Principais Sistemas De Gestão, Vantagens E Como Escolher

No mundo corporativo, a eficiência e a organização são fundamentais para o sucesso de uma empresa. Um sistema de gestão desempenha um papel crucial nesse aspecto, proporcionando uma estrutura e uma abordagem sistemática para gerenciar as operações de uma companhia. 

Neste artigo, vamos explorar o que é essa ferramenta, e como ela pode impulsionar o sucesso do seu negócio, além de discutir algumas das principais características e benefícios desse tipo de sistema. Confira. 

O Que É Sistema De Gestão?

Um sistema de gestão é uma ferramenta projetada para controlar e coordenar as atividades de uma organização. Ele fornece uma estrutura sólida para a tomada de decisões, a alocação de recursos, o monitoramento do desempenho e a implementação de melhorias contínuas.

Portanto, o software permite que a empresa tenha uma visão holística de suas operações e promove a integração entre os diferentes setores, possibilitando uma abordagem mais estratégica e eficiente na condução dos negócios. 

Qual A Função De Um Sistema De Gestão?

Algumas das principais funções de um sistema de gestão incluem:

Estabelecer Processos

Um sistema de gestão define e documenta os processos e procedimentos necessários para realizar as atividades da organização de maneira consistente e eficiente. Ele descreve as melhores práticas e diretrizes a serem seguidas, garantindo a padronização das operações.

Organizar Recursos

O software ajuda a identificar e alocar os recursos necessários para cada atividade. Isso inclui recursos humanos, financeiros, materiais e tecnológicos. Ele evita desperdícios e auxilia na redução de custos. 

Monitorar o Desempenho

A solução estabelece indicadores-chave de desempenho (KPIs) para acompanhar o progresso em relação às metas e objetivos estabelecidos. 

O sistema fornece informações valiosas sobre o desempenho da organização, permitindo a identificação de áreas que precisam de melhorias. 

Integrar As Áreas da Organização 

Um sistema de gestão também tem a função de integrar diferentes áreas da empresa. 

Ele promove a comunicação eficaz, o compartilhamento de informações e a cooperação entre os departamentos, visando alcançar objetivos comuns e maximizar a eficiência organizacional. 

Qual A Importância Do Sistema De Gestão Para Empresas?

O software é de extrema utilidade para as empresas, independentemente do seu porte ou setor de atuação. A seguir estão algumas razões que destacam a importância do sistema de gestão para as empresas:

Maior Eficiência Operacional

Um sistema de gestão bem implementado permite a padronização de processos, a eliminação de redundâncias e a identificação de oportunidades de melhoria. 

Isso resulta em uma maior eficiência operacional, com redução de custos, diminuição de desperdícios e aumento da produtividade.

Tomada de Decisões Assertivas

A solução fornece informações precisas e atualizadas sobre o desempenho da empresa. Com base nessas informações, os gestores podem tomar decisões embasadas e estratégicas, antecipar problemas, identificar oportunidades de crescimento e implementar ações corretivas de forma mais assertiva.

Melhoria Contínua

Um sistema de gestão também promove uma cultura de melhoria contínua dentro da empresa. 

Ele incentiva a busca por melhores práticas, a inovação e a adaptação às mudanças do mercado. Dessa maneira, a empresa se mantém competitiva e alinhada com as demandas e expectativas dos clientes. 

Cumprimento de Normas e Regulamentações

Muitas empresas estão sujeitas a normas e regulamentações específicas do setor em que atuam. Um software ajuda a garantir o cumprimento dessas obrigações legais e regulatórias, evitando multas, sanções e danos à reputação da empresa.

Quando Usar Um Sistema De Gestão Empresarial? 

Um sistema de gestão empresarial é geralmente utilizado quando uma empresa precisa integrar e automatizar diversos processos e atividades em um único sistema centralizado. Aqui estão algumas situações em que é aconselhável usar a solução: 

Crescimento da Empresa

À medida que uma empresa cresce, suas operações se tornam mais complexas. Um sistema de gestão empresarial ajuda a lidar com esse crescimento, oferecendo uma plataforma unificada para gerenciar e controlar todas as áreas do negócio. 

Integração de Processos

Se o negócio possui vários sistemas independentes para diferentes funções (como contabilidade, vendas, estoque, recursos humanos, etc.), um sistema de gestão empresarial pode integrar esses processos em uma única plataforma, melhorando a eficiência e a comunicação interna.

Melhoria da Colaboração

Você precisa centralizar as informações da empresa para que os colaboradores de diferentes áreas possam compartilhar dados? Então, está na hora de apostar em um sistema de gestão. A ferramenta promove a comunicação interna e a colaboração entre equipes.

Conformidade Com Regulamentações

O software pode ajudar a garantir a conformidade com regulamentações legais e normas contábeis. Ele facilita a geração de relatórios financeiros precisos e o cumprimento de obrigações fiscais e trabalhistas.

 

Quais São Os Tipos De Sistema De Gestão?

Existem vários tipos de sistemas de gestão empresarial, cada um com foco em uma área específica da organização. Alguns dos principais tipos são:

ERP (Enterprise Resource Planning)

É um sistema de gestão empresarial que integra e automatiza uma ampla gama de processos e atividades em uma empresa, como contabilidade, finanças, compras, vendas, estoque, produção, recursos humanos, entre outros. 

O ERP fornece uma visão holística dos recursos da empresa, permitindo uma gestão mais eficiente e uma melhor tomada de decisões.

CRM (Customer Relationship Management)

O CRM é um sistema de gestão focado no relacionamento com o cliente. Ele ajuda a gerenciar interações e informações dos clientes, como histórico de compras, preferências, reclamações e atividades de vendas e marketing. 

A solução também permite melhorar o atendimento ao cliente, criar estratégias de fidelização, acompanhar o processo de vendas e aumentar a satisfação e a lealdade dos clientes.

BPM (Business Process Management)

É uma abordagem para a gestão de processos de negócios, que pode ser suportada por um sistema de gestão específico. 

O BPM envolve a modelagem, execução, monitoramento e otimização dos processos organizacionais. Um sistema de gestão BPM ajuda a automatizar e controlar os fluxos de trabalho, melhorando a eficiência, a qualidade e a agilidade dos processos empresariais.

Quais As Vantagens Em Adotar Um Sistema De Gestão?

A solução oferece uma série de vantagens que impactam positivamente o desempenho e a competitividade das empresas. A seguir, explicaremos alguns desses benefícios. 

Transparência E Integração

Um sistema de gestão permite que as informações da empresa sejam centralizadas em uma única plataforma. Isso facilita o acesso e a troca de dados entre os diferentes setores e colaboradores, promovendo a transparência e a integração nas operações. 

Com um sistema integrado, é possível ter uma visão completa e atualizada das atividades em tempo real, facilitando a tomada de decisões e a comunicação entre os envolvidos. 

Redução De Burocracia

A burocracia é um entrave comum em muitas empresas, consumindo tempo e recursos preciosos. A ferramenta bem implementada pode ajudar a reduzir a burocracia, simplificando os processos e eliminando etapas desnecessárias. 

Com fluxos de trabalho automatizados e padronizados, é possível agilizar as atividades e reduzir a carga administrativa, permitindo que os colaboradores foquem em tarefas de maior valor agregado. 

Diminuição De Falhas Humanas

Os erros humanos são inevitáveis, mas um sistema de gestão pode minimizá-los significativamente. Ao automatizar tarefas e integrar informações, há uma redução na dependência de processos manuais suscetíveis a erros. 

Além disso, a padronização dos processos e a adoção de controles internos ajudam a identificar e corrigir falhas antes que elas causem problemas maiores. Isso resulta em maior precisão, qualidade e confiabilidade nos dados e nas operações da empresa.

Decisões Baseadas Em Dados

Um software eficiente gera e armazena uma grande quantidade de dados relevantes para a empresa. Essas informações podem ser analisadas e transformadas em insights valiosos para embasar a tomada de decisões estratégicas. 

Com relatórios e indicadores de desempenho disponíveis de forma rápida e precisa, os gestores têm uma visão clara do panorama geral do negócio e podem identificar tendências, oportunidades e possíveis problemas, orientando as ações para alcançar os objetivos estabelecidos.

Automatização De Processos

A automatização de processos é uma das grandes vantagens oferecidas por um sistema de gestão. Tarefas repetitivas e manuais podem ser substituídas por fluxos de trabalho automatizados, melhorando a eficiência operacional e reduzindo o tempo gasto em atividades rotineiras. 

A automação também diminui a probabilidade de erros, agiliza o atendimento ao cliente e permite que a equipe se concentre em atividades mais estratégicas e de maior valor para a empresa. 

Conformidade Com A Legislação Fiscal

A conformidade com a legislação fiscal é essencial para evitar problemas legais e prejuízos financeiros. Um sistema de gestão facilita o cumprimento dessas obrigações, assegurando que a empresa esteja em conformidade com as leis e regulamentações tributárias em vigor. 

Com recursos específicos para a gestão fiscal, a solução auxilia na emissão correta de notas fiscais, cálculo e recolhimento de impostos, controle de créditos e demais aspectos fiscais relevantes. Dessa forma, a empresa evita erros e inconsistências nas informações fiscais, reduzindo o risco de autuações e multas. 

Economia 

Uma ferramenta eficiente pode trazer economia significativa para a empresa. Ao automatizar processos, reduzir erros e burocracia, a empresa economiza recursos financeiros e humanos. 

O sistema também evita retrabalhos e desperdícios, otimizando o uso dos recursos disponíveis. A economia gerada pode ser direcionada para investimentos estratégicos, expansão do negócio ou recompensas para os colaboradores, fortalecendo ainda mais a organização. 

Processos Padronizados

A padronização dos processos é uma vantagem fundamental de um sistema de gestão. Com a definição de fluxos de trabalho claros e padronizados, todas as etapas são realizadas de maneira consistente, independentemente de quem esteja executando. 

Isso garante a qualidade dos produtos ou serviços entregues pela empresa, fortalece a imagem da marca e aumenta a satisfação dos clientes. Além disso, a padronização facilita a identificação de possíveis gargalos e oportunidades de melhoria contínua. 

Gestão Mais Estratégica

Com o software, os gestores podem se dedicar mais às atividades estratégicas. Com processos automatizados e dados precisos disponíveis, há mais tempo e recursos para analisar o desempenho da empresa, planejar estratégias de crescimento, identificar novas oportunidades de mercado e tomar decisões assertivas. 

A gestão estratégica é essencial para o sucesso de longo prazo de qualquer negócio, e um sistema de gestão adequado é uma ferramenta valiosa nesse processo. 

Qual É A Estrutura De Um Sistema De Gestão Integrado? 

Um sistema de gestão é composto por vários elementos e estruturas que trabalham em conjunto para facilitar a organização, monitoramento e melhoria dos processos e atividades de uma empresa. 

Embora a estrutura exata possa variar dependendo do tipo de sistema de gestão e das necessidades da organização, aqui estão alguns componentes comuns:

Política

A estrutura começa com a definição de uma política que estabelece a direção e os objetivos gerais do sistema de gestão. A política deve ser alinhada com a visão e os valores da empresa, e serve como guia para todas as atividades subsequentes.

Planejamento

O planejamento é uma etapa crucial na estrutura de um sistema de gestão. Envolve a definição de metas específicas, a identificação de riscos e oportunidades, a alocação de recursos adequados e o desenvolvimento de estratégias para alcançar os objetivos definidos.

Organização

Nesta etapa, a estrutura organizacional é estabelecida, definindo a responsabilidade e autoridade de cada membro da equipe envolvida no sistema de gestão. 

Isso inclui a designação de papéis e responsabilidades claras, formação de equipes, atribuição de líderes e criação de canais de comunicação eficazes.

Implementação

Uma vez que a estrutura organizacional está definida, o sistema de gestão é implementado em toda a organização. 

Isso envolve a criação e implementação de processos, procedimentos e práticas que são necessários para atender aos objetivos e requisitos estabelecidos. O treinamento dos funcionários também desempenha um papel importante nessa etapa.

Monitoramento e Medição 

O sistema de gestão requer monitoramento contínuo para avaliar o desempenho em relação aos objetivos estabelecidos. 

Isso envolve a coleta de dados relevantes, a realização de análises e avaliações, e a comparação dos resultados com as metas estabelecidas. Essa etapa permite identificar áreas de melhoria e tomar medidas corretivas quando necessário.

Análise de Dados e Melhoria

Com base nas informações coletadas, é possível realizar análises e avaliações detalhadas para identificar áreas de melhoria. 

A estrutura inclui o estabelecimento de mecanismos para revisar e analisar os dados, identificar tendências, tomar decisões embasadas em evidências e implementar ações de melhoria contínua.

Revisão de Desempenho

A revisão de desempenho é um componente essencial da estrutura de um sistema de gestão. 

Nessa etapa, são realizadas análises regulares para avaliar a eficácia do sistema de gestão como um todo, revisar a política e os objetivos, identificar oportunidades de melhorias e tomar decisões estratégicas para garantir que o sistema esteja alinhado com as necessidades em constante mudança da organização.

Planilhas São Capazes De Substituir Um ERP?

Elaborar uma planilha de qualidade, precisa e atualizada, capaz de permitir uma análise rápida e simplificada das informações pode ser um desafio considerável.

Além disso, as planilhas não são capazes de integrar efetivamente diversas áreas, simplificar a execução de processos padronizados ou garantir o preenchimento obrigatório de informações essenciais para assegurar a eficiência dos processos internos. 

Portanto, elas não conseguem substituir um sistema de gestão. 

ERP É Caro?

Outra preocupação frequente diz respeito ao custo de adoção de um sistema de gestão. O mito de que os sistemas são caros baseiam-se no fato de que, até recentemente, as implementações dessas soluções eram extremamente complexas.

Anteriormente, tudo dependia da aquisição de servidores físicos, consultoria especializada em TI e processos empresariais, treinamento de funcionários e um longo tempo de gestão de projetos, muitas vezes sem alcançar os resultados esperados.

No entanto, a verdade é que atualmente existem boas opções de ERPs (Enterprise Resource Planning) que permitem diversos tipos e níveis de personalização de campos e processos.

Existem softwares que podem ser utilizados tanto em servidores internos da empresa quanto em servidores em nuvem, ou até mesmo disponibilizados completamente em nuvem, com acesso exclusivamente pela internet.

Essa simples mudança, combinada com a entrada de diversas empresas de TI no desenvolvimento de softwares e sistemas de gestão, resultou na redução dos preços dessas ferramentas. 

Com o aumento da competitividade no setor, os custos se tornaram acessíveis para todas as pequenas e médias empresas que desejam otimizar sua gestão. 

Sistema De Gestão Empresarial É Útil Apenas Para Grandes Empresas?

Todas as organizações, independentemente do tamanho ou porte, deveriam considerar a utilização de um sistema de gestão eficiente para aproveitar ao máximo os recursos disponíveis.

No entanto, por muito tempo, apenas grandes empresas tinham capacidade financeira para investir em sistemas capazes de otimizar processos em áreas como produção, gestão de estoque, administração, vendas e finanças.

Isso se deve ao fato de que cada setor possuía processos e necessidades específicas, tornando desafiador desenvolver um sistema de gestão integrada que atendesse e otimizasse todos esses processos.

Com o tempo, as empresas que oferecem sistemas ERP começaram a perceber que muitos processos em diferentes setores possuíam padrões e que boas práticas de gestão poderiam ser adotadas por empresas de diversos tipos e tamanhos. 

Isso resultou em uma redução nos custos de implementação desses sistemas. Consequentemente, as pequenas e médias empresas também passaram a ter acesso a essas tecnologias.

A verdade é que as PMEs têm uma necessidade ainda maior de eficiência operacional e facilidade na gestão estratégica do que as grandes empresas.

Afinal, gastos desnecessários em processos ineficientes podem levar um negócio de pequeno ou médio porte à falência, enquanto para as grandes empresas, isso pode representar apenas um desperdício acidental de recursos.

Portanto, é importante refletir sobre isso quando alguém afirmar que um software só é útil para grandes corporações. A eficiência e a gestão estratégica são fundamentais para o sucesso de qualquer organização, independentemente do seu tamanho. 

Vale A Pena Investir Em Sistema De Gestão Empresarial Em Tempos De Crise?

Em períodos de recessão econômica, é crucial que as empresas tenham um controle financeiro mais rigoroso. Além disso, é comum ocorrer redução no quadro de funcionários, o que pode levar a uma sobrecarga dos colaboradores, que passam a desempenhar múltiplas funções além das suas habituais.

Nesse contexto, a adoção de um sistema de gestão se torna fundamental para garantir um controle eficiente do orçamento e do fluxo de caixa, agilizar os processos, reduzir retrabalho e aumentar a produtividade do negócio como um todo.

Mesmo durante períodos de crise, o investimento em um ERP é essencial, tanto para gerar economia quanto para aumentar a eficiência operacional da empresa. 

Qualquer ERP Serve Para Qualquer Empresa?

Certamente você já ouviu a seguinte frase: “Quando se trata de escolher um sistema de gestão, o que importa é o preço de aquisição e manutenção, pois todos são iguais”.

Já parou para imaginar um software projetado para uma loja de varejo de roupas sendo usado por uma grande montadora de automóveis?

Ou um processo que poderia ser realizado com apenas um clique, mas que consome duas horas dos seus colaboradores, simplesmente porque você escolheu um ERP com funcionalidades inadequadas para o seu negócio e setor de atuação?

É evidente que essa afirmação está incorreta. A escolha de uma solução adequada deve levar em consideração o custo-benefício, mas o critério principal de seleção deve ser a capacidade de atender aos processos mais importantes e vitais da empresa, além da capacidade de integração entre todas as áreas.

Adotar um bom software que permita aumentar a produtividade, utilizar os recursos de forma eficiente e ter uma gestão empresarial embasada em números e dados confiáveis tornará o seu negócio extremamente competitivo em relação aos concorrentes, além de proporcionar um atendimento cada vez melhor aos clientes. 

Qual O Melhor ERP Para Pequenas Empresas?

O ADV ERP é considerado o melhor sistema ERP para pequenas empresas, pois proporciona uma solução completa, fácil de usar e gerenciamento por meio de poucas telas e cliques. Confira algumas funcionalidades:

• Cálculos automáticos de estoque e ponto de pedido;
• Gerenciamento da capacidade de produção;
• Mais agilidade na aprovação de pedidos;
• Emissão de notas fiscais (conforme as normas);
• Automação de força de vendas (online e offline);
• Gestão financeira (histórico de pagamentos e integração com bancos).
• Gestão de faturamento; 
• Alertas inteligentes; 
• Dashboard para celular; 
• E-commerce; 
• Porta de vendas B2B. 

 

Como Escolher O Melhor Sistema De Gestão?

Escolher o sistema de gestão adequado para o seu negócio é uma decisão crucial que pode impactar diretamente na eficiência, produtividade e sucesso da sua empresa. 

Com tantas opções disponíveis no mercado, é fundamental levar em consideração alguns aspectos-chave para encontrar o sistema de gestão ideal que atenda às necessidades específicas do seu negócio. 

A seguir listamos quatro pontos importantes a serem considerados: 

Objetivo

O primeiro passo para escolher o melhor sistema de gestão é definir claramente os objetivos da sua empresa. Entenda quais são os principais processos que precisam ser otimizados e quais informações são essenciais para a tomada de decisão. 

Identifique as áreas-chave, como finanças, estoque, vendas, recursos humanos, entre outras, e certifique-se de que a solução escolhida possa atender a todas essas necessidades de forma eficiente.

Personalização

Cada negócio possui suas particularidades e processos únicos. Portanto, é fundamental optar por um sistema de gestão que permita a personalização de acordo com as necessidades específicas da sua empresa. 

Verifique se o software oferece a flexibilidade de adaptar campos, fluxos de trabalho e relatórios de acordo com as demandas do seu negócio. Uma solução personalizada garantirá que o sistema se ajuste perfeitamente às suas operações, maximizando sua eficácia.

Compatibilidade

Antes de tomar uma decisão, verifique a compatibilidade do sistema de gestão com outros softwares utilizados pela sua empresa. 

Certifique-se de que seja possível integrar a ferramenta com ferramentas existentes, como CRM, contabilidade ou sistemas de e-commerce. 

A integração eficiente entre diferentes sistemas permitirá uma troca de dados fluida e uma visão completa de todas as operações da empresa.

Mobilidade

Com o avanço da tecnologia, a mobilidade tornou-se um fator crucial para muitas empresas. Considere um sistema de gestão que ofereça acesso móvel, permitindo que você gerencie suas operações de qualquer lugar e a qualquer momento. 

Verifique se o software possui aplicativos móveis ou acesso via navegador, garantindo que você possa acompanhar e controlar suas atividades mesmo em trânsito.

Período de Teste

Por fim, um aspecto fundamental é a possibilidade de testar o sistema de gestão antes de tomar uma decisão final. Opte por fornecedores que ofereçam um período de teste, permitindo que você avalie a usabilidade, a funcionalidade e a adequação do sistema às suas necessidades específicas.

Durante esse período, explore todas as características e certifique-se de que ele atenda às expectativas da sua empresa antes de realizar um investimento completo. 

Conclusão

A escolha e implementação de um sistema de gestão adequado pode trazer inúmeros benefícios para uma organização, impulsionando a melhoria contínua, a conformidade e o sucesso sustentável. 

Ao considerar as vantagens e critérios de seleção discutidos neste artigo, as empresas podem tomar decisões informadas e estratégicas, garantindo a implementação de um sistema de gestão que atenda às suas necessidades específicas e as conduza rumo à excelência operacional.

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