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O que um software de gestão precisa oferecer

O que um software de gestão precisa oferecer

Os sistemas de gestão vêm, cada dia mais, comprovando ser verdadeiros trunfos para empresas de todos os portes e das mais variadas áreas de atuação. O Enterprise Resource Planning (ERP), por exemplo, já conquistou pequenos, médios e grandes gestores por integrar todos os setores de uma empresa em uma única plataforma. Daí surgem benefícios como a automatização de processos, o arquivamento seguro de dados e a facilitação da tomada de decisões. No entanto, a verdade é que, na prática, muitos empresários ainda têm dúvidas sobre o que um software de gestão precisa oferecer para atender às necessidades do seu negócio. Pronto para finalmente descobrir? Então confira:

Personalização

Cada empresa tem sua história, seu perfil e seu posicionamento. Por isso, simplesmente não há razão para apostar em soluções iguais para todos os negócios! Assim, um bom software de gestão deve oferecer a possibilidade de se adaptar às demandas e às especificidades de uma empresa. E com isso não queremos nos referir apenas a seu tamanho, mas também a seu posicionamento de negócio e seu fluxo de controles internos.

Uma empresa que atua no varejo, por exemplo, provavelmente não precisa de um módulo para controle de produção e matérias-primas. Por isso, o ideal é escolher um software de gestão que possa ser modelado de acordo com as reais necessidades do seu negócio, afinal, é o sistema que deve se adaptar à empresa e não o contrário.

Integração

A integração é ponto central de todo e qualquer bom software de gestão. No entanto, essa integração não pode apenas reunir inúmeros dados de setores diferentes para exibi-los em um mesmo lugar. É importante que o sistema seja capaz de unir esses dados, fazendo com que eles conversem entre si. Os dados do seu estoque, por exemplo, devem ser acompanhados em conjunto com os referentes ao setor de vendas. Assim será possível detectar se a baixa quantidade de determinado produto no depósito é devido a saídas repentinas ou a uma falha no planejamento logístico que deve ser imediatamente corrigida.

Um bom software de gestão, aliás, deve ir além de uma integração simplesmente interna. Algumas ferramentas oferecem uma ligação mais direta com órgãos públicos, como é o caso da emissão de notas fiscais diretamente ligada à prefeitura ou à secretaria de fazenda do seu estado. Nesse caso, o valor agregado se torna infinitamente maior.

Apresentação

Você conseguiu integrar os dados de todos os setores da empresa, desde estoque, passando por compras, vendas e chegando ao financeiro. Mas será que o gestor será capaz de consultar esses dados de maneira fluida e intuitiva? Afinal, estamos falando de um grande volume de informações que precisam ser traduzidas pelo sistema para que se consiga fazer uma leitura confiável do que tem em mãos.

É por isso que bons sistemas ERP oferecem recursos como a geração automática de relatórios e tabelas, além de gráficos dinâmicos (também conhecidos como cubos analíticos) que permitirão que o gestor faça uma melhor leitura sobre o que está acontecendo no negócio e, assim, consiga tomar decisões realmente embasadas.

Automação

Um bom software de gestão deve ser muito mais que um mero compilador de dados. Ele também deve oferecer soluções práticas e seguras para agilizar determinados processos de uma empresa. Contratos mensais (seja com fornecedores, parceiros ou mesmo funcionários) podem ser monitorados e até mesmo renovados com sistemas inteligentes. Da mesma forma, é possível que o software ofereça sugestões de reposições para o estoque de maneira automatizada, baseada na análise das demandas da empresa.

Vale lembrar que, além de ser um fator que aumenta significativamente a agilidade da empresa, processos automatizados tendem a ser mais seguros que os manuais, já que eliminam os nada ínfimos riscos de falhas humanas durante o processo.

Monitoramento

Já falamos aqui que sistemas de gestão compilam dados de vários setores de uma empresa e os disponibilizam, de maneira fluida e legível, em uma única plataforma. O que o gestor precisa entender agora é que esses dados não são compilados semanalmente ou a cada mês. Eles são coletados em tempo real! Assim, cada setor da empresa é monitorado durante as 24 horas de cada dia, o que permite ao sistema fazer relatórios precisos sobre qualquer período de tempo e ainda possibilita a emissão de alertas inteligentes em horas críticas.

Um cliente não pagou uma parcela do contrato? O sistema de alerta sobre a inadimplência soa no mesmo dia do vencimento. Uma ordem de serviço teve seu status alterado? Um aviso é enviado ao gestor na hora. E esses mesmos alertas inteligentes também valem para uma série de outros processos, que vão desde a necessidade de renovação de contratos, passando pelo monitoramento de pedidos em atraso, número de clientes que precisam ser visitados ou propostas que devem ser realizadas até as atividades realizadas por determinado colaborador durante sua rotina de trabalho.

Disponibilidade

Foi-se o tempo em que empresas que necessitavam de softwares de gestão precisavam de uma enorme infraestrutura de Tecnologia da Informação (e, portanto, uma equipe de TI permanente). Hoje em dia, um ERP pode ser instalado de forma local (com servidores físicos) como também podem ser acessados pela nuvem, ou seja, com o uso de uma simples conexão com a internet.

Além da enorme redução de custos, um software de gestão que funciona via rede mundial de computadores também aumenta a mobilidade da equipe envolvida no processo, que pode acessar ou inserir relatórios e dados importantes usando um notebook, um tablet ou mesmo seus smartphones pessoais, a qualquer momento e de onde estiverem. Tudo isso, claro, sem abrir mão das preocupações com segurança.

Neste artigo, listamos uma série de recursos que todo software de gestão deve oferecer. Vale lembrar, claro, que outros pontos também devem ser observados antes da contratação desse tipo de serviço: a empresa de ERP oferecerá apoio técnico constante e preventivo? A curva de aprendizado para os funcionários sobre o uso do sistema será rápida? O preço do ERP é condizente com o tamanho da minha empresa? E foi para esclarecer também essas dúvidas que fizemos um post especial, focado na escolha do melhor serviço. Então aproveite para conferir dicas extras para escolher o melhor ERP para sua empresa clicando aqui!

E então, ainda ficou com alguma dúvida sobre esses sistemas de gestão? Comente e divida seus questionamentos conosco!

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