Como delegar tarefas e funções de maneira efetiva

Nem sempre delegar tarefas e funções é uma tarefa fácil. Principalmente quando a empresa está crescendo e o gestor não está acostumado a dividir as demandas. Porém, para que isso seja feito de maneira correta, é preciso seguir alguns passos importantes. Eles vão garantir o bom funcionamento da equipe e a entrega de bons resultados.

Nos últimos tempos, o acúmulo de trabalho tem sido a causa de algumas doenças. Por exemplo, a Síndrome de Burnout, ou Síndrome do Esgotamento Profissional. A qual está diretamente associada à pressão no ambiente de trabalho, como mostra o Ministério da Saúde do Brasil. Por isso, para um gestor, delegar as tarefas pode ser uma forma de diminuir a carga associada à função.

Dessa maneira, neste post você vai conferir 7 técnicas importantes para delegar as funções de maneira efetiva. Com isso, será possível priorizar o desenvolvimento do negócio e prezar pela saúde mental, tanto sua quanto dos colaboradores. Veja quais são elas!

O que é delegar tarefas e qual sua importância

Delegar tarefas é atribuir responsabilidades específicas para os membros da sua equipe. Esse ato é importante para que os colaboradores se sintam valorizados além de priorizar ações estratégicas para desenvolver a empresa. Então, o bom rendimento da equipe está associado à divisão de funções por parte do gestor.

O ato de dividir as responsabilidades tem vários outros pontos positivos dentro de uma operação. Por exemplo, os funcionários têm a chance de desenvolver novas habilidades e crescer dentro do empreendimento. Ou seja, esse ato é importante para melhorar o clima interno da empresa.

Nem sempre é fácil decidir qual colaborador vai desempenhar cada função. Contudo, um bom gestor consegue perceber quando intervir. Além disso, o ato de delegar é uma habilidade que pode ser construída com o tempo. Por isso, veja as 7 melhores formas de fazer isso na lista a seguir.

7 maneiras de delegar tarefas e funções

Antes de delegar as funções, é preciso conhecer bem a empresa e a equipe. Afinal, isso vai impactar diretamente em quais e como as tarefas serão distribuídas. Outro ponto que o líder precisa ter em mente é que as equipes são compostas por pessoas que podem executar uma demanda a partir da orientação do gestor.

É humanamente impossível para que um administrador centralize todos os processos de uma empresa. Além disso, delegar as funções de maneira efetiva não acontece do dia para a noite. Mas, como todas as outras habilidades, a divisão de trabalho é aperfeiçoada e desenvolvida ao longo do tempo. Por isso, confira como delegar as tarefas e funções em 7 atos efetivos.

1. Comece aos poucos

É comum que os gestores pensem que são os únicos totalmente capazes de realizar uma determinada tarefa. Isso leva a uma dependência de um sistema de planilhas que não é otimizado, que é um dos principais erros das pequenas empresas. Então, por mais que você ou seu gestor tenha a intenção de fazer tudo sozinho, tenha em mente que isso é impossível.

Então, o primeiro passo para que as tarefas sejam divididas e descentralizadas é começar aos poucos. Afinal, é melhor começar devagar do que não começar de jeito nenhum, não é mesmo? Por isso, inicie delegando tarefas pequenas e de baixo risco. Vá trabalhando e analisando os resultados para, em breve, chegar em demandas maiores. Com o tempo, o ato de dividir as demandas será natural e fará parte da rotina da empresa.

2. Escolha a pessoa certa

O fato de uma pessoa ter a capacidade de realizar uma tarefa não significa que ela pode fazê-la. Afinal, em determinados momentos o colaborador ou colaboradora não tem disponibilidade de realizar a demanda por si só. Por isso, é importante ser estratégico na hora de delegar a função para alguém. Nessa hora, a regra é escolher alguém que tenha capacidade e disponibilidade para atingir o objetivo necessário

Nessas horas, o plano de ação da empresa se faz mais do que necessário. Ele é uma forma de definir metas, objetivos e metas a serem cumpridos. Durante a sua elaboração, você pode já delegar as tarefas e funções de cada colaborador. Assim, será mais fácil acompanhar um determinado projeto e os resultados chegarão mais rápido.

Para isso, é preciso elaborar e administrar os dados necessários para esse tipo de acompanhamento. Então, confira o nosso post sobre software de gestão e melhore os resultados da sua empresa.

3. Aposte no diálogo

Uma boa relação se constrói com o diálogo, não é mesmo? Principalmente no que diz respeito às expectativas das pessoas que estão envolvidas. Então, por que com a equipe de um projeto isso deve ser diferente? Durante o ato de confiar as demandas para os membros do seu time, é importante falar exatamente o que se deseja para aquela tarefa.

Para isso, fale o que é necessário para que o objetivo seja cumprido de forma satisfatória. Além disso, aponte o resultado final desejado e, principalmente, dê um prazo para sua conclusão. Via de regra, uma forma de acompanhar o andamento das tarefas é por meio de reuniões breves ao longo da tarefa. Para demandas de curto prazo, um encontro deve bastar. Demandas maiores podem necessitar uma lista de metas para serem cumpridas.

4. Saiba se afastar

De nada vai adiantar delegar uma função se você vai continuar o acompanhamento como se a demanda fosse sua. Esse ato é chamado de microgerenciamento e pode ter consequências diretas no bom rendimento da equipe. Isso pode frustrar os colaboradores e gestores da equipe. Afinal, há uma impressão de que eles não são capazes de realizar a tarefa.

Há uma barreira muito pequena entre o monitoramento e o microgerenciamento de um projeto. Por isso, é de extrema importância avaliar o próprio comportamento enquanto gestor para poder se afastar de uma tarefa quando for necessário. Isso vai contribuir para que os limites de cada um sejam respeitados.

5. Confie no seu time

Se o seu time chegou até aqui é porque os integrantes são capazes. Então, quando uma tarefa é confiada a alguma pessoa, ela deve ter autoridade para cumprir os objetivos solicitados. Isso vai ajudar na autoestima da equipe como um todo e, a médio prazo, fará com que a equipe fique mais autônoma. O que pode facilitar a tomada de decisão por parte dos administradores da empresa.

Para evitar que surja uma ideia de que os funcionários não são confiáveis, é importante apostar em um cronograma. Com isso, você poderá definir quando as checagens serão feitas e o colaborador já terá em mente quando os relatórios serão necessários. As cobranças e checagens fora do cronograma devem ser feitas somente se forem de extrema importância.

6. Reconheça o que foi feito

O sucesso da divisão de tarefas só vem se todos estiverem comprometidos com ela. Por isso, é preciso que os encarregados sejam responsáveis pela conclusão correta de uma demanda. Então, é importante dar um feedback para a equipe quando o projeto terminar. Isso vai permitir que os resultados sejam revistos.

Caso haja um problema com o trabalho, as pessoas devem ser responsabilizadas e será necessário consertar os erros. Porém, se a tarefa for bem executada, é preciso que os colaboradores tenham o devido reconhecimento e, quem sabe, uma recompensa por isso.

7. Use ferramentas de gestão

Outra maneira de descentralizar as tarefas de uma empresa é apostar em ferramentas que otimizam a gestão. Isso pode ser feito a partir do uso de um sistema que integre os diferentes setores de uma companhia. Atualmente, existem várias opções para gerir os resultados da empresa.

Uma das melhores formas para isso, é usar um Sistema ERP. A sigla vem do inglês e Enterprise Resource Planning, ou Planejamento dos Recursos da Empresa. Logo, essa tecnologia serve para auxiliar o gestor a otimizar os processos internos e integrar os diferentes setores de uma empresa. Além disso, ele ajuda no acompanhamento e na delegação de tarefas

Como você pode ver, encarregar os colaboradores de diferentes funções vai melhorar o rendimento da sua empresa. Por mais difícil que essa atividade pareça, quanto antes você começar a descentralização das tarefas, mais rápido isso vai virar rotina na empresa. Para isso, as dicas deste post vão te ajudar a desenvolver essa habilidade de uma maneira otimizada.

Gerir uma empresa não é uma tarefa fácil. Afinal, é preciso lidar com clientes, processos, colaboradores, finanças e várias outras demandas. Por isso, o administrador precisa estar atento às mudanças do mercado e às novas oportunidades para melhorar os resultados do negócio. Dessa maneira, para se manter atualizado, veja nosso post sobre gestão assertiva!

Saiba mais: sistema de gestão para pequenas empresas.