PME: o que são e como fazer uma gestão de sucesso

Ser dono ou gestor de uma PME não é tarefa fácil e exige bastante trabalho, empenho e atualização constante. Preparamos um material completo para você entender a classificação das pequenas e médias empresas e dicas essenciais de como manter a saúde e a prosperidade de negócios desses portes. 

O que é PME? 

O termo PME significa pequena e média empresa. De acordo com o IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística), a sigla é utilizada para denominar o porte de uma empresa de acordo com o número de funcionários.  

Como o porte da empresa é definido? 

As classificações das empresas variam de acordo com o segmento de atuação, conforme descrição abaixo: 

Empresas de comércio ou prestação de serviço 

Microempresa: Até 9 empregados Pequena Empresa: De 10 a 49 empregados Média Empresa: De 50 a 99 empregados Grande Empresa: Mais de 100 empregados

Indústria

Microempresa: Até 19 empregados Pequena Empresa: De 20 a 99 empregados Média Empresa: De 100 a 499 empregados Grande Empresa: Mais de 500 empregados  Segundo a Receita Federal, as pequenas e médias empresas declaram faturamento anual de até R$4,8 milhões por ano.

Como fazer uma boa gestão da PME

A grande maioria dos donos e/ou gestores de PME tem centralizadas em si grande parte das tarefas referentes ao negócio. Com isso, ter tempo para planejar e executar ações a fim de otimizar os processos da pequena e média empresa e a própria rotina profissional, com o objetivo de ser mais assertivo, eficiente e produtivo, fica bastante difícil.  Muitos empresários também acumulam dúvidas sobre questões cruciais para uma boa gestão de PME, o que resulta em dificuldades em gerir o negócio de maneira eficaz. 

Faça o controle de estoque da PME 

Por que é importante controlar o estoque?

Não gerir de maneira acertada o que entra e sai da sua pequena e média empresa além de comprometer muito a satisfação de seus clientes — afinal, querer um determinado produto e ele não estar disponível gera frustração, não é? —, pode trazer prejuízos financeiros consideráveis. Apesar de muitos empresários não estarem atentos a essa questão, acredite: a má gestão dessa área pode levar o seu negócio ao fracasso! Além disso, não fazer um controle eficiente do estoque da PME acaba prejudicando toda a operação logística, em um efeito dominó que pode tomar proporções desastrosas. Vendas, transporte e entregas acabam sendo afetados. 

Quais os principais erros cometidos no controle do estoque de uma PME?

Para realizar um bom gerenciamento do estoque, é necessário ficar de olho em alguns erros comumente cometidos, de maneira a evitá-los. Confira:

• Não fazer registros e checagens corretamente: tudo que entra e sai deve ser registrado e atualizado. Não basta registrar, é preciso ainda fazer inventários periódicos, a fim de evitar surpresas desagradáveis e atrasos por erros não checados a tempo.
• Não estar atento aos produtos perecíveis: se a sua PME trabalha com produtos perecíveis, o controle de estoque deve ser ainda mais rigoroso. Se eles estragarem antes da venda, a pequena e média empresa arcará com o prejuízo. 
• Não organizar o espaço físico do estoque: de que adianta ter registros bem feitos, se o espaço físico de armazenamento dos produtos não estiver organizado? É preciso que tudo seja encontrado da maneira mais rápida e fácil possível, economizando tempo e agilizando as entregas.
• Não ter processos de controle: treinar os colaboradores responsáveis pela área, para que eles saibam como controlar o estoque, tendo rotinas de trabalho claras e ferramentas eficazes é imprescindível para garantir uma boa gestão de estoque da PME. 
• Não integrar e mapear a operação: a integração das operações da pequena e média empresa auxilia muito na boa gestão do estoque. Controlando as vendas, o estoque pode ser também melhor controlado.

Quais as vantagens de uma boa gestão de estoque na PME?

Um estoque bem gerido da PME leva à otimização dos investimentos, com o capital sendo aplicado naquilo que realmente é necessário. Ao mapear e registrar continuamente o estoque, você terá informações mais precisas sobre as vendas da pequena e média empresa.  A partir desses dados você poderá tomar decisões estratégicas para alavancar as vendas de determinado produto ou realizar ações de queima de estoque de outros, por exemplo. As previsões de demanda de consumidores, também são realizadas de maneira muito mais assertiva quando o estoque é bem gerenciado. 

Por que fazer o controle do estoque online?

Realizar o controle de estoque através de um sistema online é uma opção muito vantajosa para a PME. O gerenciamento online economiza tempo e diminui os erros na hora da atualização de dados. Como as informações estão também integradas com outros setores da pequena e média empresa, a tarefa de analisar as necessidades e integrar os processos também é muito facilitada. Além disso, como os dados ficam armazenados em nuvem, a segurança é muito maior. Com um sistema online, nada precisa ser armazenado em computadores e as informações ainda podem ser acessadas de qualquer dispositivo com acesso à internet, e de lugares diferentes, facilitando a integração entre filiais ou unidades diferentes de um grupo de PME.  Por fim, uma boa gestão de estoque da PME resulta em maior rentabilidade e lucratividade para a pequena e média empresa, reduzindo os custos. Com o mercado cada vez mais competitivo, você precisa garantir que seus produtos estarão sempre disponíveis aos seus clientes, e que a PME não arque com os prejuízos do excesso de mercadorias paradas. 

Gestão financeira da PME

Como organizar o setor de finanças de uma pequena e média empresa?

O setor de finanças possui um papel essencial em qualquer empresa. Em tempos de crise econômica e mudanças nos padrões de consumo, organizar de maneira correta as finanças é imprescindível para a sobrevivência da PME. Confira algumas dicas que podem ser úteis nesse processo: 

• Elabore um planejamento e realize a gestão de risco: um planejamento estratégico realista e alinhado aos objetivos da pequena e média empresa, bem como uma gestão de risco assertiva, permite que se possa verificar a eficiência de cada setor da PME, realinhar estratégias e resolver gargalos de produção com antecedência e sem estouros de orçamento.
• Reduza os custos: esse deve ser o principal objetivo do financeiro. Os custos operacionais devem ser os mais enfatizados na hora dos cortes.
• Busque novos talentos: as mudanças de mercado pedem soluções inovadoras, mesmo em um assunto tão conservador como as finanças. Novos talentos, atualizados e com a cabeça cheia de novas ideias podem ser um excelente investimento para o setor financeiro da PME. 
• Utilize indicadores: mesmo não sendo um guru em finanças, é possível ter uma ideia precisa e realista da situação da PME através da análise de determinados indicadores. Meça os resultados, avalie se são bons ou ruins, e tome melhores decisões, com base no que você detectou. 

Quais indicadores financeiros devem ser acompanhados em uma PME?

Há uma infinidade de indicadores empresariais que podem ser utilizados na hora de diagnosticar como está a saúde financeira de uma PME. No entanto, nem todos são imprescindíveis. Para o gestor muito ocupado e centralizador de tarefas, é possível realizar uma boa análise financeira da pequena e média empresa, baseado apenas em:

• Lucratividade: percentual do lucro dividido pelo faturamento da PME. Se o faturamento estiver bom e a lucratividade baixa, o problema está nos custos, que devem ser revistos. 
• Faturamento: principal indicador de qualquer negócio. Indica quanto está vendendo e quanto dinheiro entrará na PME. Se estiver abaixo do esperado, reveja estratégias de marketing e vendas. 
• Custo fixo: custos que não variam com o faturamento. Quanto mais baixo for, melhor, especialmente para PME. É o item que tem que sofrer o maior nível de controle dentro da pequena e média empresa. 
• Ticket médio: valor médio por venda. Divide-se o faturamento pelo volume de vendas fechadas. Analisando os produtos que estão sendo mais vendidos, pode-se criar ações estratégicas buscando vender produtos adicionais, como por exemplo, mudando a exposição dos produtos nas prateleiras, ou criando promoções com kits de produtos.

Como diminuir os gastos da PME?

Como dissemos, cortar gastos é a principal função do setor de finanças. Você sabe como fazer isso, na prática? Primeiramente, é necessário que haja um bom gerenciamento, desde os mais básicos aos mais complexos.  Por não ser uma tarefa simples, contar com os serviços de um bom contador pode ser de grande ajuda para manter as finanças controladas. A utilização de um sistema de gestão também é extremamente eficiente para descobrir onde a PME está gastando demais e o que pode ser cortado. Analisar a tributação da pequena e média empresa também é super importante na hora de cortar gastos. Querendo ou não, os impostos podem corroer boa parte dos ganhos. Por isso, informe-se se o regime de tributação da sua PME é o mais adequado. Ao escolher de maneira equivocada, muito dinheiro pode ser gasto sem necessidade. Por fim, nunca aja por impulso na hora de contratar ou demitir. Analise a situação e o planejamento da PME antes de tomar qualquer atitude. Lembre-se de que contratar ou demitir significa gastar. 

Como manter as contas da PME em ordem?

Para finalizar, listamos abaixo dicas simples para que os gestores possam manter as contas da PME (e as próprias contas) em ordem: 

• Separe sua conta pessoal da empresarial.
• Não dê passos maiores que as suas pernas (ou da PME).
• Controle o financeiro com mão de ferro;
• Tenha um tempo específico em sua agenda semanal somente para dedicar-se à gestão financeira.
• Economize em tudo o que puder (isso vale até para papel e tinta de impressora).
• Revise as contas continuamente, e veja se está tudo no caminho certo.
• Pague as contas dentro do prazo (as multas e taxas de atraso podem ser exorbitantes).
• Planeje o futuro do negócio e decida quais são os próximos passos e investimentos. 

Utilize um sistema de gestão para PME

O que é um sistema de gestão?

De maneira bem resumida e simplificada, um sistema de gestão nada mais é do que uma plataforma — que pode ser online ou offline —, que unifica todos os processos, dados, informações e departamentos da empresa em um único local. Não se trata apenas de armazenar os dados, mas de organizar o fluxo de informações e, em alguns casos, até mesmo interpretá-los. Ao interligar todos os módulos de uma empresa, os sistemas de gestão fazem o gerenciamento de cada área separadamente, e também do empreendimento como um todo, sendo assim, uma solução completa para a perfeita gestão da pequena e média empresa.  Os sistemas que trabalham online, com armazenamento de dados na nuvem, ainda possuem a vantagem de atualização em tempo real, com os dados sendo compartilhados por todos os que possuem acesso ao software, imediatamente, mesmo que estejam em locais diferentes. 

Quais as vantagens de utilizar um sistema de gestão para PME?

• Otimização do tempo: a plataforma é planejada para o recebimento de dados, sendo fácil de usar e intuitiva. Não há gasto de tempo com lançamento de dados duplicados ou formatação de documentos.
• Maior precisão nas informações: o nível de erros devido à inserção incorreta de dados diminui consideravelmente, tornando a base de dados muito mais confiável e precisa.
• Segurança dos dados: com os dados armazenados em nuvem, no servidor da empresa desenvolvedora, a segurança dos dados da PME é aumentada em níveis significativos. Os backups são constantes e minimizam os riscos de perdas a quase zero.
• Mais facilidade na detecção de falhas: erros podem ser cometidos a todo momento. Porém, com a utilização de um sistema de gestão, a detecção destes é extremamente facilitada, e as medidas corretivas podem ser tomadas rapidamente.
• Economia financeira: apesar de possuir um custo inicial considerado um pouco salgado, o investimento em um sistema de gestão se paga rapidamente. A diminuição de retrabalho, o aumento da produtividade e a melhora da gestão da PME como um todo, garantem, inclusive, uma redução de gastos a médio prazo.
• Mais assertividade na tomada de decisões: os relatórios gerenciais produzidos pelos sistemas de gestão proporcionam uma visão mais detalhada e precisa sobre a situação da PME. Isso permite que o planejamento e a tomada de decisões sejam feitas com muito mais assertividade e eficiência, garantindo melhores resultados na pequena e média empresa.

Quando é o melhor momento para investir em um sistema de gestão para PME?

Alguns gestores de PME podem ficar em dúvida sobre qual é o melhor momento para investir nesse tipo de tecnologia. Às vezes, por considerar o investimento inicial alto, essa decisão acaba sendo protelada.  Porém, aqui vão alguns dados interessantes, coletados pela Nucleus Research, e que podem auxiliar você nessa questão: ao utilizar um sistema de gestão para PME, a redução de custos com estoque pode chegar a 32%, e com a área de TI, a 14%. Além disso, a produtividade pode aumentar em 26%, os lucros em 11%, e a pontualidade na entrega de produtos em 6%. Essa tecnologia permite, portanto, uma gestão mais acertada, com menos erros e em menor tempo. Assim, fica claro perceber que não importa a idade ou o tamanho da pequena e média, e sim a vontade dos gestores em organizar os processos e informações, fazendo a PME crescer. 

Como escolher o melhor sistema de gestão para PME?

Cada PME tem seu próprio ritmo de trabalho e nível de complexidade de processos. Por isso, na hora de escolher qual o melhor sistema de gestão, entre os inúmeros existentes no mercado, algumas questões devem ser levadas em consideração. Primeiramente, é necessário saber muito claramente quais são as necessidades da pequena e média empresa. Existem opções adequadas para cada caso. Além disso, tenha em conta quantos e quais usuários terão acesso à plataforma, para que seja possível um dimensionamento preciso do sistema. O ideal é que sua PME utilize o mesmo sistema de gestão por bastante tempo, já que a troca de solução pode ser complicada e dispendiosa. Alguns sistemas permitem personalizações em suas plataformas, de maneira a adaptar-se às mudanças de necessidades dentro de uma pequena e média empresa ao longo do tempo. Esses são, sem dúvida, os mais recomendados.  Saiba mais sobre sistema de gestão personalizado

Conheça o sistema de gestão ideal para pequenas e médias empresas