Análise de causa raiz: como os 5 porquês encontram a origem de qualquer problema

Muitas vezes, as coisas simplesmente não saem conforme o planejado, não é mesmo? Ferramentas quebram, entregas atrasam e custos se elevam, fazendo até mesmo o melhor dos planos desmoronar. Nessas ocasiões, é importante compreender o que de fato aconteceu para que os erros não se repitam. Mas por onde começar essa investigação? Sabia que existe um processo simples, mas extremamente eficaz que faz toda a diferença nesse momento? Estamos falando dos 5 porquês!

É basicamente o que parece: uma análise de causa raiz por meio de indagações que levam aos porquês de determinado acontecimento. Por meio dessas reiteradas perguntas sobre o evento e, claro, suas respectivas respostas, traça-se uma linha de pensamento que direciona a uma conclusão lógica para os motivos que levam ao erro. Contudo, a técnica dos 5 porquês é mais profunda que isso, viu? Curioso? Então confira no post de hoje um pouco da história desse método e como ele funciona:

A origem dos 5 porquês

A técnica dos 5 porquês foi desenvolvida e aprimorada pela Toyota, tendo surgido como um componente crítico para auxiliar na resolução de problemas internos. Taiichi Ohno, arquiteto do sistema Toyota de produção nos anos 1950, descreve o método em seu livro Toyota production system: beyond large-scale production como sendo a base da abordagem científica da empresa.

Ohno incentivava seus colaboradores a destrincharem cada problema surgido até que encontrassem sua causa raiz, aconselhando-os a observarem o chão da fábrica sem preconceitos e perguntarem, 5 vezes, sobre os porquês de cada assunto. Atualmente, o método é usado muito além das fábricas da Toyota, tendo ganhado o mundo.

O funcionamento dos 5 porquês

É importante deixar claro que o objetivo dos 5 porquês não é culpar ninguém, mas sim descobrir a causa raiz do problema. No meio do caminho, acaba ajudando a equipe a criar pequenos passos incrementais, de modo a que o mesmo erro não volte a acontecer. Deseja experimentar por si mesmo? Fique de olho nos passos principais para aplicar os 5 porquês:

Convide uma pessoa prejudicada

Logo que o problema é identificado e todas as preocupações imediatas são devidamente tratadas, é preciso convidar uma pessoa que tenha sido diretamente afetada ou que tenha algum envolvimento indireto com a questão.

Selecione um líder para a reunião

O líder deve iniciar a discussão questionando os 5 porquês e atribuindo a responsabilidade pelas soluções ao grupo. Lembrando que não há requisitos específicos para eleger esse líder, de forma que qualquer um pode ser escolhido para conduzir a reunião. Seria também uma boa prática para o líder tomar notas sobre essa reunião — a menos que o mesmo queira delegar essa tarefa a outra pessoa.

Pergunte por que 5 vezes

Para chegar à causa raiz, deve-se aprofundar por pelo menos 5 níveis. E é aí que efetivamente entram os 5 porquês. Apesar de essa parecer a parte mais simples do processo, pode ficar um pouco complexo estabelecer a pergunta certa, logo de início. Assim, ao iniciar as perguntas, pode haver uma tendência para seguir todos os caminhos possíveis e atuar de maneira abrangente. No entanto, essa postura pode ampliar além do necessário o âmbito em que as ações corretivas devem ocorrer. Como a técnica se propõe a ser um processo simples, que possibilite executar apenas a quantidade de ações corretivas necessárias para resolver um problema, em muitos dos casos pode ser necessário fazer uma única escolha de caminho a seguir. Se o mesmo problema ocorrer novamente, daí sim deve-se tomar outra direção.

Atribua responsabilidades às soluções

Ao término da reunião por meio da qual ficaram estabelecidas as 5 perguntas e, consequentemente, suas respostas (que também podem ser chamadas de ações corretivas), o líder deve atribuir responsabilidades pelas soluções para os vários participantes na discussão.

Formalize a discussão da reunião

Terminado o processo dos 5 porquês, um dos participantes deve escrever o que foi discutido com a maior clareza possível, fazendo, em seguida, uma cópia do documento para distribuir a quem esteve presente na reunião. A maior vantagem de compartilhar as informações consiste na concessão de uma visão ampla sobre os tipos de problemas com que a equipe está lidando. E não só isso! Também divulga como exatamente esses problemas estão sendo resolvidos. Se o processo tem publicidade e uma boa comunicação, torna-se mais fácil compreender e justificar as razões de a equipe dedicar tempo à prevenção de problemas em vez de lidar com os prejuízos de ações corretivas.

A técnica na prática

Conforme já foi dito, uma das formas de identificar qual é o fator gerador de um problema, um erro, uma falha, um defeito ou uma não conformidade (não importando o nome que a organização dá ao evento) é questionar pelo menos 5 vezes a razão que acarretou o dano. E é normalmente na quinta resposta que o ofensor é identificado.

Entretanto, apesar de a técnica consistir em 5 porquês, nada impede que a análise da causa raiz seja concluída em mais ou menos respostas! Vamos a um exemplo para ficar mais claro? Digamos que os clientes da empresa sempre reclamem que a entrega do produto atrasa. Com isso em mente, pergunte:

• 1º: por que o cliente não recebeu o produto na data agendada? Porque o produto não foi enviado no momento certo.
• 2º: por que o produto não foi despachado quando deveria? Porque as horas para a produção estão mal dimensionadas.
• 3º: por que as horas para a produção estão mal dimensionadas? Porque se usa uma tabela genérica de tempo versus produção por produto.
• 4º: por que se adota uma tabela genérica de tempo versus produção? Porque simplifica a previsão de entrega ao cliente.
• 5º: por que simplificar a previsão fornecida ao cliente? Porque não existe um especialista no setor de vendas.

Assim, após toda essa análise de causa raiz, chegou-se à conclusão de que não ter um consultor ou especialista que possa calcular com maior propriedade e precisão o prazo de entrega é o problema a ser resolvido. Viu como, desde que sejam feitas as perguntas certas, a causa raiz é identificada?

Vale ressaltar que nem sempre a razão de um problema é tão visível ou fácil de ser encontrada em uma análise de causa raiz, mas, sem sombra de dúvida, é muito melhor comprometer um pouco de tempo para realmente solucionar o problema do que ter que lidar com os prejuízos depois.

E então, pronto para usar essa análise de causa raiz na próxima vez que surgir um problema? Comente e compartilhe suas impressões conosco! E não deixe de curtir nossa página no Facebook para continuar acompanhando as novidades!

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