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8 dicas para fazer o invent√°rio do estoque da sua empresa

invent√°rio do estoque da sua empresa

8 dicas para fazer o invent√°rio do estoque da sua empresa

O estoque pode ser considerado o coração da empresa, afinal, se ele não estiver funcionando bem, todos os outros setores acabam parando. Mas a verdade é que, mesmo sendo tão vital, é mais que comum que os gestores e administradores acabem não dando a atenção necessária para esta área, deixando que ela funcione em um nível muito abaixo do ideal. Um tanto quanto inacreditável, não é mesmo?

Para evitar maiores problemas, manter o controle é fundamental. E uma das formas de fazê-lo é por meio da criação de um inventário de estoque, que basicamente consiste em uma lista composta por todos os materiais existentes em acervo, apontando seus pormenores e sua descrição. Lembre-se de que quanto mais detalhes conseguir listar, mais precisos se tornarão os processos e menos complicada se torna qualquer movimentação de produtos.

Mas ser√° que voc√™ sabe exatamente que itens est√£o armazenados no estoque da sua empresa? Conhece a localiza√ß√£o e os dados de todas as mercadorias? A resposta foi n√£o? Ent√£o confira a seguir algumas dicas que podem ajud√°-lo a fazer um excelente invent√°rio de estoque da sua empresa sem grandes complica√ß√Ķes:

Escolha o momento certo

Para come√ßo de conversa, √© preciso escolher o dia certo para fazer o invent√°rio do seu estoque. N√£o se esque√ßa de que esse trabalho costuma ser muito mais bem-sucedido quando √© feito em hor√°rios nos quais a empresa n√£o tem movimento, afinal, em momentos de fluxo elevado de entradas e sa√≠das √© bem mais complicado datar, organizar e conferir cada item e prateleira, certo? Assim, o ideal √© escolher uma data em que o acervo estar√° estagnado ou o mais pr√≥ximo disso poss√≠vel, apresentando pouca circula√ß√£o. Finais de semana, feriados, madrugadas ou √©pocas de mais calmaria ‚ÄĒ como o meio do m√™s ‚ÄĒ tendem a ser ideais para se investir na contagem e na documenta√ß√£o de sua lista de produtos.

Organize o espaço

Depois de escolher o momento certo, √© hora de organizar o espa√ßo, colocando ordem na casa para n√£o se perder em meio √† confus√£o. √Č preciso contar com uma certa estrutura no local do seu acervo antes de efetivamente come√ßar a contar e registrar. Essa pr√°tica ajudar√° a tornar o trabalho dos funcion√°rios muito mais eficiente e diminuir√° as chances de erros. Um lugar limpo, que permite o agrupamento de itens por categorias e que √© visualmente agrad√°vel proporciona o melhor ambiente para se fazer um invent√°rio do estoque preciso.

Seja o mais minucioso possível

Essa pode ser uma das tarefas mais complexas na hora de se fazer o invent√°rio do estoque, mas √© realmente essencial ser bastante minucioso nesse trabalho. O segredo est√° em contar cada item individualmente, jamais confiando nas informa√ß√Ķes das embalagens. Assim, mesmo que elas indiquem que h√° 40 latas em seu interior, √© preciso contar uma por uma, porque pode acontecer de algumas caixas conterem um pouco menos ou at√© um pouco mais, mandando o planejamento para o espa√ßo. Nesse caso, se n√£o for feito com a devida aten√ß√£o, seu invent√°rio pode n√£o servir para muita coisa. O correto √©, portanto, ver e contar cada item nas pr√≥prias m√£os, para minimizar as chances de erros.

Faça uma recontagem

Se você quer trabalhar realmente sem margem para falhas, o ideal é que ao término da primeira rodada de contagens seja feita uma segunda. Nesse momento, um funcionário diferente deve conferir as quantidades novamente, contabilizando item por item. Aí, sim, você pode considerar que está fazendo um bom inventário do estoque.

Registre tudo em detalhes

Como j√° dissemos, quanto mais detalhes voc√™ colocar na descri√ß√£o do invent√°rio do estoque, mais f√°cil ser√° depois para localizar, movimentar e tomar qualquer atitude necess√°ria em rela√ß√£o a seus produtos. Por isso, descreva ao m√°ximo n√£o s√≥ cada categoria como as mercadorias em si. Esse cuidado ser√° importante para manter uma listagem √ļtil e completa. Repita: quanto mais informa√ß√Ķes, maior a efici√™ncia.

Crie códigos diferentes para categorias

Com o invent√°rio do estoque pronto, pode ser uma √≥tima ideia estabelecer um c√≥digo individual para cada tipo de produto, que ter√° a fun√ß√£o de facilitar a identifica√ß√£o dos artigos tanto no momento da compra como no da venda, minimizando as chances de erro na entrada ou na sa√≠da. Voc√™ pode optar pelo c√≥digo num√©rico ou por um conjunto que contenha letras e n√ļmeros, desde que ele seja √ļnico para cada mercadoria e ajude sua equipe a identificar tudo com mais rapidez.

Atualize seu invent√°rio

Não adianta nada seguir todos esses passos e fazer um excepcional inventário do estoque se não for para mantê-lo sempre atualizado! Assim, se você comprar mais mercadorias ou fizer mais vendas sem repassar isso para sua listagem, a precisão do documento simplesmente desaparece, fazendo com que todo aquele trabalho tenha sido em vão. Para evitar esse transtorno, tente refazer esse procedimento sempre que julgar necessário, de acordo com sua área de atuação, o porte da empresa e suas possibilidades. Aproveite também para identificar qualquer diferença na contagem de produtos que possa indicar perdas ou até algum roubo em seu acervo, bem como mercadorias que foram compradas ou devolvidas e que não foram registradas.

Conte com um software de gest√£o inteligente

Contar com um software de gest√£o pode ser um passo crucial para que voc√™ tenha o invent√°rio do estoque mais preciso e √ļtil da vida da sua empresa, j√° que a ferramenta concentrar√° em um s√≥ local todas essas informa√ß√Ķes, listando seus produtos em um n√≠vel de detalhamento incr√≠vel. Com isso, as perdas e os erros se tornar√£o passado! Um software tamb√©m permite a execu√ß√£o de diversos relat√≥rios, que o manter√£o constantemente atualizado sobre a situa√ß√£o do acervo. Al√©m disso, existem ferramentas inteligentes¬†de tal forma que identificam automaticamente¬†riscos e ¬†oportunidades em rela√ß√£o ao estoque e avisam os usu√°rios, contribuindo para a gest√£o eficiente do neg√≥cio.

Se um item estiver sendo muito vendido e for acabando em seu estoque, por exemplo, o software dar√° o alerta para que voc√™ fa√ßa a reposi√ß√£o. Por outro lado, se seus clientes compravam muito um artigo e parecem ter deixado de compr√°-lo de uma hora para a outra, o sistema tamb√©m percebe e envia um alerta. Esses alertas podem ser configurados de acordo com suas necessidades, fazendo com que todas as informa√ß√Ķes sejam devidamente analisadas.

E voc√™, j√° adota pelo menos alguma dessas atitudes? Viu s√≥ como um software de gest√£o √© uma ferramenta de monitoramento completa para qualquer neg√≥cio? Ficou ainda com alguma d√ļvida ou quer compartilhar suas experi√™ncias conosco? Deixe seu coment√°rio e participe da conversa!

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