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Veja 7 erros na geração de arquivos no SPED Fiscal

Veja 7 erros na geração de arquivos no SPED Fiscal

Voc√™ j√° est√° pronto para prestar todas as informa√ß√Ķes de interesse do Fisco sobre a apura√ß√£o de ICMS e IPI? Ser√° mesmo? A Portaria CAT 22, de 16/02/2016, por exemplo, que disciplina os procedimentos a serem adotados para fins de Escritura√ß√£o Fiscal Digital pelos contribuintes do ICMS em SP, alterou as datas de entrega dos arquivos. A partir da refer√™ncia abril de 2016, os arquivos da EFD (SPED Fiscal) dever√£o ser entregues at√© o dia 20 (vinte) do m√™s subsequente. Mas n√£o s√£o somente as constantes mudan√ßas de orienta√ß√Ķes legais que confundem os empres√°rios.

Inova√ß√Ķes tecnol√≥gicas, mudan√ßas de prazos de cumprimento de obriga√ß√Ķes fiscais e muitos, muitos relatos de contribuintes que est√£o tendo problemas para validar os arquivos antes do envio. Voc√™ n√£o vai esperar a v√©spera da data final para descobrir que tamb√©m est√° com dificuldades para validar seus arquivos importados do seu sistema de gest√£o empresarial, certo? Para evitar descumprimento de prazos e eventuais san√ß√Ķes da Receita, listamos abaixo 7 erros comuns que as pessoas cometem ao gerar arquivos no sistema de escritura√ß√£o digital, al√©m de explicarmos como retificar as informa√ß√Ķes transmitidas em caso de equ√≠vocos! Leia e se previna de alguns dos mais corriqueiros erros no SPED Fiscal!¬†O jogo dos 7 erros do SPED Fiscal

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1- Não se atentar que a inserção do código de NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) só é exigida à empresa industrial ou equiparada

Tanto para quem vende quanto para quem compra do exterior, a classifica√ß√£o das mercadorias √© essencial na determina√ß√£o do IPI, bem como para a apura√ß√£o de todos os demais tributos envolvidos no processo de importa√ß√£o ou exporta√ß√£o. Por consequ√™ncia, essa classifica√ß√£o acaba repercutindo tamb√©m no montante do PIS/PASEP, ICMS e COFINS. Ou seja, trata-se de informa√ß√£o fundamental ao SPED Fiscal. Aqui habitam, portanto, dois erros comuns no SPED Fiscal: o primeiro, quanto ao conte√ļdo, j√° que essa classifica√ß√£o deve ser feita pelo contribuinte e n√£o costuma ser resolvida com uma simples olhada na legisla√ß√£o. Em caso de incorreto enquadramento na classifica√ß√£o fiscal e recolhimento a menor de tributos, a multa pode chegar a at√© 75% do tributo omitido.¬† Deve-se prestar muita aten√ß√£o nesse detalhe.

Mas o segundo erro é também o mais comum: não perceber que a exigência da inserção dessa classificação é compulsória apenas às empresas industriais ou equiparadas:

“2. O campo COD_NCM é obrigatório:

2.1) para empresas industriais e equiparadas a industrial, referente aos itens correspondentes à atividade fim, ou quando gerarem créditos e débitos de IPI;

2.2) para contribuintes de ICMS que sejam substitutos tribut√°rios;

2.3) para empresas que realizarem opera√ß√Ķes de exporta√ß√£o ou importa√ß√£o.‚ÄĚ

3. N√£o existe COD-NCM para servi√ßos.‚ÄĚ

Muitos pequenos empres√°rios, ao tentarem importar e validar os dados de √ļltima hora no PVA (Programa Validador da Escritura√ß√£o Fiscal Digital), com medo de perderem o prazo, acabam n√£o lendo com aten√ß√£o a legisla√ß√£o tribut√°ria, como a que delimita a obrigatoriedade de inser√ß√£o de dados no campo COD_NCM apenas a empresas enquadradas nas situa√ß√Ķes acima. N√£o quebre a cabe√ßa por desaten√ß√£o!

2- Erros na correlação entre campos de base de cálculos, alíquotas e impostos

Uma falha na parametrização do seu sistema ERP pode ocasionar inconsistências na multiplicação entre base de cálculo e alíquota informada, gerando valores divergentes em relação ao valor real do imposto devido. Isso pode levar o Fisco a interpretar que a empresa agiu de má-fé.

3- Erros na totaliza√ß√£o da Nota Fiscal Eletr√īnica ‚Äď NFe

Mais um problema de implementar um ERP pensando apenas no valor final, esquecendo-se do seu potencial de coleta, agrega√ß√£o e fidelidade dos dados que trafegam dentro da empresa. Alguns ERPs legados podem n√£o estar devidamente parametrizados, podem n√£o estar plenamente integrados aos processos da empresa ou, simplesmente, podem n√£o conseguir aglutinar todos os dados devidos para a totaliza√ß√£o correta da Nota Fiscal Eletr√īnica ‚Äď NFe. Isso tamb√©m gerar√° problemas de valida√ß√£o dentro do SPED Fiscal.

Vale destacar, entretanto, que esses mesmos erros podem ocorrer por desatenção dos colaboradores que alimentam o sistema com relação a dados como frete, quantidades, valor unitário, etc. Integridade dados é fundamental para não ter trabalho com o SPED Fiscal.

4- Extravio/falhas na sequência dos documentos emitidos pela empresa

Como voc√™ j√° sabe, o procedimento para escritura√ß√£o das notas fiscais eletr√īnicas canceladas √© diferente das notas emitidas no SPED Fiscal, mas a correria para apresentar as obriga√ß√Ķes ao Fisco faz com que muitos empres√°rios n√£o sejam t√£o meticulosos na contagem da sequ√™ncia das notas. Esse gap na ordem dos documentos emitidos/cancelados facilita a omiss√£o de receitas auferidas e √© mais um ponto entre os poss√≠veis erros no SPED Fiscal.

5- Código de origem dos itens em desacordo com a alíquota

O SPED Fiscal nasceu justamente para integrar os Fiscos em diferentes esferas, bem como para facilitar a identificação de indícios de sonegação. Com propósitos como esses, é evidente que qualquer divergência entre a origem dos itens e sua respectiva alíquota não será perdoada.

6- Desatualiza√ß√£o do empres√°rio com as altera√ß√Ķes na legisla√ß√£o

Caso da extin√ß√£o de alguma NCM, que n√£o foi devidamente observada pelo empres√°rio que est√° prestes a enviar informa√ß√Ķes ao Fisco ou de uma nova correla√ß√£o entre um determinado c√≥digo e uma nova al√≠quota de IPI, por exemplo.

7- Preenchimento manual dos dados no SPED Fiscal por falta de sistema de gest√£o empresarial (ERP)

Eis o mais imperdoável dos erros de envio do SPED Fiscal. Em uma era de extrema competitividade e de processos cada vez mais digitalizados, não ter um sistema de gestão empresarial (e insistir em manter-se refém de armazenamento de notas fiscais físicas, Declaração de Importação РDI, Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, entre outras centenas de papeis que se acumulam e se deterioram) é quase como assinar o atestado de óbito da empresa por livre-arbítrio.

Com o modelo de aquisi√ß√£o de softwares por assinatura (Software como Servi√ßo – SaaS), at√© os pequenos empres√°rios podem dispor de um ERP a baixo custo, evitando a imensa dificuldade de preencher √† m√£o todos os dados exigidos pelas prolixas telas do SPED Fiscal. Basta a troca de um n√ļmero e certamente haver√° erros de valida√ß√£o. Mais f√°cil ir em busca de um sistema de ponta em gest√£o empresarial.

Como retificar os dados incorretos do SPED Fiscal?

N√£o sabe como retificar os dados do SPED Fiscal? A resposta pode ser encontrada na Portaria CAT 147, de 2009, com as devidas altera√ß√Ķes, da Secretaria da Fazenda de SP, que reflete de forma bastante did√°tica as determina√ß√Ķes do Ajuste SINEF 2/2009 (atualizado pelo Ajuste SINEF 11/2012).

De forma geral, a legislação determina que:

1 – At√© o √ļltimo dia do terceiro m√™s subsequente ao encerramento do m√™s da apura√ß√£o (at√© 90 dias, portanto), n√£o √© necess√°ria a autoriza√ß√£o da Secretaria da Fazenda;

2 – Ap√≥s este prazo e nas hip√≥teses em que o erro relacionado ao ICMS n√£o puder ser saneado por meio de lan√ßamentos corretivos, retifica√ß√Ķes somente ser√£o poss√≠veis mediante autoriza√ß√£o da Secretaria da Fazenda.

Quanto √† forma, as corre√ß√Ķes nos dados de escritura√ß√£o digital podem ser feitas nos mesmos moldes da presta√ß√£o de contas original, atrav√©s da gera√ß√£o e envio de novo arquivo digital gerado em substitui√ß√£o ao √ļltimo arquivo da EFD regularmente recepcionado, relativo ao mesmo per√≠odo de refer√™ncia.

A aproxima√ß√£o do dia 20 significa fechamento das obriga√ß√Ķes tribut√°rias do m√™s anterior. Mas nada de ter problemas de compliance fiscal por desaten√ß√£o, ok? Ali√°s, aproveitando o ensejo, voc√™ j√° cometeu alguns dos erros no SPED Fiscal listados acima? Conte-nos como resolveu, bem como outros erros que tem encontrado no processo de valida√ß√£o mensal!

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