Saiba como evitar erros na folha de pagamento da sua empresa

Calcular corretamente a folha de pagamento da empresa e gerenciá-la com eficiência são passos essenciais para manter seu negócio dentro da lei e não ter problemas trabalhistas e fiscais no futuro. Uma folha bem feita é a garantia de que todos os impostos e taxas estão sendo pagos corretamente, que os funcionários da empresa estão recebendo todos os benefícios que têm direito e que os descontos também estão sendo efetuados corretamente.

Apesar da importância do tema, muitos empreendedores e gestores têm dificuldades na hora confeccionar a folha de pagamento e fazer sua gestão por pura falta de conhecimento.

Devido a isso, acabam enfrentando problemas no dia a dia, como multas por impostos que não foram pagos corretamente e, até mesmo, processo de funcionários por conta de horas extras e adicionais que não foram pagos como deviam.

Para que você não corra esse risco, neste post nós vamos te ajudar a saber tudo o que precisa sobre o tema folha de pagamento. O primeiro passo para evitar problemas com a folha é calculá-la corretamente. Aprenda como fazer:

Cálculo da folha de pagamento

Classifique o funcionário por categoria

Ao confeccionar a folha de pagamento, é preciso classificar cada funcionário de acordo com a categoria à qual ele pertence como, por exemplo, Comércio, Indústria etc. Como cada categoria é regida por uma convenção coletiva diferente, esse cuidado é essencial para se certificar de que as normas a serem seguidas estão corretas.

Calcule horas extras e adicionais

Depois de categorizar o funcionário, é hora de fazer o cálculo das horas extras e eventuais adicionais com base no cartão, livro ou sistema de ponto. Para isso, analise se o profissional ficou além do horário previsto para expediente e quantas horas extras foram trabalhadas durante o mês. Além disso, é preciso conferir se é necessário pagar algum adicional como, por exemplo, insalubridade, periculosidade e noturno. Veja, ainda, se é necessário acrescentar adicionais como salário família e/ou descanso semanal remunerado.

Veja as faltas

Além de fazer o cálculo de horas extras e adicionais, na hora de fazer a folha de pagamento do funcionário deve ser visto se o profissional faltou durante o mês e se houve ou não justificativa para a falta. Caso o colaborador não tenha ido ao trabalho e não tenha justificado a falta (por meio de um atestado médico, por exemplo), é preciso descontar os dias em que ele não compareceu do valor bruto do seu salário.

Faça o cálculo do INSS e IR

Para confeccionar corretamente a folha de pagamento, é importante fazer o cálculo do INSS. Esse valor tem variação entre 7,65% e 11%, dependendo do valor da remuneração recebida pelo profissional. Calcule também o valor de Imposto de Renda a ser pago. A base cálculo é o valor do salário deduzido o INSS.

Outro ponto importante: para determinar a base de cálculo com a incidência do imposto direto na fonte, considera-se como dedução legal eventuais dependentes, desconto do INSS, faltas e atrasos no período e pensão alimentícia.

Deduza todos benefícios e descontos

Para finalizar o cálculo da folha, deduza todos os descontos e benefícios legais como, por exemplo, tíquete-refeição, vale-transporte, INSS, faltas, IR e contribuição sindical. Após essa dedução, apure o valor líquido que será pago ao funcionário.

Principais erros na folha de pagamento

Depois de calcular corretamente a folha de pagamento da empresa, chega a hora de gerenciá-la de forma eficaz e evitar os principais erros cometidos pelas companhias, como não dedicar o tempo necessário ao planejamento de processos, não classificar corretamente os funcionários da empresa, não ter as informações corretas sobre impostos que devem ser pagos, não ter caixa para pagar extras como licença-maternidade e décimo terceiro salário e não fazer backup das informações da folha.

Veja quais são os principais erros na folha de pagamento e como evitar que eles aconteçam na sua empresa:

Não planejar processos

Um dos principais erros cometidos por empreendedores e gestores na folha de pagamento é não dedicar o devido tempo ao planejamento de processos.

Essa é, sim, uma tarefa cansativa, mas que deve ser feita com a máxima atenção. Um ponto positivo é que, depois de finalizada, a tarefa ajuda a reduzir consideravelmente as chances de erros na confecção da folha de pagamento, mesmo em caso de troca de funcionários. Lembre-se de que é importante, além de planejar processos, documentá-los.

Assim, todos os profissionais da sua empresa que estejam envolvidos com a folha podem ter acesso ao passo a passo para fazê-la.

Não acompanhar mudanças que devem ser feitas na folha

Acompanhar as alterações que devem ser feitas na folha de pagamento é essencial para não acontecer nenhum erro durante o processo. No entanto, muitos gestores descuidam desse ponto e não observam as mudanças no quadro de funcionários da empresa.

Resultado: fazem o cálculo em cima de valores antigos de salário e/ou colocam na folha funcionários que foram demitidos, entre outros pontos. Para não correr esse risco, é importante ficar atento às mudanças que devem ser feitas na folha, como inserção de profissionais recém-contratados, mudança de valores de salários devido a promoções etc.

Não colocar o funcionário no enquadramento correto

Na hora de calcular a folha de pagamento é importante, além de inserir o funcionário dentro da categoria a qual pertence, ver se ele está no enquadramento correto.

Esse cuidado é importante porque, além de colaboradores contratados com carteira assinada, é possível que a empresa conte com pessoas com enquadramento diferentes, como pessoas jurídicas (PJs) e freelancers. Na hora de fazer a folha, é importante ter atenção a esse ponto porque os direitos e deveres dos profissionais variam de acordo com seu enquadramento.

Não pensar no final do ano

Erro muito comum, principalmente em empresas que estão começando no mercado, não fazer planejamento financeiro empresarial pode causar problemas na folha de pagamento.

Alguns gestores têm sucesso ao planejar e monitorar a folha durante o ano inteiro, mas têm uma surpresa desagradável ao constatar que podem não ter em caixa a quantia suficiente para quitar o décimo terceiro salário de todos os funcionários contratados com carteira assinada.

Não cometa esse erro planejando cuidadosamente esse gasto desde o início do ano para não ter que recorrer a empréstimos e seus juros altíssimos para pagar essa conta.

Não ter atenção à variação de impostos

Para fazer uma folha de pagamento campeã, é importante informar-se sobre todos os impostos que devem ser pagos. Tenha em mente que essas taxas podem ter variação considerando fatores diversos, como mudanças na faixa salarial do funcionário, benefícios recebidos e até mesmo bônus pagos para o empregado.

Certifique-se de que todos os dados estão atualizados e os impostos estão sendo pagos da forma correta para não ter nenhum problema no futuro.

Não fazer um controle eficaz de horas trabalhadas

Para evitar erros na folha de pagamento da sua empresa, é essencial ter atenção às horas trabalhadas pelos funcionários. Essa é a única forma de garantir que sua folha será fiel à realidade e que seus empregados receberão de acordo com o que efetivamente trabalharam durante o mês.

Neste sentido, é fundamental investir na implantação de um sistema eficiente para controle das horas trabalhadas, como pontos eletrônicos. Ao investir em um sistema automatizado, você diminui as chances de erro, já que o software calcula automaticamente as horas trabalhadas, horas extras, faltas e atrasos.

Além de investir em tecnologia, no entanto, é importante certificar-se de que o time de líderes da empresa acompanha o controle e verifica periodicamente se ele corresponde à realidade. Assim, evita-se fraudes e problemas causados por algum equívoco de sistema.

Não ser transparente

A folha de pagamento é um ponto sensível na relação empresa-funcionário. Muitas vezes, os colaboradores não entendem os descontos e cálculos que são feitos e isso pode acabar prejudicando sua produtividade no dia a dia e, pior, seu engajamento com a empresa. Por isso, é importante não cometer o grande erro de não ser transparente em relação aos cálculos e processos da folha.

Por isso, além de preparar o caixa corporativo e pagar corretamente benefícios como férias, licença-maternidade, décimo terceiro salário e horas extras, é importante adotar uma política de pagamento transparente.

Isso quer dizer que os funcionários devem ser devidamente informados em relação aos seus rendimentos, descontos realizados, impostos que são retidos, contribuições sindicais que são pagas etc. A área de Comunicação pode ser uma grande aliada nesse sentido, enviando e-mails e comunicados a cada mudança implementada.

Não usar a tecnologia a seu favor

Processos arcaicos, como controle de ponto feito no papel, por exemplo, podem comprometer uma folha de pagamento bem feita. Para reduzir as chances de erro, abuse da tecnologia e conte com a ajuda de um sistema para fazer o cálculo do salário líquido, contabilizando comissões, eventuais bônus e descontos mensais.

Não ter backup

A folha de pagamento de sua empresa está armazenada apenas em um computador? Sinal vermelho! Caso o equipamento tenha algum problema, você pode perder todos os dados e ter um enorme problema pela frente. Para não correr esse risco, faça backups constantes das informações e, de preferência, armazene esses dados em um software na nuvem.

Assim, você pode acessar de onde estiver. Outro ponto importante é não deixar os processos da folha de pagamento a cargo de somente um funcionário. Essa centralização pode prejudicar sua empresa caso a pessoa peça demissão, por exemplo. É essencial treinar pelo menos dois colaboradores para não ter dificuldades no futuro.

Não manter uma conta separada para a folha

Esse não é exatamente um erro, mas algo que pode complicar o seu sistema de pagamento da folha. Ao fazer o pagamento de salários pela mesma conta em que recebe, por exemplo, o pagamento de clientes e fornecedores você pode se complicar na hora de fazer o controle financeiro.

O ideal é ter uma conta-corrente reservada apenas para a folha, separada daquela que é utilizada para outros recebimentos e despesas. Com isso, você controla com mais facilidade os pagamentos que não foram feitos e consegue visualizar com rapidez se todas as obrigações foram cumpridas caso seja alvo de uma fiscalização.

Conhecimentos necessários

Para fazer a folha de pagamento sem erros, é fundamental contar com funcionários com conhecimentos específicos na sua área de Recursos Humanos. É essencial que esses colaboradores tenham, além de vivência em RH, noções de leis trabalhistas e, até mesmo, de matemática financeira.

A tarefa de gerenciar a folha de pagamento é, sim, um pouco complicada, por isso vale a pena investir na contratação de profissionais qualificados e/ou investir em treinamentos periódicos para os colaboradores que atuam diretamente ou indiretamente nessa função.

Há uma gama de cursos voltados para processos de folha de pagamento, online e offline. Procure opções que sejam adequadas à sua realidade e aos processos da sua empresa. Além da equipe que trabalha diretamente com a folha, outro ponto importante é contar com um time qualificado para dar suporte a esses colaboradores, como contadores (externos ou internos) e advogados.

Esse time vai ajudar os funcionários que trabalham na área de Remuneração e Benefícios a desempenharem suas funções da melhor forma possível e tirarão eventuais dúvidas em relação a aspectos trabalhistas e contábeis que possam surgir pelo caminho. A folha de pagamento é um ponto sensível em toda a empresa.

Afinal, o contracheque ou holerite é de extrema importância para todo funcionário, que vê naquele pedaço de papel a recompensa por todo o esforço despendido durante o mês. Para manter os processos relativos à folha sempre em dia na sua empresa, é fundamental investir em planejamento e controle.

Não centralize os processos em apenas um funcionário e adote a transparência como lema. A tecnologia é uma aliada neste sentido. Mantenha um controle de ponto eficaz e aposte no treinamento de gestores para que todas informações relativas à folha estejam sempre atualizadas.

Além disso, evite cometer erros básicos, como não ter backup das informações da folha, não atualizar constantemente os dados dos funcionários e não ficar atento ao pagamento de impostos e taxas. Mesmo um equívoco bobo na confecção da folha de pagamento pode prejudicar sua empresa no futuro.

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