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PME: tire aqui suas d√ļvidas para otimizar seu neg√≥cio

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PME: tire aqui suas d√ļvidas para otimizar seu neg√≥cio

A grande maioria dos donos e/ou gestores de PME tem centralizadas em si grande parte das tarefas e processos referentes ao neg√≥cio. Com isso, ter tempo para planejar e executar a√ß√Ķes a fim de otimizar os processos da empresa e a pr√≥pria rotina profissional, com o objetivo de ser mais assertivo, eficiente e produtivo, fica bastante dif√≠cil, n√£o √© mesmo?

Al√©m disso, muitos empres√°rios tamb√©m acumulam d√ļvidas sobre quest√Ķes cruciais para uma boa gest√£o, o que resulta em dificuldades em gerir o neg√≥cio de maneira eficaz. Esse √© o seu caso?

Ent√£o n√£o deixe de continuar a leitura do nosso post de hoje, que traz a resposta para d√ļvidas comuns em quest√Ķes b√°sicas, que garantem o bom funcionamento de qualquer PME: softwares de gest√£o, controle de estoque e finan√ßas. Acredite, √†s vezes a solu√ß√£o √© muito mais simples do que voc√™ imagina. Confira!

1. Software de gest√£o

O que é um software de gestão?

De maneira bem resumida e simplificada, um software de gest√£o nada mais √© do que uma plataforma ‚ÄĒ que pode ser online ou offline ‚ÄĒ, que unifica todos os processos, dados, informa√ß√Ķes e departamentos da empresa em um √ļnico local. N√£o se trata apenas de armazenar os dados, mas de organizar o fluxo de informa√ß√Ķes e, em alguns casos, at√© mesmo interpret√°-los.

Ao interligar todos os módulos de uma empresa, os softwares de gestão fazem o gerenciamento de cada área separadamente, e também do empreendimento como um todo, sendo assim, uma solução completa para a perfeita gestão empresarial.

Os softwares que trabalham online, com sistema de armazenamento de dados na nuvem, ainda possuem a vantagem de ser atualizados em tempo real, com os dados sendo compartilhados por todos os que possuem acesso ao sistema, imediatamente, mesmo que estejam em locais diferentes.

Quais as vantagens de utilizar um software de gest√£o?

  • Otimiza√ß√£o do tempo: a plataforma √© planejada para o recebimento de dados, sendo f√°cil de usar e intuitiva. N√£o h√° gasto de tempo com lan√ßamento de dados duplicados ou formata√ß√£o de documentos.
  • Maior precis√£o nas informa√ß√Ķes: o n√≠vel de erros devido √† inser√ß√£o incorreta de dados diminui consideravelmente, tornando a base de dados muito mais confi√°vel e precisa.
  • Maior seguran√ßa dos dados: com os dados armazenados em nuvem, no servidor da empresa desenvolvedora, a seguran√ßa dos dados da empresa √© aumentada em n√≠veis significativos. Os backups s√£o constantes e minimizam os riscos de perdas a quase zero.
  • Mais facilidade na detec√ß√£o de falhas e erros: erros podem ser cometidos a todo momento. Por√©m, com a utiliza√ß√£o de um software de gest√£o, a detec√ß√£o das falhas √© extremamente facilitada, e as medidas corretivas podem ser tomadas rapidamente.
  • Maior economia financeira: apesar de possuir um custo inicial considerado um pouco salgado, o investimento em um software de gest√£o se paga rapidamente. A diminui√ß√£o de retrabalho, o aumento da produtividade e a melhora da gest√£o como um todo, garantem, inclusive, uma redu√ß√£o de gastos a m√©dio prazo.
  • Mais assertividade na tomada de decis√Ķes: os relat√≥rios gerenciais produzidos pelos softwares de gest√£o proporcionam uma vis√£o mais detalhada e precisa sobre a situa√ß√£o da empresa. Isso permite que o planejamento e a tomada de decis√Ķes sejam feitas com muito mais assertividade e efici√™ncia, garantindo melhores resultados.

Quando é o melhor momento para investir em um software de gestão?

Alguns gestores de PME podem ficar em d√ļvida sobre qual √© o melhor momento para investir nesse tipo de tecnologia. √Äs vezes, por considerar o investimento inicial alto, essa decis√£o acaba sendo protelada.

Porém, aqui vão alguns dados interessantes, coletados pela Nucleus Research, em 2014, e que podem auxiliar você nessa questão: ao utilizar um software de gestão, a redução de custos com estoque pode chegar a 32%, e com a área de TI, a 14%. Além disso, a produtividade pode aumentar em 26%, os lucros em 11%, e a pontualidade na entrega de produtos em 6%.

Essa tecnologia permite, portanto, uma gest√£o mais acertada, com menos erros e em menor tempo. Assim, fica claro perceber que n√£o importa a idade ou o tamanho da empresa, e sim a vontade dos gestores em organizar os processos e informa√ß√Ķes, fazendo o neg√≥cio crescer.

Como escolher o melhor software de gest√£o?

Cada empresa tem seu pr√≥prio ritmo de trabalho e n√≠vel de complexidade de processos. Por isso, na hora de escolher qual o melhor software de gest√£o, entre os in√ļmeros existentes no mercado, algumas quest√Ķes devem ser levadas em considera√ß√£o.

Primeiramente, √© necess√°rio saber muito claramente quais s√£o as necessidades do neg√≥cio. Existem op√ß√Ķes adequadas para cada caso. Al√©m disso, tenha em conta quantos e quais usu√°rios ter√£o acesso √† plataforma, para que seja poss√≠vel um dimensionamento preciso do sistema.

O ideal √© que sua empresa utilize o mesmo software de gest√£o por bastante tempo, j√° que a troca de sistema e provedor pode ser complicada e dispendiosa. Alguns softwares permitem personaliza√ß√Ķes em suas plataformas, de maneira a adaptar-se √†s mudan√ßas de necessidades dentro de uma mesma organiza√ß√£o ao longo do tempo. Esses s√£o, sem d√ļvida, os mais recomendados.

2. Gest√£o de estoque

Por que é importante controlar o estoque?

N√£o gerir de maneira acertada o que entra e sai de sua empresa, al√©m de comprometer muito a satisfa√ß√£o de seus clientes ‚ÄĒ afinal, querer um determinado produto e ele n√£o estar dispon√≠vel gera frustra√ß√£o, n√£o √©? ‚ÄĒ, pode trazer preju√≠zos financeiros consider√°veis. Apesar de muitos empres√°rios n√£o estarem atentos a essa quest√£o, acredite: a m√° gest√£o dessa √°rea pode levar o seu neg√≥cio ao fracasso!

Al√©m ¬†disso, uma m√° gest√£o do estoque acaba prejudicando toda a opera√ß√£o log√≠stica, em um efeito domin√≥ que pode tomar propor√ß√Ķes desastrosas. Vendas, transporte e entregas acabam sendo diretamente afetados.

Quais os principais erros cometidos no controle do estoque?

Para realizar um bom gerenciamento do estoque, é necessário ficar de olho em alguns erros comumente cometidos nessa área, de maneira a evitá-los. Confira:

  • N√£o fazer registros e checagens corretamente: tudo que entra e sai deve ser registrado e atualizado. N√£o basta registrar, √© preciso ainda fazer invent√°rios peri√≥dicos, a fim de evitar surpresas desagrad√°veis e atrasos por erros n√£o checados a tempo.
  • N√£o estar atento aos produtos perec√≠veis: se a sua empresa trabalha com produtos perec√≠veis, o controle de estoque deve ser ainda mais rigoroso. Se eles estragarem antes da venda, a empresa arcar√° com os preju√≠zos.
  • N√£o organizar o espa√ßo f√≠sico do estoque: de que adianta ter registros bem-feitos, se o espa√ßo f√≠sico de armazenamento dos produtos n√£o estiver organizado? √Č preciso que tudo seja encontrado da maneira mais r√°pida e f√°cil poss√≠vel, economizando tempo e agilizando as entregas.
  • N√£o ter processos de controle: treinar os colaboradores respons√°veis pela √°rea, para que eles saibam como controlar o estoque, tendo rotinas de trabalho claras e ferramentas eficazes √© imprescind√≠vel para garantir uma boa gest√£o de estoque.
  • N√£o integrar e mapear a opera√ß√£o: a integra√ß√£o das opera√ß√Ķes da empresa auxilia muito na boa gest√£o do estoque. Controlando as vendas, o estoque pode ser tamb√©m melhor controlado.

Quais as vantagens de uma boa gest√£o de estoque?

Um estoque bem gerido leva √† otimiza√ß√£o dos investimentos, com o capital sendo aplicado naquilo que realmente √© necess√°rio. Ao mapear e registrar continuamente o estoque, voc√™ ter√° informa√ß√Ķes mais precisas sobre as vendas do neg√≥cio.

A partir desses dados voc√™ poder√° tomar decis√Ķes estrat√©gicas para alavancar as vendas de determinado produto ou realizar a√ß√Ķes de queima de estoque de outros, por exemplo. As previs√Ķes de demanda de consumidores, tamb√©m s√£o realizadas de maneira muito mais assertiva quando o estoque √© bem gestionado.

Por que fazer o controle do estoque online?

Realizar o controle de estoque atrav√©s de um sistema online √© uma op√ß√£o muito vantajosa. O controle online economiza tempo e diminui os erros na hora da atualiza√ß√£o de dados. Como as informa√ß√Ķes est√£o tamb√©m integradas com outros setores da empresa, a tarefa de analisar as necessidades e integrar os processos tamb√©m √© muito facilitada.

Além disso, como os dados ficam armazenados em nuvem, a segurança é muito maior. Com um sistema online, nada precisa ser armazenado em computadores e os dados ainda podem ser acessados de qualquer dispositivo com acesso à internet, e de lugares diferentes, facilitando a integração entre filiais ou unidades diferentes de um grupo de empresas.

Por fim, uma boa gestão de estoque resulta em maior rentabilidade e lucratividade para a sua empresa, reduzindo os custos de gestão. Com o mercado cada vez mais competitivo, você precisa garantir que seus produtos estarão sempre disponíveis aos seus clientes, e que a empresa não arque com os prejuízos do excesso de mercadorias paradas.

3. Financeiro

Como organizar um setor de finanças eficiente?

O setor de finan√ßas possui um papel essencial em qualquer empresa. Em tempos de crise econ√īmica e mudan√ßas nos padr√Ķes de consumo, organizar de maneira correta um setor de finan√ßas √© imprescind√≠vel para a sobreviv√™ncia de uma organiza√ß√£o. Confira algumas dicas que podem ser √ļteis nesse processo:

  • Elabore um planejamento e realize a gest√£o de risco: um planejamento estrat√©gico realista e alinhado aos objetivos da empresa, bem como uma gest√£o de risco assertiva, permite que se possa verificar a efici√™ncia de cada setor da empresa, realinhar estrat√©gias e resolver gargalos de produ√ß√£o com anteced√™ncia e sem estouros de or√ßamento.
  • Reduza os custos: esse deve ser o principal objetivo do financeiro. Os custos operacionais devem ser os mais enfatizados na hora dos cortes.
  • Busque novos talentos: as mudan√ßas de mercado pedem solu√ß√Ķes inovadoras, mesmo em um assunto t√£o conservador como as finan√ßas. Novos talentos, atualizados e com a cabe√ßa cheia de novas ideias podem ser um excelente investimento para o setor financeiro.
  • Utilize indicadores: mesmo n√£o sendo um guru em finan√ßas, √© poss√≠vel ter uma ideia precisa e realista da situa√ß√£o da empresa atrav√©s da an√°lise de determinados indicadores. Me√ßa os resultados, avalie se s√£o bons ou ruins, e tome melhores decis√Ķes, com base no que voc√™ detectou.

Quais indicadores financeiros devem ser acompanhados em um PME?

H√° uma infinidade de indicadores empresariais que podem ser utilizados na hora de diagnosticar como est√° a sa√ļde financeira de uma empresa. No entanto, nem todos s√£o imprescind√≠veis. Para o gestor muito ocupado e centralizador de tarefas, √© poss√≠vel realizar uma boa an√°lise financeira do neg√≥cio, baseado apenas em:

  • Faturamento: principal indicador de qualquer neg√≥cio. Indica quanto est√° vendendo e quanto dinheiro entrar√° na empresa. Se estiver abaixo do esperado, reveja estrat√©gias de marketing e vendas.
  • Custo fixo: custos que n√£o variam com o faturamento. Quanto mais baixo for, melhor, especialmente para PME. √Č o item que tem que sofrer o maior n√≠vel de controle dentro da empresa.
  • Ticket m√©dio: valor m√©dio por venda. Divide-se o faturamento pelo volume de vendas fechadas. Analisando os produtos que est√£o sendo mais vendidos, ¬†pode-se criar a√ß√Ķes estrat√©gicas buscando vender produtos adicionais, como por exemplo, mudando a exposi√ß√£o dos produtos nas prateleiras, ou criando promo√ß√Ķes com kits de produtos.
  • Lucratividade: percentual do lucro dividido pelo faturamento da empresa. Se o faturamento estiver bom e a lucratividade baixa, o problema est√° nos custos, que devem ser revistos.

Como diminuir os gastos da empresa?

Como dissemos, cortar gastos é a principal função do setor de finanças. Você sabe como fazer isso, na prática? Primeiramente, é necessário que haja um bom gerenciamento de gastos, desde os mais básicos aos mais complexos.

Por não ser uma tarefa simples, contar com os serviços de um bom contador pode ser de grande ajuda para manter as finanças controladas. A utilização de um software de gestão também é extremamente eficiente para descobrir onde a empresa está gastando demais e o que pode ser cortado.

Analisar a tributação da empresa também é superimportante na hora de cortar gastos. Querendo ou não, os impostos podem corroer boa parte dos ganhos. Por isso, informe-se se o regime de tributação da sua empresa é o mais adequado. Ao escolher de maneira equivocada, muito dinheiro pode ser gasto sem necessidade.

Por fim, nunca aja por impulso na hora de contratar ou demitir. Analise a situação e o planejamento da empresa antes de tomar qualquer atitude. Lembre-se de que contratar ou demitir significa gastar.

Como manter as contas em ordem? Dicas pr√°ticas para o gestor.

Para finalizar, listamos abaixo dicas simples para que os gestores possam manter as contas da empresa (e as próprias contas) em ordem:

  • Separe sua conta pessoal da empresarial;
  • N√£o d√™ passos maiores que as suas pernas (ou as da empresa);
  • Controle o financeiro com m√£o de ferro;
  • Tenha um tempo espec√≠fico em sua agenda semanal somente para dedicar-se √† gest√£o financeira;
  • Economize em tudo o que puder (isso vale at√© para papel e tinta de impressora);
  • Revise as contas continuamente, e veja se est√° tudo no caminho certo;
  • Pague as contas dentro do prazo (as multas e taxas de atraso podem ser exorbitantes);
  • Planeje o futuro do neg√≥cio e decida quais s√£o os pr√≥ximos passos e investimentos.

Ser dono ou gestor de uma PME n√£o √© tarefa f√°cil e exige bastante trabalho, empenho e atualiza√ß√£o constante. Como voc√™ p√īde ver ao longo desse post, a organiza√ß√£o e o planejamento realizados adequadamente, aliados √† utiliza√ß√£o de softwares e ferramentas tecnol√≥gicas, s√£o essenciais para manter a sa√ļde e a prosperidade de sua empresa.

Somente traçando os caminhos corretamente, através de uma boa gestão, é possível garantir sustentabilidade e estrutura para os negócios a longo prazo.

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