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8 dicas para fazer o inventário do estoque da sua empresa

inventário do estoque da sua empresa

8 dicas para fazer o inventário do estoque da sua empresa

O estoque pode ser considerado o coração da empresa, afinal, se ele não estiver funcionando bem, todos os outros setores acabam parando. Mas a verdade é que, mesmo sendo tão vital, é mais que comum que os gestores e administradores acabem não dando a atenção necessária para esta área, deixando que ela funcione em um nível muito abaixo do ideal. Um tanto quanto inacreditável, não é mesmo?

Para evitar maiores problemas, manter o controle é fundamental. E uma das formas de fazê-lo é por meio da criação de um inventário de estoque, que basicamente consiste em uma lista composta por todos os materiais existentes em acervo, apontando seus pormenores e sua descrição. Lembre-se de que quanto mais detalhes conseguir listar, mais precisos se tornarão os processos e menos complicada se torna qualquer movimentação de produtos.

Mas será que você sabe exatamente que itens estão armazenados no estoque da sua empresa? Conhece a localização e os dados de todas as mercadorias? A resposta foi não? Então confira a seguir algumas dicas que podem ajudá-lo a fazer um excelente inventário de estoque da sua empresa sem grandes complicações:

Escolha o momento certo

Para começo de conversa, é preciso escolher o dia certo para fazer o inventário do seu estoque. Não se esqueça de que esse trabalho costuma ser muito mais bem-sucedido quando é feito em horários nos quais a empresa não tem movimento, afinal, em momentos de fluxo elevado de entradas e saídas é bem mais complicado datar, organizar e conferir cada item e prateleira, certo? Assim, o ideal é escolher uma data em que o acervo estará estagnado ou o mais próximo disso possível, apresentando pouca circulação. Finais de semana, feriados, madrugadas ou épocas de mais calmaria — como o meio do mês — tendem a ser ideais para se investir na contagem e na documentação de sua lista de produtos.

Organize o espaço

Depois de escolher o momento certo, é hora de organizar o espaço, colocando ordem na casa para não se perder em meio à confusão. É preciso contar com uma certa estrutura no local do seu acervo antes de efetivamente começar a contar e registrar. Essa prática ajudará a tornar o trabalho dos funcionários muito mais eficiente e diminuirá as chances de erros. Um lugar limpo, que permite o agrupamento de itens por categorias e que é visualmente agradável proporciona o melhor ambiente para se fazer um inventário do estoque preciso.

Seja o mais minucioso possível

Essa pode ser uma das tarefas mais complexas na hora de se fazer o inventário do estoque, mas é realmente essencial ser bastante minucioso nesse trabalho. O segredo está em contar cada item individualmente, jamais confiando nas informações das embalagens. Assim, mesmo que elas indiquem que há 40 latas em seu interior, é preciso contar uma por uma, porque pode acontecer de algumas caixas conterem um pouco menos ou até um pouco mais, mandando o planejamento para o espaço. Nesse caso, se não for feito com a devida atenção, seu inventário pode não servir para muita coisa. O correto é, portanto, ver e contar cada item nas próprias mãos, para minimizar as chances de erros.

Faça uma recontagem

Se você quer trabalhar realmente sem margem para falhas, o ideal é que ao término da primeira rodada de contagens seja feita uma segunda. Nesse momento, um funcionário diferente deve conferir as quantidades novamente, contabilizando item por item. Aí, sim, você pode considerar que está fazendo um bom inventário do estoque.

Registre tudo em detalhes

Como já dissemos, quanto mais detalhes você colocar na descrição do inventário do estoque, mais fácil será depois para localizar, movimentar e tomar qualquer atitude necessária em relação a seus produtos. Por isso, descreva ao máximo não só cada categoria como as mercadorias em si. Esse cuidado será importante para manter uma listagem útil e completa. Repita: quanto mais informações, maior a eficiência.

Crie códigos diferentes para categorias

Com o inventário do estoque pronto, pode ser uma ótima ideia estabelecer um código individual para cada tipo de produto, que terá a função de facilitar a identificação dos artigos tanto no momento da compra como no da venda, minimizando as chances de erro na entrada ou na saída. Você pode optar pelo código numérico ou por um conjunto que contenha letras e números, desde que ele seja único para cada mercadoria e ajude sua equipe a identificar tudo com mais rapidez.

Atualize seu inventário

Não adianta nada seguir todos esses passos e fazer um excepcional inventário do estoque se não for para mantê-lo sempre atualizado! Assim, se você comprar mais mercadorias ou fizer mais vendas sem repassar isso para sua listagem, a precisão do documento simplesmente desaparece, fazendo com que todo aquele trabalho tenha sido em vão. Para evitar esse transtorno, tente refazer esse procedimento sempre que julgar necessário, de acordo com sua área de atuação, o porte da empresa e suas possibilidades. Aproveite também para identificar qualquer diferença na contagem de produtos que possa indicar perdas ou até algum roubo em seu acervo, bem como mercadorias que foram compradas ou devolvidas e que não foram registradas.

Conte com um software de gestão inteligente

Contar com um software de gestão pode ser um passo crucial para que você tenha o inventário do estoque mais preciso e útil da vida da sua empresa, já que a ferramenta concentrará em um só local todas essas informações, listando seus produtos em um nível de detalhamento incrível. Com isso, as perdas e os erros se tornarão passado! Um software também permite a execução de diversos relatórios, que o manterão constantemente atualizado sobre a situação do acervo. Além disso, existem ferramentas inteligentes de tal forma que identificam automaticamente riscos e  oportunidades em relação ao estoque e avisam os usuários, contribuindo para a gestão eficiente do negócio.

Se um item estiver sendo muito vendido e for acabando em seu estoque, por exemplo, o software dará o alerta para que você faça a reposição. Por outro lado, se seus clientes compravam muito um artigo e parecem ter deixado de comprá-lo de uma hora para a outra, o sistema também percebe e envia um alerta. Esses alertas podem ser configurados de acordo com suas necessidades, fazendo com que todas as informações sejam devidamente analisadas.

E você, já adota pelo menos alguma dessas atitudes? Viu só como um software de gestão é uma ferramenta de monitoramento completa para qualquer negócio? Ficou ainda com alguma dúvida ou quer compartilhar suas experiências conosco? Deixe seu comentário e participe da conversa!

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