Entenda o que é Sped Fiscal e descubras suas funcionalidades

O Sped Fiscal é o processo digital que busca modernizar, padronizar e integrar as informações e dados repassados à autoridade fazendária. Mas apesar de ter sido criado para facilitar a vida de empresários, ainda costuma gerar bastante dúvidas.

E, tamanha sua relevância para a manutenção da legalidade dos dados e tributos de empresas, é imprescindível que você, gestor, tenha uma boa compreensão do que esse programa significa, em quais bases se apoia, suas vantagens e de que forma pode evitar cometer erros em sua apuração.

Então, caso você esteja em busca de entender mais sobre o assunto, continue acompanhando esse post!

O que é Sped?

Sped – sigla de Sistema Público de Escrituração Digital – é o sistema que possibilita a informatização dos documentos e arquivos contábeis e fiscais por meio de um padrão digital.

Inaugurado a partir do Decreto n.º 6.022, de 22 de janeiro de 2007, o Sped é a resposta às demandas da necessidade de maior modernização das informações fiscais e tributárias compartilhadas entre empresas e fisco, a autoridade fazendária responsável pelo gerenciamento dos impostos nas esferas municipais, estaduais e nacional.

Esse sistema busca acelerar, padronizar e unificar o recolhimento das informações de seu negócio. Para isso, recorre à certificação digital na assinatura de documentos eletrônicos, trazendo validação jurídica em seu formato digital.

Viabilizando, desta maneira, uma efetiva atuação de seus contribuintes e promovendo maior transparência nessa relação. E seu sistema é categorizado em módulos, que buscam atender diferentes especificidades dos departamentos de uma empresa, sendo eles:

• Central de Balanços;
• e-Financeira;
• NFS-e;
• EFD Contribuições;
• ECF;
• EFD ICMS IPI e mais!

Mas hoje iremos comentar apenas sobre o Sped Fiscal, portanto, continue a leitura!

O que é e para o que serve o Sped Fiscal?

Sped Fiscal é o processo responsável pela coleta e repasse digital das documentações relacionadas ao levantamento dos impostos de ICMS e IPI, e está relacionado à Escrituração Fiscal Digital. ICMS e IPI são os tributos que recaem sobre a movimentação de mercadorias, serviços e industrialização de produtos.

Ele serve para assegurar o recebimento de dados comprovadamente válidos e atenua o processo burocrático que envolve a manutenção e gerenciamento de tributos da sua empresa, utilizando a tecnologia enquanto recurso para tal. Os documentos que o compõem são intitulados escrituração fiscal. Relembre esse conceito abaixo:

Escrituração fiscal

A escrituração fiscal é o conjunto de documentos criados para registrar o faturamento do negócio, além dos impostos e contribuições a recolher (ICMS, IPI, ISS, dentre outros).

Simplificando: é a escrituração fiscal que vai detalhar informações importantes sobre o seu negócio para os fiscos estaduais e a Receita Federal. E toda empresa possui obrigações tributárias e deve comprovar suas operações e receitas geradas pelos seus serviços.

Como funciona o Sped Fiscal?

Todos os meses, com datas pré-estabelecidas por cada legislação estadual, você deve compilar uma série de informações, por meio de um arquivo digital. Nele, devem estar localizadas documentações fiscais ao nível estadual e federal, bem como dos tributos relacionados aos serviços e operações realizadas.

Essa compilação é remetida ao PVA, Programa Validador e Assinador, viabilizado pelo sistema Sped. E é esse mesmo sistema que irá promover verificação e validação.

É importante que sua empresa tenha um sistema de gestão que registre suas informações. Assim, você pode importar os dados para o PVA, sem a necessidade de fazer tudo manualmente. A próxima etapa é a assinatura, mediante certificação emitida por órgão credenciado.

Leia ainda: Como escolher um sistema de gestão para sua empresa!

Certificado digital

Para a assinar digitalmente a documentação, os seguintes passos são necessários:

1. Sua empresa deve ter um certificado digital (e-CNPJ);
2. O certificado deve ser tipo A1 ou A3;
3. Para emiti-lo, basta procurar uma certificadora credenciada pela ICP-Brasil;
4. Depois, é só utilizar o certificado para realizar a assinatura no PVA.

Os documentos pertinentes e relacionados ao Sped Fiscal são os seguintes:

• Cálculos de impostos;
• Registros de entradas e saídas;
• Números e dados de produção;
• Cadastros de fornecedores, consumidores, serviços e produtos;
• Informações de inventário;
• Controle de Crédito de ICMS;
• Demais dados concernentes ao fisco e próprios de cada categoria.

Quais as vantagens do Sped Fiscal?

Além da modernização e busca por uma diminuição na burocracia relacionada a essas informações, esse sistema proporciona ainda diversos outros benefícios e vantagens para sua empresa. Entre eles, listamos:

Diminuição de custos

Como é feito totalmente de forma eletrônica, desburocratiza todo o processo de envio de documentos e diminui os custos com a impressão e movimentação de seus funcionários. Isso porque antes era necessário o comparecimento presencial para entrega e confirmação de toda a documentação exigida.

Com esse sistema, isso não se faz mais necessário, proporcionando maior agilidade e simplificando a prestação de contas. O Sped Fiscal acaba sendo ainda muito vantajoso para a Receita Federal, que não precisa mais enviar agentes nas empresas, já que toda a análise documental é feita de forma eletrônica.

Veja também: Erros que deve evitar ao reduzir custos em sua empresa!

Melhor aproveitamento de recursos humanos

Com a geração de informações padronizadas, o fluxo de profissionais responsáveis por compilar esses dados acaba conseguindo atuar de maneira mais ordenada e otimizada. Essa transição para o campo digital possibilita, ainda, maior domínio e melhor gerenciamentos dos dados, ao passo que diminui a possibilidade de ocorrência de erros e imprecisões.

Transmissão segura das informações

Uma das grandes vantagens trazidas é também a segurança das informações que o sistema proporciona às empresas. Assim, gestores, contadores e donos de negócio passam a utilizar o certificado digital para enviar os seus dados.

Com a certificação digital, cada empresa usa uma assinatura eletrônica própria, que diminui a ocorrência de fraudes e a criação de empresas fantasmas, o que é bom para o contribuinte e também para a Receita Federal.

Padronização da documentação

Como a prestação de contas por parte das empresas é feita de forma totalmente digital, garante que o governo receba todas as informações de forma padronizada, permitindo um melhor acompanhamento da contabilidade das organizações por parte da Receita Federal.

Dessa forma, garantindo ao Fisco um maior controle, de forma a evitar fraudes e sonegações fiscais.

 

Erros mais comuns

Para evitar o descumprimento de prazos e eventuais sanções da Receita, listamos abaixo alguns dos erros comuns que gestores cometem ao gerar arquivos no sistema de escrituração digital:

• Falta de domínio da legislação dos tributos, incluindo os municipais e estaduais;
• CST com equívocos;
• Segmento não informado;
• Inserção de informações inválidas;
• Código do NCM do item da nota de entrada e saída em discordância com os informados nos cadastros;
• Código do IBGE nos parâmetros da cidade não informado;
• Campo data nas notas não informado;
• Documento inicial informado incorretamente;
• Documento final informado incorretamente;
• Data de movimento informado corretamente;
• Não possuir sistema de gestão.

 

Como retificar os dados incorretos do Sped Fiscal?

Não sabe como retificar os dados do Sped Fiscal? De forma geral, a legislação determina que:

1. Até o último dia do terceiro mês subsequente ao encerramento do mês da apuração (até 90 dias, portanto), não é necessária a autorização da Secretaria da Fazenda;
2. Após este prazo e nas hipóteses em que o erro relacionado ao ICMS não puder ser saneado por meio de lançamentos corretivos, retificações somente serão possíveis mediante autorização da Secretaria da Fazenda.

Quanto à forma, as correções nos dados de escrituração digital podem ser feitas nos mesmos moldes da prestação de contas original.

Isso deve ser realizado por meio da geração e envio de novo arquivo digital, gerado em substituição ao último arquivo da EFD regularmente recepcionado e relativo ao mesmo período de referência.

Confira também os 5 motivos pelos quais você não deve ignorar SPED fiscal.

Como evitar erros ao lidar com o sistema de Sped Fiscal?

Uma boa gestão das informações referentes ao empreendimento é a principal ferramenta para evitar a possibilidade de falhas ao alimentar o sistema de Sped Fiscal.

Isso porque, apesar de ser um sistema que visa facilitar a vida das empresas brasileiras, acaba exigindo que todas as áreas do seu negócio estejam interligadas, para que as informações sejam coerentes e organizadas.

Portanto, é necessário que empresas invistam em um sistema de gestão ou ERP (Enterprise Resource Planning), tecnologia eficiente que cruza todos os dados de diversos departamentos, para organizar toda a sua atividade e assegurar que nenhuma informação irá ficar de fora.

Com o uso do ERP, todos saem ganhando:

• Sua empresa fica em dia com todas as obrigações fiscais;
• Seu contador passa a ter toda a documentação necessária organizada;
• E você, empreendedor ou gestor, consegue localizar, analisar, conferir e imprimir documentos a qualquer hora, de qualquer lugar.

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Se você achou esse conteúdo sobre Sped Fiscal útil e deseja continuar por dentro das principais soluções e informações para expansão do seu negócio, confira nosso guia completo sobre sistemas ERP e como aplicá-lo para o impulsionamento de uma gestão ainda mais qualificada!

Até a próxima!