Ciclo operacional, ciclo econômico e ciclo financeiro: o que são?

O objetivo de toda empresa é a maximização do retorno dos capitais investidos e a manutenção de certo grau de liquidez. Para atingir esse fim, é preciso que a administração financeira seja gerida por um ciclo econômico-operacional-financeiro o mais baixo possível. Para explicar vamos esmiuçar a afirmação.

O ciclo econômico-operacional-financeiro é utilizado para mensurar o tempo gasto para desenvolvimento das atividades que envolvem o processo empresarial, desde a compra da matéria-prima, estocagem de matéria-prima, pagamentos da matéria-prima, estocagem de produtos acabados, vendas dos produtos até o recebimento de pagamentos das vendas realizadas.

Em termos práticos, se uma empresa permanece 45 dias com mercadorias em estoque, com uma média de recebimento de clientes igual há 60 dias e um prazo médio de 30 dias para pagamento a fornecedores, teremos os seguintes valores para os cálculos dos ciclos:

Prazo Médio de Estocagem (PME) = 45 dias

Prazo Médio a Receber (PMR) = 60 dias

Prazo Médio de Pagamento (PMP) = 30 dias

Ciclo Econômico

O ciclo econômico de uma empresa tem início no momento da aquisição da matéria-prima e finaliza quando a empresa vende os produtos acabados, sem levar em consideração o recebimento. Significa que é o prazo médio de estocagem. Então: 

Ciclo Econômico = PME

Ciclo Econômico = 45 dias

Ciclo Operacional

O ciclo operacional de uma empresa tem início com a compra da matéria-prima, passa pelo período de estocagem, pagamento da matéria-prima, estocagem de produtos acabados, venda dos produtos e finaliza com o recebimento referente às vendas realizadas. Em outras palavras, é a soma do prazo médio de estocagem (PME) com o prazo médio de recebimento (PMR).

Ciclo Operacional = PME + PMR

Ciclo Operacional = 45 + 60

Ciclo Operacional = 105

Ciclo Financeiro

O ciclo financeiro ou ciclo de caixa é o tempo entre o pagamento a fornecedores e o recebimento das vendas.  É calculado pelo ciclo operacional (CO) subtraído do prazo médio de pagamentos (PMP).

Ciclo Financeiro = CO – PMP

Ciclo Financeiro = 105 – 30

Ciclo Financeiro = 70

Análise da exemplificação

Os empresários devem sempre procurar meios de reduzir os ciclos financeiros, porque assim podem obter melhores retornos sobre os investimentos. Na exemplificação demonstrada temos um ciclo financeiro de 70 dias, então em um ano (365 dias) a empresa gira 5,21 vezes. Após o pagamento aos fornecedores, a empresa passa a financiar suas atividades com seu próprio capital de giro. Com o passar do tempo, o gestor passa a “apagar incêndios”, porque haverá momentos em que seu fluxo de caixa ficará negativo, gerando a necessidade de buscar recursos externos, tornando os resultados financeiros menores.

Essa condição pode se alterar caso ocorra uma grande venda e uma grande entrada no caixa, quando aparentemente está tudo bem, mas na verdade os problemas continuam. A empresa deve continuar procurando meios de reduzir os ciclos financeiros, apesar das limitações do mercado e do setor econômico em que está inserida. Medidas como reduzir o prazo de pagamentos dos produtos vendidos seriam uma ótima alternativa, porém, o mercado não permite alterações expressivas nessa condição, pois a concorrência está atenta a medidas desse porte. Entretanto, é possível reduzir o prazo médio de estocagem com outras técnicas de gestão de estoque, como a da qualidade total, por exemplo.

O ciclo financeiro e a gerência nas pequenas empresas

Muitos empresários podem estar lendo esse post e se perguntando como poderiam obter todas essas informações de prazo médio de estocagem ou prazo médio de pagamento. Afinal, estão sempre ocupados, resolvendo inúmeros problemas dentro da empresa; sua vida é dedicada à empresa e até família pode ficar meio de lado em função disso. Certamente, gostariam de ter mais tempo para cuidar das questões estratégicas, pois têm o objetivo claro de fazer a empresa crescer e se desenvolver, vendendo mais, sem ficar “apagando incêndios” a todo momento.

Atualmente, a gestão nas empresas passou a ter muito suporte da tecnologia tanto em termos administrativos como de produção. Uma empresa no século XXI não tem mais como ter uma gestão eficiente sem um sistema de gestão empresarial, o conhecido ERP. Há tempos atrás, apenas grandes empresas tinham condições de utilizar essa ferramenta tecnológica, porque ela exigia grandes investimentos em aquisição de licenças, equipamentos e muitas horas de treinamento. A tecnologia também solucionou isso por meio da locação do sistema.

O ERP em nuvem 

Atualmente as empresas de desenvolvimento tem adotado o modelo de Software como Serviço (SaaS) para comercialização de seus ERPs. Neste modelo, tudo que o cliente necessita é pagar uma mensalidade pelo uso e ter acesso à internet. O sistema fica armazenado em um servidor seguro na nuvem,  e a empresa tem acesso remoto de qualquer lugar onde esteja. Este modelo também permite que o pequeno empresário escolha quais módulos quer contratar, podendo iniciar controlando algumas áreas da empresa, e acrescentar outros módulos com o tempo, conforme a necessidade. Isto permite que o investimento seja ajustado de acordo com a capacidade e necessidade da empresa em cada momento.

O ciclo financeiro e o ERP para pequenas e médias empresas

Com um ERP fica muito mais fácil gerenciar o ciclo financeiro, porque o sistema pode gerar alertas por e-mail ou celular, avisando que determinado cliente comprou menos do que normalmente compra, itens que precisam ser comprados para atender à demanda e assim estarem sempre em condições de atender os clientes dentro do prazo determinado ou ordens de produção em atraso que atrasarão o faturamento. Em outros termos, um ERP contém diversas ferramentas que podem controlar uma série de processos dentro de uma empresa e, assim, garantir que os prazos sejam reduzidos. Isto permite que o administrador tenha mais tempo para cuidar dos aspectos que envolvem o planejamento estratégico.

Problemas administrativos que podem ser solucionados

Com o ERP é possível reduzir os problemas e fazer um controle mais eficiente. O empresário terá um software de gestão que atende a todos os processos e, desse modo, terá uma série de informações úteis, como: qual produto deverá ter no estoque em maior quantidade, quanto vende de cada produto, qual é o seu faturamento e lucro no mês, qual a previsão de caixa para os próximos dias, entre outros.

A gestão das empresas se transformou, porque o mercado está mais competitivo e o empresário tem que tomar decisões rapidamente. O ciclo financeiro–operacional–econômico é muito útil para resolver problemas de fluxo de caixa e a própria lucratividade da empresa. A tecnologia está ao alcance de pequenas e médias empresas e existem softwares de gestão que podem solucionar vários problemas nos processos empresariais com informações precisas e no momento certo.

Pense um pouco no seu dia a dia de trabalho. O quanto trabalha, se incomoda, corre atrás de informações e como tem dificuldades de negociar com clientes e fornecedores por falta de informações que poderiam facilitar a tomada de decisão com menor incerteza e mais segurança. Procure quem possa lhe orientar a obter mais tempo para planejar o futuro de sua empresa. 

Veja também sobre o sistema de gestão empresarial para pequenas empresas.