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Software de gest√£o empresarial: evite 7 erros com essa ferramenta

Software de gest√£o empresarial

Software de gest√£o empresarial: evite 7 erros com essa ferramenta

O software de gestão empresarial é uma das maneiras mais fáceis de o gestor conseguir administrar a empresa e ter acesso aos dados de que precisa. No entanto, muitos empreendedores usam sistemas que não atendem às suas demandas ou ignoram o suporte e as funcionalidades do software.

Isso gera muitas dificuldades para compreender a real situação da empresa. Nesses casos, o resultado é perda de tempo, de esforço e de dinheiro, o que acarreta prejuízos para as finanças e a produtividade do negócio.

Software de gestão empresarial: o que é?

Esse tipo de sistema nada mais √© do que um ERP (Enterprise Resource Planning, ou “Planejamento dos Recursos da Empresa”). O objetivo dos softwares ERPs √© integrar os dados provenientes dos mais diversos departamentos da empresa, independentemente do seu tamanho ou do segmento em que atua.

Dessa forma, o gestor tem acesso a todos os dados de uma s√≥ vez, podendo compar√°-los e analis√°-los. Isso tamb√©m permite tomar decis√Ķes mais assertivas, evitando preju√≠zos e retrabalho,¬†ajustando falhas existentes ao longo do processo e fortalecendo os pontos positivos.

Para os pequenos neg√≥cios, o software de gest√£o empresarial oferece a possibilidade de o dono gerenciar melhor as atividades do dia a dia. √Č poss√≠vel, por meio dele,¬†monitorar¬†a efici√™ncia dos processos (por exemplo, a emiss√£o de notas fiscais, entradas e sa√≠das de recursos,¬†etc) e identificar¬†as necessidades (como a demanda pela reposi√ß√£o de um produto em estoque).

Como utilizar o software de gestão empresarial de maneira eficiente: os 7 erros que você deve evitar!

Com algumas dicas, é possível evitar os principais erros cometidos pelos empreendedores e utilizar o software de gestão empresarial como uma ferramenta realmente eficiente e eficaz. Prestando atenção nesses quesitos, com certeza você terá mais sucesso na gestão empresarial e também no uso do sistema. Veja a seguir os 7 erros que você não deve cometer.

1. Ignorar o suporte

Sempre que um novo sistema come√ßa a ser utilizado, aparecem d√ļvidas e problemas no manuseio da ferramenta. Isso √© comum, mas muitos empreendedores acabam desistindo de usar o sistema devido a esses empecilhos iniciais.

Na verdade, o recomendado é utilizar o suporte oferecido pela empresa que disponibiliza o software de gestão empresarial. Entender exatamente quais são as funcionalidades do programa, como utilizá-las e de que forma podem otimizar os processos da sua empresa é essencial para que o sistema seja utilizado de forma adequada.

Al√©m disso, pode haver a necessidade de fazer ajustes e adequa√ß√£o ao software. Novamente, o empreendedor deve entrar em contato com o suporte, solicitando informa√ß√Ķes a respeito da altera√ß√£o.

2. Trabalhar com ferramentas muito complexas

Esse √© outro ponto que exige o conhecimento pr√©vio das fun√ß√Ķes oferecidas pelo software de gest√£o empresarial. No in√≠cio, √© comum que os gestores e colaboradores deixem de usar determinadas funcionalidades, mas isso pode trazer dificuldades para a administra√ß√£o do neg√≥cio.

Por isso, o ideal √© procurar um sistema que seja intuitivo e f√°cil de usar. No entanto, no caso de qualquer d√ļvida, deve-se entrar em contato com o suporte ou acessar os materiais de apoio ao uso¬†software.

Outra dica interessante é identificar as funcionalidades existentes, acompanhando as que são mais utilizadas. A partir disso, é possível treinar os colaboradores e ajudá-los a usar os recursos mais importantes.

3. Não planejar a implementação do software

Um dos principais problemas ao utilizar o software ERP é o fato de que muitas empresas não fazem o planejamento para a sua implantação. O gestor deve estimar o tempo e os recursos necessários, monitorando todo o processo de implantação e fazendo os ajustes necessários.

Também é recomendado estabelecer prioridades, métodos, etapas e os meios requeridos para que seja implantada uma mudança na cultura da empresa, já que todos os colaboradores precisarão utilizar o software de gestão.

Nesse sentido, é muito importante planejar e fornecer treinamento e capacitação para os funcionários.

4. Ignorar o investimento em segurança

O software de gest√£o empresarial traz a grande facilidade de reunir todas as informa√ß√Ķes em um s√≥ lugar. Por√©m, √© preciso se precaver de imprevistos. Logo, investir em seguran√ßa √© imprescind√≠vel.

Para essa situa√ß√£o, √© essencial¬†criar pol√≠ticas de seguran√ßa e sigilo das informa√ß√Ķes, repassando a todos os colaboradores a necessidade segui-las √† risca. Al√©m disso, deve-se fazer backups peri√≥dicos dos arquivos, assegurando-se de que os dados n√£o ser√£o perdidos.

5. N√£o economizar dinheiro de forma correta

O processo de implanta√ß√£o de um software de gest√£o empresarial pode trazer alguns custos, como capacita√ß√£o de pessoal e adapta√ß√Ķes espec√≠ficas, mas eles ser√£o importantes para a administra√ß√£o do neg√≥cio. Por isso, invista o que for necess√°rio, porque o impacto positivo vai valer a pena.

Evite tamb√©m deixar toda a implanta√ß√£o sob responsabilidade da equipe de TI, e envolva todas as √°reas no processo, desde a¬†escolha da ferramenta at√© a¬†implementa√ß√£o.¬†Conte tamb√©m com o apoio da empresa desenvolvedora do sistema, tanto no sentido de sanar d√ļvidas dos colaboradores quanto em rela√ß√£o ao treinamento deles. Assim, o processo torna-se mais r√°pido e assertivo.

6. Não fazer a manutenção do software

Todo sistema requer manutenção e atualização. Com um software de gestão empresarial, não é diferente.

Antes de contratar o sistema, verifique com o desenvolvedor como √© feita a manuten√ß√£o e com qual frequ√™ncia. Depois de implantado, siga as manuten√ß√Ķes √† risca, e, assim, sua empresa ter√° o melhor resultado poss√≠vel.

7. Não se preparar para a mudança

A simples adoção de um software de gestão empresarial não resolverá todos os problemas do negócio. Na realidade, é necessário que todos os colaboradores e o próprio gestor estejam alinhados e queiram modificar alguns processos a fim de obter os resultados do sistema no dia a dia.

Não é preciso somente fornecer uma capacitação, mas também mostrar os pontos positivos dessa implementação e os resultados que ela poderá trazer. Explicando aos colaboradores, a tendência de resistir a mudanças será reduzida, e a implantação acontecerá de maneira mais tranquila.

Sua empresa terá mais sucesso no processo de implantação do software de gestão empresarial se evitar cometer esses erros. Se você já tem esse sistema implantado, a dica é identificar o que ainda não está funcionando e buscar a solução mais adequada, como o contato com o suporte, por exemplo.

Quer saber mais sobre como implantar um sistema ERP? Entre em contato com a gente! Deixe seu coment√°rio e tire todas as suas d√ļvidas agora mesmo!

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