Atualmente, mais do que nunca, a tecnologia é essencial para um negócio bem sucedido. A automatização de processos é uma realidade que vem para agilizar e otimizar etapas.

A aplicação de tecnologias em uma empresa pode servir para melhorar a comunicação interna e externa, facilitar o controle de qualidade e controlar o volume de produção, entre outras funções.

Saber exatamente que ferramentas usar para gerir sua empresa é essencial para que ela cresça e seja respeitada como uma autoridade no mercado.

Você quer saber que tipo de tecnologia empregar na gestão da sua empresa? Então, confira essa e outras informações a seguir.

O sistema de gestão de empresas se divide em módulos de acordo com os setores da empresa. Esses módulos são:

  • Compras;
  • Estoque e Custos;
  • Faturamento;
  • Financeiro;
  • Fiscal;
  • Contabilidade gerencial;
  • Gestão de pessoas.

Em compras se encaixa o pedido de compras, a  análise de cotações e aprovação de compras. No estoque e custos esta consulta de estoque. Já no faturamento temos a automatização da geração de notas fiscais.

O financeiro comporta o fluxo de caixa, a automação bancária, contas e aplicações. Na parte fiscal tem a emissão correta de documentos fiscais, apuração de impostos e escrituração.

Seguindo então para a contabilidade gerencial que apresenta dados da contabilidade para a gestão financeira. Por fim, a gestão de pessoas com o controle do departamento de pessoas.

Vale lembrar que os módulos podem ser personalizados pelo usuário.

O software permite o armazenamento de documentos e informações sigilosas e se ajusta conforme as necessidades de cada negócio.

Sua instalação é bem específica. Por isso, o ideal é contratar um profissional de TI que ofereça o serviço de instalação do sistema.

Gestão de relacionamento com o cliente

O CRM (Customer Relationship Management ou Gestão de Relacionamento com o Cliente) é outro software muito indicado para empresas que buscam automatizar processos.

Ele serve para cadastro de clientes, suporte e atendimento, entre outras atividades ligadas ao relacionamento com o cliente.

Esse software agiliza o atendimento ao consumidor, pois armazena todas as informações que a empresa precisa no momento de atender seus clientes ou procurar por novos consumidores em potencial.

Imagine que uma fabricante de carros esteja entrando no ramo de carro para PCD. Com o CRM, ela pode traçar o perfil de seu cliente, saber das suas necessidades e especificidades, para entregar o melhor carro possível para ele.

Outra vantagem é que a empresa fica conhecendo melhor o público que está atendendo ou que busca atender. Com isso claro, fica mais fácil concretizar vendas porque os objetivos são mais concretos.

O CRM também facilita a fidelização do cliente. Uma empresa de limpeza pode analisar o perfil do seu público pelo software e pensar em estratégias para corrigir problemas eventuais e aprimorar o atendimento como um todo.

Como implantar tecnologia na sua empresa

Em primeiro lugar, para implantar tecnologia na sua empresa você precisa saber qual é o problema que precisa de solução no seu negócio.

Os profissionais da empresa de dedetização escorpião estão demorando muito para chegar às casas dos clientes? Invista em GPS nos carros para facilitar a locomoção deles.

É também interessante você mapear os processos do seu negócio para ter uma visão mais ampla de cada etapa e poder, assim, identificar o que está adequado e o que pode ser melhorado.

Uma fabricante de arara de ferro para loja precisa saber de onde vem a matéria-prima, como o produto sai da fábrica e chega ao consumidor final. Ter controle dessas etapas é garantia de segurança e sucesso.

É essencial contratar profissionais qualificados para cuidar da implantação e assegurar que os resultados sejam os melhores possíveis.

Não se esqueça de capacitar seus colaboradores para usar essas ferramentas tecnológicas. Não adianta cuidar do licenciamento do windows nos computadores novos da empresa se os colaboradores não tiverem um curso preparatório antes.

Lembre-se: a automatização não vem para substituir a mão de obra. Ela serve para complementá-la e deixá-la ágil. Nenhuma empresa sobrevive sem o fator humano.

Reunir dados dos seus clientes é importante para atendê-los com mais preparo.

Por exemplo, um empreendimento de decoração de gesso para sala pode tirar fotos das salas de seus clientes e guardá-las virtualmente para consultar depois.

A partir de dados coletados, sua empresa tem ferramentas para atender mais e melhor às demandas do público.

Isso pode ser feito por meio de blogs que tragam informações pertinentes relacionadas ao seu ramo de atuação.

Se a palavra-chave “quero vender meu apartamento urgente” é muito buscada, é dever de uma imobiliária publicar artigos que explicam passo a passo todo o processo em questão.

Economizar espaço físico é crucial. Com as tecnologias atuais é possível armazenar centenas de arquivos em nuvens que ficam à disposição de todos os colaboradores a qualquer momento do dia ou da noite.

Implantou tecnologia? Agora você precisa traçar metas para alcançar resultados. Continue lendo para saber como.

Defina metas para seu negócio

As tecnologias devem estar ligadas a metas muito bem definidas. Isso porque você precisa saber onde está e onde quer chegar.

O monitoramento dessas metas e objetivos tem que ser diário para se ter uma ideia do desempenho da equipe.

Existem dois conceitos que ajudam na hora de fazer esse monitoramento: os Key Performance Indicators e os Key Goal Indicators.

Os Key Performance Indicators (KPI) são indicadores-chave de desempenho usados para medir a evolução do trabalho e o próximo passo a ser dado.

Os Key Goal Indicators (KGI) são indicadores-chave de objetivo e servem para verificar se uma meta foi plenamente atendida a partir de dados como eficácia, eficiência, benefício, qualidade e satisfação.

Fazendo esse monitoramento frequente e oferecendo benefícios a sua equipe no processo, sua empresa tem tudo para decolar.

Confira a seguir mais vantagens de usar tecnologia na sua empresa.

Vantagens de usar tecnologia na gestão empresarial

Chega de analisar cada currículo individualmente. Existem softwares que analisam esses documentos mais rapidamente e identificam as principais competências e dificuldades dos candidatos.

O uso de tecnologia também aumenta a produtividade, já que o colaborador pode identificar mais rápido seus erros eventuais e corrigi-los com praticidade. A longo prazo, isso produz uma redução de custos.

Usar ferramentas tecnológicas para ter um contato mais direto com seu consumidor é outra vantagem muito importante.

Empresas de todos os ramos precisam ter redes sociais alimentadas com conteúdo de qualidade hoje em dia.

Com as facilidades da internet, atualmente, é possível trabalhar de casa (o famoso home office).

Uma pesquisa feita pela SAP Consultoria em Recursos Humanos em 2015 mostra que o home office melhora a qualidade de vida dos colaboradores, facilita a locomoção, atrai e retém talentos e reduz gastos com espaço físico.

O home office também auxilia na qualificação da sua equipe. Com a grande oferta de cursos online, fica mais fácil estudar sem sair de casa.

Ferramentas como o Google Meet facilitam a realização de reuniões sem que todos os envolvidos estejam no mesmo lugar. É a redução da distância geográfica beneficiando a empresa.

Tecnologia e sucesso fazem parte da mesma equação. Portanto, não hesite em investir em aprimoramentos tecnológicos. O retorno é certo.

Estrutura do setor de TI

Em uma empresa o setor de TI (tecnologia da informação) deve estar integrado aos demais setores para que seus profissionais possam identificar lacunas e elaborar soluções tecnológicas.

O setor de TI em uma empresa se divide em quatro áreas:

  • Gerência: lida com processos, normas e estratégias;
  • Operacional: suporte técnico e implementação de sistemas;
  • Infraestrutura: responsável pelos equipamentos;
  • Desenvolvimento: voltado para o desenvolvimento de softwares.

Essas quatro áreas devem convergir para garantir que a empresa tenha todas as ferramentas para alcançar seu desempenho máximo utilizando tecnologias.

A maior vantagem de se ter um setor de TI é ter profissionais qualificados à disposição para resolver problemas técnicos o mais rápido possível.

Os colaboradores da empresa devem convergir com os responsáveis pela área de TI para evitar ruídos de comunicação e incentivar a confiança e a cooperatividade. Afinal, todos estão juntos para se ajudar.

Pequenas empresas também podem

É importante destacar que essas dicas não servem apenas para grandes empreendimentos. Pequenas empresas também têm muito a ganhar com a implementação de tecnologias.

No caso das pequenas empresas, essa implementação pode ajudar na separação entre o financeiro do empreendimento e o financeiro do dono, por exemplo.

Empregar ferramentas tecnológicas desde o início diferencia seu empreendimento e te coloca em uma posição privilegiada, pois mostra que você está sintonizado com as mudanças do mercado.

Equipes menores tendem a se organizar melhor e perder muito menos tempo com retrabalhos quando são auxiliadas tecnologicamente.

Hora de trabalhar

E aí, tá convencido a investir em tecnologia de ponta para a sua empresa? Você só tem a ganhar com isso. Tecnologia e gestão são duas palavras que andam juntas, especialmente, nos dias atuais.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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