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Cotações de compras automatizadas
Antes de realizar uma compra, é possível solicitar uma sugestão inteligente do sistema de compras sobre quais itens devem ser adquiridos no momento. Essa recomendação é baseada nos controles de Ponto de Pedido, Lote Econômico e nos Pedidos de Compra ainda não entregues, garantindo uma gestão eficiente do estoque.
Nos sistemas tradicionais, o ponto de pedido e o lote econômico geralmente precisam ser informados manualmente pelo usuário, o que pode ser um processo complexo e demorado, especialmente para empresas que administram uma grande variedade de produtos. No entanto, a ferramenta automatiza esses cálculos com base no histórico de vendas de cada item, garantindo informações precisas e atualizadas para tomada de decisão.
O recurso de Alertas Inteligentes mantém o responsável pela área sempre informado, enviando notificações automáticas por e-mail ou celular sobre produtos que atingiram o ponto de pedido e precisam ser adquiridos. Dessa forma, a empresa evita a falta de produtos essenciais, melhora a eficiência operacional e reduz desperdícios, tornando a gestão de compras mais estratégica e assertiva.
Agilidade nos pedidos com sistema de controle de compras
Após a cotação, o pedido de compras pode ser efetuado com apenas alguns cliques. Diretamente da tela de pedidos, o usuário acessa o histórico do fornecedor, com informações como últimas compras realizadas, valores negociados, quantidades adquiridas e dados financeiros relevantes.
Com o pedido finalizado, é possível enviá-lo por e-mail ao fornecedor e acompanhar o recebimento das mercadorias. O software de compras também permite controlar a previsão de entrega de cada solicitação, enviando alertas por e-mail ou celular ao responsável pelas compras sempre que houver um atraso identificado.
Custos sempre atualizados
Na confirmação da entrada, o sistema atualiza automaticamente os custos dos produtos, considerando não apenas os valores pagos e impostos, mas também despesas adicionais como frete, seguro e outros encargos relacionados à operação. Esses custos podem ser rateados entre todos os itens e calculados com base no último preço pago ou no custo médio.
Com isso, os preços de custo, margens de lucro e valores de venda são mantidos sempre atualizados. Ao finalizar a entrada, os valores correspondentes são lançados diretamente no contas a pagar do software de gestão de compras, integrando-se ao módulo de controle financeiro.
A solução também emite alertas sempre que identifica possíveis inconsistências, como divergências entre o preço de entrada e o valor do pedido original ou variações incomuns nas margens e preços de venda — sinais que podem indicar erros de digitação. Isso garante mais segurança ao processo comercial, ajudando a evitar prejuízos e assegurando maior precisão nas operações.
Registro das mercadorias e lançamento de notas fiscais de compras
Quando a mercadoria chega, é possível importar o XML da nota fiscal de entrada diretamente para o sistema de compras. Essa funcionalidade automatiza o processo de lançamento dos produtos no estoque, eliminando a necessidade de digitação manual, reduzindo erros e garantindo mais agilidade e precisão no controle das entradas.
Caso o XML não esteja disponível, o próprio pedido de compra pode ser facilmente convertido em entrada, facilitando o processo e mantendo a rastreabilidade das operações. Se nem todos os itens forem entregues, a ferramenta faz o controle automático dos saldos pendentes, permitindo acompanhar o que ainda falta ser recebido.
Com essa inteligência na gestão de compras, é possível manter um controle eficiente do estoque, garantir a conferência correta dos pedidos e aumentar a segurança nas etapas do recebimento de mercadorias.
Benefícios do sistema de compras
O sistema de gestão de compras traz uma série de benefícios para empresas que buscam mais controle, agilidade e economia nos processos de aquisição. Ao automatizar tarefas manuais e integrar diferentes setores, ele transforma a maneira como sua empresa compra, negocia e gerencia fornecedores. Confira os principais benefícios:
Fature mais, com sua estrutura atual
Sistema de gestão moderno e completo, que reflete em maior competitividade e melhor lucratividade para sua empresa.
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Conheça alguns de nossos clientes
“O sistema foi implantado na Meditron em agosto de 2013, após vários outros sistemas que não conseguiram atender os reais processos da empresa. Com um baixo custo de implantação, facilitou prontamente os processos e refletiu as maiores necessidades da empresa, principalmente no controle de clientes, orçamentos, pedidos de venda, estoque, faturamento e financeiro. O sistema é simples, operacional e satisfatório. Os dados e relatórios podem ser exportados para PDF e Excel, além de poderem ser programados para recebimento periodicamente por e-mail. Estamos plenamente satisfeito com o sistema e do suporte da ADV Tecnologia.” Cliente: Meditron 
“A ADV Tecnologia resolveu um problema crônico que tínhamos com o nosso faturamento, a Danreal atende todo o território Nacional e as regras tributárias que cada estado trabalha dificultava demais o nosso processo de emissão de Notas Fiscais. Ter um ERP como o da ADV facilita nossa rotina, automatiza processos, e minimiza erros é um sistema completo que contribui para uma tomada de decisão mais assertiva. Conhecemos o trabalho da ADV desde 2008 por ser uma empresa que há um bom tempo atua no mercado e em diferentes segmentos, demonstra competência e se mantém atualizada com as novas tecnologias” Cliente: Danreal 
“A ADV tecnologia nos impressiona mais a cada ano, excelente atendimento, sistema prático e intuitivo. Ao longo dos 20 anos usando o sistema a empresa teve profissionalismo e eficácia para solucionar os pequenos problemas que apareceram neste período, dando suporte extremamente comunicativo. Nós da Pelligotti Cosméticos só temos elogios a fazer.” Cliente: Pelligotti 
“O atendimento de toda a equipe ADV é excelente. Os analistas são muito bem capacitados para atender em tempo recorde todas as dúvidas e necessidades. O acesso ao Help Desk é excelente e ainda conto com ajuda via whatsapp, o que nos ajuda muito com relação aos chamados urgentes. O acompanhamento é feito muito de perto e qualquer problema, a solução é muito rápida. Além do custo-benefício excelente. Parabéns equipe ADV, vocês fazem tudo com muito amor.” Cliente: Casa do Compressor 
“O sistema é muito fácil de se trabalhar, já atuei com sistemas muito mais complexos, porém em termos de facilidade nenhum chega perto do ADV. O atendimento do suporte é muito bom, pessoas muito receptivas e sempre muito dispostos a ajudar, esse talvez seja o melhor quesito da empresa. Em comparação com o SAP, esse sistema é muito melhor para se trabalhar, menos complexo, menos burocrático.” Cliente: Séllus Cosméticos 
“Usamos o sistema há quatro anos para a gestão da nossa empresa, sempre nos auxiliou nos processos operacionais, é um erp que oferece soluções integradas para indústria. Permite desenvolvimento de acordo com a nossa necessidade. Software objetivo, prático e de fácil compreensão para nossos usuários. Ótimo atendimento e equipe de suporte eficiente. Estamos satisfeitos com a parceria.” Cliente: Udine 
“Sempre tivemos a atenção da ADV para qualquer esclarecimento. Foram vários contatos que ajudaram a estreitar a confiança no fornecedor, tanto na fase inicial de treinamento, quanto o pós produção. Nota dez para o atendimento. Dá para dizer que nosso grau de satisfação ao escolher o Software da ADV Tecnologia foi muito boa. Estamos otimizado tempo de digitação (módulo AFV), ganhamos agilidade, encurtamos alguns processos. Informações cruzadas nos dão um parecer mais globalizado de situações de vendas, finanças e produção diariamente.” Cliente: Café Carneiro 
“A ADV mantém um contato muito próximo com nossa empresa através do departamento de sucesso do cliente – nos mantém informados sobre as soluções solicitadas, fazem um acompanhamento eficaz sobre conclusões e satisfação. Tem também os alertas inteligentes ajudaram muito a solucionar nossos problemas com diferenças de estoque e produtos com validade curta, levando a uma economia significativa a empresa. O software é de fácil operação, intuitivo, e eficaz! A ADV tem sido uma ótima opção.” Cliente: Análise 
“Utilizamos o sistema da ADV há ano! A solução nos auxilia bastante no controle financeiro vendas e gestão de estoque de forma integrada. O software é completo e atende a nossa demanda de indústria. Além disso, o atendimento é excelente, equipe sempre disponível para ajudar.” Cliente: Sanny 
“Estamos muito satisfeitos com os resultados da otimização dos processos. O software agrega agilidade e informações precisas para cada vez mais oferecer um serviço melhor. Eles são excelentes no quesito atendimento ao cliente” Cliente: DMS 
“Desde 2013 uma parceria de sucesso! Sistema intuitivo e completo, sem contar o suporte incrível que sempre nos ajuda a qualquer momento.” Cliente: Horizontal 
“Temos a parceria com a ADV Tecnologia há 4 anos. As ferramentas que o sistema nos oferece nos auxília muito em todos os setores, o sistema é simples e fácil de trabalhar. Conseguimos nos organizar com estoque, clientes e vendas, com a gestão de alertas que recebemos, além dos relatórios e gráficos que extraímos com facilidade do sistema! Nossa relação com os colaboradores da ADV sempre foi muito boa, o pessoal é muito solicito em ajudar a resolver os “probleminhas” que surgem no decorrer dos dias. Já conheço quase todos do suporte de tanto que me comunico com eles. Agradeço pela parceria e espero que continuemos por longos anos ainda” Cliente: Neolab 
“É um software leve, com uma interface de fácil visualização e completo ao mesmo tempo. O atendimento do suporte técnico também é muito rápido. Recomendo.” Cliente: Fabrika do Som 
RESPONDENDO DÚVIDAS FREQUENTES
O que é sistema de compras?
Um sistema de compras é uma ferramenta que automatiza e organiza todas as etapas do processo de aquisição de produtos e serviços dentro de uma empresa.
Ele permite desde o planejamento de compras, passando pela solicitação, cotação, aprovação e emissão de pedidos, até o recebimento dos itens e controle de fornecedores.
Como implantar um software de compras?
Implantar um software de compras é um passo essencial para modernizar a gestão e garantir mais controle, economia e eficiência nos processos de aquisição da sua empresa. Mas, para que a implementação seja bem-sucedida, é importante seguir algumas etapas estratégicas. Confira abaixo um passo a passo:
Mapeie os processos atuais de compras
Antes de tudo, é preciso entender como funciona o fluxo de compras da sua empresa hoje: quem solicita, quem aprova, como são feitas as cotações, quais os principais gargalos e desperdícios.
Defina os objetivos da implantação
O que você espera alcançar com a solução? Reduzir custos? Aumentar a produtividade? Integrar com o estoque? Ter isso claro ajuda a escolher e configurar a solução de forma alinhada aos seus objetivos.
Escolha um sistema confiável e flexível
Opte por um sistema de gestão de compras que seja fácil de usar, personalizável e que se integre com outros setores, como financeiro e estoque. O ADV ERP da ADV Tecnologia, por exemplo, oferece um módulo de compras completo, com automação de processos e gestão de fornecedores em tempo real.
Planeje a implantação com apoio especializado
Tenha ao seu lado uma equipe de implantação experiente. A ADV oferece suporte técnico completo e treinamento para que sua equipe utilize a ferramenta da melhor forma desde o início.
Treine sua equipe e monitore os resultados
Após a implantação, invista em capacitação e acompanhe os resultados. Com o software funcionando corretamente, sua empresa terá mais segurança nas decisões e muito mais eficiência nas compras.
Como funciona o sistema de controle de compras?
O sistema de compras oferece uma solução completa e eficiente para gerenciar o processo de aquisição de produtos e serviços, com funcionalidades que otimizam cada etapa da jornada de compras. Conheça algumas delas:
Solicitação de Compras Automatizada
Com a plataforma, os usuários podem criar solicitações de compras de forma simples e rápida, sem a necessidade de processos manuais. Tudo é registrado e organizado, permitindo o acompanhamento em tempo real.
Cotação e Negociação com Fornecedores
Através do sistema, sua empresa pode enviar automaticamente solicitações de cotação para fornecedores cadastrados e comparar preços, prazos e condições de forma prática. Isso agiliza a escolha e a negociação com fornecedores, garantindo melhores condições.
Gestão de Estoque e Recebimento
O controle de estoque é facilitado, pois o programa de compras atualiza as quantidades automaticamente após o recebimento dos produtos. Isso evita falhas no inventário e garante que o estoque esteja sempre atualizado.
Segurança e Controle de Acesso
Com a gestão de permissões e controle de acesso, cada colaborador tem acesso apenas às funcionalidades necessárias para sua função, garantindo segurança e evitando vazamento de informações sensíveis.
Qual o melhor sistema de compras?
Se você busca agilidade, controle e eficiência nos processos de aquisição da sua empresa, pode estar se perguntando: qual o melhor sistema de controle de compras? A resposta está na união entre tecnologia de ponta, facilidade de uso e integração com os demais setores do negócio.
Por isso, a solução da ADV Tecnologia é considerada a melhor. Desenvolvida para atender empresas de diferentes portes e segmentos, ela oferece uma gestão completa, desde a solicitação até a finalização do pedido, tudo de forma automatizada e integrada com o ERP.
Software de compras para pequenas empresas. Vale a pena?
Cada vez mais, pequenas empresas estão percebendo que contar com um sistema de compras não é um luxo — é uma necessidade para manter a organização, evitar desperdícios e ganhar competitividade.
Mesmo com uma estrutura mais enxuta, as pequenas empresas enfrentam desafios no controle de estoque, nas cotações com fornecedores, na aprovação de pedidos e no registro de compras. E é aí que um bom software faz toda a diferença.
Fazer o controle de compras através de uma planilha é uma boa prática?
O controle de gestão de compras feito por planilhas torna o processo engessado e exaustivo, o que reflete em perda de produtividade. A possibilidade da inserção manual de informações incorretas pode trazer sérios prejuízos financeiros. O ideal é contar com uma solução para automatizar os processos.
Quais os benefícios do sistema de gestão de compras?
O sistema de compras traz uma série de benefícios para empresas que buscam mais controle, agilidade e economia nos processos de aquisição. Ao automatizar tarefas manuais e integrar diferentes setores, ele transforma a maneira como sua empresa compra, negocia e gerencia fornecedores. Confira os principais benefícios:
Redução de custos
Com a ferramenta, é possível comparar preços de forma mais eficiente, evitar compras duplicadas e negociar melhores condições com fornecedores — o que gera economia significativa.
Padronização dos processos
O sistema garante que todas as etapas — da solicitação à aprovação — sigam um fluxo padronizado, reduzindo erros, retrabalho e garantindo maior transparência.
Aumento da produtividade
A automação das tarefas operacionais permite que sua equipe foque em atividades mais estratégicas, acelerando a tomada de decisões.
Maior controle e rastreabilidade
Todo o histórico de compras, cotações e fornecedores fica registrado, permitindo acompanhar o desempenho e tomar decisões com base em dados reais.
Segurança nas informações
Todos os dados ficam armazenados de forma segura no sistema de controle de compras, com acesso restrito por perfil de usuário, o que garante mais confiabilidade no processo.
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