5W2H: como funciona e como colocar em prática um plano de ação?

Você já ouviu falar sobre 5W2H? Uma dificuldade comum relatada no meio empresarial é a transformação de ideias abstratas em planos objetivos e aplicáveis. Afinal, em grandes empresas, o cascateamento de métodos e informações pode ser lento, enquanto em pequenas empresas pode faltar recursos para aplicar ferramentas.

No entanto, independentemente do tamanho da sua empresa ou equipe, existe um método que pode facilitar a rotina do seu negócio e reduzir custos: o 5W2H. Quer saber mais sobre o que ele é e como aplicá-lo? Continue acompanhando o texto abaixo com a ADV Tecnologia!

O que é o método 5W2H?

Com seu surgimento relacionado ao modelo de produção automobilística japonês baseado no Toyotismo, o 5W2H tem o objetivo de construir planos ágeis de ação.

Com ele, uma empresa pode acompanhar em detalhes e de forma visual quais são os principais processos e resultados obtidos. Além disso, ele orienta e uniformiza os prazos, atividades e responsáveis por cada etapa.

Embora a combinação de siglas pareça complexa, o 5W2H é uma ferramenta simples e aplicável a todas as empresas. Mas você realmente sabe o que essas letras significam?

Quais são os 7 elementos que compõem o 5W2H?

Formada por quatro letras, a sigla representa sete palavras do inglês que representam as perguntas necessárias para direcionar a estratégia aplicada.

What? (O que fazer?)

O primeiro “W” representa o que deve ser feito no processo. É aqui que devem ser pensadas as ações principais do projeto. 

Why? (Por que fazer?)

Esse é um dos momentos de maior importância. Afinal, é aqui, no segundo “W”, que se justifica o motivo da ação ter sido tomada. O que ela irá gerar?

Where? (Onde fazer?)

Aqui, deve ser definido o local onde o projeto irá se desenrolar. 

When? (Quando fazer?)

O quarto “W” também é um dos pontos de maior atenção. Afinal, para que a ação se desenvolva de forma eficiente, é essencial definir datas e prazos para que a equipe possa se organizar em etapas e prioridades. 

Who? (Quem deve fazer?) 

O último “W” diz respeito à delegação de responsabilidades. Aqui, é onde a equipe é dividida, e cada um assume seu papel, atividades e prazos para a fluidez do processo completo. 

How? (Como fazer?)

Tão importante quanto fazer é saber como fazer, não é mesmo? É nesta etapa que os possíveis caminhos são considerados, e o mais eficiente é escolhido e detalhado. 

How much? (Quanto custa para fazer?)

A última das siglas diz respeito ao custo total do do projeto. Ainda que possam existir pequenas variações ao longo do trajeto, um mapeamento inicial é essencial para a redução de custos desnecessários e para a viabilidade do acordado.

Agora que você já conhece mais sobre o significado do método 5W2H, podemos falar sobre quais são as principais vantagens de aplicá-lo. Quer conhecer melhor?

Quais são as vantagens da ferramenta 5W2H?

O 5W2H capacita as empresas a terem processos cada vez mais eficientes e voltados para a melhoria contínua, integrando ações e esforços. Já pensou em otimizar e agilizar os processos da sua empresa sem abrir mão da qualidade? Então, conheça nos tópicos abaixo as principais vantagens da aplicação do método 5W2H!

Praticidade

O método 5W2H é de simples aplicação e não depende de um treinamento custoso e demorado. Além, é claro, de ser muito intuitivo e visual, facilitando a compreensão dos processos e a absorção das principais etapas.

Versatilidade

Ligada diretamente à vantagem anterior, a ferramenta 5W2H ainda tem a versatilidade como um de seus principais benefícios. Isso porque ela pode ser aplicada em empresas independentemente do seu tamanho e do seu quadro de funcionários. 

Afinal, as perguntas não possuem respostas fixas e podem ser construídas e remodeladas conforme a necessidade atual do seu negócio.

Integração

Com todo o time ciente de suas responsabilidades dentro das etapas do projeto, a integração entre a equipe impulsiona a melhoria contínua. Afinal, além de ser um recurso visual extremamente detalhado, as informações contidas ainda orientam todo o calendário de produção.

Redução de custos

Por fim, e sendo também uma consequência direta das vantagens anteriores, podemos citar a redução de custos. Com processos bem planejados e custos definidos, é difícil que gastos desnecessários entrem no projeto.

Além disso, por reduzir o tempo gasto com ações repetitivas e infrutíferas, o 5W2H ainda aumenta a produtividade e a agilidade da sua empresa. O que, por sua vez, reflete diretamente na credibilidade, na lucratividade e no aumento da competitividade do seu negócio.

Como aplicar o método 5W2H na sua empresa?

Quer levar para sua empresa todas as vantagens estratégicas e orçamentárias do método 5W2H? Então saiba que o primeiro passo é garantir a transparência e a sintonia entre todos os envolvidos. 

Porém, antes mesmo disso, é necessário que você conheça a fundo sua empresa:

• Qual é a jornada de compra do seu cliente?
• Como se organiza o controle de estoque?
• Como os times delegam e executam tarefas?

Após obter esse panorama, será possível criar soluções e estratégias que estejam de fato alinhadas com as necessidades e características do seu negócio. Dessa forma, será possível avaliar e comparar métricas e feedbacks de acordo com cada sprint, redefinindo rotas sempre que necessário.

Qual é a diferença entre o PDCA e o 5W2H? 

PDCA, sigla para Plan, Do, Check, Act, é, assim como o 5w2h, uma ferramenta para gestão e controle de empresas.

Também conhecido como Ciclo de Deming ou Ciclo de Shewhart, a metodologia pode ser confundida com o 5w2h. Porém, diferentemente do método que abordamos ao longo do texto, o PDCA se centra nas causas e possíveis soluções de um problema específico.

Ou seja, você pode combinar ambas metodologias: usar o 5w2h para desenvolver e orientar as atividades da sua empresa e o PDCA para aumentar a eficiência das ações definidas.

Quando usar o 5W2H?  

Por conta de sua versatilidade e fácil aplicação, o 5w2h pode ser usado nas mais variadas áreas de gestão, como Gestão Orçamentária e Gestão de Projetos, por exemplo.

Sua principal aplicação é durante a fase embrionária de um projeto, isto é, quando ainda existem dúvidas e diversos caminhos possíveis para seguir. Assim, é possível reduzir os gastos em retrabalhos e ações desnecessárias com muito mais organização entre o time.

E se você quer ainda mais organização e assertividade nas decisões da sua empresa, por que não apostar em um parceiro especializado? Com as soluções ADV ERP, sua empresa se desenvolve sem precisar de uma transformação na estrutura atual. Ou seja, você usa o que já tem para alcançar novos resultados!

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