Cadastre-se e assista uma demonstração online

Demonstração Interativa

Acesse e conheça todos os detalhes do software Advanced Business ERP

Advanced Business E.R.P

Saiba como fazer gestão de informação eficiente em sua empresa

Saiba como fazer gestão de informação eficiente em sua empresa

Ter um produto ou servi√ßo de qualidade e uma base de clientes satisfat√≥ria n√£o √© o suficiente para considerar um neg√≥cio como ‚Äúde sucesso‚ÄĚ. O que falta nesse que seria um mundo empresarial perfeito, ent√£o? Falta a chave para tomada de decis√£o que permita √† empresa ser competitiva e crescer continuamente. Estamos falando da gest√£o de informa√ß√£o.

Um dos maiores desafios de um gestor √© exatamente dar conta do grande volume de informa√ß√Ķes das quais depende a gest√£o de um empreendimento. Nesse contexto, dois grandes erros s√£o comumente cometidos, especialmente por empresas menores ou neg√≥cios familiares: centraliza√ß√£o da gest√£o em uma pessoa e o n√£o aproveitamento da tecnologia para otimizar o trabalho.

Quando apenas uma cabe√ßa concentra as informa√ß√Ķes estrat√©gicas do neg√≥cio, o risco de uma vis√£o distorcida dos fatos e de uma interpreta√ß√£o inadequada dos dados √© evidente. Al√©m disso, pessoas falham, se cansam, se estressam, t√™m problemas pessoais e n√£o h√° como negar que esses fatores influenciam, negativamente, no dia a dia do trabalho.

Um gestor que pretende responder √† altura das exig√™ncias do mercado n√£o pode cair na armadilha de pensar que √© o super-homem e que d√° conta de tudo. O ‚Äútudo‚ÄĚ em um contexto empresarial √© complexo, tem nuances que v√£o do administrativo, passando pelo financeiro at√© chegar nos recursos humanos ‚ÄĒ e olha que os intervalos entre esses tr√™s pilares nem foram citados!

Nesse caso, compartilhar é a palavra de ordem. Isso significa que uma empresa precisa contar com equipes capazes de suprir todas as necessidades que envolvem a pesada rotina de gestão. Ter uma política de capacitação de pessoas, de formação de sucessores e de estímulo ao pensamento gerencial é fundamental.

Assim, delegar √© o verbo que mais precisa ser conjugado por um gestor. Se ele tiver cumprido o dever de casa de formar times competentes, isso acontecer√° sem traumas, receios ou inseguran√ßa. Com uma estrutura organizacional mais horizontal, com an√°lises e decis√Ķes distribu√≠das entre profissionais de confian√ßa, um neg√≥cio come√ßa a entrar nos trilhos da boa gest√£o.

Mas será que isso é suficiente? Não, definitivamente não basta investir apenas em pessoas. Uma outra iniciativa é indispensável e a tendência do mercado faz com que ela seja irreversível: toda empresa precisa contar com o suporte da tecnologia!

A tecnologia é fundamental na gestão de um negócio

No passado, sistemas estanques eram desenvolvidos para atender a demandas específicas da área administrativa, da financeira, do almoxarifado, do estoque, das vendas e mal havia algo para gestão de clientes. Muitas empresas que hoje estão consolidadas no mercado viveram essa época e sabem do que estamos falando!

O mundo evolui e o mercado assume um ritmo de desenvolvimento absurdo para atender √†s exig√™ncias de clientes que a cada dia t√™m mais acesso √† informa√ß√£o e podem comparar caracter√≠sticas das empresas concorrentes ‚ÄĒ e escolher a que mais se aproxima das suas necessidades.

√Č a√≠ que entra a gest√£o de informa√ß√£o. Conseguir atender √† expectativa desse novo mercado s√≥ √© poss√≠vel quando todos aqueles blocos de sistemas apartados come√ßam a conversar entre si, transferir informa√ß√£o de um para outro, cruzar esses dados e expor, de forma simples e compreens√≠vel, estat√≠sticas e informa√ß√Ķes gerenciais que s√£o o pulo do gato para a tomada de decis√£o assertiva.

A gestão de informação agrega muito valor a uma empresa

Os benef√≠cios de uma gest√£o de informa√ß√£o eficiente s√£o not√≥rios e as empresas que ainda n√£o a adotaram precisam buscar solu√ß√Ķes com urg√™ncia. Veja algumas das vantagens a partir de agora!

Racionalização de processos

Informa√ß√Ķes organizadas e acess√≠veis de imediato e dados estat√≠sticos expostos de forma clara e objetiva s√£o alguns dos subs√≠dios para que o gestor tenha conhecimento da cadeia de valor dos processos organizacionais de ponta a ponta.

A partir dessa vis√£o, torna-se poss√≠vel investir em a√ß√Ķes de melhoria dos fluxos de trabalho, j√° que os gargalos do processo ficam destacados. Assim, melhorias podem ser implementadas e as principais s√£o:

  • Elimina√ß√£o de etapas desnecess√°rias;
  • Melhoria dos fluxos de trabalho;
  • Fim do sombreamento de atividades entre as √°reas;
  • Redu√ß√£o das ‚Äúpassagens de m√£o‚ÄĚ das atividades entre funcion√°rios e √°reas;
  • Padroniza√ß√£o dos processos repet√≠veis;
  • Redu√ß√£o dos riscos operacionais;
  • Treinamento de pessoal para redu√ß√£o de falhas humanas;
  • Maior controle dos processos;
  • Automa√ß√£o de tarefas, por meio de uso de workflow para gerenciamento autom√°tico de atividades;
  • Revis√£o das normas e procedimentos internos;
  • Monitoramento permanente de atividades;
  • Aperfei√ßoamento dos processos;
  • Melhoria cont√≠nua de toda a cadeia de valor de processos empresariais.

Otimização da comunicação interna

O principal insumo de todo processo de comunica√ß√£o √© a informa√ß√£o, a mensagem a ser transmitida. No contexto empresarial, a comunica√ß√£o interna √© estrat√©gica e precisa ser potencializada tanto quanto poss√≠vel. Com a ado√ß√£o de ferramentas que integram informa√ß√Ķes, as vantagens s√£o:

  • Melhoria do fluxo de informa√ß√Ķes entre profissionais e √°reas;
  • Agilidade no acesso √† informa√ß√£o;
  • Confiabilidade das informa√ß√Ķes;
  • Respostas mais √°geis ao cliente interno e externo;
  • Funcion√°rios que percebem o compartilhamento de informa√ß√Ķes se sentem parte do processo e vestem mais a camisa da empresa, o que reflete em qualidade e produtividade.

Maior eficiência

Quando fluxos de comunicação e de trabalho operacional são fluidos, o resultado é maior eficiência na gestão e os ganhos percebidos são:

  • Possibilidade de fazer mais com menos, com direcionamento mais enxuto de recursos financeiros para os processos produtivo e gerencial;
  • Redu√ß√£o de custos com fluxos de trabalho racionalizados e pessoal alocado adequadamente, al√©m da elimina√ß√£o de desperd√≠cios.

Mais produtividade

√Č indiscut√≠vel o benef√≠cio da gest√£o de informa√ß√£o para a produtividade.

  • O conhecimento de toda a esteira de produ√ß√£o da empresa permite alocar mais adequadamente recursos humanos e tecnol√≥gicos onde h√° gargalos ou sobrecarga e tirar de onde h√° a concentra√ß√£o desses elementos.
  • Processos claros e conhecidos por todos, em uma pol√≠tica otimizada de comunica√ß√£o interna s√£o menos pass√≠veis de falhas humanas por desconhecimento de regras, entradas necess√°rias e sa√≠das desejadas. Quando h√° uma base de conhecimentos acess√≠vel ‚ÄĒ e os sistemas de gest√£o de informa√ß√£o s√£o essencialmente isso ‚ÄĒ cria-se uma cultura de corre√ß√£o, responsabilidade e qualidade nos trabalhos desenvolvidos.

Aprimoramento da gest√£o

Este é o benefício mais falado e conhecido sobre a aplicação de sistemas de gestão empresarial e a base disso tudo é a inteligência que está por trás dessas tecnologias. Com elas, é possível:

  • Substituir a montagem manual de relat√≥rios gerenciais por gera√ß√£o autom√°tica, muito mais r√°pida, confi√°vel e completa;
  • Acesso mais seguro a informa√ß√Ķes estrat√©gicas, j√° que os sistemas de gest√£o integrada de informa√ß√£o possuem controle de autentica√ß√£o, log de intera√ß√Ķes dos usu√°rios e controle de acesso aos m√≥dulos conforme o perfil do usu√°rio. Com isso, as informa√ß√Ķes chegam apenas a quem √© de direito e √© evitado o vazamento de dados estrat√©gicos da empresa;
  • Avalia√ß√£o do neg√≥cio por meio de indicadores consistentes de desempenho, j√° que essas ferramentas coletam informa√ß√Ķes relevantes, como tempo de execu√ß√£o de cada etapa do processo, tempo de dedica√ß√£o de cada funcion√°rio a determinado servi√ßo, tempo de entrega ao cliente, custos envolvidos em cada etapa, lucros auferidos, quantitativos de produ√ß√£o, volume de reclama√ß√£o de clientes. Enfim, a gama de informa√ß√Ķes √© infinita e cada neg√≥cio absorver√° em sua base centralizada de dados aquilo que passa pelos processos espec√≠ficos da empresa;
  • Fornecimento de insumos confi√°veis para defini√ß√£o de estrat√©gias do neg√≥cio e tomadas de decis√£o. Eis a√≠ a fun√ß√£o mais nobre da gest√£o de informa√ß√£o integrada, racionalizada e eficiente.

Satisfação do cliente

Um dos objetivos principais de toda empresa √© a satisfa√ß√£o do cliente e, uma forma de se ter informa√ß√Ķes relevantes para iniciativas eficientes de Customer Relationship Management (CRM) ou ‚Äúgest√£o do cliente‚ÄĚ, √© ter informa√ß√Ķes organizadas ao alcance das m√£os. Com isso, √© poss√≠vel:

  • Cumprir prazos acordados;
  • Dar respostas mais √°geis;
  • Transferir valor;
  • Fidelizar o cliente que percebe a captura de valor;
  • Ganhar em divulga√ß√£o boca a boca feita pelo cliente satisfeito;
  • Ampliar a fatia de mercado com a conquista de novos clientes.

A solução tecnológica precisa ser do tamanho do negócio

Existem solu√ß√Ķes prontas e adequadas para o meu neg√≥cio? A resposta para essa quest√£o √© paradoxal: n√£o e sim! N√£o adianta pensar que existem solu√ß√Ķes de prateleira que se encaixem 100% na realidade de uma empresa. Mas √© perfeitamente poss√≠vel (e simples!) customizar as ferramentas dispon√≠veis para que elas fiquem na medida exata de cada neg√≥cio.

As tecnologias disponibilizadas no mercado giram em torno da filosofia do ERP (Enterprise Resource Planning) ‚ÄĒ ou Gest√£o dos Recursos da Empresa ‚ÄĒ, uma poderosa ferramenta de gest√£o que aborda de forma hol√≠stica uma empresa, permitindo uma vis√£o integrada de todos os departamentos.

Esses softwares têm a capacidade de facilitar a gestão porque apresenta, em tempo real, um diagnóstico de todas as áreas e todos os processos, trazendo respostas estratégicas para as áreas de estoque, compras, vendas, financeiro, produção, serviços, comercial  e outras aderentes ao modelo de negócio.

As ferramentas mais completas possuem n√£o s√≥ a possibilidade de acionar, gradativamente, os m√≥dulos que interessam √† empresa ‚ÄĒ sempre integrando as partes ao todo ‚ÄĒ, como tamb√©m possuem intelig√™ncia e proatividade.

Quer um exemplo? Elas s√£o capazes de ‚Äúentender‚ÄĚ, a partir das informa√ß√Ķes coletadas, monitoradas e tratadas a todo o momento, que um cliente deixou de comprar um produto que antes adquiria com frequ√™ncia e emitem um alerta para que o gestor redirecione alguma estrat√©gia.

Al√©m disso, esses sistemas de gest√£o contribuem muito para as estrat√©gias de CRM, ao passo que as informa√ß√Ķes coletadas sobre a trajet√≥ria do relacionamento do cliente com a empresa permite capturar informa√ß√Ķes valiosas que demonstram o comportamento do consumidor.

Diante desse tipo de informação, a própria ferramenta possui rotinas para analisar esses dados, compreender a propensão de consumo de cada cliente e oferecer subsídios para a estruturação de estratégias de ofertas customizadas.

Outra funcionalidade um pouco mais complexa √© olhar para o todo do neg√≥cio, para as s√©ries hist√≥ricas e dados cruzados na base centralizada de informa√ß√Ķes e informar ao gestor que h√° algum risco que poder√° impactar o neg√≥cio ou, ainda, que h√° uma oportunidade na rota e qual √© o melhor direcionador para aproveit√°-la.

O maior desafio do gestor é conseguir gerir o tempo todo

Rotinas de trabalho com muitos compromissos e demandas operacionais que não param de pipocar acabam sendo a realidade de boa parte dos gestores, especialmente os que atuam em empresas cuja estrutura organizacional é enxuta e onde processos não estão muito bem delimitados.

Virar a chave desse padrão é indispensável para que um gestor atinja níveis de eficiência que o coloque em posição de destaque na empresa, perante seus superiores hierárquicos, e ainda para que uma empresa acerte o alvo em termos de padrão de qualidade, reconhecimento dos stakeholders, satisfação dos funcionários e fidelização dos clientes.

O ponto em que queremos chegar é: o papel de um gestor é ser estratégico. Sem mais delongas! O problema é que o dia a dia consome boa parte do tempo de um líder gerencial, se ele não tiver o suporte necessário para se dedicar ao que realmente interessa: o coração do negócio.

As bases para um gerenciamento eficiente, j√° foi dito aqui, s√£o pessoas e tecnologia. Investir nessas duas vertentes √© o ponto de partida para a empresa que pretende transformar sua gest√£o. N√£o h√° espa√ßo para justificativas ou motiva√ß√Ķes de qualquer natureza para deixar de lado essas premissas.

Buscar parceiros no mercado que supram essas necessidades é um bom caminho. Existem muitas consultorias para capacitação de times vencedores. Existem ferramentas robustas que podem tirar das mãos do gestor muitas etapas operacionais e permitir que ele se envolva mais com os direcionamentos estratégicos da empresa.

Cabe ao gestor tomar a decisão mais acertada e assumir o compromisso de incorporar os recursos possíveis para que o negócio consiga responder agilmente às mudanças do mercado, estar preparado para enfrentar riscos e pronto para aproveitar todas as oportunidades que o cenário apresentar.

A gest√£o de informa√ß√£o est√° no centro dessa transforma√ß√£o e os frutos colhidos pelo neg√≥cio ser√£o excelentes: melhores resultados, clientes fidelizados e condi√ß√Ķes plenas para se tornar perene.

Você tem interesse em assuntos que envolvem a gestão eficiente dos negócios? Assine nossa newsletter e fique por dentro dos melhores recursos para que seja iniciada uma verdadeira revolução na forma de enxergar o papel do gestor!

Compartilhe