Pequenas empresas: como fazer controle de notas fiscais

O controle das operações e dos documentos, incluindo o controle de notas fiscais emitidas, faz-se importante em todas as organizações, independentemente do tamanho. Muitas vezes, o próprio empreendedor é o responsável pela gestão e pela organização da empresa e acaba deixando passar algumas rotinas que podem parecer menos importantes, mas que são imprescindíveis para o bom andamento do negócio. Vamos agora ver como fazer um controle adequado das notas fiscais e como isso pode impactar de forma positiva no processo de gestão empresarial.

O contador é um ator importante neste cenário

Converse com o seu contador e entenda melhor a sua rotina em relação às notas fiscais. Dessa forma, ele poderá lhe auxiliar a escolher uma melhor alternativa para o controle de suas finanças em geral. Além disso, verifique com ele a possibilidade de emissão eletrônica de suas notas e como isso pode ser benéfico para sua empresa. Além de o controle ficar mais simplificado tanto para emissões como para gerenciamento de valores, erros de preenchimento poderão ser evitados, pois não serão mais preenchidas notas físicas de forma manual, gerando economia em longo prazo.

Implante um sistema de gerenciamento para sua empresa

Um sistema de gerenciamento irá lhe proporcionar uma integração entre diversos departamentos, incluindo o setor de vendas, pois, com a emissão eletrônica de notas fiscais, será possível controlar de forma adequada tudo o que foi emitido.

O software de gestão irá lhe auxiliar não só na emissão, mas irá gerar relatórios por tipo de produto vendido, clientes e outros detalhes estratégicos para o seu negócio. A utilização de um software também é importante pelas possibilidades de adaptação que ele tem em relação ao seu negócio e ao tamanho da sua empresa.

Treinamento dos funcionários

A escolha de um bom software, de forma isolada, pode não ser efetiva. Assim, procure investir em treinamento para seus funcionários de modo que eles entendam e empreguem no dia a dia da empresa os princípios para uma melhor organização e controle das notas fiscais.

Aqui também vale conversar atentamente com o pessoal que trabalha no departamento de compras e vendas e ouvir as sugestões que eles mesmos têm para a melhoria do processo. Afinal de contas, eles são as pessoas que mais sairão beneficiadas com a simplificação das rotinas.

Benefícios trazidos pelo controle de notas fiscais

O controle de notas fiscais facilita e incrementa o processo de gestão, uma vez que, feito de forma correta e diária, pode lhe proporcionar uma visão mais ampla sobre a situação da empresa. Ele também evita que valores deixem de ser recebidos por ausência de registro ou erro, ou ainda que ocorram registros em duplicidade.

Com o controle de notas emitidas também fica mais fácil verificar quais são os clientes que pagam em dia e quais aqueles que atrasam o pagamento, possibilitando melhorar os aspectos financeiros do seu negócio.

Outro benefício é o contínuo aumento da confiabilidade de seus relatórios e informações fiscais que têm como grande fiscalizador o governo. Quanto mais confiáveis forem esses dados, melhor será para evitar futuros problemas com o fisco, como valores declarados a menor ou ainda com informações incorretas.

O controle automático das notas também permite a redução de custos com funcionários que antes eram designados para esta função. A integração de todas as informações em um só sistema de gestão permite o acesso em diferentes departamentos e o uso da informação de acordo com as necessidades de cada usuário. Como é o controle de notas fiscais na sua empresa? Compartilhe conosco suas experiências comentando em nossa postagem!

Veja também: sistema de gestão para pequenas empresas.