Saber o que é um inventário de estoque e como aplicá-lo é fundamental. Essa lista composta por todos os materiais existentes em acervo, contendo sua descrição detalhada, é parte importante no funcionamento de qualquer negócio. Como responsável por uma empresa, você saberia dizer a quantidade de um determinado produto disponível? Ou quando pedir matérias-primas?

Tais questionamentos são muito relevantes e devem ser considerados e incluídos na organização das companhias. Aliar esse conhecimento com a gestão de compras é a estratégia perfeita para o bom funcionamento de qualquer companhia e atua também na técnica para evitar perdas.

Pensando nisso, nós da ADV Tecnologia trouxemos um conteúdo completo com tudo que você precisa saber para ter um bom controle do estoque, incluindo um passo a passo para otimizar essa área da melhor maneira. Continue lendo e garanta as técnicas que farão uma grande diferença no seu dia a dia.

O que é um inventário de estoque e qual sua relevância?

Esse tipo específico de inventário, como o próprio nome diz, é uma maneira de contabilizar e catalogar todos os itens disponíveis no estoque de uma companhia, com o intuito de otimizar a operação e tornar os processos mais inteligentes e eficientes.

Essa estratégia de gestão é mais importante e essencial do que apenas melhorar as entradas e saídas, é um fator decisivo quando se fala em gestão de compras e estoque. Por conta disso, saber como fazer um bom inventário do seu estoque é indispensável quando se pensa em um negócio organizado e preparado para quaisquer adversidades em termos de mercadorias.

Existem tipos diferentes que foram criados para atender às mais diversas realidades, com frequência pré-estabelecidas que se encaixam no dia a dia, como o semanal, o quinzenal e o modelo mensal que são mais voltados a itens de alta rotatividade. Porém, no caso de modelo empresariais que trabalham com maior tempo de itens em estoque, existem outros tipos mais periódicos, por exemplo.

Faça uma demonstração gratuita

Conheça os benefícios dessa prática

Para entender melhor sobre os efeitos positivos de ter um excelente controle dos produtos à sua disposição, trouxemos alguns dos aspectos mais notados pelos gestores que adotam esse cuidado, como:

  • redução das perdas: quantificar os produtos, suprimentos ou matéria-prima contribui para a redução de custos e ajuda a evitar desperdícios, já que não há compras excessivas. Além do mais, os desvios, perdas e possíveis furtos são mais facilmente identificados;
  • maior eficácia no atendimento aos clientes: ao ter acesso aos números exatos, os vendedores podem trabalhar com maior liberdade ao vender, por saberem exatamente o que terá entrega imediata e o que necessitará de mais tempo;
  • cumprimento das legislações: diferenças discrepantes entre o inventário contábil e o físico pode acarretar em problemas com o FISCO. Portanto, o catálogo adequado protege a saúde financeira do seu empreendimento.

E para implementar essas e outras vantagens ao seu negócio, é necessário saber como e quando colocar cada ação em prática. Por isso, trouxemos um passo a passo detalhado de como otimizar a operação em companhias de qualquer porte. Acompanhe logo abaixo.

Passo a passo de como fazer o inventário de estoque de forma otimizada

Quem trabalha na área comercial sabe que quantificar os produtos e outros itens pode ser uma tarefa árdua, principalmente quando o estoque é grande. Portanto, as técnicas e procedimentos devem ser aplicados de forma bem pensada e estratégica. Veja como realizar o inventário de estoque de forma assertiva.

1. Escolha o momento certo

A princípio, é preciso escolher o período certo para fazer essa organização. Não se esqueça de que esse trabalho costuma ser muito mais bem-sucedido quando feito em horários nos quais não há movimentação. Afinal, em momentos de fluxo elevado de entradas e saídas é bem mais complicado datar, organizar e conferir cada item e prateleira, certo?

Assim, o ideal é escolher uma data que tenha pouca circulação, como os finais de semana, feriados, madrugadas ou períodos do mês em que há mais calmaria. Portanto, se programe e faça a contagem e a documentação de sua lista de produtos.

2. Organize o espaço

Depois de escolher o momento mais propício, é hora de organizar o ambiente, estruturando e colocando tudo em ordem para não se perder em meio à confusão. É preciso contar com uma certa estrutura no local do seu acervo antes de efetivamente começar a contar e registrar.

Essa prática fará com que o trabalho seja feito em menos tempo e ainda diminuirá as chances de erros. Um lugar limpo, que permite o agrupamento de itens por categorias e que é visualmente agradável proporciona o melhor ambiente para se fazer a contagem e documentação de produtos.

3. Seja o mais minucioso possível

Prestar atenção a cada detalhe durante a organização, pode ser uma das tarefas mais complexas na hora de se fazer o inventário do estoque. Por esse motivo, é estritamente necessário que todos os envolvidos sejam bastante minuciosos nessa etapa. O segredo está em contar e recontar cada item individualmente, alternando as pessoas responsáveis em cada tarefa.

Esse estágio, se não for feito com a devida atenção, pode gerar um inventário errôneo e que não serve para os seus propósitos. O correto é, portanto, ver e catalogar cada item com próprias mãos, minimizando as chances de erros.

Aqui, é igualmente importante que se faça uma avaliação das condições de armazenamento, pois esse fator também é determinante na qualidade e na eficiência do estoque. Dando oportunidade para melhorias, caso sejam necessárias.

4. Registre tudo em detalhes

Como foi mencionado anteriormente, quanto mais detalhes forem incluídos na descrição do inventário do estoque, mais fácil será depois para localizar, movimentar e tomar qualquer atitude necessária em relação a seus produtos.

Por conta disso, procure descrever ao máximo todos os detalhes das mercadorias. Esse cuidado é decisivo para quem busca manter uma listagem útil e completa. E lembre-se: quanto mais informações, maior a eficiência.

5. Crie códigos diferentes para categorias

Depois de terminar a identificação e contagem, uma prática muito bem-vinda é a criação de um código individual para cada tipo de produto, que atuarão com o intuito de facilitar a identificação dos artigos tanto no momento da compra como no da venda. O resultado que se obtém dessa estratégia é a minimização das chances de erro na entrada ou na saída.

É possível optar por códigos numéricos ou conjuntos que contenham letras e números, desde que sejam únicos e fáceis de identificar pelos funcionários.

6. Mantenha atualizado seu inventário

De nada adianta seguir todos os passos citados anteriormente se o seu inventário de estoque não for atualizado. O resultado disso é o desperdício de tempo e esforço, já que os números mudarão conforme a empresa funciona, com entradas e saídas. Sendo assim, para evitar esse transtorno, tente atualizar os dados sempre que necessário e de acordo com a sua realidade.

7. Conte com os softwares de gestão

Trabalhar com um bom software de gestão pode ser um passo crucial para que você tenha o inventário do estoque mais preciso e útil da vida da sua companhia. Sendo uma das tecnologias indispensáveis na gestão, essa ferramenta traz todo o aporte necessário para o bom funcionamento de qualquer negócio, listando seus produtos em um nível de detalhamento altamente preciso.

Um software completo também permite a execução de diversos relatórios, contribuindo nas atualizações e controle do acervo do seu estoque. Além disso, existem versões gratuitas dessas ferramentas inteligentes que identificam riscos e oportunidades de otimização do estoque, gerando resultados e uma gestão muito mais eficiente da companhia.

Dessa forma, é possível receber alertas quando um item precisa de reposições ou está recebendo pouca procura, por exemplo. Esses alertas podem ser configurados de acordo com suas necessidades e fazem com que todas as informações sejam devidamente analisadas.

Continue lendo nosso blog com informações relevantes sobre como administrar e implementar mudanças significativas em todos os setores do seu negócio com a ADV Tecnologia.

Ainda com dúvidas? Leia este artigo para saber tudo sobre o Sistema ERP!

Demonstração Grátis