentes ao setor de vendas. Assim será possível detectar se a baixa quantidade de determinado produto no depósito é devido a saídas repentinas ou a uma falha no planejamento logístico que deve ser imediatamente corrigida. Um bom ERP, aliás, deve ir além de uma integração simplesmente interna. Algumas ferramentas oferecem uma conexão mais direta com órgãos públicos, como é o caso da emissão de notas fiscais diretamente ligada à prefeitura ou à secretaria de fazenda do seu estado. Nesse caso, o valor agregado se torna infinitamente maior. 

3. Apresentação

Você conseguiu integrar os dados de todos os setores da empresa, desde estoque, passando por compras, vendas e chegando ao financeiro. Mas será que o gestor será capaz de consultar esses números de maneira fluida e intuitiva? Afinal, estamos falando de um grande volume de informações que precisam ser traduzidas pelo sistema para que se consiga fazer uma leitura confiável do cenário atual do negócio. Por isso, é fundamental que bons ERPs ofereçam recursos como a geração automática de relatórios e tabelas, além de gráficos dinâmicos (também conhecidos como cubos analíticos) que permitirão que o gestor faça uma melhor leitura sobre o que está acontecendo e, assim, consiga tomar decisões realmente embasadas.

4. Automação

Um bom software de gestão deve ser muito mais que um mero compilador de dados. Ele também deve oferecer soluções práticas e seguras para agilizar determinados processos de uma empresa. Contratos mensais (seja com fornecedores, parceiros ou mesmo funcionários) podem ser monitorados e até mesmo renovados com sistemas inteligentes. Da mesma forma, é possível que a solução ofereça sugestões de reposições para o estoque de maneira automatizada, baseada na análise das demandas da empresa. Vale lembrar que, além de ser um fator que aumenta significativamente a agilidade do negócio, processos automatizados tendem a ser mais seguros que os manuais, já que eliminam os riscos de falhas humanas.

5. Monitoramento

Já falamos aqui que sistemas de gestão compilam dados de vários setores de uma empresa e os disponibilizam, de maneira fluida e legível, em uma única plataforma. O que o gestor precisa entender agora é que esses números não são compilados semanalmente ou a cada mês. Eles são coletados em tempo real! Assim, cada área do negócio é monitorada durante as 24 horas de cada dia, o que permite ao software fazer relatórios precisos sobre qualquer período de tempo, além de possibilitar a emissão de alertas inteligentes em momentos críticos. Um cliente não pagou uma parcela do contrato? O ERP alerta sobre a inadimplência no mesmo dia do vencimento. Uma ordem de serviço teve seu status alterado? Um aviso é enviado ao gestor na hora. Esses mesmos alertas inteligentes também valem para uma série de outros processos, que vão desde a necessidade de renovação de contratos, passando pelo monitoramento de pedidos em atraso, número de clientes que precisam ser visitados, propostas que devem ser realizadas e até as atividades feitas por determinado colaborador durante sua rotina de trabalho.

6. Sistema integrado de gestão empresarial com disponibilidade

Foi-se o tempo em que empresas que necessitavam de softwares de gestão precisavam de uma enorme infraestrutura de Tecnologia da Informação (e, portanto, uma equipe de TI permanente). Hoje em dia, um ERP pode ser instalado de forma local (com servidores físicos) como também podem ser acessados pela nuvem, ou seja, com o uso de uma simples conexão com a internet. Além da enorme redução de custos, um sistema que funciona via rede mundial de computadores também aumenta a mobilidade da equipe envolvida no processo, que pode acessar ou inserir relatórios e dados importantes usando um notebook, um tablet ou mesmo seus smartphones pessoais, a qualquer momento e de onde estiverem. Tudo isso, claro, sem abrir mão das preocupações com segurança. 

Neste artigo, listamos uma série de recursos que todo sistema integrado de gestão empresarial deve oferecer. Vale lembrar, claro, que outros pontos também devem ser observados antes da contratação desse tipo de serviço: a empresa de ERP oferecerá apoio técnico constante e preventivo? A curva de aprendizado para os funcionários sobre o uso do sistema será rápida? O preço do ERP é condizente com o tamanho da minha empresa? E foi para esclarecer também essas dúvidas que fizemos um post especial, focado na escolha do melhor serviço. 

E então, ainda ficou com alguma dúvida sobre esses sistemas de gestão? Comente e divida seus questionamentos conosco! 

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