Montar e gerenciar um negócio no Brasil significa ter que lidar com uma série de processos que, mesmo para quem faz no dia a dia, pode ser complicado. Um grande exemplo disso é o Sped Fiscal, um serviço que faz parte de um programa do Governo Federal chamado Sistema Público de Escrituração Digital.

Apesar de ter sido criado para facilitar a vida de empresários, ele ainda causa muita confusão. Mas fique tranquilo! A ADV Tecnologia fez esse artigo para esclarecer de uma vez por todas o que é o Sped Fiscal, porque ele existe e como funciona. 

Escrituração Fiscal

Antes de falar sobre o Sped Fiscal, vamos entender o que é a sua base: a escrituração fiscal. Toda empresa possui obrigações tributárias e deve comprovar suas operações e receitas geradas pelos seus serviços.

A escrituração fiscal é o conjunto de documentos criados para registrar o faturamento do negócio, além dos impostos e contribuições a recolher (ICMS, IPI, ISS, dentre outros). Simplificando: é a escrituração fiscal que vai detalhar informações importantes sobre a sua empresa para os fiscos estaduais e a Receita Federal.

O que é Sped Fiscal?

O Sped Fiscal ou EFD (Escritura Fiscal Digital) é o processo de escrituração digital da Receita Federal que faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital.

Antes, toda a escrituração fiscal era feita manualmente. Hoje, é tudo realizado pelo computador, através do PVA (Programa Validador e Assinador).

O Sped Fiscal serve para:

  • Simplificar a entrega de documentação para os Fiscos
  • Eliminar a necessidade de utilização de papel
  • Economia de tempo e recursos para micro e pequenas empresas
  • Reduzir a burocracia do Governo

Além da escrituração fiscal, o Sistema Público de Escrituração Digital também abrange a escrituração contábil digital e a nota fiscal eletrônica.

Programa Validador e Assinador

O PVA é o programa onde você preenche e envia a sua escrituração fiscal. Para baixá-lo, é só clicar aqui.

É importante que sua empresa tenha um sistema de gestão que registre suas informações. Assim, você pode importar os dados para o PVA, sem a necessidade de fazer tudo manualmente. 

Certificado digital para o Sped Fiscal

Depois de preencher todas as informações do seu Sped Fiscal no PVA, o próximo passo será assinar digitalmente a documentação para enviar à Receita Federal.

Como fazer isso? É simples:

  • Sua empresa deve ter um certificado digital (e-CNPJ)
  • O certificado deve ser tipo A1 ou A3
  • Para emiti-lo, basta procurar uma certificadora credenciada pela ICP-Brasil
  • Depois, é só utilizar o certificado para realizar a assinatura no PVA

Vantagens do SPED Fiscal 

Eficiência e redução de custos

Como o SPED Fiscal é feito totalmente de forma eletrônica, ele desburocratiza todo o processo de envio de documentos, diminui os custos com a impressão e a movimentação deles pelos seus funcionários, que antes precisavam ir de um lugar a outro para levar toda a documentação exigida para a fiscalização.

Com o SPED Fiscal, nada mais disso é necessário, o que proporciona maior agilidade e simplifica a prestação de contas. Isso torna a burocracia bem menor e mais simples na hora da fiscalização. O SPED Fiscal também é muito vantajoso para a Receita Federal, que não precisa mais enviar agentes nas empresas já que toda a análise documental é feita de forma eletrônica. Isso torna todo o processo mais simples e faz com que o governo economize recursos e faça uma fiscalização mais rápida e efetiva. 

Padronização da documentação

Como a prestação de contas por parte das empresas é feita de forma totalmente digital, garante que o governo receba todas as informações de forma padronizada, o que permite um melhor acompanhamento da contabilidade das organizações por parte da Receita Federal.

Dessa forma, o SPED Fiscal garante ao Fisco um maior controle, de forma a evitar fraudes e sonegações fiscais.

Transmissão segura das informações

Uma das grandes vantagens trazidas pelo SPED Fiscal é a segurança das informações que o sistema proporciona às empresas. Assim, empresários, contadores e donos de negócio passam a utilizar o certificado digital para enviar os seus dados.

Com a certificação digital, cada empresa usa uma assinatura eletrônica própria, que diminui a ocorrência de fraudes e a criação de empresas fantasmas, o que é bom para o contribuinte e também para a Receita Federal.

Quais os principais erros na hora de enviar o Sped Fiscal? 

Para evitar o descumprimento de prazos e eventuais sanções da Receita, listamos abaixo os erros comuns que as pessoas cometem ao gerar arquivos no sistema de escrituração digital: 

  • Campos obrigatórios não informados
  • O contador cadastrado não é responsável pelo período da apuração
  • Regime de apuração de PIS/Cofins não ajustado nas configurações da empresa
  • Apuração do IRPJ não ajustado nas configurações da empresa
  • O código do banco central no cadastro de países não foi informado
  • O código do IBGE nos parâmetros da cidade não foi informado
  • CST possui equívocos
  • Número da nota que consta no campo “chave de acesso” está diferente do informado no campo “número da nota de entrada”
  • Nota de entrada com informações inválidas na situação tributária
  • A combinação CFOP CST informada é inválida
  • O segmento não foi informado
  • Campo data nas notas de serviço não foi informado
  • CFOP informado incorretamente
  • Documento inicial informado incorretamente
  • Documento final informado incorretamente
  • Data de movimento informado corretamente
  • O código do NCM do item da nota de entrada está diferente do informado no cadastro de produtos
  • O código do NCM do item da nota de saída está diferente do informado no cadastro de produtos.
  • PIS e COFINS não configurados nos afretamentos
  • A alíquota configurada não consta da tabela de alíquotas permitidas pela receita federal
  • Situação tributária de PIS e COFINS estão diferentes
  • CST informada para pessoa física
  • As apurações não foram geradas no validador
  • As apurações do menu Escrituração PIS/COFINS não foram geradas no validador
  • Informada a situação tributária 08 e não informado a natureza da receita
  • Natureza da base de cálculo de crédito não informada no item da nota de entrada

Como retificar os dados incorretos do SPED Fiscal?

Não sabe como retificar os dados do SPED Fiscal? A resposta pode ser encontrada na Portaria CAT 147, de 2009, com as devidas alterações, da Secretaria da Fazenda de SP, que reflete de forma bastante didática as determinações do Ajuste SINEF 2/2009 (atualizado pelo Ajuste SINEF 11/2012).

De forma geral, a legislação determina que:

1 – Até o último dia do terceiro mês subsequente ao encerramento do mês da apuração (até 90 dias, portanto), não é necessária a autorização da Secretaria da Fazenda;

2 – Após este prazo e nas hipóteses em que o erro relacionado ao ICMS não puder ser saneado por meio de lançamentos corretivos, retificações somente serão possíveis mediante autorização da Secretaria da Fazenda.

Quanto à forma, as correções nos dados de escrituração digital podem ser feitas nos mesmos moldes da prestação de contas original, através da geração e envio de novo arquivo digital gerado em substituição ao último arquivo da EFD regularmente recepcionado, relativo ao mesmo período de referência.

Organização fiscal através de um sistema de gestão 

Apesar de ser um sistema que veio com o objetivo de facilitar a vida das empresas brasileiras, o SPED Fiscal acaba exigindo que todas as áreas do seu negócio estejam interligadas e totalmente integradas para que as informações sejam coerentes e organizadas, de forma a evitar problemas com o Fisco.

Justamente por isso, é interessante que as empresas invistam em um sistema de gestão ou ERP (que vêm do inglês Enterprise Resource Planning), uma tecnologia eficiente que cruza todos os dados de diversos departamentos da sua empresa, de forma a organizar toda a sua atividade e se assegurar de que nenhuma informação irá ficar de fora do SPED Fiscal, evitando possíveis punições e multas desnecessárias.

O ERP consegue garantir o armazenamento e a centralização de todos os documentos e notas fiscais emitidas para sua empresa ou para os seus clientes, de forma que tudo fique organizado e pronto para ser transmitido ao SPED sem erros nem inconsistências.

Dessa forma, todos saem ganhando: a sua empresa, que fica em dia com todas as obrigações fiscais; o seu contador, que terá toda a documentação necessária organizada; e o empreendedor, que consegue localizar, analisar, conferir e imprimir documentos a qualquer hora, de qualquer lugar.

Portanto, com essa ferramenta a sua empresa, independentemente de seu porte, conseguirá manter a organização de documentos, notas fiscais, dados importantes de colaboradores de forma eficiente, sem o risco de vazamento de informações nem de possíveis “esquecimentos” na hora de enviar a documentação para o SPED Fiscal. 

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