Previsão de demanda: como fazer e a importância para a gestão de estoque

Um dos mais conhecidos dilemas dos gestores e donos de pequenos negócios em todas as partes do Globo é o trade-off que envolve a permanente luta contra o desabastecimento e a necessidade de investir o mínimo possível em estoques. Isso porque, por um lado, é praticamente impossível saber com exatidão qual será a produção necessária para suprir a demanda no próximo mês, o que envolve recorrer à compra de matérias-primas e insumos em quantidade estimada, evitando rupturas de estoque.

Entretanto, por outro lado, um eventual exagero na compra de suprimentos também gera prejuízos à empresa, já que o controle de estoques tem um custo, além de que as mercadorias adquiridas representam dinheiro parado (que poderia estar sendo reinvestido). Partindo do pressuposto que quase nenhuma organização consegue trabalhar no modelo Just in Time (compra de insumos feita apenas no momento do pedido do cliente), como então aprender a realizar a previsão de demanda com assertividade milimétrica, evitando gastos desnecessários, mas, de outra forma, evitando também o risco de paralisar as atividades por falta de alguma matéria-prima? Você aprenderá como, nas próximas linhas!

A gestão sob encomenda do mundo ideal

Se dependesse o gestor financeiro das empresas, um novo lápis só seria comprado quanto o atual estivesse em tamanho atômico. Da mesma forma se dependesse dele, 100 unidades de matéria-prima só seriam adquiridas quando houvesse um pedido de 100 produtos por parte do cliente, o que garantiria sempre estoque zerado. Mas o mundo real não é assim. Tanto na produção em lotes (onde se produz quantidades ilimitadas de um mesmo produto) como na produção contínua (onde o produto é produzido sem interrupções, caso da indústria de bebidas), é preciso pensar previamente na quantidade de insumos que será necessária para manter a empresa ativa, em linha com os pedidos que vão chegando de forma irregular, flutuante e imprevisível.

Variáveis envolvidas na previsão de demanda

Pesquisas mostram que o comércio, por exemplo, perde até 3% de seu faturamento por falhas na gestão de estoque. Os gestores não podem adivinhar o que será necessário alocar por um determinado período. Entretanto, existem técnicas específicas que, se aplicadas por um software de gestão empresarial (ERP) de alta precisão em gerenciamento de estoques, poderão levar as aquisições a números muito próximos da demanda real. Essas técnicas levarão em conta questões como:

Variáveis quantitativas

• Evolução de vendas em períodos anteriores;
• Variáveis diretamente ligadas às vendas (aumento de preços, aumento da fatia de mercado, etc.);
• Variáveis indiretamente ligadas às vendas (renda do mercado consumidor, aumento na taxa de desemprego, índice de aquecimento da atividade econômica, etc.)

Variáveis qualitativas

• Opinião dos gestores e equipe de vendas ;
• Benchmarking com empresas do mesmo setor;
• Pesquisas de mercado.

Técnicas de controle e previsão de estoques

Modelo Sazonal de Evolução do Consumo

Uma das técnicas mais comuns para prever estoques é o Modelo Sazonal de Evolução do Consumo. Trata-se de um gráfico que analisa a série histórica de consumo, considerando as oscilações ao longo do ano. Este gráfico é composto por 3 linhas horizontais de referência, consumo efetivo máximo (50+25%), consumo efetivo mínimo (50-25%) e média (50).

Seria o caso de uma empresa que trabalhe com ventiladores. É evidente que nos meses de verão, o consumo sobe para bem acima dos 50, encostando ou até ultrapassando a linha máxima (50+25%). Entretanto, no inverno, as vendas sofrem uma queda brusca, rompendo a linha mínima (50-25%). Com base na análise contínua desse gráfico, ao longo dos meses, é possível ter uma visão bem clara do que você precisará comprar em cada mês.

Perceba, entretanto, que se trata de um gráfico não muito simples de ser feito, o que explica a necessidade de ter um software de gestão com módulo em gestão de estoques, que irá se encarregar de agregar seus dados de venda e fazer todos os cálculos necessários.

Estoque de Segurança

Estoque de Segurança é uma quantidade mínima de insumos que a empresa deve dispor para não ocorrer desabastecimento. Este referencial leva em conta a demanda e a velocidade de reposição, duas variáveis que também são difíceis de serem calculadas de forma manual.

Ponto de Pedido

Trata-se do momento que, quanto alcançado, provoca um pedido de compra. É o “estado da arte” em gestão de estoques. É a precisão milimétrica do timing de fazer um pedido, no tempo certo e na quantidade certa, evitando desperdícios ou riscos de ruptura. Calcula-se pela seguinte equação:

PP = Consumo médio x Tempo de Reposição + Estoque Mínimo, onde:

Consumo médio: quantidade de produto consumido em um determinado período pela empresa, em seu processo produtivo.

Tempo de Reposição: tempo que se gasta desde a necessidade de adquirir um determinado insumo e a efetiva chegada dele ao estoque da empresa.

Estoque Mínimo: o mesmo que Estoque de Segurança. É uma espécie de margem de segurança para que a empresa possa se proteger de eventuais atrasos na entrega ou elevações repentinas de consumo.

A automatização dos processos de estoque para alcance da excelência em gestão e redução de custos

Conforme citado, é fácil perceber uma semelhança entre todos os itens anteriores: é humanamente impossível ser preciso nesses cálculos sem auxílio de uma solução em gerenciamento de estoques. Compreende por que, em um universo corporativo de extrema complexidade, não dá pra abrir mão da automatização de alguns processos?

A quem acha que um sistema de gestão (ERP) é coisa apenas para grandes empresas, vale lembrar que o modelo de fornecimento de soluções de TI chamado de SaaS (Software como Serviço) tornou mais democrático o acesso da tecnologia de ponta até às pequenas empresas. Isso porque estas aplicações são comercializadas por meio de assinatura, na qual o empresário paga uma mensalidade, na proporção dos módulos que queira utilizar.

Uma característica interessante é que o fato dos dados estarem hospedados em nuvem permite que o gestor tenha acesso a eles de qualquer lugar, bastando ter um celular com acesso à Internet. Os mais modernos sistemas de gestão empresarial ainda integram todas as áreas da empresa, evitando desencontro de informações, podem ser integrados a plataformas de e-commerce e geram relatórios e gráficos de desempenho, o que garante ao empresário controle total sobre tudo o que está sendo feito na empresa, a baixo custo. Gestão de estoque é coisa séria. Quem ainda utiliza o feeling para movimentar a cadeia de suprimentos está fatalmente fadado à estagnação. O universo empresarial de alta competitividade não perdoa erros.

A propósito, a previsão de demanda em sua empresa está tão assertiva quanto a de um tarólogo (sem cartas) em programa natalino de TV? Compartilhe conosco suas dificuldades e teremos o prazer em lhe auxiliar!