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A import√Ęncia do invent√°rio na gest√£o de estoques

A import√Ęncia do invent√°rio na gest√£o de estoques

Você sabe exatamente quais bens há em sua empresa? Você saberia dizer a quantidade de um determinado produto que você tem no estoque? Sabe quando é necessário pedir mais matéria-prima aos fornecedores?

A gest√£o de estoques √© uma √°rea de muita relev√Ęncia dentro de uma empresa. E¬†o invent√°rio √© o respons√°vel por fazer o levantamento de quais e quantos bens est√£o nos estoques da companhia. Portanto, para que essa gest√£o seja bem conduzida,¬†o invent√°rio de materiais √©¬†um aspecto que √© essencial e n√£o deve, de forma alguma, ser negligenciado pelos gestores.

Preparamos o post de hoje para¬†explicar a voc√™ a import√Ęncia do invent√°rio e o passo a passo de como faz√™-lo. Siga a leitura e saiba mais!

 

O que é o inventário de materiais?

O invent√°rio √© a atividade por meio da qual os gestores realizam a contagem e confer√™ncia de todos os materiais dispon√≠veis em estoque e checam os resultados, comparando-os √†s quantidades informadas no controle ‚ÄĒ que pode ser feito por meio de planilhas ou softwares de gest√£o.

Qual √© a import√Ęncia do invent√°rio na gest√£o de estoques?

Fazer um inventário nada mais é do que listar todos os bens armazenados na empresa ou em depósitos pertencentes a ela. Mas por que essa listagem é tão importante? Destacamos os principais motivos:

Redução das perdas

Um bom inventário é capaz de reduzir os custos e evitar desperdícios. Ao quantificar exatamente quantos produtos há em seu estoque, o gestor evita comprar matéria-prima de forma excessiva, já que os pedidos aos fornecedores são feitos de acordo com a demanda.

Além disso, com o inventário em dia, é possível identificar desvios e trabalhar para evitá-los. Se a relação de produtos do inventário físico estiver em desconformidade com o contábil, será mais fácil descobrir extravios, furtos e obsolescências.

Melhora do atendimento ao cliente

Ao saber exatamente quais produtos estão disponíveis no estoque, o vendedor otimiza as vendas e aumenta a credibilidade com os clientes. Quando não há controle de estoque, a propensão aos erros é muito maior: vender um produto indisponível e prometer a entrega imediata, por exemplo, pode irritar o consumidor, que nunca mais fechará negócio com a sua empresa.

Cumprimento da legislação

Inconsist√™ncias entre o invent√°rio f√≠sico e o cont√°bil podem fazer com que sua empresa seja autuada pelo FISCO. Se o fiscal detectar que h√° diferen√ßas entre o estoque declarado de produtos e o estoque real, poder√° penalizar sua empresa com multas alt√≠ssimas que poder√£o, inclusive, amea√ßar seriamente a sa√ļde financeira de seu neg√≥cio.

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Como fazer um bom invent√°rio de materiais?

Fazer um inventário não é uma tarefa fácil, principalmente se a empresa tem muitos bens. Preparamos alguns passos para tornar esse processo mais simples:

1. Escolha o dia certo

O primeiro passo é definir uma data para começar a listagem. Opte por finais de semana ou feriados, quando a sua empresa estará fechada e não haverá movimentação no estoque. Com o estoque estagnado, sem entradas ou saídas, ficará mais fácil fazer a relação de bens.

2. Separe e organize os itens

Organizar seus produtos em categorias diferentes é indispensável para aumentar a eficiência de seu trabalho. Esse processo poupará muito tempo na contagem dos itens. Aproveite para criar prateleiras, caixas e armários para cada tipo de produto. Isso não só facilitará o inventário como otimizará as tarefas do dia a dia, como a separação e a embalagem das mercadorias.

Aponte os itens definidos como obsoletos e informe ao setor de compras que esses itens não precisam mais de ser comprados. Se possível, separe uma área isolada do estoque para armazenar esses materiais.

3. Especifique cada produto em detalhes

Atribua uma categoria para cada tipo de produto, como, por exemplo, alimentos, material de papelaria, informática, limpeza etc. A partir daí, tente especificar cada produto de forma mais detalhada possível, incluindo peso, medida, cor, voltagem e se é material para venda ou uso e consumo da empresa. Finalmente, aponte os preços de custo e de venda.

4. Crie códigos

Crie um c√≥digo para cada produto. Os c√≥digos facilitar√£o a sua identifica√ß√£o tanto na hora das vendas como no momento de fazer os registros cont√°beis. Voc√™ pode utilizar sequ√™ncias de letras e n√ļmeros ou at√© mesmo usar um software para gerar c√≥digos de barra.

5. Conte item por item

Essa é uma das etapas mais trabalhosas do inventário, mas é extremamente importante. A contagem correta evitará erros futuros e fará com que seu inventário realmente corresponda ao seu estoque físico de mercadorias.

Para que o invent√°rio seja mais preciso, recomendamos que se fa√ßam duas contagens: a primeira feita normalmente, e a segunda para fins de confer√™ncia. Caso as informa√ß√Ķes entre a primeira e a segunda divergirem, o ideal √© que se realize uma terceira contagem.

6. Atualize seu invent√°rio periodicamente

De nada adianta criar um controle de estoque impec√°vel se as entradas e sa√≠das n√£o forem atualizadas com frequ√™ncia. O ideal √© que os invent√°rios¬†sejam realizados em curtos per√≠odos de tempo. Quando esses intervalos s√£o menores, a identifica√ß√£o das causas e suas resolu√ß√Ķes passam a ser mais eficazes.

Atualize as informa√ß√Ķes dos controles de acordo com os levantamentos que foram realizados no invent√°rio. Isso far√° com que as informa√ß√Ķes dispon√≠veis para o setor de vendas e para¬†a equipe de separa√ß√£o e expedi√ß√£o sejam as mais exatas poss√≠veis.

7. Utilize um software de gest√£o

Ainda que algumas pessoas n√£o consigam perceber, a gest√£o de estoques pode influenciar diretamente os resultados das vendas da empresa, contribuindo para aumentar os lucros ou causando preju√≠zos.¬†A dica para agilizar esse processo √© usar um software de gest√£o que atualize essas informa√ß√Ķes quando uma compra ou venda de sua empresa for feita.

Como podemos ver, a relev√Ęncia do invent√°rio na gest√£o de estoques vai al√©m da confer√™ncia de quantidades dispon√≠veis. Ele se faz necess√°rio para melhorar a gest√£o, reduzindo √≠ndices de n√£o conformidades e conseguindo aprimorar o planejamento de compras, que, por consequ√™ncia, passa a ter melhores informa√ß√Ķes a respeito da aquisi√ß√£o de novos itens.

Agora que voc√™ j√° sabe mais sobre a import√Ęncia do invent√°rio, que tal compartilhar esse post com seus amigos no Facebook?

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