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Sistema ERP para pequenas empresas: o que você precisa saber

Sistema ERP para pequenas empresas: o que você precisa saber

Quantos processos ocorrem em sua empresa até que ela entregue aquilo que vende aos seus clientes? Qual é o passo a passo que gere desde campanhas de marketing e processos de vendas, passando pela provisão de recursos para gerar o produto e/ou o serviço que sua empresa provê, chegando ao momento em que o pedido é faturado, recebido, usado por seu cliente e gerindo até mesmo o pós-venda e oferecendo assistência? Detalhar todos esses micros processos que envolvem tarefas rotineiras, porém vitais, para o sucesso de uma companhia é uma tarefa bastante complexa. Porém, com um sistema ERP para pequenas empresas que tem exatamente a função de gerir, integrar e evitar falhas nesses pequenos processos, esse controle se torna real.

No post de hoje vamos compreender o que é, como funciona, quais as vantagens e benefícios, além de como escolher um sistema de gestão empresarial adequado às necessidades de sua empresa. Acompanhe a seguir e descubra mais sobre o sistema ERP.

O que é sistema ERP?

A sigla ERP vem¬†do ingl√™s Enterprise Resource Planning, que em uma tradu√ß√£o livre seria o Planejamento de Recursos Empresariais. Por√©m, na pr√°tica esse sistema ficou conhecido como sistemas integrados de gest√£o empresarial. Esses softwares automatizam e otimizam os processos realizados pelas pessoas envolvidas em cada √°rea da empresa, reunindo informa√ß√Ķes que s√£o atualizadas constantemente, e oferecendo um apoio estrat√©gico para a equipe de gest√£o da organiza√ß√£o. Essa pr√°tica facilita tomada de decis√Ķes e planejamento das a√ß√Ķes, tornando a administra√ß√£o da empresa como um todo muito mais assertiva.

Em outras palavras, os sistemas de gest√£o empresarial centralizam, integram e atualizam os status de cada atividade das diversas √°reas da empresa (vendas, financeiro, produ√ß√£o, log√≠stica, estoque, compras, servi√ßos, entre outras), transformando dados brutos em informa√ß√Ķes confi√°veis que apoiam a tomada de decis√£o sobre a gest√£o da empresa. O impacto disso √© uma diminui√ß√£o consider√°vel na possibilidade de erros, falhas de comunica√ß√£o entre as √°reas e redu√ß√£o direta de custos.

Mediante essas informa√ß√Ķes, voc√™ deve estar se perguntando: ‚ÄúSer√° que esse sistema s√≥ serve para grandes corpora√ß√Ķes, ou uma empresa com opera√ß√Ķes enxutas, quadro reduzido de funcion√°rios e fornecedores, com processos operacionais simples podem se beneficiar desses sistemas ERP?‚ÄĚ At√© pouco tempo, somente grandes empresas tinham or√ßamento dispon√≠vel para investir nesses softwares. Mas agora existem solu√ß√Ķes que s√£o altamente aderentes aos processos das pequenas empresas, com custos reduzidos e que visam otimizar a utiliza√ß√£o de todos os recursos (materiais e humanos) envolvidos em sua opera√ß√£o. Ent√£o, a resposta √©: Sim! Sua pequena empresa n√£o s√≥ pode como deve se beneficiar das vantagens e funcionalidades oferecidas por um ERP.

Segundo um estudo realizado pela empresa de consultoria empresarial norte-americana McKinsey, ter um bom processo de decis√£o impacta diretamente nos resultados operacionais e na lucratividade de uma empresa. O estudo aponta que 1% do aumento nos pre√ßos de venda dos produtos ou servi√ßos pode representar 11% a mais de lucro para sua empresa; a economia constante de 1% nos custos fixos pode aumentar a margem de lucro em 2,3%, j√° a diminui√ß√£o de custos vari√°veis traria retornos de 7,8%, enquanto isso o aumento de 1% nas vendas produziria apenas 3,3% de lucros a mais. Ou seja, se sua empresa melhorasse e otimizasse seus processos em apenas 1%, poderia ter um lucro 24,4% superior ao atual. Al√©m disso, poderia identificar onde os esfor√ßos deveriam ser mais centralizados para chegar nesse n√ļmero, facilitando algumas decis√Ķes dentro da empresa. Por exemplo, √© bastante natural que as pequenas empresas invistam pesado em aumentar as vendas para ter lucros maiores, mas o maior ganho estaria em diminuir os custos vari√°veis e aumentar as margens. Tais coisas n√£o dependem do aumento das vendas.

Como funciona um sistema ERP para pequenas empresas?

Existem duas funcionalidades b√°sicas em um sistema ERP: otimiza√ß√£o e automatiza√ß√£o dos processos rotineiros, e apoio na tomada de decis√Ķes administrativas, financeiras e comerciais.

No caso da otimiza√ß√£o e automatiza√ß√£o dos processos internos da empresa, um sistema ERP funciona com a elimina√ß√£o de processos manuais, redu√ß√£o de retrabalhos e diminui√ß√£o da probabilidade de erros humanos ao processo. Por exemplo, ao realizar uma nova venda, os respons√°veis pelo estoque e financeiro receber√£o simultaneamente um pedido para separa√ß√£o do produto e envio ao cliente, al√©m de uma ordem de compra para gerar o faturamento. O pessoal do financeiro poder√° emitir o boleto e a nota fiscal com poucos cliques atrav√©s de uma integra√ß√£o com o banco e¬†a SEFAZ.¬†J√° se o cliente ficar inadimplente, o setor de cobran√ßas receber√° essa informa√ß√£o sem que ningu√©m tenha que comunic√°-lo, pois o sistema far√° a atualiza√ß√£o e controle autom√°tico desses status. Logo, gatilhos ir√£o disparar as informa√ß√Ķes sempre que algum novo evento ou condi√ß√£o for iniciado ou alterado.

Por outro lado, o Sistema ERP tamb√©m funciona para apoiar a tomada de decis√£o. Por exemplo, os times de marketing e vendas poder√£o descobrir rapidamente quais produtos s√£o mais vendidos e quais est√£o sem giro no estoque. Com essas informa√ß√Ķes, eles poder√£o reajustar a tabela de pre√ßos, idealizar promo√ß√Ķes ou prever sazonalidades. J√° o time de finan√ßas poder√° avaliar a necessidade de tomar empr√©stimos para corrigir o giro de caixa baseando-se nas necessidades de compra de mais mat√©ria-prima versus quantidade de vendas realizadas para determinado produto. O time cont√°bil e fiscal ter√£o os dados para entregar todas as obriga√ß√Ķes, sem precisar solicitar os processos ao time financeiro.

Enfim, existem muitas respostas para essa quest√£o do ‚Äúcomo funciona o sistema ERP‚ÄĚ, dependendo sempre de vari√°veis como o que ir√° determinar como seu ERP ser√° usado, quais os processos ser√£o automatizados e quais continuar√£o dependendo da interven√ß√£o humana para serem imputados e aprovados, qual o fluxo e os gatilhos que cada evento ou atividade ir√° comportar, quais informa√ß√Ķes ser√£o acessadas por tipo de usu√°rio ou cargo da pessoa e com quais sistemas ele ir√° se integrar, tudo isso ser√° determinado em um estudo e no planejamento da implanta√ß√£o de seu ERP.

Como implantar um Sistema ERP?

Ao decidir pela implantação de um sistema ERP, sua empresa deverá mapear todos os processos que realiza, as necessidades de integração deles, a quantidade de retrabalho que eles geram e, principalmente, os custos adicionais que poderiam ser evitados caso o processo fosse perfeitamente executado. Com base nesse estudo inicial, será possível seguir cinco etapas básicas que um Sistema ERP requer no momento da implantação:

1ª etapa:

Instala√ß√£o e parametriza√ß√£o:¬†√© o momento da instala√ß√£o do software, estabelecimento de par√Ęmetros e regras de neg√≥cios que cada processo obedecer√°. Integra√ß√£o com outros sistemas, defini√ß√£o de permiss√Ķes e acessos e testes para homologar se o sistema est√° funcionando conforme o esperado;

2ª etapa:

Migra√ß√£o de Dados: sua empresa n√£o pode apagar o hist√≥rico de suas opera√ß√Ķes somente porque ir√° implantar um ERP. Por isso, √© fundamental que todos os dados sejam reunidos e migrados para o novo sistema. A quest√£o principal aqui √© a de dar um correto tratamento aos dados, pois informa√ß√Ķes corrompidas ou com p√©ssima qualidade ir√£o comprometer o bom uso do sistema.

3ª etapa:

Treinamento de pessoal: por mais simples, intuitivo e familiar que seja a interface e os processos suportados pelo ERP, treinar a equipe em seu uso √© de extrema import√Ęncia. Isso garante que os processos sejam corretamente executados, diminuindo o tempo gasto por pessoa na interpreta√ß√£o de suas tarefas, refor√ßando o impacto que a a√ß√£o de cada pessoa ter√° no trabalho de outros colaboradores ou √°reas.

4ª etapa:

Integra√ß√£o de departamentos: √© o momento em que os gestores de cada √°rea veem como as defini√ß√Ķes das regras de neg√≥cio ir√£o integrar e exigir suas a√ß√Ķes para um correto andamento das opera√ß√Ķes da empresa refletidas no ERP. Por exemplo, o time de produ√ß√£o ser√° respons√°vel por emitir uma ordem de compra de mais mat√©ria prima para o fornecedor. Por√©m, essa ordem s√≥ ser√° enviada se o respons√°vel pelo departamento financeiro a aprovar.

5ª etapa:

Homologação definitiva: é o momento em que todas as áreas realizam um teste prático para identificar se os processos estão integrados e adequados às necessidades da empresa.

√Č importante perceber que cada etapa exigir√° uma quantidade m√≠nima de tempo para ser finalizada, ou seja, a implanta√ß√£o n√£o √© um processo que levar√° horas, mas dias ou at√© meses, dependendo da complexidade dos processos da empresa e da quantidade de dados que ela possuir.

Vantagens sistema ERP para pequenas empresas

Elimina o uso de planilhas manuais

Manter todos os registros e dados atualizados em uma planilha é uma tarefa muito difícil. Além disso, ao utilizar planilhas, normalmente há a necessidade de replicar a mesma informação em mais de uma delas.

Por exemplo, somente no time financeiro seriam necess√°rias planilhas com cadastro de clientes, fornecedores, colaboradores e seus respectivos dados banc√°rios. Uma das tabelas serviria para controlar o fluxo de caixa, a outra para controlar os inadimplentes, uma terceira para listar os recebimentos, e outra para o pagamento.

Enfim, com essa quantidade de planilhas e de informa√ß√Ķes, rastrear, identificar e corrigir problemas confiando nos dados apresentados se torna quase que uma insensatez para o gestor da √°rea. O uso de planilhas custa caro para as empresas, dada √† quantidade de horas que utilizam na cria√ß√£o, imputa√ß√£o de dados, retrabalhos gerados e pouca confiabilidade nos dados.

Diminui o retrabalho

Ao diminuir os processos manuais por meio da automatiza√ß√£o dos processos que se servem de um mesmo dado para serem executados, um sistema ERP d√° maior fluidez e produtividade em todos os n√≠veis da empresa. Se no processo manual uma informa√ß√£o enviada por e-mail precisaria ser atualizada nas planilhas dos departamentos de compra, estoque, financeiro e fiscal, por exemplo, no sistema de gest√£o empresarial esses departamentos at√© podem ser notificados, mas as informa√ß√Ķes j√° constariam no sistema e, no m√°ximo, exigiriam uma aprova√ß√£o do gestor.

Reduz o tempo gasto com processos gerenciais

Organizar, priorizar e controlar tarefas consome muito tempo dos gestores. Tempo esse que poderia ser gasto com defini√ß√Ķes estrat√©gicas, inova√ß√£o empresarial e aumento da competitividade da empresa. Um sistema ERP permite que o controle de a√ß√Ķes seja maior, pois alertas sobre a falta de determinada atividade podem ser criados a fim de evitar que o gestor gaste horas entendendo se os processos foram ou n√£o executados.

Reduz o estoque e otimiza o emprego da m√£o de obra nas empresas

Alinhar o tamanho do estoque ou da capacidade de emprego da m√£o de obra da empresa com as necessidades dos clientes e do mercado √© uma das maneiras mais eficientes de garantir um bom uso do capital de giro da empresa e de aumentar sua margem de lucro. Nos sistemas de gest√£o empresarial, este tipo de otimiza√ß√£o pode ser parametrizada para que ocorra de modo natural e autom√°tico. Por exemplo, sempre que determinado n√≠vel de estoque chegar em X quantidade, uma ordem de compra √© gerada automaticamente, e quando aprovada pelo gerente de opera√ß√Ķes e pelo financeiro, j√° ser√° emitido o pedido diretamente para o fornecedor.

Apoia o processo de tomada de decis√£o

Sua empresa gera uma enorme quantidade de dados diariamente, mas se eles m√£o s√£o centralizados e compilados, nunca servir√£o como informa√ß√Ķes √ļteis para apoiar a tomada de decis√£o. Ao centralizar, integrar e manter sempre atualizadas as informa√ß√Ķes, um sistema ERP dar√° o subsidio necess√°rio para que os empres√°rios decidam ou n√£o por uma a√ß√£o.

Desenvolve a capacidade de gerenciamento da empresa

A cultura gerencial de uma empresa muda no momento em que um sistema ERP é implantado, pois a identificação de gargalos operacionais, otimização de investimento e redução de custos, bem como a adoção de boas práticas do mercado, se tornam os fatores que norteiam a gestão da empresa.

O principal fator para adotar um ERP √© ter a compreens√£o de que os processos s√£o necess√°rios para a sobreviv√™ncia de uma empresa, mas nenhuma delas foi criada com o fim de realizar processos internos, todas possuem uma miss√£o e um objetivo maior de servir seus clientes. Logo, minimizar o impacto dos processos internos e permitir que o maior n√ļmero de pessoas poss√≠veis esteja desenvolvendo atividades relacionadas ao objetivo da empresa √© a melhor forma de garantir uma vantagem competitiva frente aos concorrentes das pequenas empresas.

Como escolher o seu Sistema ERP

Existem 5 atributos que s√£o indispens√°veis na hora de escolher um ERP para pequenas empresas:

  1. Ter um objetivo claro no momento da implanta√ß√£o: sem ter uma meta clara, quantific√°vel, apurada e definida, fica imposs√≠vel saber qual ERP ser√° melhor para a empresa. A aus√™ncia dessas informa√ß√Ķes tamb√©m inviabiliza descobrir qual o retorno sobre o investimento (ROI) que a solu√ß√£o trouxe;
  2. Ter uma visão plana de todos os processos da empresa, alinhados às suas necessidades no médio e longo prazo é a maneira de garantir que o ERP será uma solução completa que atenderá todas as áreas e exigências dos processos da empresa;
  3. Verificar a experiência dos clientes da companhia que implantará o sistema ERP é uma das melhores maneiras de identificar a expertise da sua marca e a adequação do sistema às suas necessidades;
  4. Ser fácil de usar é um requisito importante de se avaliar, pois isso determinará a receptividade que o novo sistema terá em sua empresa e a necessidade de treinamento que pessoas admitidas após a implantação terão que passar;
  5. Avaliar quest√Ķes tecnol√≥gicas, como possibilidade de acessar o sistema mesmo n√£o estando na empresa, gastos com manuten√ß√£o e infraestrutura que exigir√° e depend√™ncia ou n√£o de uma equipe de TI para fazer seu gerenciamento.

Cuidados ao adquirir e implantar um sistema ERP

At√© aqui, foram ressaltadas a import√Ęncia e as vantagens do investimento em um sistema ERP para as empresas e como ele pode ajudar a aprimorar os processos e seus resultados. Entretanto, √© necess√°rio tamb√©m falar sobre os cuidados que devem ser tomados antes de adquirir e ao implementar o software. Confira alguns deles a seguir:

Examinar a inteligência do negócio

Por mais que as rotinas de um sistema ERP sejam similares entre as solu√ß√Ķes dispon√≠veis no mercado, a intelig√™ncia do software se difere entre elas. Isso se d√° pelo fato de que alguns sistemas s√£o superiores a outros no que diz respeito √† tratativa dos dados e como eles s√£o entregues para o gestor.

Isso é especialmente importante para o processo de análise, identificação de falhas e elaboração de um planejamento mais preciso, que ajude a direcionar os processos e alcançar resultados aprimorados. Portanto, vale a pena pesquisar qual solução ajuda a alcançar maior produtividade e o máximo de eficácia possível.

Pensar em uma adoção rápida

Na hora de investir em um software, é bem provável que seja necessário lidar com a resistência de alguns colaboradores, além das dificuldades de assimilar a mudança e as novas rotinas. Nesse caso, o ideal é procurar uma solução que permita uma adoção rápida e seja mais intuitivo, facilitando a utilização para o usuário final.

Nesses casos, será possível otimizar os resultados de forma muito mais ágil, além de a possibilidade de contar com uma equipe mais produtiva e engajada.

Conscientização e treinamento da equipe

Por falar em resist√™ncia dos colaboradores, outro ponto importante na ado√ß√£o de um sistema ERP √© a conscientiza√ß√£o da equipe a respeito da import√Ęncia do investimento e os benef√≠cios que ele traz ‚ÄĒ tanto para a empresa, quanto para as rotinas de trabalho.

Grande parte da motiva√ß√£o da equipe se d√° por meio dos treinamentos necess√°rios e da facilidade na utiliza√ß√£o do software, o que faz com que sistemas intuitivos sejam uma op√ß√£o melhor do que solu√ß√Ķes muito burocr√°ticas. Leia tamb√©m este post sobre como convencer a sua equipe a implementar um ERP

Prezar pela flexibilidade e escalabilidade

Investir em uma solu√ß√£o que seja mais flex√≠vel ‚ÄĒ ou seja, que permita altera√ß√Ķes e customiza√ß√Ķes ‚ÄĒ √© a melhor op√ß√£o. Isso se d√° pelo fato de que, na pr√°tica, podem ser identificadas funcionalidades que n√£o foram contemplados no projeto e precisam ser inclu√≠das, ou mesmo algumas altera√ß√Ķes ‚ÄĒ levantadas pelos usu√°rios.

A escalabilidade é especialmente importante para acompanhar o crescimento do negócio. Ou seja, à medida que novas necessidades vão surgindo, o sistema deve estar pronto para acompanhá-las e satisfazê-las.

Pesquisar sobre o fornecedor de software

Esse é um dos pontos mais importantes a respeito da adoção de um sistema ERP. Além de pesquisar sobre a empresa fornecedora do software, vale a pena avaliar a questão da flexibilidade e escalabilidade, citadas anteriormente e o suporte que é oferecido durante e depois da implantação.

Como dito anteriormente, o treinamento √© essencial para que a ado√ß√£o do software seja melhor aceita pelos funcion√°rios. Logo, al√©m do acompanhamento na fase de implementa√ß√£o, vale procurar uma empresa que ofere√ßa suporte ‚ÄĒ tanto para a utiliza√ß√£o do sistema quanto para o maior aproveitamento das funcionalidades que ele oferece, ajudando a alcan√ßar resultados ainda melhores.

Mapear e padronizar processos

Antes de implementar o software, √© necess√°rio mapear e padronizar todos os processos de trabalho. Isso √© importante para garantir a uniformidade e a acuracidade dos dados inseridos ‚ÄĒ evitando duplicidades, erros e inconsist√™ncias, por exemplo ‚ÄĒ evitando resultados imprecisos e an√°lises pouco confi√°veis.

Sendo assim, as atividades serão analisadas, desenhadas, aprimoradas e formalizadas, de forma que, independentemente do colaborador que a executar, sempre será feita utilizando a mesma metodologia. Vale lembrar que essa ação também traz a vantagem de facilitar o treinamento de novos funcionários e fazer com que eles já aprendam de acordo com o padrão estabelecido.

Qualidade das informa√ß√Ķes

Esse tamb√©m √© um ponto que precisa de muita aten√ß√£o na hora da implanta√ß√£o do sistema. Por mais que as tabelas e informa√ß√Ķes sejam padronizadas e contenham dados importantes, sempre acaba sendo necess√°rio incluir mais algum. Isso faz com que a normaliza√ß√£o seja necess√°ria, por mais burocr√°tica e demorada que ela possa ser, pois √© por meio dela que ser√° poss√≠vel garantir que a informa√ß√£o sempre chegar√° ao seu destinat√°rio, mais correta e precisa poss√≠vel.

Nesse caso, vale contar com uma pessoa, ou mais, que ser√° respons√°vel pelo saneamento, padroniza√ß√£o e corre√ß√£o das informa√ß√Ķes que est√£o no sistema, al√©m de centralizar o lan√ßamento de novos dados em uma equipe qualificada para essa tarefa.

A ideia desse post foi abordar todos os aspectos de um sistema ERP ‚ÄĒ desde o seu conceito, at√© a fase da implanta√ß√£o do software, apontando as vantagens que ele oferece e os cuidados que precisam ser tomados.

Voc√™ ainda tem alguma d√ļvida sobre Sistema ERP para pequenas empresas? J√° decidiu se ele √© importante para a sua empresa? Compartilhe suas d√ļvidas, ideias e coment√°rios conosco!¬†

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