Saiba como implementar um software de gestão em sua empresa

//Saiba como implementar um software de gestão em sua empresa

Muitas empresas, ao instalar um software de gestão, cometem o equívoco de fazê-lo sem nenhum planejamento. Normalmente, um representante de vendas entra em contato com a empresa, convence seus diretores a investirem na solução e o negócio é fechado, porém sem discutir detalhes sobre como funcionará o processo de implantação.

Entretanto,  o cuidado com a implementação de um software dessa magnitude é muito importante, pois alterará toda a dinâmica da empresa. Então, sua empresa deverá, primeiramente, verificar a necessidade e, então, planejar todo o processo de implementação para que os serviços atuais não parem e não haja uma queda significativa de produtividade. Confira as nossas dicas a seguir para implementar o software de forma correta.

1. Faça um planejamento estratégico

Crie uma equipe de implementação do software de gestão

Essa equipe de implementação de software deverá ser composta por funcionários dos mais diversos setores como vendas, atendimento ao cliente, contabilidade, compras, operações e gerenciamento.

Cada membro da equipe deverá estar comprometido com o sucesso do projeto como um todo. Assim, cada um deles ficará responsável por tarefas específicas, como, por exemplo:

  • a elaboração de um cronograma de implementação;
  • a finalização dos objetivos;
  • a formulação de um plano de treinamento e de capacitação dos colaboradores.

Certifique-se, também, de incluir, na equipe, os verdadeiros líderes de cada departamento. Para tal, baseie a seleção no conhecimento da própria equipe, ao invés do status do empregado na hierarquia da empresa.

Identifique os nós críticos

Ponha a equipe para analisar quais são os processos críticos a serem otimizados. Reúna cópias de documentos essenciais para responder questões como:
  • Os seus procedimentos estão atualizados?
  • Existem processos que poderiam ser automatizados?
  • Seu pessoal gasta um tempo excessivo para processar pedidos?
  • As suas equipes de vendas e de atendimento ao cliente têm acesso, em tempo real, às informações dos clientes?

Além da documentação relativa a esses procedimentos, os membros da equipe de implementação também deverão realizar entrevistas com informantes chaves para descobrir quais áreas adicionais precisam ser otimizadas.

Defina seus objetivos com a instalação do software

Os objetivos devem ser claramente definidos antes de implementar o software de gestão, pois, usualmente, eles possuem muitas funcionalidades e sua empresa poderá não ser capaz de implementar todas elas adequadamente em um primeiro momento. Por isso, você precisa definir um âmbito de instalação.

Idealmente, ele deveria incluir todas as ferramentas. Mas, na prática, isso é muito difícil de implementar. Então, escolha objetivos específicos, como, por exemplo:

  • reduzir atrasos;
  • melhorar o tempo de entregas;
  • aumentar o rendimento de produção;
  • melhorar a avaliação do cliente a respeito do seu time de vendas.

Desenvolva um plano de trabalho

A equipe deve desenvolver um plano que inclua metas e objetivos previamente definidos, prazos, procedimentos de treinamento, assim como as responsabilidades individuais da equipe de implementação. O resultado final do plano do projeto deve ser uma lista de tarefas para cada membro dela.

2. Revise o projeto de implementação

Reveja os recursos do software

Sua equipe deverá dedicar entre 3 e 5 dias para o reexame intensivo dos recursos do software. Como ela possui líderes dos mais diversos setores da empresa, a avaliação de cada membro será um importante guia para avaliar o funcionamento da solução de software na sua empresa.

Treine-os em todos os aspectos do software, pois eles serão os multiplicadores que auxiliarão os demais membros da equipe de origem. Além disso, eles se tornarão responsáveis por identificar lacunas e determinar se são necessárias quaisquer mudanças.

Faça uma avaliação de automatização

A equipe deverá identificar cada possibilidade de automatização de processos: o que der para ser automatizado deverá ser automatizado e as funções que puderem ser integradas deverão ser integradas.

Crie parâmetros de operação para o software

É essencial desenvolver procedimentos operacionais padrões (POPs) para todos os aspectos do seu negócio que envolverão o software. Eles deverão ser sempre documentados, assim como quaisquer alterações feitas neles. Essa é uma tarefa enorme, mas é fundamental para o sucesso da implementação.

Por exemplo, estas são algumas perguntas que deverão ser respondidas em seus POPs:

  • Como lidar com mudanças nos preços globais?
  • Quais serão os processos para a introdução de novos registros de clientes?
  • Como lidar com a papelada relativa às entregas?
  • Como adicionar um novo produto ou fórmula?

3. Treine colaboradores e realize testes da plataforma

Faça testes preliminares

A equipe de projeto deverá rodar um banco de dados antigo da empresa para confirmar que todos os resultados são precisos e funcionam corretamente. Então, utilize dados de transações reais para avaliar o sistema e execute cenários reais.

Verifique a validade dos testes

Certifique-se se o teste realmente espelha os Procedimentos Operacionais Padrões descritos no passo 2 e determine se há modificações que precisam ser feitas.

Faça um teste final

A equipe do projeto deve realizar um teste final sobre os dados e processos depois que o treinamento esteja completo e os ajustes necessários tenham sido feitos. Assim, você não precisará executar sistemas paralelos durante a implementação do novo software.

4. Realize uma avaliação final

Desenvolva um plano de avaliação bem estruturado que observe as metas e os objetivos definidos na fase de planejamento. Além disso, uma auditoria pós-implementação deverá ser realizada nos seguintes intervalos após o dia de instalação do software:

  • uma semana;
  • três meses;
  • um semestre.

Assim, você terá uma visão se houve ou não um bom retorno do seu investimento. Comparar os números reais com valores de referência prévios — estabelecidos nos objetivos do projeto — revelará se as ferramentas de software fazem o que foi proposto, que é agregar valor ao seu negócio.

Em suma, resumimos as nossas dicas nos seguintes itens, que são, certamente, os mais relevantes:

  • defina metas e objetivos razoáveis;
  • delegue aos membros da equipe a responsabilidade pela implementação;
  • teste o software em todos os departamentos;
  • reavalie-o constantemente para maximizar o retorno do seu investimento.

Durante a implementação, não temos dúvidas de que você enfrentará diversos empecilhos, mas isso não deverá ser motivo para desanimar. É necessário persistência e comprometimento com a implementação do software de gestão para que ele possa gerar resultados incríveis. Por isso, todas as equipes — até mesmo a alta direção da empresa — deverão estar envolvidos. Não é uma tarefa somente para a equipe de TI.

Você já teve alguma experiência com a implementação de um software de gestão na sua empresa? Ela foi negativa ou positiva? Comente aqui no nosso post!

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Por | 2016-10-05T17:18:32+00:00 05/10/16|

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