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A importância do inventário na gestão de estoques

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A importância do inventário na gestão de estoques

Você sabe exatamente quais bens há em sua empresa? Você saberia dizer a quantidade de um determinado produto que você tem no estoque? Sabe quando é necessário pedir mais matéria-prima aos fornecedores?


A gestão de estoques é uma área de muita relevância dentro de uma empresa. E o inventário é o responsável por fazer o levantamento de quais e quantos bens estão nos estoques da companhia. Portanto, para que essa gestão seja bem conduzida, o inventário de materiais é um aspecto que é essencial e não deve, de forma alguma, ser negligenciado pelos gestores.


Preparamos o post de hoje para explicar a você a importância do inventário e o passo a passo de como fazê-lo. Siga a leitura e saiba mais!


O que é o inventário de materiais?

O inventário é a atividade por meio da qual os gestores realizam a contagem e conferência de todos os materiais disponíveis em estoque e checam os resultados, comparando-os às quantidades informadas no controle — que pode ser feito por meio de planilhas ou softwares de gestão.


Qual é a importância do inventário na gestão de estoques?

Fazer um inventário nada mais é do que listar todos os bens armazenados na empresa ou em depósitos pertencentes a ela. Mas por que essa listagem é tão importante? Destacamos os principais motivos:


Redução das perdas

Um bom inventário é capaz de reduzir os custos e evitar desperdícios. Ao quantificar exatamente quantos produtos há em seu estoque, o gestor evita comprar matéria-prima de forma excessiva, já que os pedidos aos fornecedores são feitos de acordo com a demanda.


Além disso, com o inventário em dia, é possível identificar desvios e trabalhar para evitá-los. Se a relação de produtos do inventário físico estiver em desconformidade com o contábil, será mais fácil descobrir extravios, furtos e obsolescências.


Melhora do atendimento ao cliente

Ao saber exatamente quais produtos estão disponíveis no estoque, o vendedor otimiza as vendas e aumenta a credibilidade com os clientes. Quando não há controle de estoque, a propensão aos erros é muito maior: vender um produto indisponível e prometer a entrega imediata, por exemplo, pode irritar o consumidor, que nunca mais fechará negócio com a sua empresa.


Cumprimento da legislação

Inconsistências entre o inventário físico e o contábil podem fazer com que sua empresa seja autuada pelo FISCO. Se o fiscal detectar que há diferenças entre o estoque declarado de produtos e o estoque real, poderá penalizar sua empresa com multas altíssimas que poderão, inclusive, ameaçar seriamente a saúde financeira de seu negócio.


Como fazer um bom inventário de materiais?

Fazer um inventário não é uma tarefa fácil, principalmente se a empresa tem muitos bens. Preparamos alguns passos para tornar esse processo mais simples:


1- Escolha o dia certo

O primeiro passo é definir uma data para começar a listagem. Opte por finais de semana ou feriados, quando a sua empresa estará fechada e não haverá movimentação no estoque. Com o estoque estagnado, sem entradas ou saídas, ficará mais fácil fazer a relação de bens.


2- Separe e organize os itens

Organizar seus produtos em categorias diferentes é indispensável para aumentar a eficiência de seu trabalho. Esse processo poupará muito tempo na contagem dos itens. Aproveite para criar prateleiras, caixas e armários para cada tipo de produto. Isso não só facilitará o inventário como otimizará as tarefas do dia a dia, como a separação e a embalagem das mercadorias.


Aponte os itens definidos como obsoletos e informe ao setor de compras que esses itens não precisam mais de ser comprados. Se possível, separe uma área isolada do estoque para armazenar esses materiais.


3- Especifique cada produto em detalhes

Atribua uma categoria para cada tipo de produto, como, por exemplo, alimentos, material de papelaria, informática, limpeza etc. A partir daí, tente especificar cada produto de forma mais detalhada possível, incluindo peso, medida, cor, voltagem e se é material para venda ou uso e consumo da empresa. Finalmente, aponte os preços de custo e de venda.


4- Crie códigos

Crie um código para cada produto. Os códigos facilitarão a sua identificação tanto na hora das vendas como no momento de fazer os registros contábeis. Você pode utilizar sequências de letras e números ou até mesmo usar um software para gerar códigos de barra.


5- Conte item por item

Essa é uma das etapas mais trabalhosas do inventário, mas é extremamente importante. A contagem correta evitará erros futuros e fará com que seu inventário realmente corresponda ao seu estoque físico de mercadorias.


Para que o inventário seja mais preciso, recomendamos que se façam duas contagens: a primeira feita normalmente, e a segunda para fins de conferência. Caso as informações entre a primeira e a segunda divergirem, o ideal é que se realize uma terceira contagem.


6- Atualize seu inventário periodicamente

De nada adianta criar um controle de estoque impecável se as entradas e saídas não forem atualizadas com frequência. O ideal é que os inventários sejam realizados em curtos períodos de tempo. Quando esses intervalos são menores, a identificação das causas e suas resoluções passam a ser mais eficazes.


Atualize as informações dos controles de acordo com os levantamentos que foram realizados no inventário. Isso fará com que as informações disponíveis para o setor de vendas e para a equipe de separação e expedição sejam as mais exatas possíveis.


7- Utilize um software de gestão

Ainda que algumas pessoas não consigam perceber, a gestão de estoques pode influenciar diretamente os resultados das vendas da empresa, contribuindo para aumentar os lucros ou causando prejuízos. A dica para agilizar esse processo é usar um software de gestão que atualize essas informações quando uma compra ou venda de sua empresa for feita.


Como podemos ver, a relevância do inventário na gestão de estoques vai além da conferência de quantidades disponíveis. Ele se faz necessário para melhorar a gestão, reduzindo índices de não conformidades e conseguindo aprimorar o planejamento de compras, que, por consequência, passa a ter melhores informações a respeito da aquisição de novos itens.

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