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Advanced Business E.R.P

Em que √°reas o software de ERP pode ser √ļtil? Confira aqui!

Em que areas o software de ERP pode ser util

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Se voc√™ pudesse criar uma sala de controle, onde conseguisse decidir quais s√£o os rumos que sua empresa deve percorrer, visualizasse todas as informa√ß√Ķes para mant√™-la no destino tra√ßado por seu planejamento estrat√©gico e ainda executasse todas as tarefas operacionais com maior facilidade e sem necessidade de retrabalhos, ser√° que voc√™ a criaria? Apesar de a ideia parecer futurista, esse √© o tipo de controle que um software de ERP dar√° a voc√™ e a sua empresa.

O Enterprise Resource Planning ou ERP é o termo inglês que traduzido para o português significa: Planejamento de Recursos Empresariais. Essa tradução tem como base a tarefa inicial que o software de ERP ou sistema de gestão empresarial pretendia atender.

A tarefa era melhorar a performance da linha de produ√ß√£o das ind√ļstrias, diminuindo a necessidade de estoque e aumentando a confiabilidade nas informa√ß√Ķes sobre manuten√ß√£o de m√°quinas e necessidade de m√£o de obra para dar escala aos seus processos. Por isso, o nome ainda est√° ligado ao planejamento de recursos empresariais.

No entanto, com o passar dos anos, o software de ERP foi se desenvolvendo para integrar todas as √°reas da empresa, controlar todas as informa√ß√Ķes e dar maior poder de gest√£o e decis√£o para seus propriet√°rios, diretores e gerentes.

Atualmente, o sistema atinge os níveis mais operacionais, permitindo que notas, boletos, controle de entradas e saídas de mercadorias, contas a pagar e a receber, envio de orçamentos, dentre tantas outras funcionalidades básicas, sejam realizadas em um mesmo software.

Ele tamb√©m trabalha os n√≠veis mais estrat√©gicos como defini√ß√£o de n√≠veis de estoque, gest√£o do time de vendas, gest√£o financeira e fiscal¬†da empresa, gera√ß√£o de relat√≥rios gerenciais e outras funcionalidades, que servem de apoio √† tomada de decis√£o. Possibilitando que num mesmo software sejam executadas tanto as opera√ß√Ķes cotidianas, quanto as mais estrat√©gicas.

Ou seja, ele de fato cria aquela sala de controle com a diferen√ßa de que para ter acesso aos dados ou para dirigir eficientemente sua empresa, voc√™ n√£o precisar√° ficar preso a um local. Isso se deve ao fato das informa√ß√Ķes poderem ser armazenadas em nuvem e ficarem dispon√≠veis sempre e onde voc√™ quiser, precisando apenas de um acesso √† internet para consultar seus dados e relat√≥rios com seguran√ßa.

Neste post¬†voc√™ poder√° conhecer melhor em quais √°reas de sua empresa um software de ERP pode ser √ļtil, como ele integra todos os processos de uma organiza√ß√£o e como deve ser pensado especificamente para cada segmento.

A necessidade em se implantar um software de ERP

Se voc√™ ainda tem d√ļvidas sobre a necessidade em se ter um bom sistema de gest√£o empresarial, separamos algumas estat√≠sticas que podem ajudar em sua reflex√£o:

Segundo um estudo realizado pelo SEBRAE, empresas brasileiras possuem 58% de chance de encerrarem suas atividades em seus primeiros 5 anos, sendo que a falta de uma boa gestão empresarial é a segunda maior razão para que isto ocorra, perdendo apenas para a falta de um plano de negócios bem estruturado.

Somente em 2015, 1,8 milh√£o de empresas de todos os setores da economia fecharam suas portas segundo uma pesquisa da Neoway, uma consultoria de intelig√™ncia de mercado. Estes dados destacam que investir na melhoria constante da gest√£o empresarial √© essencial para garantir a viabilidade econ√īmica e sustentabilidade ao longo dos anos, principalmente, em momentos de crises financeiras.

Ao mesmo tempo, um estudo realizado pela Panorama Consulting com empresas de todos os segmentos que implantaram softwares de ERP, mostrou que 16% delas utilizam esses sistemas para substituir outros softwares que foram desenvolvidos internamente, mas que já não conseguiam atender ou suportar as necessidades de negócio.

Outros dados também foram apresentados: 13% implantam um software de ERP para permitir o crescimento empresarial, outros 13% o fazem para melhorar a performance do negócio e 10% querem ganhar produtividade ao tornar mais fácil o trabalho dos empregados. Já 8% querem reduzir a necessidade de capital de giro de suas empresas ao melhorarem seus processos operacionais. Por fim, 5% investem em software de ERP para atender melhor aos seus clientes.

Ou seja, se voc√™ possui uma dessas 6 raz√Ķes e ainda pensa em dar mais viabilidade financeira-operacional para a sua empresa, implantar um bom sistema de gest√£o empresarial √© uma necessidade!

O funcionamento de um software de ERP

Como voc√™ p√īde perceber, existem v√°rias raz√Ķes para investir em um software de ERP, contudo, encontrar um que concilie todos os objetivos pode ser um desafio. Por isso, √© importante conhecer os 3 aspectos essenciais que um software de gest√£o empresarial deve conter para ser uma op√ß√£o para a sua empresa:

Aplicação

Tamb√©m conhecida como Interface, a aplica√ß√£o √© a camada do ERP utilizada pelos colaboradores de sua empresa para realizarem suas tarefas cotidianas. √Č importante que ela seja amig√°vel e intuitiva, ou seja, que as pessoas n√£o precisem de longos treinamentos para entender como cada processo √© realizado, nem que tenham que dar muitos cliques ou preencher campos adicionais desnecess√°rios ao trabalho que est√£o realizando.

Quanto mais limpa, agradável e fácil de utilizar for a aplicação do software de ERP, mais produtividade sua empresa ganhará e menos risco terá de enfrentar a resistência dos usuários por estarem acostumados a realizar o trabalho de outra forma.

Customização

Atualmente, muitos sistemas de gest√£o empresarial surgiram no mercado oferecendo servi√ßos de baix√≠ssimo custo mensal. Contudo, se o cliente precisar alterar ou incluir algum campo nos formul√°rios padr√Ķes, inserir processos adicionais importantes para seu neg√≥cio ou alterar o fluxo de trabalho de algum processo, esses sistemas acabam n√£o permitindo as personaliza√ß√Ķes do software de ERP.

Por isso, é importante avaliar se o sistema que sua empresa está contratando pode ser adaptado de acordo com as necessidades específicas da sua empresa.

Banco de Dados

O √ļltimo aspecto indispens√°vel a ser considerado √© como os dados inseridos pelos usu√°rios s√£o armazenados e podem ser extra√≠dos independentemente do software ERP. √Č importante conhecer esse aspecto, pois se um dia sua empresa decidir utilizar outro sistema, integr√°-lo com outros softwares ou at√© contratar uma ferramenta de Business Intelligence (BI), ela ter√° que extrair os dados ou conectar as outras ferramentas ao Banco de Dados de seu ERP.

Outra questão que deve ser avaliada é se o banco de dados é seguro, pois caso não seja, os dados de seus clientes, fornecedores, funcionários e da empresa como um todo ficaram expostos a ataques cibernéticos e poderão cair em mãos erradas.

A utilização de um software de ERP

Quase sempre quando falamos sobre software de gest√£o empresarial, as pessoas pensam em utiliz√°-lo para melhorar a gest√£o financeira da empresa, transformando os processos que eram realizados manualmente em planilhas, em mais automatizados.

No entanto, essa é apenas uma das áreas que podem ser beneficiadas pelo uso de um software de ERP, outras também podem se beneficiar. Elas estão presentes na maioria absoluta das empresas e são consideradas áreas horizontais, pois envolvem e atendem os demais departamentos, além de garantir um bom funcionamento a elas. Confira a seguir!

Vendas

Ao usar um ERP sua empresa pode acompanhar com mais facilidade propostas e orçamentos que não foram respondidos, gerenciar metas e resultados de vendas, garantir que os clientes sejam acompanhados de tempos em tempos, evitando que fiquem inativos ou que a concorrência os acione.

Compras

Garantir que o processo de reposi√ß√£o de produtos seja realizado no menor prazo poss√≠vel, com a seguran√ßa de pagar o menor pre√ßo e contar com bons fornecedores √© uma das fun√ß√Ķes que o ERP. Ele ajudar√° seu time de compras ou financeiro a executar esta tarefa sem sobressaltos ou urg√™ncias.

Apoio à tomada de decisão

Ter relat√≥rios completos e com informa√ß√Ķes chaves para facilitar decis√Ķes como redu√ß√£o de custos, investimentos, otimiza√ß√£o de processos, √© mais uma das fun√ß√Ķes que todas as empresas precisam ter e que um bom ERP est√° apto a entregar, sem precisar que outras ferramentas de BI sejam adquiridas.

As verticais de um ERP

Até mesmo as áreas horizontais que permeiam toda a empresa e que estão presentes em quase todas, possuem processos diferenciados conforme os segmentos ou tipos de negócios que uma empresa realiza.

Por isso, existem ERPs específicos para cada tipo de organização, que contemplam funcionalidades específicas para aquele segmento de mercado. Eles atendem requisitos específicos e se aprofundam em necessidades de negócios, essas são consideradas verticais de um ERP. Vamos conhecer as principais:

Ind√ļstria

Ter uma boa gest√£o de materiais em estoque, sejam mat√©rias-primas para a fabrica√ß√£o ou produtos prontos para a venda √© de extrema import√Ęncia para as ind√ļstrias e podem melhorar o uso de seu capital de giro e dos recursos. Desta forma, um software de ERP pensado para a ind√ļstria deve ter um sistema de gest√£o de estoque completo, confi√°vel e n√£o complexo.

Al√©m disso, ter um bom controle sobre pedidos e ordens de fabrica√ß√£o em atraso, produtos em movimenta√ß√£o e altera√ß√£o de status de pedidos, fazem a diferen√ßa na hora de atender bem aos clientes das ind√ļstrias.

Por fim, a possibilidade de disparar processos sempre que uma etapa for conclu√≠da, garante a agilidade e gera um diferencial competitivo para as ind√ļstrias.

Sempre que um vendedor, por exemplo, informar uma venda, o ERP já pode calcular se os itens em estoque são suficientes para atender a demanda, alertar a área de compras sobre a necessidade de reposição de itens, enviar uma ordem de produção para a área operacional. Ao mesmo tempo em que prevê e contabiliza aquela compra no fluxo de caixa e agenda uma atividade de faturamento para o financeiro.

Tudo isso, sendo feito de maneira autom√°tica, apenas usando um evento como gatilho para iniciar as atividades.

Varejo

A gest√£o eficiente de estoque √© o que garantir√° que sua empresa atenda aos clientes da melhor forma, sem precisar investir a maior parte de seu capital de giro em itens armazenados e evitando que produtos ‚Äúencalhados‚ÄĚ se percam por causa do prazo de validade ou outros motivos.

Contudo, um bom ERP precisa ir muito al√©m dessa funcionalidade. Ele deve possibilitar que desde a frente de caixa nos diversos Pontos de Venda at√© as vendas realizadas no e-commerce de sua empresa, tenham uma gest√£o integrada e facilite todos os processos financeiros, de estoque e fiscais. Controle de diversas filiais e de estoques m√ļltiplos tamb√©m s√£o funcionalidades b√°sicas a serem contempladas.

Por fim, um ERP pensado para o varejo deve ajudar a identificar padr√Ķes de consumo, calculando automaticamente o ticket m√©dio dos clientes em cada loja.

Al√©m disso o ERP deve apoiar uma gest√£o eficiente do relacionamento com clientes, enviando mensagens autom√°ticas para aniversariantes do m√™s ou permitindo tomar a√ß√Ķes sempre que um cliente n√£o realizar uma compra em uma quantidade de dias determinados por sua empresa, configurando alertas para que sua central de vendas ou equipe de marketing crie promo√ß√Ķes e ofertas para ajud√°-los a voltar a comprar.

Distribuidoras

Além das funcionalidades horizontais, empresas atacadistas e distribuidores precisam reforçar a agilidade entre o pedido, expedição e entrega dos produtos aos seus clientes. Neste sentido um bom software de ERP pode apoiar com o cálculo automático de estoque mínimo e ponto de pedido, além de sugestão de reposição de itens baseados na análise automática da demanda.

Outra boa funcionalidade que deve ter é a conferência de produtos na etapa de separação e expedição por meio de códigos de barra, evitando que os pedidos sejam enviados com itens a mais ou menos que o previsto.

Por fim, uma ajuda na montagem da rota de entrega garantirá economia de combustível e rapidez no atendimento aos clientes.

Serviços

A gestão de prazos de entrega de serviços, com um acompanhamento etapa por etapa do que está sendo executado, é um dos principais fatores que garantirão a satisfação dos clientes.

Por isso, um software de ERP estruturado para o setor de servi√ßos deve contemplar o acompanhamento de prazos e atividades, gerar alertas, enviar novas ordens de servi√ßos sempre que a etapa anterior for conclu√≠da e permitir um gerenciamento simplificado do status de cada projeto. Al√©m disso, a gest√£o de contratos com informa√ß√Ķes sobre necessidade de renova√ß√Ķes garante maior efici√™ncia √† sua equipe financeira e de vendas.

Outra ferramenta indispensável é a confecção automática de propostas e orçamentos personalizados com base nos serviços e valores informados no sistema ERP. Assim, sua empresa garante um padrão mínimo nas propostas, sem perder a flexibilidade necessária para a elaboração de projetos sob medida para os clientes.

Contar com um bom software de ERP é um diferencial competitivo que fará sua empresa lucrar mais com o mesmo esforço que já realiza em suas atividades cotidianas. Além disso, ele permitirá uma otimização no uso de seu capital de giro, nos recursos humanos e financeiros de sua organização e garantirá que ela esteja preparada tanto para enxugar custos, como para crescer com inteligência.

Agora que você já conhece as áreas que podem ser melhoradas com o uso de um software de ERP em sua empresa, compartilhe este artigo em suas redes sociais marcando seus colegas de trabalho para que eles também percebam o valor dessa solução para a sua área!

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