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Software de gestão empresarial: evite 7 erros com essa ferramenta

Software de gestão empresarial: evite 7 erros com essa ferramenta

O software de gestão empresarial é uma das maneiras mais fáceis de o gestor conseguir administrar a empresa e ter acesso aos dados de que precisa. No entanto, muitos empreendedores usam sistemas que não atendem às suas demandas ou ignoram o suporte e as funcionalidades do software.

Isso gera muitas dificuldades para compreender a real situação da empresa. Nesses casos, o resultado é perda de tempo, de esforço e de dinheiro, o que acarreta prejuízos para as finanças e a produtividade do negócio.

Software de gestão empresarial: o que é?

Esse tipo de sistema nada mais é do que um ERP (Enterprise Resource Planning, ou “Planejamento dos Recursos da Empresa”). O objetivo dos softwares ERPs é integrar os dados provenientes dos mais diversos departamentos da empresa, independentemente do seu tamanho ou do segmento em que atua.

Dessa forma, o gestor tem acesso a todos os dados de uma só vez, podendo compará-los e analisá-los. Isso também permite tomar decisões mais assertivas, evitando prejuízos e retrabalho, ajustando falhas existentes ao longo do processo e fortalecendo os pontos positivos.

Para os pequenos negócios, o software de gestão empresarial oferece a possibilidade de o dono gerenciar melhor as atividades do dia a dia. É possível, por meio dele, monitorar a eficiência dos processos (por exemplo, a emissão de notas fiscais, entradas e saídas de recursos, etc) e identificar as necessidades (como a demanda pela reposição de um produto em estoque).

Como utilizar o software de gestão empresarial de maneira eficiente: os 7 erros que você deve evitar!

Com algumas dicas, é possível evitar os principais erros cometidos pelos empreendedores e utilizar o software de gestão empresarial como uma ferramenta realmente eficiente e eficaz. Prestando atenção nesses quesitos, com certeza você terá mais sucesso na gestão empresarial e também no uso do sistema. Veja a seguir os 7 erros que você não deve cometer.

1. Ignorar o suporte

Sempre que um novo sistema começa a ser utilizado, aparecem dúvidas e problemas no manuseio da ferramenta. Isso é comum, mas muitos empreendedores acabam desistindo de usar o sistema devido a esses empecilhos iniciais.

Na verdade, o recomendado é utilizar o suporte oferecido pela empresa que disponibiliza o software de gestão empresarial. Entender exatamente quais são as funcionalidades do programa, como utilizá-las e de que forma podem otimizar os processos da sua empresa é essencial para que o sistema seja utilizado de forma adequada.

Além disso, pode haver a necessidade de fazer ajustes e adequação ao software. Novamente, o empreendedor deve entrar em contato com o suporte, solicitando informações a respeito da alteração.

2. Trabalhar com ferramentas muito complexas

Esse é outro ponto que exige o conhecimento prévio das funções oferecidas pelo software de gestão empresarial. No início, é comum que os gestores e colaboradores deixem de usar determinadas funcionalidades, mas isso pode trazer dificuldades para a administração do negócio.

Por isso, o ideal é procurar um sistema que seja intuitivo e fácil de usar. No entanto, no caso de qualquer dúvida, deve-se entrar em contato com o suporte ou acessar os materiais de apoio ao uso software.

Outra dica interessante é identificar as funcionalidades existentes, acompanhando as que são mais utilizadas. A partir disso, é possível treinar os colaboradores e ajudá-los a usar os recursos mais importantes.

3. Não planejar a implementação do software

Um dos principais problemas ao utilizar o software ERP é o fato de que muitas empresas não fazem o planejamento para a sua implantação. O gestor deve estimar o tempo e os recursos necessários, monitorando todo o processo de implantação e fazendo os ajustes necessários.

Também é recomendado estabelecer prioridades, métodos, etapas e os meios requeridos para que seja implantada uma mudança na cultura da empresa, já que todos os colaboradores precisarão utilizar o software de gestão.

Nesse sentido, é muito importante planejar e fornecer treinamento e capacitação para os funcionários.

4. Ignorar o investimento em segurança

O software de gestão empresarial traz a grande facilidade de reunir todas as informações em um só lugar. Porém, é preciso se precaver de imprevistos. Logo, investir em segurança é imprescindível.

Para essa situação, é essencial criar políticas de segurança e sigilo das informações, repassando a todos os colaboradores a necessidade segui-las à risca. Além disso, deve-se fazer backups periódicos dos arquivos, assegurando-se de que os dados não serão perdidos.

5. Não economizar dinheiro de forma correta

O processo de implantação de um software de gestão empresarial pode trazer alguns custos, como capacitação de pessoal e adaptações específicas, mas eles serão importantes para a administração do negócio. Por isso, invista o que for necessário, porque o impacto positivo vai valer a pena.

Evite também deixar toda a implantação sob responsabilidade da equipe de TI, e envolva todas as áreas no processo, desde a escolha da ferramenta até a implementação. Conte também com o apoio da empresa desenvolvedora do sistema, tanto no sentido de sanar dúvidas dos colaboradores quanto em relação ao treinamento deles. Assim, o processo torna-se mais rápido e assertivo.

6. Não fazer a manutenção do software

Todo sistema requer manutenção e atualização. Com um software de gestão empresarial, não é diferente.

Antes de contratar o sistema, verifique com o desenvolvedor como é feita a manutenção e com qual frequência. Depois de implantado, siga as manutenções à risca, e, assim, sua empresa terá o melhor resultado possível.

7. Não se preparar para a mudança

A simples adoção de um software de gestão empresarial não resolverá todos os problemas do negócio. Na realidade, é necessário que todos os colaboradores e o próprio gestor estejam alinhados e queiram modificar alguns processos a fim de obter os resultados do sistema no dia a dia.

Não é preciso somente fornecer uma capacitação, mas também mostrar os pontos positivos dessa implementação e os resultados que ela poderá trazer. Explicando aos colaboradores, a tendência de resistir a mudanças será reduzida, e a implantação acontecerá de maneira mais tranquila.

Sua empresa terá mais sucesso no processo de implantação do software de gestão empresarial se evitar cometer esses erros. Se você já tem esse sistema implantado, a dica é identificar o que ainda não está funcionando e buscar a solução mais adequada, como o contato com o suporte, por exemplo.

Quer saber mais sobre como implantar um sistema ERP? Entre em contato com a gente! Deixe seu comentário e tire todas as suas dúvidas agora mesmo!

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