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Saiba como implementar um software de gest√£o em sua empresa

Saiba como implementar um software de gest√£o em sua empresa

Muitas empresas, ao instalar um software de gestão, cometem o equívoco de fazê-lo sem nenhum planejamento. Normalmente, um representante de vendas entra em contato com a empresa, convence seus diretores a investirem na solução e o negócio é fechado, porém sem discutir detalhes sobre como funcionará o processo de implantação.

Entretanto, ¬†o cuidado com a implementa√ß√£o de um software dessa magnitude √© muito importante, pois alterar√° toda a din√Ęmica da empresa. Ent√£o, sua empresa dever√°, primeiramente, verificar a necessidade e, ent√£o, planejar todo o processo de implementa√ß√£o para que os servi√ßos atuais n√£o parem e n√£o haja uma queda significativa de produtividade. Confira as nossas dicas a seguir para implementar o software de forma¬†correta.

1. Faça um planejamento estratégico

Crie uma equipe de implementação do software de gestão

Essa equipe de implementa√ß√£o de software dever√° ser composta¬†por¬†funcion√°rios dos mais diversos setores como¬†vendas, atendimento ao cliente,¬†contabilidade, compras,¬†opera√ß√Ķes e gerenciamento.

Cada membro da equipe deverá estar comprometido com o sucesso do projeto como um todo. Assim, cada um deles ficará responsável por tarefas específicas, como, por exemplo:

  • a elabora√ß√£o de um cronograma de implementa√ß√£o;
  • a finaliza√ß√£o dos objetivos;
  • a formula√ß√£o de um plano de treinamento e de capacita√ß√£o dos colaboradores.

Certifique-se, também, de incluir, na equipe, os verdadeiros líderes de cada departamento. Para tal, baseie a seleção no conhecimento da própria equipe, ao invés do status do empregado na hierarquia da empresa.

Identifique os nós críticos

Ponha a equipe para analisar quais s√£o os processos cr√≠ticos a serem otimizados. Re√ļna c√≥pias de documentos essenciais para responder quest√Ķes como:
  • Os seus procedimentos est√£o¬†atualizados?
  • Existem processos que poderiam ser automatizados?
  • Seu pessoal gasta um tempo excessivo para processar pedidos?
  • As suas equipes de vendas e de atendimento ao cliente t√™m acesso, em tempo real, √†s informa√ß√Ķes dos clientes?

Além da documentação relativa a esses procedimentos, os membros da equipe de implementação também deverão realizar entrevistas com informantes chaves para descobrir quais áreas adicionais precisam ser otimizadas.

Defina seus objetivos com a instalação do software

Os objetivos devem ser claramente definidos antes de implementar o software de gest√£o, pois, usualmente, eles possuem muitas funcionalidades¬†e sua empresa poder√° n√£o ser capaz de implementar todas elas adequadamente em um primeiro momento. Por isso, voc√™ precisa definir um¬†√Ęmbito de instala√ß√£o.

Idealmente, ele deveria incluir todas as ferramentas. Mas, na prática, isso é muito difícil de implementar. Então, escolha objetivos específicos, como, por exemplo:

  • reduzir atrasos;
  • melhorar o tempo de entregas;
  • aumentar o rendimento de produ√ß√£o;
  • melhorar a avalia√ß√£o do cliente a respeito do seu time de vendas.

Desenvolva um plano de trabalho

A equipe deve desenvolver um plano que inclua metas e objetivos previamente definidos, prazos, procedimentos de treinamento, assim como as responsabilidades individuais da equipe de implementação. O resultado final do plano do projeto deve ser uma lista de tarefas para cada membro dela.

2. Revise o projeto de implementação

Reveja os recursos do software

Sua equipe deverá dedicar entre 3 e 5 dias para o reexame intensivo dos recursos do software. Como ela possui líderes dos mais diversos setores da empresa, a avaliação de cada membro será um importante guia para avaliar o funcionamento da solução de software na sua empresa.

Treine-os em todos os aspectos do software, pois eles serão os multiplicadores que auxiliarão os demais membros da equipe de origem. Além disso, eles se tornarão responsáveis por identificar lacunas e determinar se são necessárias quaisquer mudanças.

Faça uma avaliação de automatização

A equipe dever√° identificar cada possibilidade de automatiza√ß√£o de processos: o que der para ser automatizado dever√° ser automatizado e as fun√ß√Ķes que¬†puderem ser integradas dever√£o ser¬†integradas.

Crie par√Ęmetros de opera√ß√£o para o software

√Č essencial desenvolver procedimentos operacionais padr√Ķes (POPs) para todos os aspectos do seu neg√≥cio que envolver√£o o software. Eles dever√£o¬†ser sempre documentados, assim como quaisquer altera√ß√Ķes feitas neles. Essa √© uma tarefa enorme, mas √© fundamental para o sucesso da implementa√ß√£o.

Por exemplo, estas s√£o algumas perguntas que dever√£o ser respondidas em seus POPs:

  • Como lidar com¬†mudan√ßas nos pre√ßos globais?
  • Quais ser√£o os processos¬†para a introdu√ß√£o de¬†novos¬†registros de clientes?
  • Como lidar com¬†a papelada¬†relativa √†s entregas?
  • Como adicionar¬†um novo produto¬†ou f√≥rmula?

3. Treine colaboradores e realize testes da plataforma

Faça testes preliminares

A equipe de¬†projeto¬†dever√° rodar¬†um¬†banco de dados antigo da empresa¬†para confirmar que¬†todos os resultados¬†s√£o¬†precisos e funcionam corretamente. Ent√£o, utilize¬†dados de transa√ß√Ķes¬†reais para avaliar o sistema¬†e¬†execute¬†cen√°rios reais.

Verifique a validade dos testes

Certifique-se se o¬†teste realmente¬†espelha os Procedimentos Operacionais Padr√Ķes descritos no passo 2¬†e determine¬†se h√° modifica√ß√Ķes que precisam ser feitas.

Faça um teste final

A equipe do projeto deve realizar um teste final sobre os dados e processos depois que o treinamento esteja completo e os ajustes necessários tenham sido feitos. Assim, você não precisará executar sistemas paralelos durante a implementação do novo software.

4. Realize uma avaliação final

Desenvolva um plano de avaliação bem estruturado que observe as metas e os objetivos definidos na fase de planejamento. Além disso, uma auditoria pós-implementação deverá ser realizada nos seguintes intervalos após o dia de instalação do software:

  • uma semana;
  • tr√™s meses;
  • um semestre.

Assim, voc√™ ter√° uma vis√£o¬†se houve ou n√£o um bom¬†retorno do seu¬†investimento. Comparar¬†os n√ļmeros reais com valores de refer√™ncia pr√©vios¬†‚ÄĒ estabelecidos nos objetivos do projeto¬†‚ÄĒ revelar√° se as¬†ferramentas de software fazem o que foi proposto, que √©¬†agregar valor ao seu neg√≥cio.

Em suma, resumimos as nossas dicas nos seguintes itens, que s√£o, certamente, os mais relevantes:

  • defina¬†metas e objetivos¬†razo√°veis;
  • delegue aos membros¬†da equipe a responsabilidade¬†pela implementa√ß√£o;
  • teste o¬†software¬†em todos os departamentos;
  • reavalie-o constantemente¬†para maximizar¬†o retorno do seu¬†investimento.

Durante a implementa√ß√£o, n√£o temos d√ļvidas de que voc√™ enfrentar√° diversos empecilhos, mas isso n√£o dever√° ser motivo para desanimar. √Č necess√°rio persist√™ncia e comprometimento com a implementa√ß√£o do software de gest√£o¬†para que ele¬†possa gerar resultados incr√≠veis. Por isso, todas as equipes¬†‚ÄĒ at√© mesmo a alta dire√ß√£o da empresa¬†‚ÄĒ dever√£o estar envolvidos. N√£o √© uma tarefa somente para a equipe de TI.

Você já teve alguma experiência com a implementação de um software de gestão na sua empresa? Ela foi negativa ou positiva? Comente aqui no nosso post!

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