Entenda Que É Inventário De Estoque, Função E Como Fazer

A sua empresa faz inventário de estoque? Saiba que esse processo é essencial na gestão financeira e operacional de uma companhia. Isso porque, ele possibilita um controle preciso dos produtos e materiais disponíveis no estoque, evitando a falta de itens ou materiais essenciais para a operação da companhia e o atendimento ao cliente.

Sendo assim, o inventário de estoque é uma ferramenta crucial para a eficiência operacional, a satisfação do cliente e a saúde financeira das empresas. Quer entender a importância do inventário de estoque, como ele funciona, as principais vantagens e como realizar esse processo de forma adequada? Continue a leitura!

O Que É O Inventário De Estoque? 

O inventário de estoque é a atividade por meio da qual os gestores realizam a contagem e conferência de todos os materiais disponíveis em estoque.

Sendo assim, este processo envolve a conferência precisa dos resultados, comparando-os às quantidades informadas no controle — que pode ser feito por meio de planilhas ou softwares de gestão.

Para Que Serve O Inventário De Estoque?

O inventário de estoque serve para manter um registro preciso e atualizado de todas as mercadorias, produtos e materiais no estoque de uma empresa, em um determinado momento. Esse procedimento garante um controle eficaz do estoque, prevenindo tanto a falta quanto o excesso de produtos. 

Qual É A Importância Do Inventário Na Gestão De Estoques?

O inventário de estoque é um processo importantíssimo, pois a empresa consegue atender às demandas dos clientes de forma eficiente, evitando a insatisfação por conta da falta de produtos.

Somado a isso, o inventário de estoque também é um instrumento importante para a parte estratégia de uma companhia, pois, esses dados auxiliam na tomada de decisões informadas, precisas e seguras. 

Dessa forma, é possível planejar de forma eficiente os processos produtivos e de compras, identificando produtos com melhor desempenho e que merecem maior atenção e investimento. 

Com isso, a empresa consegue ter vendas mais consistentes, melhorando sua competitividade no mercado e capacidade de adaptar-se às mudanças nas demandas dos clientes e oscilações da economia.

Quais Os Benefícios Do Inventário De Estoque?

Fazer um inventário de estoque nada mais é do que listar todos os bens armazenados na empresa ou em depósitos pertencentes a ela. Mas por que essa listagem é tão importante? Destacamos os principais motivos:

Redução Das Perdas

Um bom inventário é capaz de reduzir os custos e evitar desperdícios. Ao quantificar exatamente quantos produtos há em seu estoque, o gestor evita comprar matéria-prima de forma excessiva, já que os pedidos aos fornecedores são feitos de acordo com a demanda. 

Além disso, com o inventário em dia, é possível identificar desvios e trabalhar para evitá-los. Se a relação de produtos do inventário físico estiver em desconformidade com o contábil, será mais fácil descobrir extravios, furtos e obsolescências.

Melhora Do Atendimento Ao Cliente

Ao saber exatamente quais produtos estão disponíveis no estoque, o vendedor otimiza as vendas e aumenta a credibilidade com os clientes. 

Quando não há controle de estoque, a propensão aos erros é muito maior: vender um produto indisponível e prometer a entrega imediata, por exemplo, pode irritar o consumidor, que nunca mais fechará negócio com a sua empresa.

Cumprimento Da Legislação

Inconsistências entre o inventário físico e o contábil podem fazer com que sua empresa seja autuada pelo FISCO. 

Se o fiscal detectar que há diferenças entre o estoque declarado de produtos e o estoque real, poderá penalizar sua empresa com multas altíssimas que poderão, inclusive, ameaçar seriamente a saúde financeira de seu negócio. 

 

Quais São Os Tipos De Inventário De Estoque?

Há vários tipos de inventário de estoque, permitindo que as empresas definam aquela metodologia que mais se adequa aos seus processos e perfil de negócio.

Um deles é o inventário anual, um método em que a empresa realiza uma contagem completa de todos os itens uma vez por ano, geralmente no final do exercício fiscal.

Há também o inventário periódico, onde a contagem do estoque é feita em intervalos regulares, podendo variar em análises mensais a trimestrais. 

O inventário de estoque rotativo é uma metodologia contínua e dinâmica, onde diferentes áreas do estoque são contabilizadas em diferentes períodos. O objetivo é um controle constante atualizado do estoque ao longo do ano. 

Existe ainda o inventário estoque geral, que é um método que faz uma contagem completa de todos os itens de estoque, independentemente do tipo ou valor. O objetivo é obter uma visão completa do estoque.

As empresas podem realizar ainda o inventário de estoque parcial, que faz a contagem de apenas uma parte específica do estoque como, por exemplo, categoria de produtos. 

Esse método é usado quando uma empresa quer conhecer os números de uma parte específica do estoque. O inventário de estoque permanente é uma metodologia de conferência contínua onde todas as entradas e saídas de estoque são registradas em tempo real.

Passo A Passo De Como Fazer Um Bom Inventário De Estoque?

Fazer um inventário de estoque não é uma tarefa fácil, principalmente se a empresa tem muitos bens. Preparamos alguns passos para tornar esse processo mais simples:

Você pode inserir esse infográfico sobre inventário de estoque em seu blog ou site utilizando o código abaixo:

<a href="https://www.advtecnologia.com.br/o-que-e-inventario-de-estoque-e-como-fazer-um/" target="_blank"> Infográfico sobre inventário de estoque <img src="https://www.advtecnologia.com.br/wp-content/uploads/2022/04/Infografico-Inventario-de-Estoque-ADV.jpg"></a>

Escolha O Dia Certo Para Fazer O Inventário De Estoque 

O primeiro passo é definir uma data para começar a listagem. Opte por finais de semana ou feriados, quando a sua empresa estará fechada e não haverá movimentação no estoque. Com o estoque estagnado, sem entradas ou saídas, ficará mais fácil fazer a relação de bens.

Separe E Organize Os Itens

Organizar seus produtos em categorias diferentes é indispensável para aumentar a eficiência de seu trabalho. 

Esse processo poupará muito tempo na contagem dos itens. Aproveite para criar prateleiras, caixas e armários para cada tipo de produto. Isso não só facilitará o inventário de estoque como otimizará as tarefas do dia a dia, como a separação e a embalagem das mercadorias. 

Aponte os itens definidos como obsoletos e informe ao setor de compras que esses itens não precisam mais de ser comprados. Se possível, separe uma área isolada do estoque para armazenar esses materiais.

Especifique Cada Produto Em Detalhes

Atribua uma categoria para cada tipo de produto, como, por exemplo, alimentos, material de papelaria, informática, limpeza, etc. A partir daí, tente especificar cada produto de forma mais detalhada possível, incluindo peso, medida, cor, voltagem e se é material para venda ou uso e consumo da empresa. Finalmente, aponte os preços de custo e de venda.

Crie Códigos

Crie um código para cada produto. Os códigos facilitarão a sua identificação tanto na hora das vendas como no momento de fazer os registros contábeis. Você pode utilizar sequências de letras e números ou até mesmo usar um software para gerar códigos de barras.

Conte Item Por Item

Essa é uma das etapas mais trabalhosas desta atividade, mas é extremamente importante. A contagem correta evitará erros futuros e fará com que seu inventário realmente corresponda ao seu estoque físico de mercadorias. 

Para que o inventário de estoque seja mais preciso, recomendamos que se façam duas contagens: a primeira feita normalmente, e a segunda para fins de conferência. Caso as informações entre a primeira e a segunda divergirem, o ideal é que se realize uma terceira contagem. 

Atualize Seu Inventário De Estoque Periodicamente

De nada adianta criar um controle de estoque impecável se as entradas e saídas não forem atualizadas com frequência. O ideal é que os inventários sejam realizados em curtos períodos. Quando esses intervalos são menores, a identificação das causas e suas resoluções passam a ser mais eficazes. 

Atualize as informações dos controles de acordo com os levantamentos que foram realizados no inventário. Isso fará com que as informações disponíveis para o setor de vendas e para a equipe de separação e expedição sejam as mais exatas possíveis.

Identificação Da Rotatividade Do Estoque

A identificação da rotatividade do estoque é importante, pois ajuda as empresas a tomar decisões sobre o reabastecimento de produtos, a otimização de preços, o gerenciamento de inventário e a previsão de demanda, contribuindo para um melhor controle de custos e maior rentabilidade.

A fórmula para calcular a rotatividade do estoque é:

Rotatividade do Estoque = Custo das Vendas/Valor Médio do Estoque

​Lembrando que o custo das vendas é o valor total dos produtos vendidos ou usados durante o período. Já o valor médio do estoque é a média dos valores do estoque no início e no final do período.

Faça O Inventário De Estoque Com Um Sistema De Gestão

Ainda que algumas pessoas não consigam perceber, a gestão de estoques pode influenciar diretamente os resultados das vendas da empresa, contribuindo para aumentar os lucros ou causando prejuízos. 

A dica para agilizar esse processo é usar um software de gestão que utiliza essas informações quando uma compra ou venda de sua empresa for feita. Como podemos ver, a relevância do inventário na gestão de estoques vai além da conferência de quantidades disponíveis. 

Ele se faz necessário para melhorar a gestão, reduzindo índices de não conformidades e conseguindo aprimorar o planejamento de compras, que, por consequência, passa a ter melhores informações a respeito da aquisição de novos itens. 

Quando A Empresa Deve Fazer Um Inventário De Estoque?

O inventário de estoque deve ser feito nas mais diversas situações como, por exemplo, no final do ano fiscal, já que esse procedimento ajuda a calcular com precisão o valor total do estoque para finalidades contábeis e fiscais. 

Outro momento para realizar o inventário de estoque é quando a empresa passa por problemas de inconsistência entre o que está registrado em seu sistema de controle de estoque e o que está fisicamente presente no estoque. Essa medida visa a correção de divergência nos números no sentido de assegurar a precisão dos dados. 

Somado a isso, o inventário pode ser feito de forma estratégica, como antes de uma promoção de vendas, lançamento de novo produto ou após mudanças significativas nas operações da empresa.

Quais Empresas Precisam Realizar O Inventário De Estoque?

• Empresas de varejo que comercializam produtos físicos, como lojas de roupas, supermercados, farmácias, etc;
• Companhias de manufatura que produzem produtos físicos, como automóveis, eletrônicos, alimentos processados, etc;
• Companhias de distribuição e logística que fazem o gerenciamento de estoques em trânsito e depósitos;
• Empresas que possuem itens em armazéns para venda online;
• Empresas de construção que necessitam de um maior controle de materiais de construção;
• Farmácias e hospitais que armazenam medicamentos e suprimentos médicos;
• Qualquer empresa que tenha ativos físicos armazenados.

Como Funciona O Inventário De Estoque Rotativo?

O inventário de estoque rotativo é uma metodologia onde diferentes partes do estoque são contabilizadas em intervalos regulares em um ciclo contínuo. Nesse sentido, cada ciclo realiza apenas uma parte do estoque, permitindo que a empresa tenha um controle contínuo do estoque ao longo do ano.

A contagem é feita de forma escalonada, facilitando o gerenciamento do processo ao longo do tempo e garantindo uma visão precisa do estoque.

Como Funciona O Inventário De Estoque Periódico?

O inventário de estoque periódico é um método no qual a contagem dos itens é realizada em intervalos fixos e regulares, como mensal ou trimestral. Sendo assim, em cada período de contagem, uma parte do estoque é conferida. A partir disso, é possível estimar o valor total do estoque.

Como Funciona O Inventário De Estoque Permanente?

Já no inventário de estoque permanente, todas as entradas e saídas de produtos são registradas em tempo real. Ou seja, cada operação é registrada em um software, garantindo que as informações estejam atualizadas, permitindo uma visão precisa e em tempo real dos níveis de estoque.

 

Conclusão

O inventário de estoque é essencial para manter um registro preciso e atualizado de todas as mercadorias, produtos e materiais no estoque de uma empresa, em um determinado momento. 

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