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Saiba como evitar erros na folha de pagamento da sua empresa

folha de pagamento

Saiba como evitar erros na folha de pagamento da sua empresa

Calcular corretamente a folha de pagamento da empresa e gerenciá-la com eficiência são passos essenciais para manter seu negócio dentro da lei e não ter problemas trabalhistas e fiscais no futuro. Uma folha bem feita é a garantia de que todos os impostos e taxas estão sendo pagos corretamente, que os funcionários da empresa estão recebendo todos os benefícios que têm direito e que os descontos também estão sendo efetuados corretamente.

Apesar da import√Ęncia do tema, muitos empreendedores e gestores t√™m dificuldades na hora confeccionar a folha de pagamento e fazer sua gest√£o por pura falta de conhecimento. Devido a isso, acabam enfrentando problemas no dia a dia, como multas por impostos que n√£o foram pagos corretamente e, at√© mesmo, processo de funcion√°rios por conta de horas extras e adicionais que n√£o foram pagos como deviam. Para que voc√™ n√£o corra esse risco, neste post n√≥s vamos te ajudar a saber tudo o que precisa sobre o tema folha de pagamento.

O primeiro passo para evitar problemas com a folha é calculá-la corretamente. Aprenda como fazer:

C√°lculo da folha de pagamento

Classifique o funcion√°rio por categoria

Ao confeccionar a folha de pagamento, √© preciso classificar cada funcion√°rio de acordo com a categoria √† qual ele pertence como, por exemplo, Com√©rcio, Ind√ļstria etc. Como cada categoria √© regida por uma conven√ß√£o coletiva diferente, esse cuidado √© essencial para se certificar de que as normas a serem seguidas est√£o corretas.

Calcule horas extras e adicionais

Depois de categorizar o funcionário, é hora de fazer o cálculo das horas extras e eventuais adicionais com base no cartão, livro ou sistema de ponto. Para isso, analise se o profissional ficou além do horário previsto para expediente e quantas horas extras foram trabalhadas durante o mês. Além disso, é preciso conferir se é necessário pagar algum adicional como, por exemplo, insalubridade, periculosidade e noturno. Veja, ainda, se é necessário acrescentar adicionais como salário família e/ou descanso semanal remunerado.

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Veja as faltas

Além de fazer o cálculo de horas extras e adicionais, na hora de fazer a folha de pagamento do funcionário deve ser visto se o profissional faltou durante o mês e se houve ou não justificativa para a falta. Caso o colaborador não tenha ido ao trabalho e não tenha justificado a falta (por meio de um atestado médico, por exemplo), é preciso descontar os dias em que ele não compareceu do valor bruto do seu salário.

Faça o cálculo do INSS e IR

Para confeccionar corretamente a folha de pagamento, é importante fazer o cálculo do INSS. Esse valor tem variação entre 7,65% e 11%, dependendo do valor da remuneração recebida pelo profissional. Calcule também o valor de Imposto de Renda a ser pago. A base cálculo é o valor do salário deduzido o INSS.

Outro ponto importante: para determinar a base de cálculo com a incidência do imposto direto na fonte, considera-se como dedução legal eventuais dependentes, desconto do INSS, faltas e atrasos no período e pensão alimentícia.

Deduza todos benefícios e descontos

Para finalizar o cálculo da folha, deduza todos os descontos e benefícios legais como, por exemplo, tíquete-refeição, vale-transporte, INSS, faltas, IR e contribuição sindical. Após essa dedução, apure o valor líquido que será pago ao funcionário.

Principais erros na folha de pagamento

Depois de calcular corretamente a folha de pagamento da empresa, chega a hora de gerenci√°-la de forma eficaz e evitar os principais erros cometidos pelas companhias, como n√£o dedicar o tempo necess√°rio ao planejamento de processos, n√£o classificar corretamente os funcion√°rios da empresa, n√£o ter as informa√ß√Ķes corretas sobre impostos que devem ser pagos, n√£o ter caixa para pagar extras como licen√ßa-maternidade e d√©cimo terceiro sal√°rio e n√£o fazer backup das informa√ß√Ķes da folha. Veja quais s√£o os principais erros na folha de pagamento e como evitar que eles aconte√ßam na sua empresa:

N√£o planejar processos

Um dos principais erros cometidos por empreendedores e gestores na folha de pagamento é não dedicar o devido tempo ao planejamento de processos. Essa é, sim, uma tarefa cansativa, mas que deve ser feita com a máxima atenção. Um ponto positivo é que, depois de finalizada, a tarefa ajuda a reduzir consideravelmente as chances de erros na confecção da folha de pagamento, mesmo em caso de troca de funcionários. Lembre-se de que é importante, além de planejar processos, documentá-los. Assim, todos os profissionais da sua empresa que estejam envolvidos com a folha podem ter acesso ao passo a passo para fazê-la.

Não acompanhar mudanças que devem ser feitas na folha

Acompanhar as altera√ß√Ķes que devem ser feitas na folha de pagamento √© essencial para n√£o acontecer nenhum erro durante o processo. No entanto, muitos gestores descuidam desse ponto e n√£o observam as mudan√ßas no quadro de funcion√°rios da empresa. Resultado: fazem o c√°lculo em cima de valores antigos de sal√°rio e/ou colocam na folha funcion√°rios que foram demitidos, entre outros pontos.

Para n√£o correr esse risco, √© importante ficar atento √†s mudan√ßas que devem ser feitas na folha, como inser√ß√£o de profissionais rec√©m-contratados, mudan√ßa de valores de sal√°rios devido a promo√ß√Ķes etc.

N√£o colocar o funcion√°rio no enquadramento correto

Na hora de calcular a folha de pagamento é importante, além de inserir o funcionário dentro da categoria a qual pertence, ver se ele está no enquadramento correto. Esse cuidado é importante porque, além de colaboradores contratados com carteira assinada, é possível que a empresa conte com pessoas com enquadramento diferentes, como pessoas jurídicas (PJs) e freelancers. Na hora de fazer a folha, é importante ter atenção a esse ponto porque os direitos e deveres dos profissionais variam de acordo com seu enquadramento.

N√£o pensar no final do ano

Erro muito comum, principalmente em empresas que estão começando no mercado, não fazer planejamento financeiro empresarial pode causar problemas na folha de pagamento. Alguns gestores têm sucesso ao planejar e monitorar a folha durante o ano inteiro, mas têm uma surpresa desagradável ao constatar que podem não ter em caixa a quantia suficiente para quitar o décimo terceiro salário de todos os funcionários contratados com carteira assinada. Não cometa esse erro planejando cuidadosamente esse gasto desde o início do ano para não ter que recorrer a empréstimos e seus juros altíssimos para pagar essa conta.

Não ter atenção à variação de impostos

Para fazer uma folha de pagamento campe√£, √© importante informar-se sobre todos os impostos que devem ser pagos. Tenha em mente que essas taxas podem ter varia√ß√£o considerando fatores diversos, como mudan√ßas na faixa salarial do funcion√°rio, benef√≠cios recebidos e at√© mesmo b√īnus pagos para o empregado. Certifique-se de que todos os dados est√£o atualizados e os impostos est√£o sendo pagos da forma correta para n√£o ter nenhum problema no futuro.

N√£o fazer um controle eficaz de horas trabalhadas

Para evitar erros na folha de pagamento da sua empresa, √© essencial ter aten√ß√£o √†s horas trabalhadas pelos funcion√°rios. Essa √© a √ļnica forma de garantir que sua folha ser√° fiel √† realidade e que seus empregados receber√£o de acordo com o que efetivamente trabalharam durante o m√™s. Neste sentido, √© fundamental investir na implanta√ß√£o de um sistema eficiente para controle das horas trabalhadas, como pontos eletr√īnicos.

Ao investir em um sistema automatizado, você diminui as chances de erro, já que o software calcula automaticamente as horas trabalhadas, horas extras, faltas e atrasos. Além de investir em tecnologia, no entanto, é importante certificar-se de que o time de líderes da empresa acompanha o controle e verifica periodicamente se ele corresponde à realidade. Assim, evita-se fraudes e problemas causados por algum equívoco de sistema.

N√£o ser transparente

A folha de pagamento é um ponto sensível na relação empresa-funcionário. Muitas vezes, os colaboradores não entendem os descontos e cálculos que são feitos e isso pode acabar prejudicando sua produtividade no dia a dia e, pior, seu engajamento com a empresa. Por isso, é importante não cometer o grande erro de não ser transparente em relação aos cálculos e processos da folha.

Por isso, al√©m de preparar o caixa corporativo e pagar corretamente benef√≠cios como f√©rias, licen√ßa-maternidade, d√©cimo terceiro sal√°rio e horas extras, √© importante adotar uma pol√≠tica de pagamento transparente. Isso quer dizer que os funcion√°rios devem ser devidamente informados em rela√ß√£o aos seus rendimentos, descontos realizados, impostos que s√£o retidos, contribui√ß√Ķes sindicais que s√£o pagas etc. A √°rea de Comunica√ß√£o pode ser uma grande aliada nesse sentido, enviando e-mails e comunicados a cada mudan√ßa implementada.

N√£o usar a tecnologia a seu favor

Processos arcaicos, como controle de ponto feito no papel, por exemplo, podem comprometer uma folha de pagamento bem feita. Para reduzir as chances de erro, abuse da tecnologia e conte com a ajuda de um sistema para fazer o c√°lculo do sal√°rio l√≠quido, contabilizando comiss√Ķes, eventuais b√īnus e descontos mensais.

N√£o ter backup

A folha de pagamento de sua empresa est√° armazenada apenas em um computador? Sinal vermelho! Caso o equipamento tenha algum problema, voc√™ pode perder todos os dados e ter um enorme problema pela frente. Para n√£o correr esse risco, fa√ßa backups constantes das informa√ß√Ķes e, de prefer√™ncia, armazene esses dados em um software na nuvem.

Assim, voc√™ pode acessar de onde estiver. Outro ponto importante √© n√£o deixar os processos da folha de pagamento a cargo de somente um funcion√°rio. Essa centraliza√ß√£o pode prejudicar sua empresa caso a pessoa pe√ßa demiss√£o, por exemplo. √Č essencial treinar pelo menos dois colaboradores para n√£o ter dificuldades no futuro.

N√£o manter uma conta separada para a folha

Esse não é exatamente um erro, mas algo que pode complicar o seu sistema de pagamento da folha. Ao fazer o pagamento de salários pela mesma conta em que recebe, por exemplo, o pagamento de clientes e fornecedores você pode se complicar na hora de fazer o controle financeiro. O ideal é ter uma conta-corrente reservada apenas para a folha, separada daquela que é utilizada para outros recebimentos e despesas.

Com isso, voc√™ controla com mais facilidade os pagamentos que n√£o foram feitos e consegue visualizar com rapidez se todas as obriga√ß√Ķes foram cumpridas caso seja alvo de uma fiscaliza√ß√£o.

Conhecimentos necess√°rios

Para fazer a folha de pagamento sem erros, √© fundamental contar com funcion√°rios com conhecimentos espec√≠ficos na sua √°rea de Recursos Humanos. √Č essencial que esses colaboradores tenham, al√©m de viv√™ncia em RH, no√ß√Ķes de leis trabalhistas e, at√© mesmo, de matem√°tica financeira.

A tarefa de gerenciar a folha de pagamento √©, sim, um pouco complicada, por isso vale a pena investir na contrata√ß√£o de profissionais qualificados e/ou investir em treinamentos peri√≥dicos para os colaboradores que atuam diretamente ou indiretamente nessa fun√ß√£o. H√° uma gama de cursos voltados para processos de folha de pagamento, online e offline. Procure op√ß√Ķes que sejam adequadas √† sua realidade e aos processos da sua empresa.

Al√©m da equipe que trabalha diretamente com a folha, outro ponto importante √© contar com um time qualificado para dar suporte a esses colaboradores, como contadores (externos ou internos) e advogados. Esse time vai ajudar os funcion√°rios que trabalham na √°rea de Remunera√ß√£o e Benef√≠cios a desempenharem suas fun√ß√Ķes da melhor forma poss√≠vel e tirar√£o eventuais d√ļvidas em rela√ß√£o a aspectos trabalhistas e cont√°beis que possam surgir pelo caminho.

A folha de pagamento √© um ponto sens√≠vel em toda a empresa. Afinal, o contracheque ou holerite √© de extrema import√Ęncia para todo funcion√°rio, que v√™ naquele peda√ßo de papel a recompensa por todo o esfor√ßo despendido durante o m√™s. Para manter os processos relativos √† folha sempre em dia na sua empresa, √© fundamental investir em planejamento e controle. N√£o centralize os processos em apenas um funcion√°rio e adote a transpar√™ncia como lema. A tecnologia √© uma aliada neste sentido. Mantenha um controle de ponto eficaz e aposte no treinamento de gestores para que todas informa√ß√Ķes relativas √† folha estejam sempre atualizadas.

Al√©m disso, evite cometer erros b√°sicos, como n√£o ter backup das informa√ß√Ķes da folha, n√£o atualizar constantemente os dados dos funcion√°rios e n√£o ficar atento ao pagamento de impostos e taxas. Mesmo um equ√≠voco bobo na confec√ß√£o da folha de pagamento pode prejudicar sua empresa no futuro.

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