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PME: tire aqui suas dúvidas para otimizar seu negócio

PME: tire aqui suas dúvidas para otimizar seu negócio

A grande maioria dos donos e/ou gestores de PME tem centralizadas em si grande parte das tarefas e processos referentes ao negócio. Com isso, ter tempo para planejar e executar ações a fim de otimizar os processos da empresa e a própria rotina profissional, com o objetivo de ser mais assertivo, eficiente e produtivo, fica bastante difícil, não é mesmo?

Além disso, muitos empresários também acumulam dúvidas sobre questões cruciais para uma boa gestão, o que resulta em dificuldades em gerir o negócio de maneira eficaz. Esse é o seu caso?

Então não deixe de continuar a leitura do nosso post de hoje, que traz a resposta para dúvidas comuns em questões básicas, que garantem o bom funcionamento de qualquer PME: softwares de gestão, controle de estoque e finanças. Acredite, às vezes a solução é muito mais simples do que você imagina. Confira!

1. Software de gestão

O que é um software de gestão?

De maneira bem resumida e simplificada, um software de gestão nada mais é do que uma plataforma — que pode ser online ou offline —, que unifica todos os processos, dados, informações e departamentos da empresa em um único local. Não se trata apenas de armazenar os dados, mas de organizar o fluxo de informações e, em alguns casos, até mesmo interpretá-los.

Ao interligar todos os módulos de uma empresa, os softwares de gestão fazem o gerenciamento de cada área separadamente, e também do empreendimento como um todo, sendo assim, uma solução completa para a perfeita gestão empresarial.

Os softwares que trabalham online, com sistema de armazenamento de dados na nuvem, ainda possuem a vantagem de ser atualizados em tempo real, com os dados sendo compartilhados por todos os que possuem acesso ao sistema, imediatamente, mesmo que estejam em locais diferentes.

Quais as vantagens de utilizar um software de gestão?

  • Otimização do tempo: a plataforma é planejada para o recebimento de dados, sendo fácil de usar e intuitiva. Não há gasto de tempo com lançamento de dados duplicados ou formatação de documentos.
  • Maior precisão nas informações: o nível de erros devido à inserção incorreta de dados diminui consideravelmente, tornando a base de dados muito mais confiável e precisa.
  • Maior segurança dos dados: com os dados armazenados em nuvem, no servidor da empresa desenvolvedora, a segurança dos dados da empresa é aumentada em níveis significativos. Os backups são constantes e minimizam os riscos de perdas a quase zero.
  • Mais facilidade na detecção de falhas e erros: erros podem ser cometidos a todo momento. Porém, com a utilização de um software de gestão, a detecção das falhas é extremamente facilitada, e as medidas corretivas podem ser tomadas rapidamente.
  • Maior economia financeira: apesar de possuir um custo inicial considerado um pouco salgado, o investimento em um software de gestão se paga rapidamente. A diminuição de retrabalho, o aumento da produtividade e a melhora da gestão como um todo, garantem, inclusive, uma redução de gastos a médio prazo.
  • Mais assertividade na tomada de decisões: os relatórios gerenciais produzidos pelos softwares de gestão proporcionam uma visão mais detalhada e precisa sobre a situação da empresa. Isso permite que o planejamento e a tomada de decisões sejam feitas com muito mais assertividade e eficiência, garantindo melhores resultados.

Quando é o melhor momento para investir em um software de gestão?

Alguns gestores de PME podem ficar em dúvida sobre qual é o melhor momento para investir nesse tipo de tecnologia. Às vezes, por considerar o investimento inicial alto, essa decisão acaba sendo protelada.

Porém, aqui vão alguns dados interessantes, coletados pela Nucleus Research, em 2014, e que podem auxiliar você nessa questão: ao utilizar um software de gestão, a redução de custos com estoque pode chegar a 32%, e com a área de TI, a 14%. Além disso, a produtividade pode aumentar em 26%, os lucros em 11%, e a pontualidade na entrega de produtos em 6%.

Essa tecnologia permite, portanto, uma gestão mais acertada, com menos erros e em menor tempo. Assim, fica claro perceber que não importa a idade ou o tamanho da empresa, e sim a vontade dos gestores em organizar os processos e informações, fazendo o negócio crescer.

Como escolher o melhor software de gestão?

Cada empresa tem seu próprio ritmo de trabalho e nível de complexidade de processos. Por isso, na hora de escolher qual o melhor software de gestão, entre os inúmeros existentes no mercado, algumas questões devem ser levadas em consideração.

Primeiramente, é necessário saber muito claramente quais são as necessidades do negócio. Existem opções adequadas para cada caso. Além disso, tenha em conta quantos e quais usuários terão acesso à plataforma, para que seja possível um dimensionamento preciso do sistema.

O ideal é que sua empresa utilize o mesmo software de gestão por bastante tempo, já que a troca de sistema e provedor pode ser complicada e dispendiosa. Alguns softwares permitem personalizações em suas plataformas, de maneira a adaptar-se às mudanças de necessidades dentro de uma mesma organização ao longo do tempo. Esses são, sem dúvida, os mais recomendados.

2. Gestão de estoque

Por que é importante controlar o estoque?

Não gerir de maneira acertada o que entra e sai de sua empresa, além de comprometer muito a satisfação de seus clientes — afinal, querer um determinado produto e ele não estar disponível gera frustração, não é? —, pode trazer prejuízos financeiros consideráveis. Apesar de muitos empresários não estarem atentos a essa questão, acredite: a má gestão dessa área pode levar o seu negócio ao fracasso!

Além  disso, uma má gestão do estoque acaba prejudicando toda a operação logística, em um efeito dominó que pode tomar proporções desastrosas. Vendas, transporte e entregas acabam sendo diretamente afetados.

Quais os principais erros cometidos no controle do estoque?

Para realizar um bom gerenciamento do estoque, é necessário ficar de olho em alguns erros comumente cometidos nessa área, de maneira a evitá-los. Confira:

  • Não fazer registros e checagens corretamente: tudo que entra e sai deve ser registrado e atualizado. Não basta registrar, é preciso ainda fazer inventários periódicos, a fim de evitar surpresas desagradáveis e atrasos por erros não checados a tempo.
  • Não estar atento aos produtos perecíveis: se a sua empresa trabalha com produtos perecíveis, o controle de estoque deve ser ainda mais rigoroso. Se eles estragarem antes da venda, a empresa arcará com os prejuízos.
  • Não organizar o espaço físico do estoque: de que adianta ter registros bem-feitos, se o espaço físico de armazenamento dos produtos não estiver organizado? É preciso que tudo seja encontrado da maneira mais rápida e fácil possível, economizando tempo e agilizando as entregas.
  • Não ter processos de controle: treinar os colaboradores responsáveis pela área, para que eles saibam como controlar o estoque, tendo rotinas de trabalho claras e ferramentas eficazes é imprescindível para garantir uma boa gestão de estoque.
  • Não integrar e mapear a operação: a integração das operações da empresa auxilia muito na boa gestão do estoque. Controlando as vendas, o estoque pode ser também melhor controlado.

Quais as vantagens de uma boa gestão de estoque?

Um estoque bem gerido leva à otimização dos investimentos, com o capital sendo aplicado naquilo que realmente é necessário. Ao mapear e registrar continuamente o estoque, você terá informações mais precisas sobre as vendas do negócio.

A partir desses dados você poderá tomar decisões estratégicas para alavancar as vendas de determinado produto ou realizar ações de queima de estoque de outros, por exemplo. As previsões de demanda de consumidores, também são realizadas de maneira muito mais assertiva quando o estoque é bem gestionado.

Por que fazer o controle do estoque online?

Realizar o controle de estoque através de um sistema online é uma opção muito vantajosa. O controle online economiza tempo e diminui os erros na hora da atualização de dados. Como as informações estão também integradas com outros setores da empresa, a tarefa de analisar as necessidades e integrar os processos também é muito facilitada.

Além disso, como os dados ficam armazenados em nuvem, a segurança é muito maior. Com um sistema online, nada precisa ser armazenado em computadores e os dados ainda podem ser acessados de qualquer dispositivo com acesso à internet, e de lugares diferentes, facilitando a integração entre filiais ou unidades diferentes de um grupo de empresas.

Por fim, uma boa gestão de estoque resulta em maior rentabilidade e lucratividade para a sua empresa, reduzindo os custos de gestão. Com o mercado cada vez mais competitivo, você precisa garantir que seus produtos estarão sempre disponíveis aos seus clientes, e que a empresa não arque com os prejuízos do excesso de mercadorias paradas.

3. Financeiro

Como organizar um setor de finanças eficiente?

O setor de finanças possui um papel essencial em qualquer empresa. Em tempos de crise econômica e mudanças nos padrões de consumo, organizar de maneira correta um setor de finanças é imprescindível para a sobrevivência de uma organização. Confira algumas dicas que podem ser úteis nesse processo:

  • Elabore um planejamento e realize a gestão de risco: um planejamento estratégico realista e alinhado aos objetivos da empresa, bem como uma gestão de risco assertiva, permite que se possa verificar a eficiência de cada setor da empresa, realinhar estratégias e resolver gargalos de produção com antecedência e sem estouros de orçamento.
  • Reduza os custos: esse deve ser o principal objetivo do financeiro. Os custos operacionais devem ser os mais enfatizados na hora dos cortes.
  • Busque novos talentos: as mudanças de mercado pedem soluções inovadoras, mesmo em um assunto tão conservador como as finanças. Novos talentos, atualizados e com a cabeça cheia de novas ideias podem ser um excelente investimento para o setor financeiro.
  • Utilize indicadores: mesmo não sendo um guru em finanças, é possível ter uma ideia precisa e realista da situação da empresa através da análise de determinados indicadores. Meça os resultados, avalie se são bons ou ruins, e tome melhores decisões, com base no que você detectou.

Quais indicadores financeiros devem ser acompanhados em um PME?

Há uma infinidade de indicadores empresariais que podem ser utilizados na hora de diagnosticar como está a saúde financeira de uma empresa. No entanto, nem todos são imprescindíveis. Para o gestor muito ocupado e centralizador de tarefas, é possível realizar uma boa análise financeira do negócio, baseado apenas em:

  • Faturamento: principal indicador de qualquer negócio. Indica quanto está vendendo e quanto dinheiro entrará na empresa. Se estiver abaixo do esperado, reveja estratégias de marketing e vendas.
  • Custo fixo: custos que não variam com o faturamento. Quanto mais baixo for, melhor, especialmente para PME. É o item que tem que sofrer o maior nível de controle dentro da empresa.
  • Ticket médio: valor médio por venda. Divide-se o faturamento pelo volume de vendas fechadas. Analisando os produtos que estão sendo mais vendidos,  pode-se criar ações estratégicas buscando vender produtos adicionais, como por exemplo, mudando a exposição dos produtos nas prateleiras, ou criando promoções com kits de produtos.
  • Lucratividade: percentual do lucro dividido pelo faturamento da empresa. Se o faturamento estiver bom e a lucratividade baixa, o problema está nos custos, que devem ser revistos.

Como diminuir os gastos da empresa?

Como dissemos, cortar gastos é a principal função do setor de finanças. Você sabe como fazer isso, na prática? Primeiramente, é necessário que haja um bom gerenciamento de gastos, desde os mais básicos aos mais complexos.

Por não ser uma tarefa simples, contar com os serviços de um bom contador pode ser de grande ajuda para manter as finanças controladas. A utilização de um software de gestão também é extremamente eficiente para descobrir onde a empresa está gastando demais e o que pode ser cortado.

Analisar a tributação da empresa também é superimportante na hora de cortar gastos. Querendo ou não, os impostos podem corroer boa parte dos ganhos. Por isso, informe-se se o regime de tributação da sua empresa é o mais adequado. Ao escolher de maneira equivocada, muito dinheiro pode ser gasto sem necessidade.

Por fim, nunca aja por impulso na hora de contratar ou demitir. Analise a situação e o planejamento da empresa antes de tomar qualquer atitude. Lembre-se de que contratar ou demitir significa gastar.

Como manter as contas em ordem? Dicas práticas para o gestor.

Para finalizar, listamos abaixo dicas simples para que os gestores possam manter as contas da empresa (e as próprias contas) em ordem:

  • Separe sua conta pessoal da empresarial;
  • Não dê passos maiores que as suas pernas (ou as da empresa);
  • Controle o financeiro com mão de ferro;
  • Tenha um tempo específico em sua agenda semanal somente para dedicar-se à gestão financeira;
  • Economize em tudo o que puder (isso vale até para papel e tinta de impressora);
  • Revise as contas continuamente, e veja se está tudo no caminho certo;
  • Pague as contas dentro do prazo (as multas e taxas de atraso podem ser exorbitantes);
  • Planeje o futuro do negócio e decida quais são os próximos passos e investimentos.

Ser dono ou gestor de uma PME não é tarefa fácil e exige bastante trabalho, empenho e atualização constante. Como você pôde ver ao longo desse post, a organização e o planejamento realizados adequadamente, aliados à utilização de softwares e ferramentas tecnológicas, são essenciais para manter a saúde e a prosperidade de sua empresa.

Somente traçando os caminhos corretamente, através de uma boa gestão, é possível garantir sustentabilidade e estrutura para os negócios a longo prazo.

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