Gestão da informação: saiba como aplicar na sua empresa!

Possuir um serviço ou produto de qualidade, além de uma base de clientes satisfatória, é um fator muito positivo, mas não é o suficiente para criar um case de sucesso. O que falta é a chave para tomada de decisão que permita a empresa ser competitiva e crescer de maneira progressiva. Isto é, estamos falando de gestão da informação.

Atualmente, um dos maiores desafios de um gestor é administrar de maneira eficiente grandes volumes de informações em um empreendimento. Nesse contexto, dois grandes erros são cometidos, especialmente por micro e pequenas empresas ou negócios familiares: a centralização da gestão em uma pessoa ou o desuso de ferramentas tecnológicas para otimizar o trabalho.

Como sabemos, quando as informações estratégicas do negócio ficam concentradas em apenas um profissional, o risco de uma visão distorcida dos fatos – ou de uma interpretação inadequada dos dados – é evidente. Além disso, pessoas cometem falhas e não há como negar que esses fatores influenciam, negativamente, os resultados e a gestão do trabalho.

Deseja aprender como aplicar a gestão da informação na sua empresa? A ADV Tecnologia apresenta os detalhes na sequência.

O que é a gestão da informação?

Um gestor que pretende responder à altura as exigências do mercado deve saber que a gestão da informação, área que engloba diversas tecnologias, é uma chave importante para o emprego eficiente de dados. Nesse caso, compartilhar com segurança é a palavra de ordem.

Isso significa que uma empresa precisa contar com equipes capazes de suprir as necessidades que envolvem a rotina de gestão. Logo, ter uma política de capacitação de pessoas, de formação de sucessores e de estímulo ao pensamento gerencial é fundamental. Assim, delegar é o verbo que mais precisa ser exercido por um gestor.

Com uma estrutura organizacional mais horizontal, com análises e decisões distribuídas entre profissionais de confiança, um negócio começa a entrar nos trilhos da boa gestão. Mas será que isso é o suficiente? Como sabemos, não basta investir apenas em pessoas: toda empresa precisa contar com o suporte da tecnologia!

Para que serve gestão da informação?

No passado, sistemas eram desenvolvidos para atender a demandas específicas da área administrativa, da financeira, do almoxarifado, do estoque, das vendas ,e mal havia algo para gestão de clientes. O mundo evoluiu e o mercado assume um ritmo de desenvolvimento que busca solucionar as exigências dos clientes.

É aqui que entra a gestão de informação. Conseguir atender à expectativa desse novo mercado só é possível quando todos aqueles blocos de sistemas apartados começam a conversar entre si, transferir informação, cruzar dados e expor, de forma simples e compreensível, estatísticas e informações gerenciais que são as peças-chaves para a tomada de decisão assertiva.

Veja também: Saiba como a informação pode ajudar sua cadeia de suprimentos

A gestão de informação agrega valor a uma empresa

Os benefícios de uma gestão de informação eficiente são notórios, e as empresas que ainda não a adotaram precisam buscar soluções com urgência. Veja algumas das vantagens a partir de agora:

Racionalização de processos

Informações organizadas, acessíveis de imediato, e dados estatísticos expostos de forma clara são alguns dos subsídios para que o gestor tenha conhecimento da cadeia de valor dos processos organizacionais.

A partir dessa visão, torna-se possível investir em ações de melhoria dos fluxos de trabalho, já que os gargalos do processo ficam destacados. Assim, melhorias podem ser implementadas e as principais são:

• Melhoria nos fluxos de trabalho;
• Redução das ambiguidades nas atividades entre funcionários e áreas;
• Padronização dos processos;
• Redução dos riscos operacionais;
• Treinamento de pessoal para redução de falhas;
• Maior controle dos processos;
• Automação de tarefas para gerenciamento automático de atividades;
• Revisão das normas e procedimentos internos;
• Melhoria contínua de toda a cadeia de valor dos processos empresariais.

Otimização da comunicação interna

O principal insumo de todo processo de comunicação é a informação, ou seja, a mensagem a ser transmitida. No contexto empresarial, a comunicação interna é estratégica e precisa ser potencializada tanto quanto possível. Com a adoção de ferramentas que integram informações, as vantagens são:

• Melhoria do fluxo de informações entre profissionais e áreas;
• Agilidade no acesso à informação;
• Confiabilidade das informações;
• Respostas mais ágeis aos clientes e fornecedores;
• Funcionários que percebem o compartilhamento de informações se sentem parte do processo e vestem a camisa da empresa, o que reflete em produtividade.

Maior eficiência

Quando fluxos de comunicação e de trabalho operacional são fluidos, o resultado é maior eficiência na gestão, e os ganhos percebidos são:

• Maiores alcances, com direcionamento mais enxuto de recursos financeiros para os processos produtivos e gerenciais;
• Redução de custos com fluxos de trabalho racionalizados e pessoal alocado adequadamente, além da eliminação de desperdícios.

Mais produtividade

É indiscutível o benefício da gestão de informação para a produtividade. O conhecimento de toda a esteira de produção da empresa permite alocar mais adequadamente recursos humanos e tecnológicos onde há sobras e tirar de onde há a concentração desses elementos.

Processos claros e conhecidos por todos, em uma política otimizada de comunicação interna, são menos passíveis de falhas humanas por desconhecimento de regras, entradas necessárias e saídas desejadas. Quando há uma base de conhecimentos acessível — e o sistema de gestão de informação são essencialmente isso — cria-se uma cultura de correção, responsabilidade e qualidade nos trabalhos desenvolvidos.

Aprimoramento da gestão

Este é o benefício mais mencionado e conhecido sobre a aplicação de sistemas de gestão empresarial, e a base disso tudo, é a inteligência que está por trás dessas tecnologias. Com elas, é possível:

1. Substituir a montagem manual de relatórios gerenciais por geração automática, muito mais rápida, confiável e completa;
2. Acesso mais seguro às informações estratégicas, já que os sistemas de gestão integrada de informação possuem controle de autenticação.

Destacamos também a avaliação do negócio por meio de indicadores consistentes de desempenho, já que essas ferramentas coletam informações relevantes, como tempo de execução de cada etapa do processo, tempo de dedicação de cada funcionário a determinado serviço, tempo de entrega ao cliente, custos envolvidos em cada etapa, lucros obtidos e quantitativos de produção.

Enfim, a gama de informações é infinita e cada negócio absorverá em sua base centralizada de dados aquilo que passa pelos processos específicos da empresa. Eis aqui algumas funções mais importantes da gestão de informação integrada e eficiente.

Satisfação do cliente

Um dos objetivos principais de toda empresa é a satisfação do cliente e, uma forma de se ter informações relevantes para iniciativas eficientes de Customer Relationship Management (CRM) ou “gestão do cliente”, é ter informações organizadas ao alcance das mãos. Com isso, é possível:

• Cumprir prazos acordados;
• Dar respostas mais ágeis;
• Transferir valor;
• Fidelizar o cliente que percebe a captura de valor;
• Ganhar em divulgação boca a boca feita pelo cliente satisfeito;
• Ampliar a fatia de mercado com a conquista de novos clientes.

Mas existem soluções prontas e adequadas para o meu negócio? A resposta para essa questão é: sim, é perfeitamente possível customizar as ferramentas disponíveis para que elas fiquem na medida exata de cada negócio.

As tecnologias disponibilizadas no mercado giram em torno da filosofia do ERP (Enterprise Resource Planning) — ou Gestão dos Recursos da Empresa —, uma poderosa ferramenta de gestão que aborda de forma holística uma empresa, permitindo uma visão integrada de todos os departamentos.

Esses softwares têm a capacidade de facilitar a gestão porque apresenta, em tempo real, um diagnóstico de todas as áreas e todos os processos, trazendo respostas estratégicas para as áreas de estoque, compras, vendas, financeiro, produção, serviços, comercial e outras aderentes ao modelo de negócio.

Guia das PME’s: Como a Informação Pode Transformar o seu Negócio

As ferramentas mais completas possuem não só a possibilidade de acionar, gradativamente, os módulos que interessam à empresa — sempre integrando as partes ao todo —, como também possuem inteligência e proatividade.

Quer um exemplo? Elas são capazes de “entender”, a partir das informações coletadas, monitoradas e tratadas a todo o momento, que um cliente deixou de comprar um produto que antes adquiria com frequência e emitem um alerta para que o gestor redirecione estratégias.

O maior desafio do gestor é conseguir gerir o tempo todo

Rotinas de trabalho com muitos compromissos e demandas operacionais são a realidade de boa parte dos gestores, especialmente os que atuam em empresas que a estrutura organizacional é enxuta, e os processos não estão bem delimitados.

Virar a chave desse padrão é indispensável para que uma empresa acerte o alvo em termos de padrão de qualidade, reconhecimento dos stakeholders, satisfação dos funcionários e fidelização dos clientes.

O ponto em que queremos chegar é: o papel de um gestor é ser estratégico. O problema é que o dia a dia consome boa parte do tempo de um líder gerencial, é fundamental que ele tenha suporte necessário para se dedicar ao que realmente interessa: o coração do negócio.

Entenda mais: Por que tomar decisões baseadas em informação?

Sistemas ERP para gestão da informação

Como sabemos, a base para o gerenciamento eficiente são pessoas e tecnologia. Investir nessas duas vertentes é o ponto de partida para a empresa que pretende transformar sua gestão. Não há espaço para justificativas ou motivações de qualquer natureza para deixar de lado essas premissas.

Buscar parceiros no mercado que supram essas necessidades é um bom caminho. Existem ferramentas robustas que podem tirar das mãos do gestor muitas etapas operacionais e permitir que ele se envolva mais com os direcionamentos estratégicos da empresa.

Além disso, esses sistemas de gestão contribuem muito para as estratégias de CRM, ao passo que as informações coletadas sobre a trajetória do relacionamento do cliente com a empresa permite capturar informações valiosas que demonstram o comportamento do consumidor.

Diante desse tipo de informação, a própria ferramenta possui rotinas para analisar esses dados, compreender a propensão de consumo de cada cliente e oferecer subsídios para a estruturação de estratégias de ofertas customizadas.

Outra funcionalidade um pouco mais complexa é olhar para o todo do negócio, para as séries históricas e dados cruzados na base centralizada de informações e informar ao gestor que há algum risco que poderá impactar o negócio ou, ainda, que há uma oportunidade na rota e qual é o melhor direcionador para aproveitá-la.

Cabe ao gestor assumir o compromisso de incorporar os recursos necessários para que o negócio consiga responder agilmente às mudanças do mercado, como é o caso dos Sistemas ERP para automatização de processos. Nestes casos, a gestão da informação colhe frutos como: melhores resultados, clientes fidelizados e condições plenas para se tornar perene.

Você tem interesse em assuntos que envolvem a gestão eficiente dos negócios? Então, acompanhe semanalmente os nossos conteúdos e fique por dentro dos melhores recursos para gestão da informação com a ADV Tecnologia.

Veja também sobre o sistema ERP para pequenas empresas.

Até a próxima!