Causas e dicas para combater a baixa produtividade no trabalho

A baixa produtividade é um problema que atinge praticamente todos os profissionais em algum momento de suas carreiras. E essa queda no ritmo de trabalho pode ter efeitos negativos em diversas áreas, que vão desde o não cumprimento das demandas até a baixa motivação de quem está passando por esse período.

Isso porque vivemos em uma época em que a falta de tempo afeta muitos aspectos no cotidiano e atingir metas e saber como melhorar os resultados da empresa é o que todos os colaboradores tentam fazer com mais eficiência. Porém, a pressão, a falta de tempo hábil e pequenos hábitos ruins podem contribuir para a piora dessa situação.

Pensando nisso, criamos uma lista com alguns erros que atrapalham muito a sua produção e como lidar com eles de forma assertiva e que mude de fato a entrega e o cumprimento de atividades. Continue lendo para descobrir como mudar esse cenário.

Baixa produtividade: quais são as causas e como resolvê-las

Muitas são as causas responsáveis pela queda de produção nos diversos setores de uma empresa e saber identificá-los é de grande importância para que não haja perdas significativas na qualidade e na entrega de produtos e serviços. Portanto, estar à frente e de olho nos processos organizacionais que regem a rotina de um negócio é tão importante.

Dessa forma, fica muito mais simples poder acompanhar cada etapa de funcionamento e produção, otimizando cada setor de forma que as equipes estejam melhor preparadas para executar as tarefas em menor tempo e no mesmo período, mantendo a qualidade e o padrão esperados.

Não dar a devida atenção a essa situação pode gerar impactos muito negativos, não só nos números, de forma direta, mas, também, na imagem que a companhia tem no mercado. Portanto, assim como o produto final é significativo, assim são os seus meios de produção. Conheça os motivos da baixa produtividade e como agir para obter resultados mais positivos.

A falta de prioridade

É muito comum que na nossa rotina de trabalho tudo seja considerado como uma prioridade, o que nos deixa sem saber o que deve ser feito primeiro. Por isso, os gestores devem sempre selecionar a prioridade real de cada uma das tarefas. Caso seja necessário, implemente softwares de gestão que ajudarão a definir melhor por onde começar e ter todos os processos sob controle.

Ter uma boa noção do que é realmente urgente e do que pode esperar um pouco mais é fundamental na hora de evitar que inúmeras ações e não dar finalidade a nenhuma delas por um bom tempo. Planilhas e planejamento são a chave para o sucesso nessa situação.

Pouco ou nenhum foco

A distração costuma ser um dos maiores inimigos da produtividade, colaborando diretamente para a procrastinação. Distrair-se com qualquer coisa ou começar uma tarefa e largar para fazer outra são péssimos hábitos que eliminam qualquer chance de uma boa produção. Assim sendo, crie um ambiente que promova o foco, eliminando o que pode atrair sua atenção e levar a sua atenção para o lugar errado.

Boas medidas, e muito simples de colocar em práticas, incluem não deixar dezenas de abas abertas no computador, sempre que possível, colocar o celular no modo silencioso e dar preferência a ambientes mais tranquilos. E quando não for possível, recorrer a fones de ouvido para ouvir músicas que promovem a concentração, por exemplo.

Uso desmedido de redes sociais

Falando do celular, ficar fora das redes sociais durante o período de trabalho é essencial. Sabemos que esse tipo de mídia pode consumir facilmente uma boa parcela de tempo sem que a pessoa tenha consciência disso. Se a função envolve trabalhar com redes sociais ou se a empresa libera o uso normalmente, é preciso ter autocontrole para não checar atualizações a todo momento.

A dica de ouro nesse caso é separar um horário específico para acessar suas redes sem perder o foco e atenção nas atividades que você precisa desenvolver. Isso pode ser feito durante pausas entre uma tarefa e outra de acordo com o ritmo de trabalho da companhia.

Excesso de reuniões

Quando há reuniões a todo momento, o tempo para executar as atividades diminui e acaba gerando jornadas de trabalho mais longas e cansativas. Seja objetivo e direto nas reuniões, crie uma pauta para debater somente os assuntos relevantes e reserve só o período final para perguntas e indagações.

Assuntos de menor complexidade podem ser resolvidos via e-mail ou comunicados internos. Nem tudo precisa ser discutido durante reuniões, portanto, selecione os tópicos de acordo com a importância de cada um.

E-mail

Assim como as redes sociais, parar as produções e períodos de foco o tempo todo para checar e-mails não é muito produtivo e pode atrapalhar suas tarefas. Caso seja necessário estar sempre atento à caixa de entrada, dedicar momentos específicos do dia para essa tarefa é uma boa medida. Outra boa iniciativa é desligar as notificações, caso seja possível, para que elas não tirem a concentração do que está sendo feito.

Falta de energia

Falta de concentração e cansaço fazem com que a produtividade caia, é inevitável. Portanto, ter a oportunidade de descansar por alguns minutos se faz muito necessário. Afinal, cuidar da mente e do corpo promove o bem-estar, além de manter os colaboradores engajados em suas funções.

Segundo uma matéria da BBC Brasil, se alongar e fazer pequenas pausas voluntárias ao longo do dia traz muitos benefícios na produtividade, como redução dos níveis de estresse e aumento da atenção nas atividades. Além disso, aproveitar os fins de semana para se dedicar ao lazer e à descompressão é vital.

Desmotivação

São vários os fatores que podem gerar pessoas desmotivadas. É nesse momento que o pessoal dos recursos humanos deve agir na identificação e resolução do que pode estar impactando negativamente a visão dos colaboradores. Estar em contato com quem trabalha com você faz toda a diferença nos resultados e na performance de cada um.

Estabeleça aberturas que possibilitem o diálogo entre todos os níveis dentro de um ambiente corporativo. Alguém pode estar passando por um momento difícil na vida particular, pode haver um descontentamento com a função que a pessoa foi designada, insatisfação com a remuneração e muito mais.

Então, prestar atenção em como cada pessoa está se sentindo no trabalho faz parte da criação e manutenção de uma equipe contente e que investe na sua carreira dentro de uma empresa. Com conversa, sempre é possível encontrar um consenso.

Não delegar tarefas e responsabilidades

Existem muitas outras pessoas na empresa com talento, habilidade e inteligência para executar as tarefas que uma pessoa específica não pode fazer em determinados momentos. Nunca é produtivo ter apenas um indivíduo que consiga resolver problemas dentro de uma organização. Imprevistos podem acontecer e é sempre bom estar preparado. Não tenha medo de confiar e delegar tarefas quando for necessário.

Assim sendo, sempre tenha um plano B, alguém que pode tomar as rédeas de uma situação caso as coisas sejam urgentes. Essa medida também ajuda, e muito, a tirar a pressão de um colaborador que pode se sentir pressionado a sempre estar disponível para solucionar conflitos. Dividir e delegar não deve ser visto como algo negativo, muito pelo contrário, é uma das práticas mais efetivas dentro do ambiente corporativo.

Ao aplicar essas pequenas medidas, é possível criar um espaço e uma mentalidade que seja propícia para uma produção de alta qualidade e otimizada. Criando profissionais mais realizados e envolvidos com o que precisa ser feito diariamente para o bom andamento de qualquer negócio, tornando a rotina mais fluida e aprimorada.

Continue lendo o nosso blog para aprender como ter uma gestão assertiva que trazem sucesso para o seu negócio. E ainda fique por dentro de tudo relacionado a pequenas, médias e grandes empresas com dicas de quem realmente entende do assunto.

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