Há tempos a nota fiscal deixou de ser um “simples” papel. Com a emissão de NF-e (nota fiscal eletrônica), essa tarefa passou a ser uma obrigação fiscal e que deve receber atenção dos empreendedores. Muitos acabam tratando como mais uma burocracia, mas é necessário tomar cuidado.
Erros são comuns nas empresas, por isso, neste artigo, reunimos os principais erros e como você pode fazer para evitá-los. Antes de entrarmos nesse assunto, vamos falar sobre a nova versão da NF-e e informar que o prazo foi adiado pela Sefaz (Secretaria da Fazenda).
NF-e 4.0
Em novembro de 2016, a Encat (Coordenação Técnica do Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais) divulgou o novo formato para o documento fiscal.
A versão da NF-e 4.0 funciona desde 2017, mas será obrigatória a partir de 2 de agosto. Antes, o prazo estipulado pelo governo era 2 de julho. As mudanças são técnicas e, caso, a empresa possua um sistema emissor confiável, não é preciso se preocupar.
5 principais erros na emissão de NF-e
Não armazenar os arquivos XMLs
A legislação é clara: é preciso guardar as notas fiscais por um período de 5 anos. Muitas empresas acabam não armazenando esses documentos, pois acreditam (e esperam) não enfrentar problemas com seu consumidor.
Mas é imprescindível é guardar esses arquivos e evitar até mesmo uma multa de até mais de R$ 1 mil por NF-e perdida. Nenhum negócio quer ter esse tipo de prejuízo, não é mesmo?
Não ter os documentos organizados e seguros
É comum em muitas empresas, gastar tempo e colaborador para encontrar uma nota fiscal. Colocar todas em uma única pasta ou até mesmo dividí-las em seu computador pode render um prejuízo de tempo.
Por isso, a nossa dica é: invista em um sistema que ofereça uma consulta rápida por todas as NF-e já emitidas. Assim, você protege todos os arquivos e mantém de forma organizada.
Pensar que a DANFE é a nota fiscal
A DANFE, como o próprio nome já diz, é um documento auxiliar da nota. Ou seja, ela não tem qualquer validade jurídica. É comum muitas empresas acharem que ela ou até o mesmo o papel impresso tem o mesmo peso que a NF-e.
Ela é utilizada para caso de contingência (provar o valor da mercadoria, origem do produto durante uma possível fiscalização do transporte). Caso os dados da emissão de NF-e sejam diferentes da DANFE, o empreendedor pode pagar uma multa de até 100% do valor do item.
Erros no preenchimento
Esse é de longe um dos erros mais comuns na hora da emissão de NF-e: preencher dados errados na nota fiscal. Além de um perda de tempo, esse é um dos motivos para muitas empresas caírem nas garras do Fisco.
Tenha cuidado com informações incorretas, incompletas ou até mesmo desatualizadas.
Esquecer de corrigir erros
“Depois eu faço”, deveria ser eleita a frase mais dita pelos empreendedores ao errar na emissão de NF-e. É comum deixar para outra hora ou dia corrigir o erro da nota fiscal e, com isso, a informação incorreta cai no esquecimento.
A dica é: nunca deixe para depois. O dia a dia é corrido, mas fazer a correção em outro momento pode tornar o prejuízo ainda maior.
Você já cometeu um desses erros? Conta para gente nos comentários!
