Saiba como fazer gestão de informação eficiente em sua empresa

//Saiba como fazer gestão de informação eficiente em sua empresa

Ter um produto ou serviço de qualidade e uma base de clientes satisfatória não é o suficiente para considerar um negócio como “de sucesso”. O que falta nesse que seria um mundo empresarial perfeito, então? Falta a chave para tomada de decisão que permita à empresa ser competitiva e crescer continuamente. Estamos falando da gestão de informação.

Um dos maiores desafios de um gestor é exatamente dar conta do grande volume de informações das quais depende a gestão de um empreendimento. Nesse contexto, dois grandes erros são comumente cometidos, especialmente por empresas menores ou negócios familiares: centralização da gestão em uma pessoa e o não aproveitamento da tecnologia para otimizar o trabalho.

Quando apenas uma cabeça concentra as informações estratégicas do negócio, o risco de uma visão distorcida dos fatos e de uma interpretação inadequada dos dados é evidente. Além disso, pessoas falham, se cansam, se estressam, têm problemas pessoais e não há como negar que esses fatores influenciam, negativamente, no dia a dia do trabalho.

Um gestor que pretende responder à altura das exigências do mercado não pode cair na armadilha de pensar que é o super-homem e que dá conta de tudo. O “tudo” em um contexto empresarial é complexo, tem nuances que vão do administrativo, passando pelo financeiro até chegar nos recursos humanos — e olha que os intervalos entre esses três pilares nem foram citados!

Nesse caso, compartilhar é a palavra de ordem. Isso significa que uma empresa precisa contar com equipes capazes de suprir todas as necessidades que envolvem a pesada rotina de gestão. Ter uma política de capacitação de pessoas, de formação de sucessores e de estímulo ao pensamento gerencial é fundamental.

Assim, delegar é o verbo que mais precisa ser conjugado por um gestor. Se ele tiver cumprido o dever de casa de formar times competentes, isso acontecerá sem traumas, receios ou insegurança. Com uma estrutura organizacional mais horizontal, com análises e decisões distribuídas entre profissionais de confiança, um negócio começa a entrar nos trilhos da boa gestão.

Mas será que isso é suficiente? Não, definitivamente não basta investir apenas em pessoas. Uma outra iniciativa é indispensável e a tendência do mercado faz com que ela seja irreversível: toda empresa precisa contar com o suporte da tecnologia!

A tecnologia é fundamental na gestão de um negócio

No passado, sistemas estanques eram desenvolvidos para atender a demandas específicas da área administrativa, da financeira, do almoxarifado, do estoque, das vendas e mal havia algo para gestão de clientes. Muitas empresas que hoje estão consolidadas no mercado viveram essa época e sabem do que estamos falando!

O mundo evolui e o mercado assume um ritmo de desenvolvimento absurdo para atender às exigências de clientes que a cada dia têm mais acesso à informação e podem comparar características das empresas concorrentes — e escolher a que mais se aproxima das suas necessidades.

É aí que entra a gestão de informação. Conseguir atender à expectativa desse novo mercado só é possível quando todos aqueles blocos de sistemas apartados começam a conversar entre si, transferir informação de um para outro, cruzar esses dados e expor, de forma simples e compreensível, estatísticas e informações gerenciais que são o pulo do gato para a tomada de decisão assertiva.

A gestão de informação agrega muito valor a uma empresa

Os benefícios de uma gestão de informação eficiente são notórios e as empresas que ainda não a adotaram precisam buscar soluções com urgência. Veja algumas das vantagens a partir de agora!

Racionalização de processos

Informações organizadas e acessíveis de imediato e dados estatísticos expostos de forma clara e objetiva são alguns dos subsídios para que o gestor tenha conhecimento da cadeia de valor dos processos organizacionais de ponta a ponta.

A partir dessa visão, torna-se possível investir em ações de melhoria dos fluxos de trabalho, já que os gargalos do processo ficam destacados. Assim, melhorias podem ser implementadas e as principais são:

  • Eliminação de etapas desnecessárias;
  • Melhoria dos fluxos de trabalho;
  • Fim do sombreamento de atividades entre as áreas;
  • Redução das “passagens de mão” das atividades entre funcionários e áreas;
  • Padronização dos processos repetíveis;
  • Redução dos riscos operacionais;
  • Treinamento de pessoal para redução de falhas humanas;
  • Maior controle dos processos;
  • Automação de tarefas, por meio de uso de workflow para gerenciamento automático de atividades;
  • Revisão das normas e procedimentos internos;
  • Monitoramento permanente de atividades;
  • Aperfeiçoamento dos processos;
  • Melhoria contínua de toda a cadeia de valor de processos empresariais.

Otimização da comunicação interna

O principal insumo de todo processo de comunicação é a informação, a mensagem a ser transmitida. No contexto empresarial, a comunicação interna é estratégica e precisa ser potencializada tanto quanto possível. Com a adoção de ferramentas que integram informações, as vantagens são:

  • Melhoria do fluxo de informações entre profissionais e áreas;
  • Agilidade no acesso à informação;
  • Confiabilidade das informações;
  • Respostas mais ágeis ao cliente interno e externo;
  • Funcionários que percebem o compartilhamento de informações se sentem parte do processo e vestem mais a camisa da empresa, o que reflete em qualidade e produtividade.

Maior eficiência

Quando fluxos de comunicação e de trabalho operacional são fluidos, o resultado é maior eficiência na gestão e os ganhos percebidos são:

  • Possibilidade de fazer mais com menos, com direcionamento mais enxuto de recursos financeiros para os processos produtivo e gerencial;
  • Redução de custos com fluxos de trabalho racionalizados e pessoal alocado adequadamente, além da eliminação de desperdícios.

Mais produtividade

É indiscutível o benefício da gestão de informação para a produtividade.

  • O conhecimento de toda a esteira de produção da empresa permite alocar mais adequadamente recursos humanos e tecnológicos onde há gargalos ou sobrecarga e tirar de onde há a concentração desses elementos.
  • Processos claros e conhecidos por todos, em uma política otimizada de comunicação interna são menos passíveis de falhas humanas por desconhecimento de regras, entradas necessárias e saídas desejadas. Quando há uma base de conhecimentos acessível — e os sistemas de gestão de informação são essencialmente isso — cria-se uma cultura de correção, responsabilidade e qualidade nos trabalhos desenvolvidos.

Aprimoramento da gestão

Este é o benefício mais falado e conhecido sobre a aplicação de sistemas de gestão empresarial e a base disso tudo é a inteligência que está por trás dessas tecnologias. Com elas, é possível:

  • Substituir a montagem manual de relatórios gerenciais por geração automática, muito mais rápida, confiável e completa;
  • Acesso mais seguro a informações estratégicas, já que os sistemas de gestão integrada de informação possuem controle de autenticação, log de interações dos usuários e controle de acesso aos módulos conforme o perfil do usuário. Com isso, as informações chegam apenas a quem é de direito e é evitado o vazamento de dados estratégicos da empresa;
  • Avaliação do negócio por meio de indicadores consistentes de desempenho, já que essas ferramentas coletam informações relevantes, como tempo de execução de cada etapa do processo, tempo de dedicação de cada funcionário a determinado serviço, tempo de entrega ao cliente, custos envolvidos em cada etapa, lucros auferidos, quantitativos de produção, volume de reclamação de clientes. Enfim, a gama de informações é infinita e cada negócio absorverá em sua base centralizada de dados aquilo que passa pelos processos específicos da empresa;
  • Fornecimento de insumos confiáveis para definição de estratégias do negócio e tomadas de decisão. Eis aí a função mais nobre da gestão de informação integrada, racionalizada e eficiente.

Satisfação do cliente

Um dos objetivos principais de toda empresa é a satisfação do cliente e, uma forma de se ter informações relevantes para iniciativas eficientes de Customer Relationship Management (CRM) ou “gestão do cliente”, é ter informações organizadas ao alcance das mãos. Com isso, é possível:

  • Cumprir prazos acordados;
  • Dar respostas mais ágeis;
  • Transferir valor;
  • Fidelizar o cliente que percebe a captura de valor;
  • Ganhar em divulgação boca a boca feita pelo cliente satisfeito;
  • Ampliar a fatia de mercado com a conquista de novos clientes.

A solução tecnológica precisa ser do tamanho do negócio

Existem soluções prontas e adequadas para o meu negócio? A resposta para essa questão é paradoxal: não e sim! Não adianta pensar que existem soluções de prateleira que se encaixem 100% na realidade de uma empresa. Mas é perfeitamente possível (e simples!) customizar as ferramentas disponíveis para que elas fiquem na medida exata de cada negócio.

As tecnologias disponibilizadas no mercado giram em torno da filosofia do ERP (Enterprise Resource Planning) — ou Gestão dos Recursos da Empresa —, uma poderosa ferramenta de gestão que aborda de forma holística uma empresa, permitindo uma visão integrada de todos os departamentos.

Esses softwares têm a capacidade de facilitar a gestão porque apresenta, em tempo real, um diagnóstico de todas as áreas e todos os processos, trazendo respostas estratégicas para as áreas de estoque, compras, vendas, financeiro, produção, serviços, comercial  e outras aderentes ao modelo de negócio.

As ferramentas mais completas possuem não só a possibilidade de acionar, gradativamente, os módulos que interessam à empresa — sempre integrando as partes ao todo —, como também possuem inteligência e proatividade.

Quer um exemplo? Elas são capazes de “entender”, a partir das informações coletadas, monitoradas e tratadas a todo o momento, que um cliente deixou de comprar um produto que antes adquiria com frequência e emitem um alerta para que o gestor redirecione alguma estratégia.

Além disso, esses sistemas de gestão contribuem muito para as estratégias de CRM, ao passo que as informações coletadas sobre a trajetória do relacionamento do cliente com a empresa permite capturar informações valiosas que demonstram o comportamento do consumidor.

Diante desse tipo de informação, a própria ferramenta possui rotinas para analisar esses dados, compreender a propensão de consumo de cada cliente e oferecer subsídios para a estruturação de estratégias de ofertas customizadas.

Outra funcionalidade um pouco mais complexa é olhar para o todo do negócio, para as séries históricas e dados cruzados na base centralizada de informações e informar ao gestor que há algum risco que poderá impactar o negócio ou, ainda, que há uma oportunidade na rota e qual é o melhor direcionador para aproveitá-la.

O maior desafio do gestor é conseguir gerir o tempo todo

Rotinas de trabalho com muitos compromissos e demandas operacionais que não param de pipocar acabam sendo a realidade de boa parte dos gestores, especialmente os que atuam em empresas cuja estrutura organizacional é enxuta e onde processos não estão muito bem delimitados.

Virar a chave desse padrão é indispensável para que um gestor atinja níveis de eficiência que o coloque em posição de destaque na empresa, perante seus superiores hierárquicos, e ainda para que uma empresa acerte o alvo em termos de padrão de qualidade, reconhecimento dos stakeholders, satisfação dos funcionários e fidelização dos clientes.

O ponto em que queremos chegar é: o papel de um gestor é ser estratégico. Sem mais delongas! O problema é que o dia a dia consome boa parte do tempo de um líder gerencial, se ele não tiver o suporte necessário para se dedicar ao que realmente interessa: o coração do negócio.

As bases para um gerenciamento eficiente, já foi dito aqui, são pessoas e tecnologia. Investir nessas duas vertentes é o ponto de partida para a empresa que pretende transformar sua gestão. Não há espaço para justificativas ou motivações de qualquer natureza para deixar de lado essas premissas.

Buscar parceiros no mercado que supram essas necessidades é um bom caminho. Existem muitas consultorias para capacitação de times vencedores. Existem ferramentas robustas que podem tirar das mãos do gestor muitas etapas operacionais e permitir que ele se envolva mais com os direcionamentos estratégicos da empresa.

Cabe ao gestor tomar a decisão mais acertada e assumir o compromisso de incorporar os recursos possíveis para que o negócio consiga responder agilmente às mudanças do mercado, estar preparado para enfrentar riscos e pronto para aproveitar todas as oportunidades que o cenário apresentar.

A gestão de informação está no centro dessa transformação e os frutos colhidos pelo negócio serão excelentes: melhores resultados, clientes fidelizados e condições plenas para se tornar perene.

Você tem interesse em assuntos que envolvem a gestão eficiente dos negócios? Assine nossa newsletter e fique por dentro dos melhores recursos para que seja iniciada uma verdadeira revolução na forma de enxergar o papel do gestor!

CTA - e-book Como escolher a melhor ferramenta de gestão para sua empresa

Por | 2016-08-23T18:28:39+00:00 23/08/16|

Deixe seu comentário

Atenção: Os comentários abaixo são de inteira responsabilidade de seus respectivos autores e não representam, necessariamente, a opinião da ADV Tecnologia.

Ligue Agora: (11) 2261-4000 Fora do Estado de SP: 0800 818 2804