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Advanced Business E.R.P

Em que áreas o software de ERP pode ser útil? Confira aqui!

Em que áreas o software de ERP pode ser útil? Confira aqui!

Se você pudesse criar uma sala de controle, onde conseguisse decidir quais são os rumos que sua empresa deve percorrer, visualizasse todas as informações para mantê-la no destino traçado por seu planejamento estratégico e ainda executasse todas as tarefas operacionais com maior facilidade e sem necessidade de retrabalhos, será que você a criaria? Apesar de a ideia parecer futurista, esse é o tipo de controle que um software de ERP dará a você e a sua empresa.

O Enterprise Resource Planning ou ERP é o termo inglês que traduzido para o português significa: Planejamento de Recursos Empresariais. Essa tradução tem como base a tarefa inicial que o software de ERP ou sistema de gestão empresarial pretendia atender.

A tarefa era melhorar a performance da linha de produção das indústrias, diminuindo a necessidade de estoque e aumentando a confiabilidade nas informações sobre manutenção de máquinas e necessidade de mão de obra para dar escala aos seus processos. Por isso, o nome ainda está ligado ao planejamento de recursos empresariais.

No entanto, com o passar dos anos, o software de ERP foi se desenvolvendo para integrar todas as áreas da empresa, controlar todas as informações e dar maior poder de gestão e decisão para seus proprietários, diretores e gerentes.

Atualmente, o sistema atinge os níveis mais operacionais, permitindo que notas, boletos, controle de entradas e saídas de mercadorias, contas a pagar e a receber, envio de orçamentos, dentre tantas outras funcionalidades básicas, sejam realizadas em um mesmo software.

Ele também trabalha os níveis mais estratégicos como definição de níveis de estoque, gestão do time de vendas, gestão financeira e fiscal da empresa, geração de relatórios gerenciais e outras funcionalidades, que servem de apoio à tomada de decisão. Possibilitando que num mesmo software sejam executadas tanto as operações cotidianas, quanto as mais estratégicas.

Ou seja, ele de fato cria aquela sala de controle com a diferença de que para ter acesso aos dados ou para dirigir eficientemente sua empresa, você não precisará ficar preso a um local. Isso se deve ao fato das informações poderem ser armazenadas em nuvem e ficarem disponíveis sempre e onde você quiser, precisando apenas de um acesso à internet para consultar seus dados e relatórios com segurança.

Neste post você poderá conhecer melhor em quais áreas de sua empresa um software de ERP pode ser útil, como ele integra todos os processos de uma organização e como deve ser pensado especificamente para cada segmento.

A necessidade em se implantar um software de ERP

Se você ainda tem dúvidas sobre a necessidade em se ter um bom sistema de gestão empresarial, separamos algumas estatísticas que podem ajudar em sua reflexão:

Segundo um estudo realizado pelo SEBRAE, empresas brasileiras possuem 58% de chance de encerrarem suas atividades em seus primeiros 5 anos, sendo que a falta de uma boa gestão empresarial é a segunda maior razão para que isto ocorra, perdendo apenas para a falta de um plano de negócios bem estruturado.

Somente em 2015, 1,8 milhão de empresas de todos os setores da economia fecharam suas portas segundo uma pesquisa da Neoway, uma consultoria de inteligência de mercado. Estes dados destacam que investir na melhoria constante da gestão empresarial é essencial para garantir a viabilidade econômica e sustentabilidade ao longo dos anos, principalmente, em momentos de crises financeiras.

Ao mesmo tempo, um estudo realizado pela Panorama Consulting com empresas de todos os segmentos que implantaram softwares de ERP, mostrou que 16% delas utilizam esses sistemas para substituir outros softwares que foram desenvolvidos internamente, mas que já não conseguiam atender ou suportar as necessidades de negócio.

Outros dados também foram apresentados: 13% implantam um software de ERP para permitir o crescimento empresarial, outros 13% o fazem para melhorar a performance do negócio e 10% querem ganhar produtividade ao tornar mais fácil o trabalho dos empregados. Já 8% querem reduzir a necessidade de capital de giro de suas empresas ao melhorarem seus processos operacionais. Por fim, 5% investem em software de ERP para atender melhor aos seus clientes.

Ou seja, se você possui uma dessas 6 razões e ainda pensa em dar mais viabilidade financeira-operacional para a sua empresa, implantar um bom sistema de gestão empresarial é uma necessidade!

O funcionamento de um software de ERP

Como você pôde perceber, existem várias razões para investir em um software de ERP, contudo, encontrar um que concilie todos os objetivos pode ser um desafio. Por isso, é importante conhecer os 3 aspectos essenciais que um software de gestão empresarial deve conter para ser uma opção para a sua empresa:

Aplicação

Também conhecida como Interface, a aplicação é a camada do ERP utilizada pelos colaboradores de sua empresa para realizarem suas tarefas cotidianas. É importante que ela seja amigável e intuitiva, ou seja, que as pessoas não precisem de longos treinamentos para entender como cada processo é realizado, nem que tenham que dar muitos cliques ou preencher campos adicionais desnecessários ao trabalho que estão realizando.

Quanto mais limpa, agradável e fácil de utilizar for a aplicação do software de ERP, mais produtividade sua empresa ganhará e menos risco terá de enfrentar a resistência dos usuários por estarem acostumados a realizar o trabalho de outra forma.

Customização

Atualmente, muitos sistemas de gestão empresarial surgiram no mercado oferecendo serviços de baixíssimo custo mensal. Contudo, se o cliente precisar alterar ou incluir algum campo nos formulários padrões, inserir processos adicionais importantes para seu negócio ou alterar o fluxo de trabalho de algum processo, esses sistemas acabam não permitindo as personalizações do software de ERP.

Por isso, é importante avaliar se o sistema que sua empresa está contratando pode ser adaptado de acordo com as necessidades específicas da sua empresa.

Banco de Dados

O último aspecto indispensável a ser considerado é como os dados inseridos pelos usuários são armazenados e podem ser extraídos independentemente do software ERP. É importante conhecer esse aspecto, pois se um dia sua empresa decidir utilizar outro sistema, integrá-lo com outros softwares ou até contratar uma ferramenta de Business Intelligence (BI), ela terá que extrair os dados ou conectar as outras ferramentas ao Banco de Dados de seu ERP.

Outra questão que deve ser avaliada é se o banco de dados é seguro, pois caso não seja, os dados de seus clientes, fornecedores, funcionários e da empresa como um todo ficaram expostos a ataques cibernéticos e poderão cair em mãos erradas.

A utilização de um software de ERP

Quase sempre quando falamos sobre software de gestão empresarial, as pessoas pensam em utilizá-lo para melhorar a gestão financeira da empresa, transformando os processos que eram realizados manualmente em planilhas, em mais automatizados.

No entanto, essa é apenas uma das áreas que podem ser beneficiadas pelo uso de um software de ERP, outras também podem se beneficiar. Elas estão presentes na maioria absoluta das empresas e são consideradas áreas horizontais, pois envolvem e atendem os demais departamentos, além de garantir um bom funcionamento a elas. Confira a seguir!

Vendas

Ao usar um ERP sua empresa pode acompanhar com mais facilidade propostas e orçamentos que não foram respondidos, gerenciar metas e resultados de vendas, garantir que os clientes sejam acompanhados de tempos em tempos, evitando que fiquem inativos ou que a concorrência os acione.

Compras

Garantir que o processo de reposição de produtos seja realizado no menor prazo possível, com a segurança de pagar o menor preço e contar com bons fornecedores é uma das funções que o ERP. Ele ajudará seu time de compras ou financeiro a executar esta tarefa sem sobressaltos ou urgências.

Apoio à tomada de decisão

Ter relatórios completos e com informações chaves para facilitar decisões como redução de custos, investimentos, otimização de processos, é mais uma das funções que todas as empresas precisam ter e que um bom ERP está apto a entregar, sem precisar que outras ferramentas de BI sejam adquiridas.

As verticais de um ERP

Até mesmo as áreas horizontais que permeiam toda a empresa e que estão presentes em quase todas, possuem processos diferenciados conforme os segmentos ou tipos de negócios que uma empresa realiza.

Por isso, existem ERPs específicos para cada tipo de organização, que contemplam funcionalidades específicas para aquele segmento de mercado. Eles atendem requisitos específicos e se aprofundam em necessidades de negócios, essas são consideradas verticais de um ERP. Vamos conhecer as principais:

Indústria

Ter uma boa gestão de materiais em estoque, sejam matérias-primas para a fabricação ou produtos prontos para a venda é de extrema importância para as indústrias e podem melhorar o uso de seu capital de giro e dos recursos. Desta forma, um software de ERP pensado para a indústria deve ter um sistema de gestão de estoque completo, confiável e não complexo.

Além disso, ter um bom controle sobre pedidos e ordens de fabricação em atraso, produtos em movimentação e alteração de status de pedidos, fazem a diferença na hora de atender bem aos clientes das indústrias.

Por fim, a possibilidade de disparar processos sempre que uma etapa for concluída, garante a agilidade e gera um diferencial competitivo para as indústrias.

Sempre que um vendedor, por exemplo, informar uma venda, o ERP já pode calcular se os itens em estoque são suficientes para atender a demanda, alertar a área de compras sobre a necessidade de reposição de itens, enviar uma ordem de produção para a área operacional. Ao mesmo tempo em que prevê e contabiliza aquela compra no fluxo de caixa e agenda uma atividade de faturamento para o financeiro.

Tudo isso, sendo feito de maneira automática, apenas usando um evento como gatilho para iniciar as atividades.

Varejo

A gestão eficiente de estoque é o que garantirá que sua empresa atenda aos clientes da melhor forma, sem precisar investir a maior parte de seu capital de giro em itens armazenados e evitando que produtos “encalhados” se percam por causa do prazo de validade ou outros motivos.

Contudo, um bom ERP precisa ir muito além dessa funcionalidade. Ele deve possibilitar que desde a frente de caixa nos diversos Pontos de Venda até as vendas realizadas no e-commerce de sua empresa, tenham uma gestão integrada e facilite todos os processos financeiros, de estoque e fiscais. Controle de diversas filiais e de estoques múltiplos também são funcionalidades básicas a serem contempladas.

Por fim, um ERP pensado para o varejo deve ajudar a identificar padrões de consumo, calculando automaticamente o ticket médio dos clientes em cada loja.

Além disso o ERP deve apoiar uma gestão eficiente do relacionamento com clientes, enviando mensagens automáticas para aniversariantes do mês ou permitindo tomar ações sempre que um cliente não realizar uma compra em uma quantidade de dias determinados por sua empresa, configurando alertas para que sua central de vendas ou equipe de marketing crie promoções e ofertas para ajudá-los a voltar a comprar.

Distribuidoras

Além das funcionalidades horizontais, empresas atacadistas e distribuidores precisam reforçar a agilidade entre o pedido, expedição e entrega dos produtos aos seus clientes. Neste sentido um bom software de ERP pode apoiar com o cálculo automático de estoque mínimo e ponto de pedido, além de sugestão de reposição de itens baseados na análise automática da demanda.

Outra boa funcionalidade que deve ter é a conferência de produtos na etapa de separação e expedição por meio de códigos de barra, evitando que os pedidos sejam enviados com itens a mais ou menos que o previsto.

Por fim, uma ajuda na montagem da rota de entrega garantirá economia de combustível e rapidez no atendimento aos clientes.

Serviços

A gestão de prazos de entrega de serviços, com um acompanhamento etapa por etapa do que está sendo executado, é um dos principais fatores que garantirão a satisfação dos clientes.

Por isso, um software de ERP estruturado para o setor de serviços deve contemplar o acompanhamento de prazos e atividades, gerar alertas, enviar novas ordens de serviços sempre que a etapa anterior for concluída e permitir um gerenciamento simplificado do status de cada projeto. Além disso, a gestão de contratos com informações sobre necessidade de renovações garante maior eficiência à sua equipe financeira e de vendas.

Outra ferramenta indispensável é a confecção automática de propostas e orçamentos personalizados com base nos serviços e valores informados no sistema ERP. Assim, sua empresa garante um padrão mínimo nas propostas, sem perder a flexibilidade necessária para a elaboração de projetos sob medida para os clientes.

Contar com um bom software de ERP é um diferencial competitivo que fará sua empresa lucrar mais com o mesmo esforço que já realiza em suas atividades cotidianas. Além disso, ele permitirá uma otimização no uso de seu capital de giro, nos recursos humanos e financeiros de sua organização e garantirá que ela esteja preparada tanto para enxugar custos, como para crescer com inteligência.

Agora que você já conhece as áreas que podem ser melhoradas com o uso de um software de ERP em sua empresa, compartilhe este artigo em suas redes sociais marcando seus colegas de trabalho para que eles também percebam o valor dessa solução para a sua área!

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